活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)賬說(shuō)明

1、華南理工大學(xué)大學(xué)城校區(qū)研究生學(xué)生組織報(bào)賬制度第一條： 制度目的和適用范圍為嚴(yán)格研究生會(huì)管理制度， 合理控制研會(huì)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用， 根據(jù)研會(huì)日常活動(dòng)的特 點(diǎn)，特制訂本報(bào)賬制度。 本制度適用于華南理工大學(xué)研究生會(huì)大學(xué)城校區(qū)執(zhí)行委 員會(huì)運(yùn)行過(guò)程及大學(xué)城校區(qū)各研分會(huì)承辦執(zhí)委會(huì)活動(dòng)的情況。第二條： 報(bào)銷原則費(fèi)用報(bào)銷的控制原則：項(xiàng)目預(yù)算、分級(jí)負(fù)責(zé)、合理報(bào)銷。第三條： 活動(dòng)策劃預(yù)算審批階段費(fèi)用的控制實(shí)行項(xiàng)目預(yù)算， 項(xiàng)目預(yù)算作為活動(dòng)策劃書中的一個(gè)部分， 由相關(guān) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在最接近實(shí)際情況的原則下先行填寫活動(dòng)費(fèi)用支出預(yù)算申請(qǐng) （示例見(jiàn) “附件 1- 活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)模板”），列明：活動(dòng)名稱、活動(dòng)舉辦時(shí)間和地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi) 容、

2、參與人員（預(yù)計(jì)參與人數(shù)） 、活動(dòng)目的及費(fèi)用的用途等要素，預(yù)算需活動(dòng)負(fù) 責(zé)人親筆簽名，先提前 2周交至指導(dǎo)老師審批，待取得指導(dǎo)老師簽署同意后方能 執(zhí)行。（活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程嚴(yán)格按活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行，原則上不允許更改。 ） 第四條 ：取得費(fèi)用發(fā)生依據(jù)飲料、文具、水等活動(dòng)用品請(qǐng)根據(jù)活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)去購(gòu)買，購(gòu)買時(shí)保留正規(guī)發(fā) 票以便報(bào)銷。注：可重復(fù)使用的物品，可從活動(dòng)物品倉(cāng)庫(kù)提取，以免浪費(fèi)。資料打印、海報(bào)宣傳、橫幅等打印統(tǒng)一在 C10打印，費(fèi)用發(fā)生前，請(qǐng)根據(jù)活 動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)?zhí)顚懞脩{條（附件2-打印申請(qǐng)）到指導(dǎo)老師蓋章，即可根據(jù)憑條到 C10 打印。工作餐請(qǐng)根據(jù)活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)?zhí)顚懞脩{條（附件 3- 工作餐申請(qǐng)）到

3、指導(dǎo)老師蓋 章，即可在一飯進(jìn)行工作餐消費(fèi)。對(duì)于其他活動(dòng)必須費(fèi)用， 費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中， 當(dāng)事人應(yīng)充分取得費(fèi)用的發(fā)票 （手 寫發(fā)票或打印發(fā)票），發(fā)票抬頭填寫“華南理工大學(xué)” ，如因未能取得合法（被稅 務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可） 的票據(jù)而遭受剔除的支出部分， 研究生會(huì)原則上不予以承擔(dān)， 由當(dāng) 事人自行負(fù)責(zé)。注：關(guān)于禮品，講座嘉賓、評(píng)委禮品一般控制在 200以內(nèi)或到學(xué)校倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取（b2側(cè)面一樓），如有特殊情況需事先申請(qǐng)；學(xué)生一般不發(fā)禮品，除重要大型活 動(dòng)外（具體在申請(qǐng)預(yù)算時(shí)跟指導(dǎo)老師說(shuō)明） ，學(xué)生禮品建議：筆記本、書籍等 第四條： 監(jiān)督機(jī)制費(fèi)用發(fā)生過(guò)程中， 原則上必須由至少兩人同時(shí)參與或執(zhí)行， 并互相監(jiān)督和共 同承兌相

