論企業(yè)信息化建設困境及對策

1、論企業(yè)信息化建設困境及對策    【中圖分類號】F270.7【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0432-02 近年來計算機、網(wǎng)絡技術的普及，為加速企業(yè)信息化提供了硬件基礎，而越來越多的信息從業(yè)人員的產(chǎn)生以及計算機使用的工具化也為企業(yè)信息化創(chuàng)造了軟條件。由于信息化工作能夠前所未有的提高效率，極大的降低管理、作業(yè)成本。為此，各大企業(yè)爭先恐后的跨入信息化行業(yè)，然而，事與愿違，很多企業(yè)為了信息化，建立了大量的信息系統(tǒng)、平臺，花了不少錢，費了不少力，但實際工作效率并未達到預想目標，甚至還不如信息化之前，這是為什么呢？ 作為一個IT從業(yè)

2、人員，我從近20年的計算機使用經(jīng)歷以及工作所涉及的內(nèi)容，就信息系統(tǒng)的建設，談一談我的理解。 國內(nèi)很多企業(yè)在2000年以前就逐步開始引入信息化系統(tǒng)的建設，從最基礎的OA系統(tǒng)到財務系統(tǒng)、再到ERP，從無到有、從簡單到復雜，從到辦公自動化到供應鏈管理，依托信息化系統(tǒng)逐步實現(xiàn)了三流貫通、四流匯通，這些系統(tǒng)的建設對企業(yè)的發(fā)展確實功不可沒，提高了效率。然而，某些系統(tǒng)的開發(fā)使用并沒有給大家工作帶來太多的便利，更有的反而降低了工作效率，大家在使用中怨聲載道。我認為出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因在于信息化不夠徹底，或者說單純的被信息化了。 現(xiàn)狀：目前很多企業(yè)建立了大大小小的各類信息系統(tǒng)，很多工作需要操作多個系統(tǒng)來完成，存在

3、重復操作的情況，而且部分工作是信息化操作和紙質(zhì)操作并行，這就使得工作量變大，信息化工作只拘泥于形式、表面化。 我認為企業(yè)信息化發(fā)展目前面臨以下困境： 一、系統(tǒng)建設標準不統(tǒng)一 二、系統(tǒng)建設歸口不統(tǒng)一 三、系統(tǒng)管理功能不充分 為什么得出以上結論，我的觀點如下： 1、信息系統(tǒng)標準不統(tǒng)一 多數(shù)企業(yè)信息系統(tǒng)建設主要通過招標的方式，甲方提需求，乙方承擔開發(fā)任務來進行的。但是每個承建方所建立的數(shù)據(jù)標準各不相同，在由于功能需求進行系統(tǒng)對接時往往需要另作接口軟件，這樣不僅降低了數(shù)據(jù)交換效率，而且增加了開發(fā)成本。 2、系統(tǒng)建設歸口不統(tǒng)一 信息系統(tǒng)的建設工作應當由信息技術部門來承擔，但是很多企業(yè)存在財務系統(tǒng)單列的情

4、況，財務系統(tǒng)建設仍由財務部門承擔，這就使得財務系統(tǒng)建設不歸口，與其他信息系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的口徑，存在數(shù)據(jù)壁壘，缺乏功能延展性。雖然財務工作由于其特殊性需要相對的獨立，單將其獨立于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之外，既不利于數(shù)據(jù)共享，又不利于數(shù)據(jù)挖掘、加工以及決策等工作的開展，是不科學的。 3、系統(tǒng)管理功能不充分 目前，多數(shù)信息系統(tǒng)管理功能不夠充分，缺乏延展性，就拿某企業(yè)合同審批流程來說，上級公司的合同審批是信息化的，但是下級單位的合同審批流程卻仍為紙質(zhì)，究其原因，發(fā)現(xiàn)下級單位的信息系統(tǒng)并沒有合同審批這一功能和流程，這也是信息化發(fā)展不平衡的一個因素。 那么，如何在信息系統(tǒng)建設上有所突破，將信息系統(tǒng)建成一個更加有利于

5、提高工作效率，更加有助于管理決策，建成一個確實好用，大家想用、愛用的系統(tǒng)，讓信息化工作不再停留在表面，我認為應該解決以下幾個方面的問題。 一是系統(tǒng)建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。很多企業(yè)信息化建設缺乏總體規(guī)劃，總是想到哪里建到哪里，本來可以集成在一起的功能被建成了若干子系統(tǒng)，最讓人頭疼的是由于沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式導致各系統(tǒng)間信息共享困難，也許有人會說，可以開發(fā)數(shù)據(jù)接口，但數(shù)據(jù)接口的使用一是由于存在數(shù)據(jù)轉換，增加系統(tǒng)運行壓力，二是會提高開發(fā)成本。 二是對信息系統(tǒng)缺乏認識，缺乏信心。很多企業(yè)雖然花大力氣建設了信息系統(tǒng)，功能也比較全面，然而系統(tǒng)使用效率卻非常之低，大量工作仍然是紙質(zhì)流轉，糾其原因，是對信息系統(tǒng)的不

