萬科采購系統(tǒng)運(yùn)營管理手冊

1、萬科采購系統(tǒng)運(yùn)營管理手冊(全套)2015-01-01為完善集團(tuán)采購中心的組織管理，強(qiáng)化集團(tuán)采購中心對各項(xiàng)目采購統(tǒng)一管理，規(guī)范化管理，達(dá)到集中決策與適當(dāng)分權(quán)的合理平衡，為使各盡其責(zé)，特制訂本制度1.1. 0組織架構(gòu)及崗位編制1.1. 1集團(tuán)采購中心職能(1) 統(tǒng)籌各項(xiàng)目采購工作，并對其進(jìn)行監(jiān)控、指導(dǎo)和市場信息反饋；(2) 負(fù)責(zé)分析產(chǎn)品市場的品質(zhì)和價格等行情，對集團(tuán)采購、集團(tuán)選定類材料/設(shè)備簽定相 關(guān)戰(zhàn)略合作協(xié)議；(3) 尋找產(chǎn)品供應(yīng)源，對每項(xiàng)產(chǎn)品的供貨渠道、價格、品質(zhì)等加以考察評估和開拓并加 以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；(4) 開發(fā)相關(guān)優(yōu)秀供應(yīng)商，建立供應(yīng)商信息檔案庫；(5) 對各項(xiàng)

2、目采購的材料/設(shè)備質(zhì)量、價格進(jìn)行監(jiān)控；(6 )建立相關(guān)管理制度流程，規(guī)范采購工作，定期對各項(xiàng)目采購巡查考評；(7) 負(fù)責(zé)各項(xiàng)目采購人員編制及任用；1.1. 2米購中心崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)分工1.1. 2 .0米購中心負(fù)責(zé)人(副總監(jiān))崗位職責(zé)(1 )主持采購系統(tǒng)全面工作，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，減少不必要的開支，以有效的 資金，保證最大的供應(yīng)，確保各項(xiàng)米購任務(wù)完成；(2) 調(diào)查研究集團(tuán)公司各項(xiàng)目材料/設(shè)備需求及工程計(jì)劃情況，熟悉各種材料/設(shè)備的供 應(yīng)渠道和市場變化情況，確保供需心中有數(shù)；(3) 指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司的正常采購量；(4) 進(jìn)行供應(yīng)商的評價和管理，建立合理的采

3、購流程;(5) 監(jiān)督并參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況；(6) 認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購經(jīng)理/主管的采購進(jìn)程和價格控制。1.1. 2 .1采購中心經(jīng)理崗位職責(zé)(7) 組織為供方管理部的供應(yīng)商考核提供依據(jù)；(8 )組織部門檔案管理工作的開展1.1. 2 .2采購中心供方管理組崗位職責(zé)1.1. 2 .2.0供方管理主管崗位職責(zé)(1) 統(tǒng)籌供方管理組各項(xiàng)工作；(13)定期組織梳理展示面和交樓標(biāo)范圍1.1. 2 .2.1供方管理專員崗位職責(zé)(1 )收集全集團(tuán)供應(yīng)商資源，分類分級別建立供應(yīng)商信息庫；(2 )參與新供應(yīng)商評估考察工作；(3) 組織對在合作供方的績效考核并并辦理審批，實(shí)施反饋

4、考核結(jié)果并建立供方績效評估檔案；(4 )定期組織與供方的互動交流或調(diào)研訪談活動1.1. 2 .2.2供方管理價格專員崗位職責(zé)(1) 建立常用物料的價格動態(tài)數(shù)據(jù)庫，為材料預(yù)算提供價格參考；(2) 關(guān)注原材料價格波動與其成品價格的聯(lián)動規(guī)律表，為調(diào)價提出依據(jù)；(3) 建立并更新價格敏感材料波動規(guī)律表；(4) 收集同行的價格信息并分析差異原因；(5) 定期提交價格分析報表；(6) 收集新供方信息并推薦給上級評估1.1. 2 23供方管理跟進(jìn)專員崗位職責(zé)(1)跟進(jìn)展示面和交樓標(biāo)計(jì)劃完成情況并更新表格；(16)負(fù)責(zé)相關(guān)文件、單據(jù)存檔管理工作1.1. 2 .3采購中心供應(yīng)鏈管理組崗位職責(zé)1.1. 2 .3.

5、0供應(yīng)鏈管理主管崗位職責(zé)(1) 統(tǒng)籌供應(yīng)鏈管理組各項(xiàng)目工作；(2) 組織建立采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程制度及規(guī)范化操作管理；(3) 組織建立和實(shí)施采購系統(tǒng)內(nèi)部稽查體系(4) 負(fù)責(zé)管理ERP系統(tǒng)采購板塊相關(guān)數(shù)據(jù)；(5 )組織采購中心內(nèi)部的各項(xiàng)活動(6) 組織采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識及相關(guān)流程制度的培訓(xùn)和貫徹(7) 對采購中心總部經(jīng)辦的采購價格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查1.1. 2 .3.1供應(yīng)鏈管理專員崗位職責(zé)(1)草擬采購相關(guān)制度流程；(2 )負(fù)責(zé)新員工入職和業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)；(3) 負(fù)責(zé)各類培訓(xùn)的后勤安排；(4 )對所轄項(xiàng)目的采購價格和作業(yè)過程進(jìn)行稽查并編制報告;(5) 負(fù)責(zé)指導(dǎo)所轄項(xiàng)目采購員的業(yè)務(wù)工作；(6) 收集所

6、轄項(xiàng)目委派采購員動態(tài)并反饋；(7) 收集各項(xiàng)目采購員采購日報表并協(xié)調(diào)處理相關(guān)問題；(8) 收集項(xiàng)目采購員考核數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行月度績效考核；(9 )輔導(dǎo)項(xiàng)目采購員貫徹制度流程的執(zhí)行及業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化管理;(10)分配NC材料編碼1.1. 2 .4采購中心展示面材料組主管崗位職責(zé)(1)統(tǒng)籌展示面材料組的采購工作；(2 )監(jiān)督本組成員對各項(xiàng)采購工作(含招標(biāo)、比價分析的定價定標(biāo)工作，訂貨，合同簽 訂等)的完成情況并對其采購價格進(jìn)行分析審核做好成本控制；(3) 提高展示面材料相關(guān)材料申購的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購計(jì)劃；(4) 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場了解物料的到貨和質(zhì)量情況；(5) 把握本組材料的標(biāo)段劃分