4、關(guān)責(zé)任，在發(fā)票背面用簽字筆簽上經(jīng)辦人和證明人 （常委或部門負(fù)責(zé)人） 兩人的名字。有關(guān)發(fā)票的注意事項(xiàng)：1. 只有正規(guī)的發(fā)票（打印、手寫發(fā)票）才可報(bào)賬，發(fā)票每張不能超過(guò)200元, 超過(guò)200元發(fā)票必須有銀行刷卡pos單或者網(wǎng)上交易清單及支付清單， 超過(guò)2000 元要求對(duì)公轉(zhuǎn)賬，收據(jù)不可以。2. 發(fā)票上必須有相應(yīng)的單位蓋章才可報(bào)賬， 沒(méi)有單位蓋章或蓋章單位名稱與購(gòu) 買物品種類不吻合不可報(bào)賬。發(fā)票的抬頭為“華南理工大學(xué)”。購(gòu)買物品的 名稱需寫清楚，如：鮮花、雙面膠、筆、本子、礦泉水、電池等具體物名。 寫“禮品”、“用品”、“文具”之類的統(tǒng)稱物名，發(fā)票不能報(bào)賬。3. 請(qǐng)?jiān)诎l(fā)票背面用簽字筆簽上經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)

5、人兩人的名字（公交車、地鐵發(fā)票無(wú)需簽名）。第六條：報(bào)銷前準(zhǔn)備費(fèi)用發(fā)生完畢后， 經(jīng)辦人需填寫“費(fèi)用報(bào)銷清單” （示例見(jiàn) “附件4- 報(bào)銷清 單模板”），應(yīng)遵照“實(shí)事求是、準(zhǔn)確無(wú)誤”的原則，將費(fèi)用的發(fā)生原因、發(fā)生金 額、發(fā)生時(shí)間等要素填寫齊全，并簽署自己的姓名，交共同參與的人員復(fù)查，并 請(qǐng)其在證明人一欄上簽署姓名。第七條：報(bào)銷流程當(dāng)事人應(yīng)將經(jīng)過(guò)經(jīng)費(fèi)審批人簽字的活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)， 費(fèi)用發(fā)生后根據(jù)實(shí)際情況 填寫的“費(fèi)用報(bào)銷清單”和填寫完整的發(fā)票或車票一起送交部門分管副主席， 財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性、費(fèi)用預(yù)算金額與實(shí)際金額的差異合理性、 費(fèi)用單據(jù)的可報(bào)性進(jìn)行審查，如有特殊情況，如票據(jù)明細(xì)和實(shí)際

6、支出內(nèi)容不符， 需在預(yù)算表上加以備注，審查無(wú)異議后，可予接受。第八條：辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)各部門購(gòu)買各種辦公用品，需事先向秘書部提出“辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)”（手 寫或電子版），由秘書部審核通過(guò)后按申請(qǐng)金額和項(xiàng)目購(gòu)買，凡私自購(gòu)買的票據(jù)一律不予報(bào)銷。第九條：報(bào)賬時(shí)間財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人于活動(dòng)結(jié)束后一至兩周內(nèi)將收齊的未處理“發(fā)票” ，“費(fèi)用報(bào)銷 清單”，“辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)” 和活動(dòng)支出預(yù)算申請(qǐng)書統(tǒng)一上交指導(dǎo)老師報(bào)銷， 審 核。成功報(bào)銷項(xiàng)目費(fèi)用， 一般可于報(bào)銷后一周內(nèi)到財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人手上領(lǐng)取現(xiàn)金并簽 字。第十條：附加說(shuō)明本管理制度的制訂、 修改和解釋權(quán)屬于華南理工大學(xué)研究生會(huì)大學(xué)城校區(qū)執(zhí)華南理工大學(xué)研究生會(huì)大學(xué)城校區(qū)執(zhí)行委

