檔案管理制度-

1、檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始

2、資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5. 檔案管理員根據(jù)公司的文書立卷歸檔管理制度實施檔案歸檔整理。六、資料的分類與歸檔1. 公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。七、檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送

3、總經(jīng)理辦公室主任核批。3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4. 檔案借閱者必須做到:愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。八、檔案的銷毀1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3. 凡屬于密

4、級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。檔案員崗位職責做好文書、聲像檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、借閱工作。定期維護、清查,做好防鼠、防蟲、防潮、防水、防盜等措施,遵守保密制度。每天記錄一次庫房濕度情況。負責檔案的修復(fù)、復(fù)制工作。做好檔案交接工作,及時向科長通報文書檔案工作情況。督促、協(xié)助、指導(dǎo)各有關(guān)部門檔案的收集、整理、歸檔工

5、作。對應(yīng)銷毀的檔案及時清理、造冊,按保密制度進行銷毀,做好善后工作。搞好檔案的開發(fā)、利用,服務(wù)態(tài)度好,并做好各項統(tǒng)計工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。行政事務(wù)管理制度一、目的為了加強公司行政事務(wù)管理,使公司各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本管理制度。二、適用范圍本制度行政事務(wù)管理所指的是公司會議管理;辦公環(huán)境衛(wèi)生管理;文件打印、復(fù)印管理;保密規(guī)定;檔案管理;電話管理規(guī)定等。三、職責3.1綜合部負責組織執(zhí)行并監(jiān)督各項管理工作;3.2其他所有部門需遵守各項管理規(guī)定。四、會議管理制度4.1總則:為規(guī)范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,確保會議

6、內(nèi)容及議定的事項得到有效落實,特制定本管理制度。4.2為避免會議過多或重復(fù),全公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。例行會議安排如下:4.3會議主持會議由總經(jīng)理召集并主持召開,總經(jīng)理因故不能出席,指定代理者,由其代理召集并主持會議。其他會議成員可以用書面或口頭的形式,說明理由,申請并獲取會議召集和主持權(quán)。在這種情況下,召集和主持權(quán)獲得者,必須盡早召集會議。4.4所有與會人員要按時到場,無故不得遲到、缺席、早退,并在會議簽到表上簽到及簽退。因故不能參加會議的,必須親自向會議主持人說明理由。4.5所有會議都要指定專人負責做好會議記錄,會后應(yīng)及時將會議記錄整

7、理上報,并交綜合部備案。4.6業(yè)務(wù)聯(lián)系會每兩周召開一次,由銷售助理負責做好會議記錄、存檔并呈報總經(jīng)理審閱。4.7會議決議事項,與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。4.8此制度由綜合部負責制定解釋。五、辦公室衛(wèi)生管理細則5.1總則:為創(chuàng)造一個整潔有序的辦公環(huán)境、增強員工對公司的責任感和歸屬感、推進公司日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立公司形象,特制定此衛(wèi)生管理細則。5.2辦公室所有人員要講究衛(wèi)生,做到辦公室內(nèi)外環(huán)境清潔、整齊、統(tǒng)一,嚴禁隨地吐痰,杜絕臟、亂、差現(xiàn)象。5.3辦公室環(huán)境衛(wèi)生的管理由辦公室人員負責,所有人員按照衛(wèi)生安排表,每天一小掃,兩天一大掃,消除衛(wèi)生死角。5.4當天負責衛(wèi)生管理

8、人員要嚴格執(zhí)行衛(wèi)生標準,分工合作、盡職盡責,到崗時間要求提前10分鐘上班,離下班時間提前10分鐘開始打掃。5.5衛(wèi)生要求:象,報紙擺放整齊有序,無塵土。5.6辦公室人員應(yīng)尊重值日人員的勞動成果,良好的衛(wèi)生環(huán)境重在維持,各人員需做好日常維持工作。5.7此制度由綜合部負責制定解釋。六、文件打印、復(fù)印及傳真管理辦法6.1總則:為使公司打印、復(fù)印及傳真工作規(guī)范化、制度化,并節(jié)約辦公紙張,特制定本規(guī)定。6.2 打印機、復(fù)印傳真機由公司綜合部負責管理,各機器設(shè)備須定期檢查、及時維修,確保工作業(yè)務(wù)正常進行。6.3公司提倡無紙化辦公,非需要均使用電子檔文件。6.4除重要文件(管理制度、合同等打印、復(fù)印使用白紙

9、外,其他資料的打印、復(fù)印請使用單面紙以降低紙張消耗。6.5各部門人員在進行打印或復(fù)印時,必須填寫紙張使用登記表,登記使用紙張的用途和數(shù)量。6.6綜合部每月月底根據(jù)使用紙張的實際數(shù)量,同辦公用品的使用一起提交報表。6.7本管理辦法同辦公用品管理辦法一起配合執(zhí)行。七、保密管理規(guī)定7.1總則:為維護公司利益,保守公司秘密,進一步加強公司信息及資料管理,特制定本規(guī)定。7.2公司保密內(nèi)容包括以下幾個方面:7.3公司資料按密級分為:絕密級、機密級、秘密級三種。信息資料;料、經(jīng)營狀況、管理制度等;7.4屬于公司機密文件、資料由專人專職進行管理,其他人員不得摘抄、復(fù)制及打聽。7.5負責機密文件、資料的管理者不

10、得在私人交往和通信中泄露公司秘密,不得在公共場所談?wù)摴久孛?不得通過其他方式傳遞公司秘密;7.6對于泄露公司機密文件、資料者,并給公司造成經(jīng)濟損失的,按照公司獎懲制度進行處理,公司并有權(quán)追究當事人的經(jīng)濟和法律責任。八、檔案管理制度8.1總則:檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。8.2適用范圍:主要用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。8.3檔案的歸檔管理齊全完整,密級檔案必須保證安全。8.4檔案的借閱8.5檔案的銷毀2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的 各種文字、圖表

11、、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。 3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存。 結(jié)案后及時歸檔。 工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅 自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定專人負責文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集， 交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍 1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2、本公

12、司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求 1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不 同的價值，便于保管和利用。 2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸

13、檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年 度的會議文件放在會議開幕年。 5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批 復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī) 律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責 1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。 3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用 1、 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱， 借閱者都要填寫 借閱單 報主管人員批準后， ， 方可借閱， 其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準， 受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字 批準。 2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失 或逾期未還，應(yīng)寫出書