7、和米購策略；(6) 參與大宗材料的外出采購工作；(7) 負(fù)責(zé)部分材料/設(shè)備的采購工作；(8) 組織統(tǒng)計(jì)展示面物料采購費(fèi)用并配合制定展示面物料預(yù)算；(9) 在權(quán)限內(nèi)處理展示面物料突發(fā)情況(10) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報銷、借支銷賬、申報進(jìn)度款等工作；1.1. 2 .5采購中心建材材料組主管崗位職責(zé)(1)統(tǒng)籌建材組的采購工作；(2 )監(jiān)督本組成員對各項(xiàng)采購工作(含招標(biāo)、比價分析的定價定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等)的完成情況并對其采購價格進(jìn)行分析審核做好成本控制；(3) 提高建材相關(guān)材料申購的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購計(jì)劃；(4) 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場了解物料的到貨和質(zhì)量情況；(5) 把握本

8、組材料的標(biāo)段劃分和米購策略；(6) 參與大宗材料的外出采購工作；(7) 負(fù)責(zé)部分材料/設(shè)備的米購工作;(8) 在權(quán)限內(nèi)處理建材物料突發(fā)情況;(9) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報銷、借支銷賬、申報進(jìn)度款等工作；1.1. 2 .6采購中心綠化材料組主管崗位職責(zé)(1 )統(tǒng)籌綠化材料組的采購工作；(11) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報銷、借支銷賬、申報進(jìn)度款等工作;(12) 建立并維護(hù)綠化苗木價格庫1.1. 2 .7米購中心米購工程師崗位職責(zé)1. 根據(jù)計(jì)劃完成各項(xiàng)采購工作2. 提高相關(guān)材料申購的預(yù)見性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購計(jì)劃；12.及時辦理集團(tuán)采購類物料的對賬和結(jié)算工作1.1. 2 .8

9、綠化材料組專員崗位職責(zé)1. 整理及更新綠化苗木的歷史價格庫；2. 根據(jù)苗木需求清單填制申購單固定列；3. 整理供應(yīng)商報價表；4. 跟蹤項(xiàng)目到貨情況并及時反饋給綠化采購主管；5. 調(diào)度和指定外來運(yùn)輸車隊(duì)；6. 做好綠化采購檔案管理工作，如：申購單原件(報銷后可留復(fù)印件)；7. 每天做第二天的進(jìn)場預(yù)告和梳理當(dāng)天進(jìn)場計(jì)劃完成情況；8. 跟催項(xiàng)目返還綠化采購單據(jù)；9. 對部分苗木負(fù)責(zé)下單10. 申報綠化苗木進(jìn)度款1.1. 2 .9米購中心米購文員崗位職責(zé)（1）協(xié)助采購工程師辦理借支、報銷等審批手續(xù);（9）負(fù)責(zé)部門行政后勤工作；1.2項(xiàng)目采購部項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)（1 ）嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，對項(xiàng)目

10、負(fù)責(zé)人及集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)；（11）時刻保持清醒頭腦，以身作則，廉潔奉公，以公司利益為重，搞好廉政建設(shè)。項(xiàng)目采購員崗位職責(zé)（1）配合項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人的管理工作，配合集團(tuán)采購中心各項(xiàng)工作安排，遵守集團(tuán)公 司及項(xiàng)目公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益，廉潔自愛；（8 ）定期整理各種采購單據(jù)，并有序交接給采購文員做好登記；（9）掌握當(dāng)?shù)厥袌鲂星?，對價格有波動的材料及時向項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人做好調(diào)價工作并 呈送到集團(tuán)采購中心審批（按審批權(quán)限有選擇性地送呈），并跟進(jìn)調(diào)價補(bǔ)充協(xié)議的簽訂 工作；項(xiàng)目采購文員崗位職責(zé)（1）日常電話接聽和到訪客人接待；（2 ）文件管理、信息傳遞（收發(fā)、傳遞、跟蹤、反饋、整理、存檔）a）收

11、發(fā)申購單、訂貨單、比價表及其它文件、單據(jù)的傳遞，存檔工作b）公司、部門信息上傳下達(dá)，必要時負(fù)責(zé)公文起草、收發(fā)和分發(fā)c）負(fù)責(zé)部門會議后勤工作及會議紀(jì)要的起草，定期組織清理辦公環(huán)境d）根據(jù)采購跟進(jìn)細(xì)則跟蹤采購業(yè)務(wù)及其善后工作的關(guān)閉情況 負(fù)責(zé)辦理集團(tuán)合同 協(xié)議收發(fā)、項(xiàng)目合同 協(xié)議編號蓋章分發(fā) 1.0目的 為增強(qiáng)采購工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運(yùn)營，特制定本制度，旨在為集團(tuán) 有關(guān)部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0適用范圍2.1從公司范圍說，適用于集團(tuán)下屬地產(chǎn)和建筑項(xiàng)目部的材料計(jì)劃管理2.2從材料范圍說，原則上對行政、營銷、工程等材料均需進(jìn)行有計(jì)劃的采購，以下材 料可以除外：臨時、應(yīng)急

12、、零星的材料涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超過24小時的物料包工包料工程中的材料3.0關(guān)于采購計(jì)劃各部門的職責(zé)：3.1集團(tuán)采購部主導(dǎo)上層材料計(jì)劃的編制負(fù)責(zé)材料采購計(jì)劃的跟進(jìn)、反饋及總結(jié)結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性對下層計(jì)劃編制的及時性進(jìn)行監(jiān)督和考核3.2成本管理中心配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計(jì)劃或預(yù)估使用量等審核計(jì)劃需求量的合理性3.3工程管理中心審核采購計(jì)劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性3.4產(chǎn)品設(shè)計(jì)中心 配合采購部提供相關(guān)設(shè)計(jì)的物料清單，包括物料種類及數(shù)量、規(guī)格、圖紙等向采購部知會和抄送涉及材料變更的設(shè)計(jì)變更 3.5營銷中心配合采購部提供相關(guān)物料種類及數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)方案等3.6

13、行政人事中心配合采購部提供相關(guān)物料種類、數(shù)量及規(guī)格等3.7建筑項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購下層計(jì)劃根據(jù)集團(tuán)采購部需要，跟進(jìn)、反饋計(jì)劃的執(zhí)行情況4.0材料的分類：從計(jì)劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1年度材料定義為集團(tuán)常年使用的物料，通過年度的招投標(biāo)確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料的 供應(yīng)問題。材料特性如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計(jì)劃的編制范圍：能實(shí)施集中采購，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本需用量相對穩(wěn)定，集團(tuán)總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機(jī)率很少使用量大，總體價格比較高，采購具有規(guī)模效應(yīng)4.2項(xiàng)目材料 定義圍繞項(xiàng)目施工和銷售過程所

