ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度

1、ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度 第一階段職務(wù)/姓名簽字日期批準(zhǔn)審核編制管理：綜合管理部文件號版本號：A0此文件屬于無事先授權(quán)不得使用、復(fù)制、傳播和泄日期：密。綜合管理部2015年 11月 08日更改記錄序號變更描述編制審核批準(zhǔn)更改日期目錄1 前言目的為保證 ERP系統(tǒng)第一階段的穩(wěn)定正常運(yùn)行，規(guī)范系統(tǒng)的使用和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，達(dá)到資源有效共享，結(jié)合公司的實際，特制定本制度。范圍本制度對以下運(yùn)行管理方面加以明確：（ 1） 各部門（崗位） ERP職責(zé)及要求（ 2） 系統(tǒng)管理（ 3） 權(quán)限管理（ 4） 檢查與考核（ 5） 獎勵與處罰本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)部ERP系統(tǒng)使用。解釋權(quán)與生效時間本制度

2、的解釋權(quán)屬公司綜合管理部。本制度自發(fā)布之日起生效，各相關(guān)部門按本制度的執(zhí)行。2 各部門（崗位）ERP職責(zé)及要求綜合管理部ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理工作。公司 ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質(zhì)及部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置及維護(hù)。負(fù)責(zé)組織制定 ERP穩(wěn)定運(yùn)行所需要的相關(guān)制度、文件及工作標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督指導(dǎo)執(zhí)行。負(fù)責(zé)平衡、協(xié)調(diào)解決 ERP運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，并針對ERP系統(tǒng)提出管理建議。ERP專員負(fù)責(zé)各部門 ERP權(quán)限設(shè)定、維護(hù)及管理。負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)內(nèi)報表的開發(fā)和修改工作。負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理、后臺維護(hù)等。作為公司對外接口，與 ERP及接口提供商進(jìn)行協(xié)議并及時解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中的問

3、題。向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報 ERP運(yùn)行情況，協(xié)助組織召開系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)、分析及問題討論會議。網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)硬件設(shè)備和軟件的安裝、維護(hù)。銷售部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門ERP工作。管審批銷售相關(guān)單據(jù)。內(nèi)銷售部 ERP的整體管理工作，ERP項目接口人。勤管理客戶信息?？蛻粜畔⒔o客戶報價。報價單料件、工具等借予客戶使用，錄入借出單。借出單借出歸還，錄入借出歸還單。借出歸還單業(yè)根據(jù)銷售合同，錄入銷售訂單?？蛻粲唵蝿?wù)銷售接單后對原訂單物料或單價、交期或數(shù)量的變更?？蛻粲唵巫兏鼏螁T根據(jù)發(fā)貨計劃，且生產(chǎn)部已生產(chǎn)入庫，按客戶的要求發(fā)貨。銷貨單客戶退貨。銷退單

4、錄入銷售發(fā)票銷售發(fā)票錄入預(yù)收款單、收款單。預(yù)收款單、收款單采購部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述位安排并檢查本部門ERP工作。主審批采購相關(guān)單據(jù)。管工藝與采購共同制定BOM損耗率。采購部ERP的整體管理工作，ERP項目接口人。內(nèi)管理供應(yīng)商信息。勤接受發(fā)票，整理發(fā)票交財務(wù)掛賬，為會計審核采購發(fā)票做準(zhǔn)備。計劃接收客戶訂單等編制生產(chǎn)或采購計劃。員對各種研發(fā)類、新產(chǎn)品的零件進(jìn)行詢價，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價格。對批量生產(chǎn)需要的各種零件進(jìn)行比議價，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價格。錄入對各種情況下產(chǎn)生的請購單，對采購供應(yīng)商、數(shù)量、單價、交期等采信息進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)主管審批完發(fā)放。購采購單管理及跟蹤執(zhí)行情況。員對已經(jīng)有入庫的采購訂

5、單的采購合同變更時，對采購訂單也做相應(yīng)的變更。對應(yīng) ERP工作及要求供應(yīng)商信息采購 / 外協(xié)、生產(chǎn)計劃詢價單核價單維護(hù)請購信息，從請購單生成采購單采購單采購變更單對下發(fā)的采購訂單進(jìn)行跟蹤催貨，到貨送檢，及時取得入庫單，質(zhì)檢單，錄入進(jìn)貨單。進(jìn)貨單已經(jīng)進(jìn)入庫房，在生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。退貨單錄入采購發(fā)票采購發(fā)票車間生產(chǎn)需原材料委外加工，錄入委外領(lǐng)料單。委外領(lǐng)料單委外加工超定額領(lǐng)料，錄入委外超領(lǐng)單。委外超領(lǐng)單委外領(lǐng)料后退回。委外退料單外協(xié)加工付款必須按合同申請，以便財務(wù)付款單指定到對應(yīng)合同委外發(fā)票中，錄入委外發(fā)票。錄入預(yù)付款單、付款單。預(yù)付款單、付款單庫房 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對

