怎樣做好檔案管理工作

1、怎樣做好檔案管理工作【摘 要】要做好檔案管理工作，必須從多方面入手。爭取指導重視是做好檔案工作的前提，施行現代化管理是加做好檔案工作的途徑，進步檔案管理人員的素質是做好檔案工作的保證?！娟P鍵詞】文書檔案；管理工作；指導重視；現代化；素質檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)開展的重要根據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。做好文書檔案管理工作是檔案管理人員的根本責任。下面結合實際工作談談對做好文書檔案工作的認識和體會。一、指導重視是做好檔案工作的前提一愛崗敬業(yè)，爭取指導的重視。指導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于

2、對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取指導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出程度，讓指導滿意，更好地為單位的開展效勞。二加強宣傳，增強指導的檔案意識。單位指導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向指導宣傳文檔工作。首先，要勤向指導匯報文書和檔案工作情況，使指導受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案效勞工作，及時為指導提供上險惡機關和檔案部門下發(fā)的相關文件材料，為指導提供檔案利用信息，使指導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。二、

3、現代化管理是做好檔案工作的途徑隨著改革的深化開展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。一掌握現代化管理技能，進步綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習

4、邊操作，在進步業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。二利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，那么可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進展分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡一樣，就不可防止地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的?歸檔文件整理規(guī)那么?，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索到達方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，進步了工作效率。真

5、正到達了簡化整理、深化檢索的目的。三、進步檔案管理人員素質是做好檔案工作的保障文書和檔案管理人員的業(yè)務才能直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員可以適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力進步文檔人中販知識程度和管理才能。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作才能等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進展在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。一進一步進步文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意

6、識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的根本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識構造、進步綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳?檔案法?、?檔案人員職業(yè)道德?、?文書學?和國家有關文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、搜集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔

7、管理組織的指導體系，加強對文檔工作的指導、檢查和考核，不斷進步文檔管理工作程度。二加強迫度建立，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和鼓勵機制。約束和鼓勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，進步業(yè)務才能和程度。比方，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的取消聘任資格，對積極參加檔案專業(yè)知識培訓的給以獎勵，增強參加在職教育的主動性和積極性。三明確在職教育的原那么，選擇課程內容。相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目

8、的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進展。堅持“學用結合、按需施教、注重實效的方針，實在遵守學有所用、用有所長的原那么。第一，學習文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的時機，彌補一次性教育的缺乏；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進，不斷改革，齊心合力地推進文書檔案管理工作的開展，以適應新形勢下的社會需要。參考文獻：2裴承志.奧多.辦公自動化與文書檔案管理J.中國冶金教育，2002，2.3楊勇，劉晶.關于文書檔案一