14、使用的物料，其供應(yīng)商以項(xiàng)目的起止為合作周期。原則上, 歸入年度招標(biāo)計(jì)劃的物料不應(yīng)再納入項(xiàng)目采招計(jì)劃的編制范圍422材料特性符合以下條件之一及以上的材料，均應(yīng)納入項(xiàng)目物資計(jì)劃編制范圍使用量隨項(xiàng)目周期增減變化或消失供應(yīng)商集中在當(dāng)?shù)?，難以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域供貨物料因個性化的項(xiàng)目設(shè)計(jì)，和其它項(xiàng)目缺少共性，從而難以進(jìn)行集中采購5.0計(jì)劃編制原則和作用：配合項(xiàng)目施工進(jìn)度和營銷計(jì)劃的開展盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費(fèi)盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn)指導(dǎo)采購部門人員按計(jì)劃作業(yè)，保障整個開發(fā)過程的物料和設(shè)備供應(yīng)6.0附則：本辦法的最終解釋權(quán)歸集團(tuán)采購部，并由集

15、團(tuán)采購部進(jìn)行修訂。1.0計(jì)劃的分層和精細(xì)度年度材料從年度根據(jù)生成時間、編制主體、精細(xì)程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：2.0年度招標(biāo)計(jì)劃的編制2.1作用對年度材料供應(yīng)商的確定一般通過年度招標(biāo)計(jì)劃開展和實(shí)現(xiàn)，本計(jì)劃用于指導(dǎo)和督促集 團(tuán)采購部按時完成年度招標(biāo)工作2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn) 獲取物料規(guī)格清單當(dāng)某種年度材料有不同規(guī)格時，集團(tuán)采購部須向使用部門或供應(yīng)商等收集規(guī)格清單，經(jīng) 使用部門確認(rèn)后作為供應(yīng)商的報價基礎(chǔ)。年度預(yù)估使用量的獲取作為招標(biāo)議價的籌碼，集團(tuán)采購部須向使用部門或財(cái)務(wù)中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的業(yè)務(wù)量預(yù)估，最終生成年度預(yù)估使用量，可用金額或數(shù)量表示。2.3審批流程如下：2.4年度招標(biāo)

16、后處理形成年度供應(yīng)框架協(xié)議根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，集團(tuán)采購部就每類年度材料與供應(yīng)商簽署年度供應(yīng)框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對應(yīng)的單價、暫定總價等屬“集團(tuán)采購類”年度材料的需用計(jì)劃，由建筑項(xiàng)目部主導(dǎo)編制，包括物料名稱、具體 規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、具體到位時間、當(dāng)月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、 特殊要求等。由集團(tuán)采購部采購工程師補(bǔ)充單價、總價等?！咀ⅰ啃姓?、營銷類物料視為年度材料，原則上均需納入月度需用計(jì)劃中編制3.3計(jì)劃審批流程如下4.0月度物料采購計(jì)劃編制4.1作用匯總各部門、各項(xiàng)目的物料月度需用計(jì)劃后，由采購部門對每種物料的采購時間及送貨 地點(diǎn)進(jìn)行匯編，以指導(dǎo)和跟進(jìn)物料供應(yīng)的及時性 4.

17、2計(jì)劃的編制 集團(tuán)采購部根據(jù)需用計(jì)劃，針對每種物料制定下單時間、樣板獲取時間等，經(jīng)集團(tuán)采購 部副經(jīng)理確認(rèn)后按材料種類分配采購任務(wù)。5.0注意事項(xiàng)5.1針對每類年度材料的供應(yīng)商以23家為宜5.2月度需用計(jì)劃逾期的話，采購部不予受理，由使用部門提出單宗的申購，按正常申 購流程辦理5.3月度材料需用計(jì)劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時間上變更，如總價不超計(jì)劃，由使用部門在下單采購前2天填寫計(jì)劃/申購變更單， 經(jīng)采購部副經(jīng)理審批后執(zhí)行5.4對實(shí)際需用量或總價超計(jì)劃，應(yīng)按正常申購流程辦理。5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，調(diào)價流程參照調(diào)價 管理辦法

18、執(zhí)行1.0計(jì)劃的分層及精細(xì)度項(xiàng)目材料計(jì)劃自上至下分為以下三層次2.0項(xiàng)目采招計(jì)劃編制2.1作用對項(xiàng)目材料，需根據(jù)現(xiàn)場工作進(jìn)度提前確定供應(yīng)商，本計(jì)劃旨在保證上述供應(yīng)商的招標(biāo) 按時實(shí)施。2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)量獲取指每類材料的計(jì)劃使用量，如需要，應(yīng)細(xì)化至各種規(guī)格的使用量，由成本管理中心或營 銷中心提供，若時間不允許，可根據(jù)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)提供暫定使用量。222規(guī)格/樣板確定 規(guī)格包括具體型號、技術(shù)參數(shù)指標(biāo)、性能要求，由產(chǎn)品設(shè)計(jì)中心或工程管理中心提供，作為供應(yīng)商報價的重要依據(jù)。發(fā)標(biāo)書以開始發(fā)標(biāo)書時間為準(zhǔn)，由集團(tuán)或項(xiàng)目預(yù)算部主導(dǎo)。評標(biāo)包括開標(biāo)和組織評標(biāo)會，以結(jié)束評標(biāo)會時間為準(zhǔn)，發(fā)標(biāo)至評標(biāo)間的時間一般情況下不得

19、少于7工作日，由集團(tuán)或項(xiàng)目預(yù)算部主導(dǎo)定標(biāo)定標(biāo)包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)確定中標(biāo)單位、與中標(biāo)單位約談合同條款、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同約談記 錄表等過程，以集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同約談記錄時間為準(zhǔn)。簽訂合同包括起草合同、合同會簽、雙方蓋章、合同存檔等過程，以合同存檔時間為準(zhǔn)。5.0特殊情況處理5.1除特殊情況外，申購單應(yīng)按物料采購前置表提前起草，如因申購滯后而影響物料正常供應(yīng)，由物料使用部門承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。5.2臨時變更規(guī)格：需要臨時變更規(guī)格，申購部門應(yīng)立即填寫計(jì)劃/申購變更單并說明原因，須經(jīng)集團(tuán)采購部副經(jīng)理或項(xiàng)目采購簽字同意，否則，由此產(chǎn)生的損失由使用部 門承擔(dān)5.3下單后更改或撤單：下單后需要更改或撤單，申購部門應(yīng)立即填寫

