1617文件管理制度9.29

1、16-17機電工程學(xué)院團委學(xué)生會文件管理制度為了進一步提高我院學(xué)生干部對活動材料的整理能力及材料歸檔的完整性，更好地為評選校“優(yōu)秀學(xué)生會”、“五四紅旗團支部”等準(zhǔn)備材料，因此，特對我院材料的管理制定制度，各部門活動材料必須按要求做到?？蓞⒖嫉捻椖浚阂?、目錄序號分級標(biāo)準(zhǔn) 一級標(biāo)題序號： 一、 二級標(biāo)題序號： 1.(英文標(biāo)點半角) 三級標(biāo)題序號： (1)(括號為英文角括號) 四級標(biāo)題序號： (標(biāo)題序號手打不要用自動生成的標(biāo)題序號)二、句子結(jié)尾為中文句號“。”而不是英文句號“.”三、X月X日而非口頭語X月X號四、“；”用在復(fù)句內(nèi)并列的分句之間，單句內(nèi)并列詞語之間只能用“、”或“，”，不能用“；”五、

2、同級標(biāo)題段末符號統(tǒng)一，若為句號則同為句號，若為分號則同為分號，若無符號則全部無符號六、符號除了“()”都為英文標(biāo)點半角，其余“、”“?！薄埃骸薄?；”為中文標(biāo)點半角七、大標(biāo)題不得在頁末單獨一行(可適當(dāng)調(diào)整行距)材料內(nèi)容一、標(biāo)題與正文：大標(biāo)題：二號宋體加粗居中，段后0.5行；正文：字體為宋體四號(包括正文內(nèi)各個小標(biāo)題)，字體縮放100%，間距標(biāo)準(zhǔn)，位置標(biāo)準(zhǔn)。字體字間距0磅。段落為對齊方式左對齊，左右縮進0字符，特殊格式首行縮進2字符，段前段后0行，行間距為1.5。落 款：部門內(nèi)部活動不允許落部門名稱，統(tǒng)一團委部門落款“共青團機電工程學(xué)院委員會”；學(xué)生會部門落款“機電工程學(xué)院學(xué)生委員會”，時間右下角

3、與落款名稱居中對齊。若為團學(xué)集體活動，則兩項落款并列一行，時間在兩項落款中間。另，時間均為阿拉伯?dāng)?shù)字(2016年09月01日)，如下：頁邊距： 上：3cm 下：3cm 左：2.8cm 右：2.8cm批 注： 加粗(若加冒號則每一項后都要加冒號)二、活動策劃： (1)活動前期準(zhǔn)備(2)活動實施過程(可另附附件)(3)活動后期工作(4)經(jīng)費預(yù)算(5)安全預(yù)案例如：一、活動主題：二、主辦單位： 三、承辦單位：四、活動時間：五、活動地點：六、注意事項：三、活動總結(jié)：(1)活動組織情況、活動效果及存在不足之處、提出解決措施或活動的發(fā)展方向(2)活動總結(jié)要圖文并茂(每張圖片下都需注明圖的序號以及圖片內(nèi)容)

4、，圖片統(tǒng)一插入在總結(jié)結(jié)束之后(3)活動結(jié)果(即獲獎人員或者公示名單)(4)實用經(jīng)費(寫明具體用途)四、excle表格：(1)標(biāo)題一律16號黑體加粗，不需要邊框；(2)表頭或小標(biāo)題一律14號宋體加粗；(3)表格中文字一律用12號宋體不加粗；(4)文本對齊方式：行居中、列居中，并自動換行；(5)非特殊情況，表格邊框不要加粗。(由于excle表格數(shù)據(jù)特殊性，可做在規(guī)范上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整)五、word中的表格(1)標(biāo)題一律三號宋體，不需要邊框，段后0.5行；(2)表頭一律小三號宋體；(3)表格中文字一律用四號宋體，如若內(nèi)容太多可適當(dāng)減小字體；(4)文本對齊方式：行居中、列居中，并自動換行；(5)非特殊情況

5、，表格邊框不要加粗；(6)右擊表格左上角，自動調(diào)整中的根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格或者根據(jù)窗口調(diào)整表格，以美觀為主； (7)雙擊表格左上角，選中居中，其余不變；五、圖片(1)雙擊圖片，版式一欄選擇四周型，拖動圖片至所要部分，調(diào)整好與打印區(qū)域一樣寬度(可適當(dāng)調(diào)整)，再次雙擊圖片選擇居中。(2)文字描述在圖下居中，中文字體為五號黑體加粗；圖號按順序編號，插入特殊符號中數(shù)字序號的，圖題序號與圖名之間空一字間距。例如：圖 XXXX紅頭文件格式：選擇相應(yīng)的模板(團委或?qū)W生會)，修改編號關(guān)于XX活動的通知(小二、宋體、加粗、居中)各XX：(仿宋、四號)內(nèi)容(與材料內(nèi)容中的標(biāo)題與正文一樣)附件：1.XXXX 2.XXX