6、信任，認為紙質(zhì)的保險，使網(wǎng)絡信息技術如此發(fā)達的今天，無紙化成為空談。 那該如何解決以上問題呢？我認為可以從以下幾個方面著手。 （一）做好系統(tǒng)規(guī)劃 系統(tǒng)規(guī)劃決定了信息系統(tǒng)涵蓋的范圍，明確了系統(tǒng)所涉及業(yè)務和管理內(nèi)容，為系統(tǒng)調(diào)研的開展確定了方向。系統(tǒng)規(guī)劃的眼光必須放長遠，在滿足目前業(yè)務和管理需求的基礎上對系統(tǒng)的定義上必須有一定的延展性和柔性，便于隨時增加內(nèi)容。在我的調(diào)查中，就發(fā)現(xiàn)某些企業(yè)由于系統(tǒng)規(guī)劃做得不到位，出現(xiàn)了信息系統(tǒng)繁多，資源共享困難，管理脫節(jié)的現(xiàn)象，不僅增加了建設成本，而且沒有達到信息化的目的。 所以一個好的信息系統(tǒng)，規(guī)劃相當重要的，它的好壞直接影響到信息化程度以及后期系統(tǒng)維護成本。 （二

7、）重視系統(tǒng)調(diào)研 調(diào)研就是收集、整理、分析的總和，是工作開展的基礎。一次好的調(diào)研必須是在充分準備的基礎上進行的。怎樣才能算是一次好的系統(tǒng)調(diào)研，我認為必須具備以下幾個方面： 1、制作調(diào)研方案 調(diào)研方案包括調(diào)研時間、對象、內(nèi)容、范圍等要素。特別是在調(diào)研對象的選擇上十分考究的，很多調(diào)研者調(diào)研的對象多為領導層，對具體操作崗位的調(diào)研特別粗糙，實際上運用系統(tǒng)最多的，為決策提供數(shù)據(jù)支持的往往是基層操作人員。所以，調(diào)研工作因該是自下而上、由業(yè)務到管理，多維度、多方式的進行，這樣才能讓整個調(diào)研工作有血有肉，全面完善。 2、發(fā)布方案 提前將調(diào)研方案發(fā)布給被調(diào)研者，讓被調(diào)研者有足夠的時間對問題、需求進行梳理，讓調(diào)研工

8、作切實有效。 3、知識準備 一是調(diào)研前調(diào)研人員必須了解被調(diào)研企業(yè)的相關業(yè)務、管理工作大致內(nèi)容，以便于與被調(diào)研人員的溝通。二是調(diào)研人員要具備系統(tǒng)設計以及功能實現(xiàn)等相關知識，便于對被調(diào)研者的需求進行必要的解答。三是調(diào)研組必須有被調(diào)研單位人員參與，便于工作協(xié)調(diào)和對一些業(yè)務、管理內(nèi)容的解釋。 4、現(xiàn)場調(diào)研 在現(xiàn)場調(diào)研的時候做到“三多”，多聽、多問、多記。多聽業(yè)務、管理流程介紹，多問需求和期望，多記重點環(huán)節(jié)、重點業(yè)務、重要需求。 5、調(diào)研反饋 在完成一次調(diào)研過后，需要對所得到的信息進行整合、加工，形成一份系統(tǒng)范圍報告，并反饋給被調(diào)研者，讓他們提出建議意見，裨補闕漏。調(diào)研工作不能一蹴而就，它就像質(zhì)量管理一

9、樣，也有一個PDCA循環(huán)，只有通過反復的調(diào)查、分析、討論和思考才能使調(diào)研工作行之有效，為最終系統(tǒng)設計開發(fā)提供資料和參考。 （三）建立統(tǒng)一的標準 建立統(tǒng)一的系統(tǒng)標準的目的在于對系統(tǒng)的構架、數(shù)據(jù)結構進行規(guī)范。目前就存在很多企業(yè)擁有幾個不同類型的信息系統(tǒng)，分別由不同單位承建，數(shù)據(jù)格式標準都不同，信息共享困難。由此可見建立系統(tǒng)標準的重要性，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范數(shù)據(jù)結構、格式，可有效解決不同系統(tǒng)間信息共享的問題，減少或避免由標準不統(tǒng)一形成壁壘產(chǎn)生的接口開發(fā)費用。 （四）提高信息化認識 前面也提到，很多員工、特別是老員工對信息系統(tǒng)的使用存在較多的疑慮，怕數(shù)字化的東西不保險。這種疑慮是可以理解的，以前也出現(xiàn)過很多病毒爆發(fā)導致的設備損壞、數(shù)據(jù)丟失的情況，但大多是由于疏于防范的結果，對于這些問題，只要準備比較充分，有較好的應急機制（比如備份）是可以避免或者把問題控制在一定的范圍內(nèi)的。 任何事物都存在不確定性，如果為了可控的風險而放棄提高工作質(zhì)量和效率的機會是不明智的。這里就以銀行為例子，銀行業(yè)對信息安全要求是很高的吧，但他們信息化速度卻極快，對信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡的依賴越來越大，從銀行卡在到網(wǎng)上銀行乃至手機銀行和國際結算業(yè)務都實現(xiàn)了信息化。反而紙質(zhì)的存折、憑證卻使用得越來越少。