7、員會(huì)2014年12月 25日經(jīng)費(fèi)管理1. 在活動(dòng)籌備期間，需將 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請(qǐng)（即 附件 1- 活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)模板） 提交至指 導(dǎo)老師審批，并抄送給秘書長(zhǎng)。一般為活動(dòng)舉行前7-10 天 內(nèi)可提出申請(qǐng)。2. 對(duì)內(nèi)部：活動(dòng)結(jié)束后，需將 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算（即 附件 5-報(bào)銷清單模板）和符 合要求的發(fā)票 一 并提交至分管副主席審核。無(wú)論是否有預(yù)支經(jīng)費(fèi)，都必須將活動(dòng) 的所有經(jīng)費(fèi)結(jié)算情況清晰列明。通過(guò)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算審核報(bào)銷后，活動(dòng)舉辦方即可于分管副主席處領(lǐng)取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算 （即 附件 5-報(bào)銷清單模板） 正面和發(fā)票背面需用 簽字筆 簽上經(jīng)辦人 和負(fù)責(zé)人兩人的名字（公交車、地鐵發(fā)票無(wú)需簽名

8、） 。對(duì)分會(huì)：活動(dòng)結(jié)束后，需將 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算（即 附件 5-報(bào)銷清單模板）一 并 提交至主管副主席審核。 無(wú)論是否有預(yù)支經(jīng)費(fèi)， 都必須將活動(dòng)的所有經(jīng)費(fèi)結(jié)算情況 清晰列明。通過(guò)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算審核后，承辦方即可直接將活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算 （即 附件 5- 報(bào)銷清單 模板） 和 符合要求的發(fā)票 提交至 分管副主席處，領(lǐng)取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。活動(dòng)經(jīng)費(fèi)結(jié)算 （即 附件 5-報(bào)銷清單模板） 正面和發(fā)票背面需用 簽字筆 簽上經(jīng)辦人 和負(fù)責(zé)人兩人的名字（公交車、地鐵發(fā)票無(wú)需簽名） 。3. 特別注意： 執(zhí)委會(huì)自行舉辦的活動(dòng)或研分會(huì)承辦執(zhí)委會(huì)的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用情況只能低于或 等于活動(dòng)前期的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。若超出預(yù)算金額，超出部分

9、金額由活動(dòng)舉辦方或承辦方自行 解決。4. 若活動(dòng)有獲得相關(guān)贊助經(jīng)費(fèi)， 須將款項(xiàng)匯到秘書部銀行賬戶或?qū)F(xiàn)金提交至秘書部進(jìn)行 統(tǒng)一管理；由秘書長(zhǎng)開出 收據(jù) 給相關(guān)企業(yè)作為收款憑證，如需 發(fā)票 ，則需通過(guò)學(xué)校財(cái)務(wù) 處的相關(guān)流程，方可獲得。有關(guān)發(fā)票的注意事項(xiàng)：4. 只有正規(guī)的發(fā)票（打印、手寫發(fā)票）才可報(bào)賬，收據(jù)不可以。5. 發(fā)票上必須有相應(yīng)的單位蓋章才可報(bào)賬， 沒(méi)有單位蓋章或蓋章單位名稱與購(gòu)買物品種類 不吻合不可報(bào)賬。發(fā)票的抬頭為“華南理工大學(xué)”。購(gòu)買物品的名稱需寫清楚，如：鮮 花、雙面膠、筆、本子、礦泉水、電池等具體物名。寫“禮品”、“用品”、“文具” 之類的統(tǒng)稱物名，發(fā)票不能報(bào)賬。6. 如在世博超市購(gòu)買物品， 請(qǐng)憑小票換取發(fā)票， 并保存小票。 世博超市的發(fā)票只有在附上相應(yīng)的小票時(shí)，才可報(bào)賬。7. 請(qǐng)?jiān)诎l(fā)票背面用簽字筆簽上經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人兩人的名字（公交車、地鐵發(fā)票無(wú)需簽名）三、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)流程:分管副主席提前二周向王 老師提交活動(dòng)預(yù)算申請(qǐng)（電子 版），并抄送給主席預(yù)算申請(qǐng)通過(guò)后，王老師批準(zhǔn)預(yù) 支，并在主席得到老師的轉(zhuǎn)賬后， 預(yù)支給分管副主席?；顒?dòng)結(jié)束后，將報(bào)銷清單（電 子版）發(fā)給王老師，并抄送給主 席報(bào)銷清單得到王老師