6、X龍巖學(xué)院共青團機電工程學(xué)院委員會或龍巖學(xué)院機電工程學(xué)院學(xué)生委員會(頁面右下角、右對齊文本后縮進兩字符)20XX年XX月XX日(落款與后文“主題詞”間以4號字體空兩行)主題詞： XXX 通知 主 送：各班級 抄 送：學(xué)工處 院黨總支 院辦 校團委 各年級輔導(dǎo)員院團委院學(xué)生會存檔 共印x份(按情況增添、刪減)附件1：(居于左上角、四號宋體) 小標(biāo)題(宋體三號加粗居中) 正文(材料內(nèi)容中的標(biāo)題與正文一樣)一、紅頭文件制作發(fā)放流程：由相關(guān)部門事先寫好紅頭文件，再由辦公室徐銘杰派人協(xié)助修改、打印、蓋章，之后由相關(guān)部門發(fā)放紅頭文件。二、材料上交流程：1.活動前：各部門將經(jīng)辦公室審閱并修改完成的策劃于活動

7、開展前至少一周內(nèi)上交吳蘇冰嵐與張志國審核。2.活動后：每次活動結(jié)束后一周內(nèi)，各部門把活動的所有材料包括策劃、總結(jié)、附件按材料內(nèi)容要求整理，以電子檔的形式一起發(fā)到兩委辦公室徐銘杰，并在辦公室相應(yīng)部門盒子放入紙質(zhì)版材料進行存檔。注：各部門每學(xué)期開學(xué)初需上交一份學(xué)期計劃，學(xué)期末需上交一份學(xué)期總結(jié)，每月25日上交各部門月工作總結(jié)(電子檔發(fā)至辦公室徐銘杰處)。三、材料考核為提高各部門對材料的重視性，材料上交情況將作為各部門考核中的一項，分值為10分。1.材料的時間性3分2.材料上交退還次數(shù)3分3.材料內(nèi)容的規(guī)范性3分其他(如：活動具有特色，影響廣泛等)1分活動教室申請流程一、申請之前要查清楚所需要申請的

8、教室當(dāng)天有沒有人使用先去查課表，確定課表上所需申請時間沒人使用所申請的這間教室之后再去物業(yè)處(物業(yè)在文虎樓212樓下)查有沒有被申請走。二、然后再執(zhí)行如下流程填寫好表格(表格見附件，表格上有一個負(fù)責(zé)人是需要老師簽字的，例14電本需要申請教室就要去找他們的輔導(dǎo)員簽字，表格一式兩份填寫好表格之后，去福煤實驗樓c301找陳梁潔老師簽字、簽完字后去c304 院辦公室蓋章，然后將表格交到物業(yè)協(xié)調(diào)、確定，確定后物業(yè)會給你一張反饋單，若需要使用多媒體，則要將另外一份表格交到同心樓信109(信息技術(shù)中心)獎狀聘書制作制度先由相關(guān)部門寫好獎項內(nèi)容，再由辦公室制作獎狀。提前一周告知辦公室。會議記錄制度各部門每月會

9、議由辦公室做整理，記錄要按實記錄，應(yīng)包括上月總結(jié)和下月展望，而不是單純的布置任務(wù)。另，會議記錄不需要圖片。物品管理制度機電院所有物品由辦公室管理。機電院內(nèi)部：1.在某活動舉辦前，相關(guān)部門要及早申請所需物品。2.向辦公室主任申請物品時，寫明自己所在部門及姓名還有借用時間、歸還時間。3.得到辦公室主任的簽名批準(zhǔn)后，才可以向辦公室領(lǐng)取相關(guān)物品，并將申請表拿給辦公室副主任陳琳琳。4.在返還物品后，管理員需記錄清楚物品歸還時間，是否歸還，并定期檢查所管理物品是否齊全。其他院系：1.在某活動舉辦前，相關(guān)院系要及早申請所需物品。2.向辦公室主任申請物品時，按要求認(rèn)真填寫團委物品借條。3.得到團委老師蓋章的批

10、準(zhǔn)后，才可以向辦公室領(lǐng)取相關(guān)物品，并將申請表拿給辦公室副主任陳琳琳。4.在返還物品后，管理員需記錄清楚物品歸還時間，是否歸還，并定期檢查所管理物品是否齊全?；顒娱_展制度各部門活動的開展，相關(guān)負(fù)責(zé)人要隨時向辦公室匯報，辦公室要跟蹤到位，統(tǒng)籌、協(xié)助相關(guān)部門活動的開展，做好每次工作的總結(jié)。附件1：教室使用申請表申請單位申請事由(使用內(nèi)容)使用要求使用時間年 月 日至 月 日(這里記得寫上幾點到幾點)使用人數(shù)或間數(shù)教室類型普通教室( ) 語音室( )多媒體教室( ) 機房( )微格教室( )(記得勾選)經(jīng)辦人聯(lián)系電話負(fù)責(zé)人簽名老師簽名審批意見及執(zhí)行情況院(系)、中心、部意見簽名： 年 月 日教務(wù)處意見簽名： 年 月 日校領(lǐng)導(dǎo)意見簽名： 年 月 日財務(wù)處意見(繳費)簽名： 年 月 日使用、執(zhí)行情況(后勤處、物業(yè)公司意見)簽名： 年 月 日附件2：院物品清單物品名稱數(shù)量放置地點部門橫幅橫幅內(nèi)容數(shù)量(條)放置地點部門名字