醫(yī)藥連鎖配送中心管理制度

1、曹縣同福堂醫(yī)藥連鎖配送中心管理制度第一章 總 則配送中心是公司配送各種物資及物資管理的重要場所。 它的主要任務(wù)是： 保 管好庫存物資，做到數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量完好，確保安全，收發(fā)迅速，降低費(fèi)用，加 速資金周轉(zhuǎn)。為了保障配送中心貨品保管安全、 提高倉庫工作效率和物流對接規(guī)范， 制定 本管理制度，確保本公司的物資儲運(yùn)安全。第二章 適用范圍一、針對配送中心倉庫。二、使用于配送中心所有員工。第三章 崗位設(shè)置與職責(zé)一、配送中心包括采購部、倉儲部、財(cái)務(wù)部等；設(shè)經(jīng)理、采購員、倉庫管理 員、財(cái)務(wù)人員、看庫工等崗位； 2016 年固定編制 8 人，節(jié)假繁忙時(shí)節(jié)可增編 2 名鐘點(diǎn)工。二、配送中心經(jīng)理負(fù)責(zé)中心的全面管理，

2、 公司物資采購計(jì)劃匯總及實(shí)施、 供 應(yīng)商的開發(fā)與管理、物資的儲備與保管、配送與運(yùn)輸、安全與防范、部門之間的 協(xié)調(diào)等工作，保證按時(shí)、按量供應(yīng)質(zhì)優(yōu)、價(jià)美的物品給各分店部門。三、采購員負(fù)責(zé)按申購計(jì)劃及時(shí)采購各種物資， 并對所有采購物資的質(zhì)量及 其安全性、可靠性負(fù)責(zé)，及時(shí)了解和反饋市場行情，做到保質(zhì)、比價(jià)、擇優(yōu)、安全、及時(shí)四、倉庫管理員負(fù)責(zé)物料的收單、收料、檢驗(yàn)、入庫、發(fā)料、退料、儲存、防護(hù)等工作，對所收發(fā)、保管的物品數(shù)量和質(zhì)量負(fù)責(zé)，執(zhí)行5S規(guī)范，做到分區(qū)儲貨、存量合理、賬物相符、日清日結(jié)。五、倉庫看管工負(fù)責(zé)夜間倉庫安全六、財(cái)務(wù)部作為業(yè)務(wù)監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)定期盤點(diǎn)、核查配送中心的貨物流轉(zhuǎn)與 儲存情況，并主

3、導(dǎo)資金收付的處理第三章作業(yè)行為規(guī)范一、嚴(yán)格遵守公司和部門各項(xiàng)規(guī)章制度：1、自覺遵守公司的員工手冊及本部門的規(guī)章制度，服從領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)守時(shí)和效率，主動工作，服務(wù)好一線部門。2、倉庫人員申購匯總收單要全面及時(shí)、分門別類、做好與各部門的溝通，根據(jù)庫存量對申購單進(jìn)行分解處理，擬定合理的采購與配送計(jì)劃，并將采購計(jì)劃 及時(shí)上報(bào)。3、采購人員根據(jù)采購計(jì)劃及時(shí)采購，堅(jiān)持貨比三家、質(zhì)量保證、安全可靠、價(jià)格合理的采購原則；對長期定量的采購項(xiàng)目，尋找具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商合作。4、非配送中心員工不得進(jìn)入倉庫，因工作需要的經(jīng)請示中心經(jīng)理同意后，在倉管員的陪同下方可進(jìn)入倉庫，任何進(jìn)入倉庫的人員必須遵守倉庫管理制度。5、所有