6、應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門ERP工作。管書面審批異常數(shù)量調(diào)整單、報廢領(lǐng)料單。料件倉庫間的調(diào)撥。調(diào)撥單從庫房借出料件；從供應(yīng)商或者客戶處借入料件。審核借出 / 入單借出的料件歸還給倉庫；借入的料件歸還給供應(yīng)商或者客戶。審核借出 / 入歸還單審核廠內(nèi)發(fā)退料單、委外退料單。審核廠內(nèi)發(fā)料單、廠內(nèi)超領(lǐng)單、委外領(lǐng)料單、委外超領(lǐng)單。庫質(zhì)檢員檢驗完到貨的物料后，通知庫管員點(diǎn)數(shù)并入庫，審核進(jìn)貨單。審核進(jìn)貨單管員在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車間將物料退回不合格品庫房，審核退貨單由采購員錄入退貨單，庫管員點(diǎn)退貨數(shù)量，審核退貨單。根據(jù)質(zhì)檢工程師對客戶退給銷售的物料判定結(jié)果，點(diǎn)數(shù)入庫。審核銷退單對公司需報廢

7、的物料的賬務(wù)處理。報廢單生產(chǎn)成品后入庫。審核成品入庫單發(fā)貨給客戶。審核銷貨單研發(fā)部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門ERP工作。管審核 BOM相關(guān)單據(jù)。標(biāo)根據(jù)設(shè)計師新加材料的需求，本著公司優(yōu)化資源，方便維修、采購的方向，綜合平衡是否新增品號，如需，則必須按新品號申請流程申請，確保品號相關(guān)屬準(zhǔn)申請完后方可新增品號，并保證數(shù)據(jù)庫材料編號、名稱、規(guī)格等相關(guān)性的規(guī)范化屬性的標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述位安排并檢查本部門ERP工作。審核生產(chǎn)相關(guān)單據(jù)。主錄入產(chǎn)品BOM清單。管BOM變更，有以下幾種情況：BOM與生產(chǎn)實際不符、 工藝路線從外購改自制、 工藝路

8、線從自制改外購、材料定額增加、材料定額減少。生產(chǎn)計劃內(nèi)的領(lǐng)料，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單。生產(chǎn)計劃內(nèi)領(lǐng)料的退回。廠內(nèi)加工超定額領(lǐng)料，錄入廠內(nèi)超領(lǐng)單。班組庫管員各項目計劃的物資配料、發(fā)料車間后，書面審核廠內(nèi)發(fā)料單長生產(chǎn)輔料、消耗性工具的領(lǐng)料。生產(chǎn)輔料、消耗性工具領(lǐng)料的退回。成品入庫，錄入成品入庫單。對應(yīng) ERP工作及要求錄入 BOMBOM變更生產(chǎn)退料單廠內(nèi)超領(lǐng)單審核廠內(nèi)發(fā)料單費(fèi)用領(lǐng)料單費(fèi)用退料單成品入庫單3. 系統(tǒng)管理用戶端不得私自修改ERP軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關(guān)計算機(jī)程序ERP專員負(fù)責(zé)按照系統(tǒng)安全規(guī)定定期對ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)應(yīng)用程序進(jìn)行備份，并對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫運(yùn)行全過程進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行和

9、數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡(luò)管理員定期對ERP服務(wù)器及各終端設(shè)備進(jìn)行防毒、殺毒處理。各用戶對自己錄入的單據(jù)負(fù)責(zé)，對需要用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實，如有問題及時通知ERP專員，同時各相關(guān)部門指定專人對本部門的數(shù)據(jù)工作進(jìn)行檢查。ERP 系統(tǒng)用戶在休假或因公外出時，必須將相關(guān)的工作內(nèi)容授權(quán)給其他用戶負(fù)責(zé)完成，并給相應(yīng)人員申請臨時權(quán)限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴(yán)禁在ERP系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。對錄入超過半小時的單據(jù)，需要在不超過半個小時保存，以免單據(jù)丟失。為提高ERP系統(tǒng)資源利用率，用戶在完成操作后，應(yīng)及時退出ERP避免其他用戶無法使用系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，各部門必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級審核人員

10、應(yīng)履行本崗位職責(zé)，單據(jù)錄入、審核在 1 個工作日內(nèi)辦理完，特殊情況在 2 個工作日內(nèi)辦理完。各種單據(jù)審批流見附表。4. 權(quán)限管理ERP 專員必須遵守保密制度，嚴(yán)禁把自己的密碼轉(zhuǎn)告他人；不得泄露其他用戶的密碼，不得在 ERP系統(tǒng)上操作超越自己權(quán)限的信息；不得用不正當(dāng)手段、方法對模塊進(jìn)行修改。公司需要數(shù)據(jù)修改時必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。各部門新增用戶權(quán)限、用戶權(quán)限的變更，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報ERP專員進(jìn)行設(shè)置。用戶必須更改個人初始密碼，不得把用戶名和密碼借給他人使用。5. 檢查與考核說明ERP系統(tǒng)運(yùn)行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度考評相結(jié)合的方式。每周對各部門實際發(fā)生的業(yè)務(wù)情況與進(jìn)入系統(tǒng)業(yè)務(wù)的差異等進(jìn)行小結(jié)。根據(jù) ERP運(yùn)行的實際情況，組織召開ERP系統(tǒng)各部門運(yùn)行檢查總結(jié)會，對一些文件進(jìn)行分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6. 獎勵與處罰. 處罰條例提供數(shù)據(jù)不及時、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯誤；錄入數(shù)據(jù)不及時、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯誤；各級審核人員未認(rèn)真履行職責(zé)，審核單據(jù)不及