20、計(jì)劃 /申購變更 單并說明原因，必要時應(yīng)先口頭知會采購部。采購部門接獲通知后，立即停止一切采 購動作。未能及時停止采購時，采購部應(yīng)通知使用部門并協(xié)商善后工作。第四部分計(jì)劃管理1.0計(jì)劃的跟蹤 1.1計(jì)劃跟蹤的內(nèi)容以跟蹤計(jì)劃完成情況為主，計(jì)劃編制情況為輔。1.2跟蹤主體采用“誰編誰跟”原則，其中集團(tuán)采購部對項(xiàng)目采購部的計(jì)劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。1.3計(jì)劃跟蹤方式會議跟蹤集團(tuán)采購部或項(xiàng)目部可以定期召開會議，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。適用于預(yù)見性比較強(qiáng)的 物料采招行為。電話跟蹤相關(guān)責(zé)任人可以和供應(yīng)商、使用部門進(jìn)行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況 適用于零星物料的跟蹤庫存系統(tǒng)跟蹤通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情

21、況，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。1.4跟蹤反饋只針對沒完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤人填報進(jìn)行登記并存檔，為了對相關(guān)責(zé)任 人及供應(yīng)商進(jìn)行考核評價；另一方面要預(yù)警填寫物料訂購跟催表，向供應(yīng)商跟催貨 物。3.0計(jì)劃總結(jié)年度計(jì)劃和項(xiàng)目周期結(jié)束后，由集團(tuán)采購部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點(diǎn)進(jìn)行總結(jié), 以改善下一周期的計(jì)劃制定和執(zhí)行情況3.1節(jié)點(diǎn)的按時完成率：按時完成的節(jié)點(diǎn)數(shù)/總節(jié)點(diǎn)數(shù)，此項(xiàng)數(shù)據(jù)說明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點(diǎn)控 制效率3.2按時到貨率總結(jié)：按時到貨批次/總訂貨批次，此項(xiàng)數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時率3.3計(jì)劃臨時調(diào)整次數(shù)：考察計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可行性3.4協(xié)議補(bǔ)充次數(shù)：考察計(jì)劃和預(yù)算的準(zhǔn)確性4.0計(jì)劃制定和執(zhí)行方

22、面的獎懲為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行采購計(jì)劃，集團(tuán)將按照本辦法進(jìn)行獎懲：4.1獎勵對計(jì)劃制定及時、準(zhǔn)確的部門和項(xiàng)目，實(shí)時進(jìn)行通報表揚(yáng)4.2懲罰公司將對計(jì)劃制定過程中不與配合的部門或人員進(jìn)行通報批評，并將視情節(jié)嚴(yán)重對以下行為責(zé)任人處以一定數(shù)量的罰款：不按照公司規(guī)定時間制定計(jì)劃計(jì)劃嚴(yán)重錯誤，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失因缺失計(jì)劃或計(jì)劃嚴(yán)重滯后，影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行不到位，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度3.1采購業(yè)務(wù)總流程圖3.2材料申購審批流程/權(quán)責(zé)總圖各類材料申購流程詳細(xì)說明物料需求部門編制材料/設(shè)備申購單（只接受通過0A或ERP提交）f倉庫核庫存f物料 對應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算審核并給出目標(biāo)數(shù)量和目標(biāo)成本-集團(tuán)成本

23、中心審核一集團(tuán)采購中心（跟進(jìn)專員或米購負(fù)責(zé)人在 OA或ERP上進(jìn)行手工分單給對應(yīng)的材料米購員，米購員執(zhí)行詢價、定價、定板工作，并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購單的單價及相關(guān)技術(shù)參 數(shù)、規(guī)格型號并附上定標(biāo)審批件后繼續(xù)提交申購單流轉(zhuǎn)審批，定價過程祥見第2.6）-集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ)充完整單價等的申購單項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目采購類材料權(quán)限） 一集團(tuán)副總裁審批（集團(tuán)選定類材料權(quán)限）集團(tuán)總裁審批（集團(tuán)采購類材料權(quán)限） 對應(yīng)材料采購員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。物料需求部門編制材料/設(shè)備申購單（只接受通過OA或ERP提交）f倉庫核庫存f物料 對應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算審核并給出目標(biāo)數(shù)量和目

24、標(biāo)成本-集團(tuán)成本中心審核一集團(tuán)設(shè)計(jì)中心（材料選型給出產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)參數(shù)/圖紙）f集團(tuán)采購中心（跟進(jìn)專員或采購負(fù)責(zé)人在0A或ERP上進(jìn)行手工分單給對應(yīng)的材料采購員，采購員執(zhí)行詢價、定價、定板工作， 并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購單的單價及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號并附上定標(biāo)審 批件后繼續(xù)提交申購單流轉(zhuǎn)審批， 定價過程祥見第2.6） f集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ) 充完整單價等的申購單f項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目采購類材料權(quán)限）f集團(tuán)副總裁審批（集團(tuán)選 定類材料權(quán)限）f集團(tuán)總裁審批（集團(tuán)采購類材料權(quán)限）f對應(yīng)材料采購員執(zhí)行訂貨工 作（即按已批申購單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。集團(tuán)設(shè)計(jì)中心（材料選型給出產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)

25、參數(shù) /圖紙）f集團(tuán)采購中心（跟進(jìn)專員或采 購負(fù)責(zé)人在0A或ERP上進(jìn)行手工分單給對應(yīng)的材料采購員，采購員執(zhí)行詢價、定價、 定板工作，并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購單的單價及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號并 附上定標(biāo)審批件后繼續(xù)提交申購單流轉(zhuǎn)審批，定價過程祥見第2.6） f集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ)充完整單價等的申購單f集團(tuán)副總裁審批f對應(yīng)材料采購員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。（詳見第十一章支持性文件及相關(guān)記錄表格）3.3米購業(yè)務(wù)職能劃分、定板、定價、定標(biāo)權(quán)責(zé)清單表（即集團(tuán)米購、集團(tuán)選定、項(xiàng)目米 購三類業(yè)務(wù)職能定板、定價、定標(biāo)）A類、集團(tuán)采購：集團(tuán)定板、定價、定供應(yīng)商、