4、人員進(jìn)出倉庫時(shí)必須自覺配合倉管員的檢查。6、嚴(yán)禁在倉庫和配貨區(qū)內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁在庫區(qū)內(nèi)吃東西，違者依照員工手 冊相關(guān)條款處罰。7、嚴(yán)禁員工向供應(yīng)商索要任何回扣、贈品、商品。8、服從上級的工作安排，并按時(shí)保質(zhì)保量完成上級交待的任務(wù)。二、嚴(yán)格執(zhí)行倉庫的貨物保管制度：1、嚴(yán)格按照“ 5S ”（整理、整頓、清掃、安全、清潔）的標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范 倉庫貨物管理。2、倉管員、看庫工必須全面掌握倉庫所有貨物的貯存環(huán)境、分區(qū)、堆層、搬運(yùn)等注意事項(xiàng)，以及貨品配置配套（包括禮品等）、性能和一些故障及排除方 法。3、倉管員對所有入庫貨物的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查和控制。4、貯存在倉庫的貨物，按照貨物的品類、品牌、型號、規(guī)格等分區(qū)歸

5、類， 整潔擺放，在貨架、貨板上作相應(yīng)的標(biāo)識，并制作一個(gè)倉庫貨物擺放平面圖 張貼于倉庫入口處。5、同品的貨物，不同批次入庫要分開擺放，發(fā)貨時(shí)要按照“先進(jìn)先出”的 順序原則出庫。6、嚴(yán)格遵照貨物對倉庫的貯存環(huán)境要求（如：溫、濕度等）進(jìn)行貯存保管， 定時(shí)對貨物進(jìn)行清潔和整理，注意冷庫、中藥庫、陰涼庫等關(guān)鍵部位。7、保證倉庫環(huán)境衛(wèi)生、過道暢通、空氣清新，并做好防火、防潮、防盜等 安全防范的工作，學(xué)會使用滅火器等工具，每天下班前必須檢查各種電器電源等 安全情況。8、倉管員按照財(cái)務(wù)部的要求及時(shí)地記錄好所有貨物進(jìn)出倉的賬目情況，每 天做好盤點(diǎn)對數(shù)工作，保證賬目和實(shí)物一致。9、倉管員、看庫工不得挪用、轉(zhuǎn)送倉庫

6、內(nèi)的任何物品，其他人員需要到倉歡迎下載3庫借用貨物的，必須經(jīng)過本中心負(fù)責(zé)人在借條上批準(zhǔn)后才能讓其借走。10、倉庫、配貨區(qū)、包裝耗材及其它貴重物品的專柜、專庫鎖匙由中心負(fù)責(zé)人和倉管員專人保管，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)交他人保管和使用，更不得隨意配制。三、嚴(yán)格執(zhí)行貨物進(jìn)出倉庫規(guī)程：1、嚴(yán)格執(zhí)行倉庫的貨物進(jìn)出倉的運(yùn)作流程， 確保倉庫區(qū)域貨物的貯存安全2、采購人員協(xié)同倉管員按出庫單、派車單等對單作業(yè)，逐一配貨。3、倉管員在接到入庫通知時(shí)，按照入庫單與采購員、送貨員做好貨物清點(diǎn) 交接工作，并在入庫單、送貨單上簽字確認(rèn)，中心經(jīng)理核查。4、倉管員在接到出庫通知時(shí)，按照出庫單與配送員做好貨物清點(diǎn)交接工作, 并要求司機(jī)/配

7、送員在出庫單上簽字確認(rèn)；配送到分店等的配送單據(jù)，必須有分 店等收貨負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽收單交回倉庫。5、倉管員、配送員必須按照進(jìn)出倉流程做好各項(xiàng)交接工作。第四章物品的申購、采購、驗(yàn)收及退換一、申購下單：1、各分店出品部所需貨品于當(dāng)天晚上下班前分類做出次日的申購計(jì)劃表，店長批準(zhǔn)；將申購單分類錄入電腦系統(tǒng)并確認(rèn)上傳成功后， 發(fā)微信知會配送中心。2、固定資產(chǎn)類設(shè)備的申購，統(tǒng)一由各申購單位向公司經(jīng)理書面申購， 再由 總經(jīng)理審批后交采購部采購。3、特殊情況需臨時(shí)追加采購的，各店申購人員要在每天上午9:00之前向采 購部補(bǔ)單申購，以免造成采購與配送的延誤和混亂； 各單位要盡力減少計(jì)劃外申購，若經(jīng)常追加的要追究申

