ERP系統(tǒng)管理制度

1、備案登記號：ERP系統(tǒng)管理制度文件編號：版次：受控狀態(tài)：密級：編制 / 日期：校對 / 日期：審核 / 日期：。第一章總則第一條： 為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱ERP ）系統(tǒng)的管理，有效實施信息化，特制定本制度。第二條： ERP 系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、財務(wù)、質(zhì)量進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條： ERP 系統(tǒng)各崗位人員的職責(zé)管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第四條： ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，納入公司考核體系。第五條

2、： 信管部，作為ERP 系統(tǒng)的管理部門，負責(zé)協(xié)調(diào)各項關(guān)系，為項目的實施提供資源保障。各部門負責(zé)人對本部門數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性負責(zé)，和信管部一起，對整個ERP項目實施負總責(zé)。第二章內(nèi)容第一條 ：我公司 ERP 系統(tǒng)分為采購、銷售、應(yīng)收應(yīng)付、存貨系統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳務(wù)、固定資產(chǎn)等模塊。第二條 ：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說明各模塊主要業(yè)務(wù)流程、各流程操作步驟和方法、 以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考和培訓(xùn)新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第三條： 操作人員在操作過程中如遇到問題應(yīng)先查詢操作手冊（軟件幫助在軟件

3、使用界面按 F1 鍵），如不能解決，應(yīng)及時通知信管部人員解決。第四條： 信管部負責(zé)解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計、分析，建立起可行的知識體系。第五條 ：ERP 系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程， 具有高度上下級的關(guān)聯(lián)性，ERP 系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)， 如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確； 同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。第六條 ：ERP 系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透

4、露給他人使用。1。第七條 ： ERP 系統(tǒng)操作人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊端口。第八條： 各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP 相關(guān)操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規(guī)定：1 、制單人員應(yīng)在指定的時間認真、實時編制單據(jù)，編制過程中要細心，并對自己所編制單據(jù)進行自檢，保證單據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性；2 、制單人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫ERP 用戶權(quán)限申請表 ，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP系統(tǒng)中進行更改。二）審核人員管理規(guī)定：l、審核人員嚴格按ERP 制單任務(wù)及工時統(tǒng)計、檢查內(nèi)容對制單人員所編單據(jù)進行實時審核，并對自己的審

5、核工作負責(zé)，如發(fā)現(xiàn)制單人員數(shù)據(jù)錄入錯誤，應(yīng)及時調(diào)整錯誤數(shù)據(jù)，避免錯誤數(shù)據(jù)影響到下游工作部門。2 、審核人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫ERP 用戶權(quán)限申請表，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP 系統(tǒng)中進行更改。第九條： 手工單據(jù)管理要求：1 、手工單允許使用的情況；1 ）當(dāng)打印機出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡(luò)不通或打印模板出錯導(dǎo)致不能正常打印領(lǐng)料單、采購收貨單、進倉單時，應(yīng)及時通知信管部，由信管部確認修復(fù)所需時間，如當(dāng)時不能解決可先使用手工單據(jù)， 但單據(jù)上需要信管部人員簽字確認。 同時信管部應(yīng)在兩小時內(nèi)解決非硬件性故障并通知打印人員進行打印， 將手工單據(jù)附于手工單后， 并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)

6、的手工單據(jù)號。2 ）非正常工作時間因設(shè)備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購，應(yīng)電話請示公司總經(jīng)理， 經(jīng)批準(zhǔn)后，方可先由相關(guān)人員手工記錄其采購、入庫及領(lǐng)用過程， 并 12 小時內(nèi)通知相關(guān)部門核實情況，經(jīng)確認后在ERP 系統(tǒng)中補錄單據(jù)并打印，同時將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對應(yīng)并在打印單據(jù)上填寫手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據(jù)。2 、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)安排相應(yīng)的人員填寫手工單據(jù)，相應(yīng)的審核人員審核簽字后方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在 ERP 系統(tǒng)中的執(zhí)行， 下游工作部門應(yīng)同樣先以手工單據(jù)進行處理，此類單據(jù)應(yīng)于12 小時內(nèi)在ERP 系統(tǒng)補錄完成

7、。同時將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP 單據(jù)。2。3 、手工單填寫要求及規(guī)范：手工單應(yīng)經(jīng)具相應(yīng)權(quán)限審核人簽字確認，所有單據(jù)必須按ERP設(shè)定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現(xiàn)制單人（錄入用戶）與部門主管（審核用戶） 為同一人的情況，下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員，同時由此引發(fā)的責(zé)任由單據(jù)審核人員負責(zé)。4 、若制單審核中有一個環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個環(huán)節(jié)的人員均不在崗，則由該部門負責(zé)人指定該部門相應(yīng)的制單審核人員。5、若部門負責(zé)人無法指定相應(yīng)的臨時操作人員，則由該部門負責(zé)人同意后， 方可開具手工單，該部門的相關(guān)人員在回崗后應(yīng)將該手工單

8、于12 小時內(nèi)錄入 ERP 系統(tǒng)，并將手工單附于補錄的打印單后。第十條： 調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：1、物料清單的定額調(diào)整： 應(yīng)由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由部門經(jīng)理報總經(jīng)理審批后，信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改ERP 系統(tǒng)內(nèi)的物料清單。2、收發(fā)存的誤差調(diào)整： 在財務(wù)核對后找出相應(yīng)的差距經(jīng)由部門經(jīng)理報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的人員方可在 ERP 系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。 （必須確認為非人為錯誤造成的差距）第十一條： 反審核單據(jù)管理要求：1 、制單人員完成操作后，審核人員進行審核時發(fā)現(xiàn)錯誤，可及時在部門內(nèi)刪除該錯誤數(shù)據(jù)進行重新制單，或要求制單人更正。2 、審核人員完成審核進入下游單據(jù)時，下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)