26、簽訂合同、下訂購單，項(xiàng)目部組織驗(yàn)收， 集團(tuán)辦理結(jié)算。C類、項(xiàng)目采購：項(xiàng)目部定板、定價、定供應(yīng)商、簽訂合同、下訂購單，項(xiàng)目部結(jié)算，價格由集團(tuán)事后監(jiān)控。3.4采購方式選擇（即定價過程，通用于整個采購系統(tǒng)）采購招標(biāo)文件、供應(yīng)商考核評估表、開標(biāo)記錄表、評標(biāo)分析表、定標(biāo)公示、中標(biāo)通知書戰(zhàn)略采購方式對于已簽?zāi)甓葏f(xié)議的材料/設(shè)備，由采購員直接按年度協(xié)議約定的單價、供貨范圍、產(chǎn)品 規(guī)格等相關(guān)條款向合作方進(jìn)行直接采購。指采購方出于提高質(zhì)量、降低成本、提高效率等目的，與若干家戰(zhàn)略供方伙伴簽署協(xié)議， 約定其產(chǎn)品規(guī)格、單價及服務(wù)范圍等，在一定時期和數(shù)量范圍內(nèi)直接向其進(jìn)行采購的方 式。戰(zhàn)略采購定標(biāo)過程同招標(biāo)采購流程一樣

27、，也就是通過招標(biāo)采購后的定標(biāo)審批件作為依據(jù) 進(jìn)一步簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議即年度框架協(xié)議。比價采購方式對于單次申購單同類材料總金額在 1000元（不含1000元）一50萬（含50萬）的材 料/設(shè)備，由采購中心根據(jù)此情況確定采購方式，進(jìn)行比價采購，并報至分管領(lǐng)導(dǎo)審批后 定標(biāo)。指對多家供應(yīng)商（通常至少三家）的報價進(jìn)行對比，以確保價格具有競爭性，且滿足質(zhì) 量要求的前提下通過比價實(shí)現(xiàn)最低成本的采購。比價分析表號碼由文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按各項(xiàng)目、流水號劃定比價分析表號碼 的使用（例如N0.00001 ），采購員按需在文員處領(lǐng)取比價分析表號碼。文員將審批完 畢的比價分析表原件連同其附件（供應(yīng)商報價表）有序存

28、檔，存檔的比價表不可以斷號，若 有的比價表號碼對應(yīng)的比價分析表遺失應(yīng)說明理由。?比價表須按集團(tuán)采購中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；?必須找多家（原則上至少三家）對口的材料商報價后比價（以下材料允許一家報價：市場壟斷性材料或廠家直銷的產(chǎn)品可以找原生產(chǎn)廠家或廠家指定的供應(yīng)商報價后作比價分析或約談記錄表，如道閘控制器及相關(guān)配件必須找原廠才能匹配的材料）；?比價分析表后必須附報價單位蓋有公章的原始報價資料且具有真實(shí)性不得偽造，如報價單位實(shí)在無法提供報價單則采購經(jīng)辦人應(yīng)注明清楚原因；?比價分析表必須寫明供貨聯(lián)系人的全名及真實(shí)的聯(lián)系電話；?審批完的比價表必須統(tǒng)一按比價表號碼即流水號按序存檔至少一年，以便檢查（存檔

29、的比價表后須附原始報價資料及申購部門的物料申購單）；?比價表上必須寫清楚產(chǎn)品對應(yīng)的規(guī)格、型號、品牌（只有在相同條件下才有可比 性也是為了減少貨不對板的情況發(fā)生）。344零星類直接定價采購方式對于單次申購單同類材料總金額在 1000元（含1000元）以下的材料/設(shè)備，由采購中 心根據(jù)此情況直接確定供應(yīng)商、單價等。指由于某些特殊情況（如采購金額少、數(shù)量少等）無法或不適宜通過招標(biāo)方式或比價采 購等方式而采取直接向預(yù)定的個別供應(yīng)商洽談或議價來確定供應(yīng)商及產(chǎn)品單價的采購方式3.5訂貨管理細(xì)則訂貨單號碼由文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按各項(xiàng)目、流水號劃定訂貨單號碼 的使用（例如N0.00001 ），采購員按需

30、在文員處領(lǐng)取訂貨單號碼。文員將審批完 畢的訂貨單原件有序存檔，存檔的訂貨單不可以斷號，若有訂貨單號碼對應(yīng)的訂貨單遺失應(yīng)說明理由。（1）訂貨單須按集團(tuán)采購中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；（2）訂貨單必須指明本次訂貨的單價依據(jù)來源，單價定價來源可以是比價分析表（比價分析表審批件的單價 3個月內(nèi)有效）、約談記錄表（約談表確定的單價只對 當(dāng)批次申購對應(yīng)的材料采購有效）、年度框架協(xié)議確定的單價（在協(xié)議有效期內(nèi)都可以作為定價依據(jù)），單宗申購?fù)N材料總金額在 1000元以下的無需做比價分析表便可 直接根據(jù)市場價確定單價后制作訂貨單；（3）訂貨單上必須寫清楚所訂產(chǎn)品的規(guī)格、型號、品牌，以免供貨時出現(xiàn)貨不對板 或以次充

31、好的現(xiàn)象發(fā)生；（5）訂貨單必須統(tǒng)一按訂單號碼即流水號有序存檔至少一年，以便檢查。3.6 一般材料/設(shè)備組織驗(yàn)收/入庫管理細(xì)則（1 ）正式入庫需具備的單據(jù)：按權(quán)責(zé)手冊已批的申購單（合同或經(jīng)集團(tuán)總裁審批的比價單中規(guī)定一次性到貨的可替代申購單）、送貨單、訂貨單。（2）因申購手續(xù)未完善暫估入庫需具備的單據(jù)：送貨單、已批訂貨單。材料采購經(jīng)辦人通知倉管員回貨時間，原則上由倉庫主管組織并通知材料稽核員、申購部門負(fù)責(zé)人（即各工種的施工主管）參與驗(yàn)收，施工主管不能參與的要通知本部施工員 參與驗(yàn)收，部分材料還要求工程管理中心駐項(xiàng)目工程師參與質(zhì)量驗(yàn)收，其中倉管、材料 稽核員、申購部門人員必須參加每次材料的驗(yàn)收工作且

32、必須在送貨單單上簽名確認(rèn)。驗(yàn)收時發(fā)現(xiàn)材料/設(shè)備品種、重量、數(shù)量、規(guī)格、型號、價格及質(zhì)量與采購定標(biāo)的審批件 要求不相符時按以下辦法處理。（1）送貨數(shù)量少于訂單數(shù)量的：以實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量入庫，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量 或重開送貨單，由供需雙方人員簽名確認(rèn)；（2）送貨數(shù)量超出訂單數(shù)量的：原則上超過部分予以退貨，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量；若屬項(xiàng)目持續(xù)需要的材料，超出部分不足申購量10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否照單收貨，且由項(xiàng)目經(jīng)理在送貨單上簽字確認(rèn)后即可辦理入倉；若超出部分大于申購量10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補(bǔ)辦申購手續(xù)，申購手續(xù) 未完善前，整單材料作暫估入倉，待申購手續(xù)