8、購人的責(zé)任。4、特殊產(chǎn)品、新產(chǎn)品或系統(tǒng)無品名的材料可用電話微信下單；電腦系統(tǒng)故障時(shí)全部改為電話微信下單。二、采購：1、采購部負(fù)責(zé)公司貨品的采購工作，其它部門無權(quán)直接進(jìn)行常規(guī)采購。2、采購部接到接受申購指令后，必須分輕重緩急，按規(guī)定時(shí)間及時(shí)分單給 各分管采購員或已簽約供應(yīng)商及時(shí)購進(jìn)， 否則影響申購部門正常運(yùn)作的，責(zé)任由 采購部負(fù)責(zé)；無論是采購員自購，還是讓供貨商供貨，務(wù)必遵循“貨比三家、價(jià)比三家”的原則，充分利用買方優(yōu)勢，力求物美價(jià)廉。3、暢銷品類的采購作業(yè)在總數(shù)量方面按申購單土 20%以內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁超量, 以免造成積貨；品種可以根據(jù)市場的變化靈活處理，但保持類型相近；藥品質(zhì)量 一定要求新鮮適銷

9、，對質(zhì)量不合格的，采購人員要負(fù)直接責(zé)任。4、配送中心經(jīng)理負(fù)責(zé)接收各分店下單、 總倉分單工作及與所有供應(yīng)商的往 來業(yè)務(wù)，可授權(quán)倉管員負(fù)責(zé)部分日常作業(yè)； 采購員負(fù)責(zé)本市原材料及零星采購任 務(wù)；外地采購任務(wù)由中心經(jīng)理布置，其接貨工作由配送員負(fù)責(zé)；采購員要注意 存量警示、銷量警示“，不要無視庫存情況。三、收貨與檢驗(yàn)：1、所有貨物均須在配送中心（或指定分店）集中驗(yàn)收，驗(yàn)收后檢驗(yàn)人員要 及時(shí)在送貨單（或市場小票）上簽字確認(rèn)，回交配送中心。具體安排如下：貨物來源品質(zhì)驗(yàn)收員審核員物流提貨倉管員/配送員采購員供應(yīng)商送貨倉管員采購員3、原則上當(dāng)天收貨的物料需要當(dāng)天處理完畢，進(jìn)行入庫信息的統(tǒng)計(jì)，點(diǎn)數(shù) 入庫、填數(shù)入賬

10、。4、倉管員必須嚴(yán)格按照規(guī)定對每一個(gè)入庫單的入庫物料進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，發(fā) 現(xiàn)異常情況要追查原因，及時(shí)處理（有缺料的，有破損的不能登帳入庫；如已登 帳入庫需要開“退貨通知單”扣除等同入庫數(shù)量）。7、中心經(jīng)理、倉管員、各分店店長是各類物品的質(zhì)量檢驗(yàn)員，行使對相應(yīng) 申購物品的質(zhì)量檢驗(yàn)權(quán)力，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；特殊原因需由其他人員檢驗(yàn)收貨的， 由相關(guān)責(zé)任人授權(quán)并承擔(dān)責(zé)任。四、退換貨：1、中心總倉、各申購使用單位對貨不對板、質(zhì)量不符的物品均可退換貨。2、屬于貨不對板、質(zhì)量不好或嚴(yán)重超量而影響正常銷售或使用的藥材及物 品，要即時(shí)通報(bào)配送中心經(jīng)理，再進(jìn)行換貨或退貨處理3、由各部門檢驗(yàn)人員書面注明退換貨理由，連同所列物