9、出現(xiàn)錯誤，則應(yīng)及時要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正，并說明相關(guān)的原因。第三章ERP 系統(tǒng)資料修改流程ERP系統(tǒng)資料的修改應(yīng)嚴格按照以下流程圖有序進行，基本分為權(quán)限修改、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應(yīng)的申請表后，由其所在部門負責(zé)人簽字確認，經(jīng)逐級審批后， 方可交信管部的人員執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料，相關(guān)人員應(yīng)及時電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)，并在于12 小時內(nèi)及時補填辦以上手續(xù)；ERP 管理員未接到主管領(lǐng)導(dǎo)的緊急通知或?qū)徟^的申請表不得隨意修改系統(tǒng)資料，若隨意修改， 造成后果及損失一律由其本人承擔(dān)。3。領(lǐng)取申請表填寫申請信息部門負責(zé)人意見總經(jīng)理審核管理員執(zhí)行確認執(zhí)行結(jié)果表格歸檔

10、1 、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權(quán)限的增加或減少）l）本人提出申請，到信管部領(lǐng)取ERP 申請表。2 ）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、申請人、申請日期、申請詳情等。3 ）部門負責(zé)人意見4 ）總經(jīng)理審核意見5 ）公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見6 ）管理員執(zhí)行7 ）申請人確認執(zhí)行結(jié)果8 ）信管部將該表格統(tǒng)一編號并歸檔。2 、附表。4。表 3-1ERP用戶權(quán)限申請表編號 :_申 請 人新進員工已過試用期未過試用期申請人信息用 戶 名在職員工崗位變動非崗位變動部門崗位/ 職務(wù)模塊名稱單據(jù)/ 報表瀏覽編輯審核備注申請人：審批流程信息管理部：總經(jīng)理：部門負責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請

11、人確認 :備注 : 1 、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2 、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。表 3-2ERP 往來單位變動申請表編號： _申請人信部門新增修改申請人變動類別息清溝單編往 來 單 位 簡往來單位全稱聯(lián)系方式開戶銀銀行帳號備注往 來 單 位往來單位類型地址聯(lián)系人號稱行編號供應(yīng)商客戶供應(yīng)商客戶申請人：總經(jīng)理：ERP管理員：審批流程部門負責(zé)人：公司領(lǐng)導(dǎo)：完成情況申請人確認：信息管理部：備注 : 1 、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2 、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。5。表 3-3ERP貨品資料變動申請表編號： _申請人信息申 請 人變動事

12、項新增貨品部門修改貨品請購單編號貨品名稱規(guī)格單位類別備注貨品編號申請人：總經(jīng)理：審批流程信息管理部：公司領(lǐng)導(dǎo)：部門負責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請人確認 :備注 : 1 、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2 、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。第四章懲罰辦法一、考核部門：信管部于次月10 日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后執(zhí)行相應(yīng)的獎懲措施。二、考核職責(zé)：1 、部門負責(zé)人考核職責(zé)：l ）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人負責(zé)對本部門單據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進行考核，并提供考核依據(jù)。2 ）財務(wù)部門負責(zé)人負責(zé)對財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進行考核，并提供考核依據(jù)。2 、信息管理部考核職責(zé)：

13、負責(zé)對財務(wù)及業(yè)務(wù)各模塊單據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進行。6?？己?，并提供考核依據(jù)。三、懲罰內(nèi)容：（一）單據(jù)錄入及時性：1 、 ERP崗位職責(zé) 要求各部門按該時間點完成，如各項硬件軟件環(huán)境均運行正常而錄單不及時，一張單據(jù)罰款10 元。2、手工單據(jù)在特殊情況下己實施完畢，但未能在12 小時內(nèi)補錄ERP 單據(jù)，則每張單據(jù)罰款 10 元。3 、每月 26 日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認該單據(jù)屬于當(dāng)月應(yīng)執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款10 元。（二）數(shù)據(jù)錄入正確性：1 、下游單據(jù)在制單過程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致下游工作無法繼續(xù)，由其通知信管部人員進行核實情況，如情況屬實，則每張單據(jù)罰制單

14、人員5 元，審核人員 10元。（三） ERP帳號權(quán)限：1 、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或?qū)徍藛螕?jù)者，每發(fā)現(xiàn)一次對其處以20元 / 次罰款。（四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫，如制單人與主管領(lǐng)導(dǎo)屬同一人簽字，由信管部查實該情況后，制單人罰款10 元，主管領(lǐng)導(dǎo)20 元。（五）安全管理：ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任，同時對其處以100 元次的罰款。（六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：1 、財務(wù)部負責(zé)業(yè)務(wù)端及財務(wù)端結(jié)賬，月結(jié)賬應(yīng)為每月10 日下班之前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應(yīng)為下季度首月的12 日下班之前結(jié)上個季度的賬（年結(jié)賬除外） ，若未在規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣 200 元。2 、在月末結(jié)賬時，相關(guān)操作人員應(yīng)本著認真、負責(zé)、細致的態(tài)度，積極配合，確保ERP結(jié)賬工作的按時順利進行。結(jié)賬過程中檢查出的問題以書面單形式進行確認，次月10 日匯總后送交總經(jīng)辦，若檢查出來的問題未書面提交，經(jīng)信管部核實，每發(fā)生一次扣款10 元。7。3 、在月末結(jié)帳時，信管部人員未經(jīng)所屬領(lǐng)導(dǎo)審批私自調(diào)整帳務(wù)數(shù)據(jù)，每發(fā)生一次扣款100元。（七）罰款款項歸屬：所有罰款的款項均交財務(wù)部