33、完善后再轉(zhuǎn)正式入倉。（3） 送貨數(shù)量與訂單總數(shù)不變但產(chǎn)品之間的個數(shù)有增有減時：此情況只允許單價高的數(shù)量減少，單價低的產(chǎn)品數(shù)量增多且必須按最低單價辦理入倉，否則將重新辦理申購手續(xù) 審批后才可入倉。例如：申購了 10棵樹，其中大樹有7棵（1000元/棵），小樹有3 棵（100元/棵），若送貨時送了 10顆樹（總數(shù)未變），但大樹只有 4棵，小樹6棵, 那可以辦理正式入倉且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉，其它情況必須重新辦理申購手續(xù)且審批后才能正式入倉。（1）原則上對規(guī)格、質(zhì)量不符的部分予以退貨，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量。若屬 項(xiàng)目急需使用的材料，經(jīng)相關(guān)施工主管、技術(shù)總工認(rèn)定符合

34、施工要求的，由項(xiàng)目經(jīng)理判 定是否收貨，由項(xiàng)目采購員負(fù)責(zé)后續(xù)處理程序，材料稽核員跟進(jìn)處理結(jié)果。以上人員均需在材料進(jìn)場驗(yàn)收單上簽注處理意見，并由采購中心跟進(jìn)與供應(yīng)商談判材料折扣。在 處理結(jié)果未出來之前不宜使用該批材料，財(cái)務(wù)暫不辦理入庫，相關(guān)送貨單據(jù)暫由項(xiàng)目采 購員保管。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購員一起與供應(yīng)商進(jìn)行談判，將談判結(jié)果寫在材料進(jìn)場 驗(yàn)收單上，于當(dāng)日內(nèi)及時將項(xiàng)目經(jīng)理已簽批的材料進(jìn)場驗(yàn)收單及材料相關(guān)圖片發(fā) 給采購中心（并電話知會采購經(jīng)辦人），報采購中心總監(jiān)審批（審批時間不超過兩個工 作日）。（2）如項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購員無法與供應(yīng)商達(dá)成共識的，由采購經(jīng)辦人及采購中心總監(jiān)跟進(jìn)談判。采購經(jīng)辦人將折價審批后

35、的材料進(jìn)場驗(yàn)收單原件交集團(tuán)建筑財(cái)務(wù)部存檔， 復(fù)印件以0A形式發(fā)送項(xiàng)目相關(guān)人員（倉庫主管、采購員、成本會計(jì)、材料稽核員等等） 并抄送給項(xiàng)目經(jīng)理。（1 ）對價格不符的送貨單，應(yīng)先由項(xiàng)目采購員了解具體情況，如屬于供應(yīng)商失誤造成的， 應(yīng)由供應(yīng)商重新開具送貨單或由供應(yīng)商送貨人員現(xiàn)場修正單價并簽名確認(rèn)，否則按訂貨單與送貨單兩者最低單價辦理入庫；（2 ）如價格屬市場因素導(dǎo)致，則應(yīng)收集有效的支持文件（該文件由采購經(jīng)辦人提供調(diào)價 函審批件）后才可以正式入倉；在未取得相關(guān)文件前，項(xiàng)目成本會計(jì)按暫估入倉處理。3.7安裝工程驗(yàn)收管理辦法對包安裝的材料/工程，合同編碼上需注明是工程類，而不是采購類，一般不需原材料進(jìn) 倉

36、。工程俊工后供應(yīng)商向集團(tuán)經(jīng)辦采購員書面申請組織驗(yàn)收，經(jīng)辦采購員視實(shí)際情況親 自或委托項(xiàng)目采購員組織驗(yàn)收，驗(yàn)收人員包括工程管理中心、水電工長、項(xiàng)目經(jīng)理等， 驗(yàn)收合格后填制工程驗(yàn)收單，相關(guān)人員簽字，一式兩份，供應(yīng)商和采購員各一份。3.8材料/設(shè)備/工程款報銷審批權(quán)責(zé)及所需單據(jù)清單總表（含地產(chǎn)/建筑/綠化材料） 地產(chǎn)材料付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖（通用于整個采購系統(tǒng)）4.1材料購銷發(fā)票管理細(xì)則 避免遺失供應(yīng)商的發(fā)票、確保發(fā)票單據(jù)的傳遞過程、時間、退單現(xiàn)象等情況有據(jù)可察， 及時跟進(jìn)供應(yīng)商貨款，不造成貨款拖欠現(xiàn)象。本細(xì)則適用于海倫堡地產(chǎn)集團(tuán)采購系統(tǒng)材料購銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。（1）集團(tuán)采購類的材

37、料屬集團(tuán)采購中心采購經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報銷手續(xù)；（2 ）集團(tuán)選定、項(xiàng)目采購類的材料屬項(xiàng)目采購經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報銷手續(xù)。（1）委派項(xiàng)目采購員收取供應(yīng)商發(fā)票，將發(fā)票單據(jù)（一般為發(fā)票連同相對應(yīng)的送貨單） 送至集團(tuán)采購中心，統(tǒng)一由采購中心文員進(jìn)行簽收。文員將發(fā)票單據(jù)分發(fā)給采購中心相 應(yīng)采購員辦理貨款報銷；（2）供應(yīng)商將發(fā)票送至集團(tuán)采購中心，由對應(yīng)的采購員進(jìn)行簽收；（3）采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。（1 ）供應(yīng)商將發(fā)票送至項(xiàng)目采購部，由對應(yīng)的采購員進(jìn)行簽收；（2）采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。（1）采購員接收發(fā)票時必須開據(jù)發(fā)票簽收證明，將該證明的第一聯(lián)交至供應(yīng)商；（2）發(fā)票簽收證明的第二聯(lián)由采購

38、員按照項(xiàng)目依次進(jìn)行分類存檔以備查驗(yàn)，不可隨（3）采購員接收發(fā)票時必須第一時間檢查發(fā)票真?zhèn)斡袩o錯誤，確認(rèn)無誤方可接收并開具證明；（4 ）如供應(yīng)商的發(fā)票為快遞、郵寄或由部門其它人員轉(zhuǎn)交送達(dá)采購員，則該采購員必須 補(bǔ)開發(fā)票簽收證明傳真給供應(yīng)商并存檔；（5）發(fā)票簽收證明一式兩聯(lián)必需保持內(nèi)容一致，不可單方面涂改偽造;（6）當(dāng)付款或款項(xiàng)匯出后，已開具相對應(yīng)的發(fā)票簽收證明自動失效，但采購員仍需 保存第二聯(lián)。（1 ）采購單據(jù)（含入庫單、訂貨單、申購單、送貨單）所定供貨商名稱與發(fā)票章的名稱 須一致；（9）檢查報銷單據(jù)附件（入庫單、申購單）是否按公司規(guī)定的審批流程及權(quán)限完成審批。單據(jù)交接簽收追蹤表、發(fā)票簽收證明4