11、品退回配送中心， 配送中心再與相關(guān)供應(yīng)商或采購人員交涉，及時(shí)妥善處理。4、退換貨品應(yīng)盡量保持收貨時(shí)的原狀，不要出現(xiàn)人為損壞現(xiàn)象，以便配送 中心的后續(xù)處理。5、屬于本部門內(nèi)部管理不善造成的不合格貨品，或由于延誤時(shí)間造成變質(zhì) 的貨品不予退換，且要追究當(dāng)事人的責(zé)任。4、倉管員對退倉貨品必須當(dāng)日次分揀歸類，即殘次品、即期品、正品等， 登記入賬，及時(shí)退換處理。第五章物品配送一、所有物品以配送中心為主要集結(jié)地， 按計(jì)劃分車次循環(huán)配送，配送員定 時(shí)送達(dá)到各店后，再由各店長、店務(wù)助理等檢驗(yàn)人員確認(rèn)貨品的品質(zhì)與數(shù)量。二、配送貨品包裝分門別類做好標(biāo)識，對單裝車，分區(qū)擺放，單隨貨走；送貨單必須有品名、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)

12、量等項(xiàng)目。三、配送員/司機(jī)要主導(dǎo)卸貨，驗(yàn)貨完畢之后，收回已經(jīng)被確認(rèn)的送貨單一聯(lián)，裝入專用文件袋帶回；所有單據(jù)收貨送貨人員均須簽字確認(rèn)，以備考核。四、配送車輛配備周轉(zhuǎn)箱、戒刀、封箱膠帶、行車記錄本等工具，以方便驗(yàn) 收作業(yè)，工具由配送員保管，遺失賠償。五、原則中心采購人員、簽約供應(yīng)商不得直接押貨到店，接觸各店驗(yàn)收人員。第六章單據(jù)傳遞一、各單位常規(guī)表單由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編制，以公司“藥天下管理系統(tǒng)”為常 規(guī)傳遞通道，匯總至配送中心及財(cái)務(wù)部；系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，改為紙質(zhì)；固定資產(chǎn) 采購采用紙質(zhì)表單。二、所有有關(guān)財(cái)物的單據(jù)，必須有經(jīng)手人確認(rèn)簽字。所有單據(jù)流程由財(cái) 務(wù)部規(guī)定相關(guān)流程。三、數(shù)據(jù)與單據(jù)關(guān)系到貨款支付和成

13、本核算，各分店一定要有專人負(fù)責(zé) 管理，并做好成本登記，以便內(nèi)部核算，同時(shí)要及時(shí)提交財(cái)務(wù)部記賬。第七章盤點(diǎn)管理、盤點(diǎn)時(shí)間：分為定期和不定期1、定期盤點(diǎn)：每月最后一天，由財(cái)務(wù)部主導(dǎo)，配送中心人員配合。2、不定期盤點(diǎn)：由倉儲部牽頭，協(xié)同配送中心不定時(shí)對某品牌、某單品進(jìn) 行抽查。3、 盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)異常問題及時(shí)反饋處理，處理時(shí)限不超過24小時(shí)。4、盤點(diǎn)時(shí)需保證盤點(diǎn)數(shù)量的準(zhǔn)確性和公正性，弄虛作假，不按盤點(diǎn)作業(yè)流 程作業(yè)等要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。5、盤點(diǎn)初盤、復(fù)盤責(zé)任人均需簽名確認(rèn)，并對結(jié)果負(fù)責(zé)。二、帳物不符處理：庫存物料發(fā)現(xiàn)帳物不符時(shí)需要查明原因，追蹤溯源，再根據(jù)責(zé)任輕重進(jìn)行處 理，處理分為按規(guī)定扣分罰款、承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失、報(bào)案等。三、物品報(bào)廢處理：1、對即期品、過期品要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)迅速處理，報(bào)中心經(jīng)理審定。2、對確認(rèn)的報(bào)廢