39、.2采購系統(tǒng)單據(jù)傳遞分發(fā)管理細(xì)則使采購部日常單據(jù)傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進(jìn)行，提高工作效率。采購部日常單據(jù)主要是指訂貨單、比價分析表、年度框架協(xié)議/材料采購合同、 發(fā)票單據(jù)、費(fèi)用報銷單、借款單等。（1）單據(jù)上呈審批：采購員將單據(jù)交主管審核一主管審核后將單據(jù)交采購文員簽收一采 購文員審單后統(tǒng)一交給采購中心負(fù)責(zé)人審核一采購文員按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊權(quán)限送呈 各領(lǐng)導(dǎo)審批一審批后將發(fā)票、費(fèi)用報銷單、借款單等跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán)/項(xiàng)目），將訂貨單、比價分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購員 （含項(xiàng)目采購員）；（2）單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過程中發(fā)現(xiàn)問題反饋回采購中心，要求采購中 心解

40、決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員一文員將問題明細(xì)登記在退單情況 登記表文員將退單交至對應(yīng)采購員一采購員處理問題完將單據(jù)交回給文員簽收一文 員繼續(xù)跟進(jìn)各環(huán)節(jié)工作。（3）注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指定 文件架；第二章單據(jù)上呈審批：采購員將單據(jù)交主管審核（項(xiàng)目采購部無負(fù)責(zé)人的直接交于項(xiàng)目 經(jīng)理審核）一項(xiàng)目采購部負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目經(jīng)理審核后將單據(jù)交采購文員簽收一采購文員審單 后按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批一審批后將發(fā)票、費(fèi)用報銷單、借款單等 跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán)/項(xiàng)目），將訂貨單、比價分析表等單據(jù)直接分發(fā)給 相應(yīng)的經(jīng)辦采購員（若項(xiàng)目無文

41、員則全過程由采購員負(fù)責(zé)）；第三章單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過程中發(fā)現(xiàn)問題反饋回采購部，要求采購解 決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員一文員將問題明細(xì)登記在退單情況登記 表文員將退單交至對應(yīng)采購員T采購員處理問題完將單據(jù)交回給文員簽收（若項(xiàng)目 無文員則全過程由采購員負(fù)責(zé)）。第四章注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指 定文件架；424需打包的文件傳遞流程（1）統(tǒng)一交于文員（集團(tuán)/項(xiàng)目）登記一帶件人一項(xiàng)目/集團(tuán)采購員的文件交接；（2）文員將包裝好的整包文件交與前往項(xiàng)目/集團(tuán)的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內(nèi) 容例：至XX項(xiàng)目采購員XXX的文件X包）。同時需

42、在文件包上面粘貼一張公司版本的 打包單；（3）帶件人前往項(xiàng)目/集團(tuán)將打包文件交給收件人，同時收件人需在打包單上簽名，帶 件人再將打包單撕下交回文員。4.3采購中心員工借款管理細(xì)則明確各采購業(yè)務(wù)員借款及沖帳的流程及辦法，及時借款、報銷個人借支，同時對采購業(yè)務(wù)人 員的借款行為起到一個約束管控的作用。適用于采購中心及各項(xiàng)目采購員的借支及清理借支事宜。采購業(yè)務(wù)工作中原則上不允許或盡量杜絕現(xiàn)金采購，一般采用月結(jié)方式結(jié)算且公對公賬 戶轉(zhuǎn)賬或支票，如遇特特殊情況經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采用現(xiàn)金采購。借支款必須?？?專用，嚴(yán)禁挪用。(1 )借支憑證：采購員憑經(jīng)審批的申購單、合同、約談記錄表、比價分 析表、訂購單其

43、中之一均可辦理借支申請；(2) 借支審批流程：采購員填寫借支單一采購主管 /經(jīng)理審核一采購中心文員查單 并登記采購中心負(fù)責(zé)人審批財(cái)務(wù)審核采購員領(lǐng)取借款；(3) 借支單填寫注意事項(xiàng)：應(yīng)注明借款事項(xiàng)、擬到貨時間、受理報銷主體、提供發(fā)票還 是收據(jù)，并附上借支憑證，借支單一式二聯(lián)，采購副總監(jiān)審批后，一聯(lián)交財(cái)務(wù)辦理 借支，另一聯(lián)由采購文員在借支臺帳中登記存檔備案。(4) 借款發(fā)放公司及部門：憑經(jīng)審批的借支單，統(tǒng)一向“廣州市維信房地產(chǎn)有限公 司”財(cái)務(wù)部(會計(jì)核算經(jīng)理：姚寶華)辦理借支。(1) 受理報銷主體(2 )材料報銷/支付申請單填寫方式采購文員根據(jù)到貨時間跟催經(jīng)辦采購員在 7個工作日內(nèi)辦理報銷以沖抵借

44、支；采購文員對當(dāng)周送貨的供應(yīng)商每周五電話，溝通采購款的到帳情況，以防挪用；采購文員在報銷受理人簽收報銷單據(jù)后 3個工作日內(nèi)，跟進(jìn)財(cái)務(wù)出具收款收據(jù)，并通知 采購員簽字領(lǐng)取。采購員領(lǐng)取收據(jù)后到采購文員處核銷借支單 ；每月第一個星期五，采購文員與財(cái)務(wù)核對借支未還清單，并在借支臺帳中更新 借支和沖抵借支情況凡對到貨后超7個工作日未辦理報銷的，由采購文員編制報表在部門內(nèi)公示，并抄送助 理總裁。借支的報銷手續(xù)應(yīng)在7個工作日內(nèi)完成，且以采購文員收到報銷單據(jù)核對通過為準(zhǔn)，否則 按以下情況給予處罰當(dāng)月有2次或以上，5次以下的報銷超7天個人累計(jì)借款超20萬當(dāng)月有5次或以上的報銷超7天，且截止目前未完全清理完畢個人

45、累計(jì)借款超30萬有停薪記錄，達(dá)兩次或以上同一筆借支超60天以上未清理清帳過程中有借支無法提供合法憑證，或有借支去向不明4.4購銷協(xié)議（合同）管理細(xì)則規(guī)范年度框架協(xié)議/產(chǎn)品采購合同簽訂、呈批、歸檔等管理工作有序進(jìn)行，明確財(cái)務(wù)結(jié)算 依據(jù)，保證資金安全，維護(hù)雙方相關(guān)利益、保證產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等相關(guān)工作順利開 展。同種材料在一定時期內(nèi)需要重復(fù)或多次采購，采購部為了降低成本、提高效率等目的可 根據(jù)需要簽訂年度或季度框架議；所有涉及到產(chǎn)品保修或需支付預(yù)付款且單宗采購總金額超 3萬元（含3萬元）的材料/ 設(shè)備必須簽訂采購合同才能辦理財(cái)務(wù)結(jié)算， 已簽?zāi)甓瓤蚣軈f(xié)議的材料/設(shè)備及其它情況可 不簽采購合同也可以辦

46、理財(cái)務(wù)結(jié)算。關(guān)于超合同總金額類的材料管理辦法年度框架協(xié)議編號由采購文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按年份、材料類別、流水號劃定 協(xié)議號碼的使用（例如：采字（2010）-XX材料第XX號，其中“ 2010 ”指的是年份、“ XX號”指“XX材料”對應(yīng)的協(xié)議號每一類或一種材料的編號都是從第 01開始）， 采購員按需在文員處領(lǐng)取協(xié)議號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其 附件（比價分析表、約談表審批件）有序存檔，另還需把已批協(xié)議原件（2份）給集團(tuán)財(cái)務(wù) 中心、供應(yīng)商（2份）、復(fù)印件分發(fā)給各項(xiàng)目采購員或掃描后電郵給各項(xiàng)目采購員。 材料采購合同/安裝工程合同編號由采購文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按材料

47、采購性質(zhì)（集團(tuán)采購、集團(tuán)選定、項(xiàng)目采購）、地區(qū)名稱、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目期數(shù)、材料類別、流 水號劃定合同號碼的使用（例如GZ-HY-04Q-安裝采購-001這是屬集團(tuán)采購類的材料合 同編號其中“GZ”代表廣州地區(qū)、“HY”指花樣項(xiàng)目、“04Q ”指第四期、“安裝采購” 指材料類別、“ 001 ”指流水號；GZ-HYXM-04Q- 土建采購-001這是屬集團(tuán)選定、項(xiàng) 目采購類的材料合同編號其中“ GZ”代表廣州地區(qū)、“ HYXM ”指花樣項(xiàng)目、“ 04Q 指第四期、“土建采購”指材料類別、“ 001 ”指流水號），采購員按需在文員處領(lǐng)取合 同號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其附件（比價

48、分析表、申購單、約談表審批件）有序存檔，存檔的合同不可以斷號，若有的合同號碼對應(yīng)的合同遺失 應(yīng)說明理由，另還需把已批合同原件（2份）給集團(tuán)財(cái)務(wù)中心、及對應(yīng)項(xiàng)目采購員（1份）、 供應(yīng)商（2份）。合同/協(xié)議會簽單的項(xiàng)目名稱（結(jié)算主體）、供應(yīng)商名稱、用途、合同內(nèi)容、合同編 號等必須與該合同/協(xié)議正文內(nèi)容約定的一致； 合同/協(xié)議蓋的公章必須與合同/協(xié)議確定的買賣單位名稱一致； 蓋章完畢的合同/協(xié)議不得私自涂改，如需更改，必須由買賣雙方均在更改處蓋章確認(rèn)方 為有效; 合同/協(xié)議（含相關(guān)附件）須蓋齊縫章;采購部相關(guān)人員需認(rèn)真檢查合同/協(xié)議其附件，嚴(yán)防出錯，其中采購合同必須附申購單、定標(biāo)文件（比價分析表、評

49、標(biāo)分析表、約談記錄表）審批件，協(xié)議必須附定標(biāo)文件（比價分析表、評標(biāo)分析表、約談記錄表）審批件；項(xiàng)目的合同/協(xié)議需集團(tuán)蓋章的均由集團(tuán)采購中心文員負(fù)責(zé)跟進(jìn)審批回傳等事宜，不得延誤時間；協(xié)議必須寫明協(xié)議的合作期限，例如合作期限為XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月 XX日止。第九章支持性文件及相關(guān)記錄表格匯總）請點(diǎn)擊，6.1目的建立健全價格管理體制、規(guī)章制度，對價格的制定、調(diào)整和執(zhí)行進(jìn)行有效的組織領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，保持價格總水平合理，使產(chǎn)品價格的變動在宏觀上不致失去控制，以利于 我方成本風(fēng)險控制。6.2適用范圍適用于集團(tuán)及各下屬公司經(jīng)采購系統(tǒng)經(jīng)辦的所有材料 /設(shè)備之定價、調(diào)價工作。6.3價格調(diào)整

50、管理原則實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的原則。凡屬采購系統(tǒng)經(jīng)辦的材料其價格調(diào)整計(jì)劃，由集 團(tuán)采購中心供方管理組跟進(jìn)制定，采購中心負(fù)責(zé)人審核，集團(tuán)副總裁/總裁批準(zhǔn)。6.4價格監(jiān)督方式集團(tuán)采購中心對各采購（含省內(nèi)、省外各項(xiàng)目采購）業(yè)務(wù)活動中發(fā)生的價格關(guān)系實(shí)行監(jiān) 督。集團(tuán)采購中心由供方管理組，供應(yīng)鏈管理組負(fù)責(zé)監(jiān)督，項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理及材料使用部門負(fù)責(zé)監(jiān)督。6.5價格確定方式1. 先詢價后做比價分析；2. 發(fā)布招標(biāo)文件進(jìn)行招標(biāo)6.6價格調(diào)整確定的流程及規(guī)范化操作參照第三章采購業(yè)務(wù)流程管理第3.4采購方式選擇6.7價格調(diào)整規(guī)范化管理要點(diǎn)（1）對已核定或已確認(rèn)的材料價格，采購中心供方管理部必須經(jīng)常了解市場行情并分析 或收集相關(guān)資料，作為降低成本或調(diào)價之依據(jù)；（2）本公司各有關(guān)部門，均可協(xié)助提供價格信息，以利采購中心作比價參考；（3）已核定之材料/設(shè)備采購單價如需上漲或降低，應(yīng)以單價審批件（含比價分析，招 標(biāo)后的評標(biāo)分析表）形式重新報批，且附上書面之價格資料說明原因；（5）對已核定之材料/設(shè)備漲價時，統(tǒng)一由供應(yīng)商提出書面申請交于集團(tuán)采購中心供方 管理部，材料/設(shè)備需要降價時可由使用部門或各采購員提出書面申請交于集團(tuán)采購中