基層督導人員的管理技巧教材

1、【內(nèi)訓精品系列教材之一】基層督導人員的管理技巧【工作教導:JI】【工作改善:JM】【工作關系:JR】【工作安全:JS】page:1 of 20基層督導人員的管理技巧【工作教導:JI】1.基層督導人員應具有的五項能力 1.1計劃 A.內(nèi)容 B.目的 C.層次 D.種類 1.1計劃A內(nèi)容:定義目標;制定策劃,以實現(xiàn)這些目標;開發(fā)一個全面的分層計劃體系,以綜合和協(xié)調(diào)各種活動;計劃既涉及目標(做什么),也涉及達到目標的方法(怎么做);計劃分為:正式計劃/非正式計劃 1.1計劃B 目的: 給予方向; 減少沖突,差異,浪費; 設立指標,利于控制 1.1計劃C 層次: 下一級的計劃與目標,不可以抵觸上一級的

2、計劃和目標; 把過程做好,管控好,計劃已成功了一半;page:2 of 20 就算是目標值沒有100%達成,但是,大家同心協(xié)力地去做了有共識的事,這個過程就已經(jīng)被認真地思考過,(要干什么)和(怎么干),這就有價值了 1.1計劃D 種類: 盈虧(費用、成本、利潤) 時間急迫 優(yōu)先級 1.2組織 A.結(jié)構設計 B.權力與義務 C.變革 D.改造 1.2組織A 結(jié)構設計:功能機制式(工作職掌)的設計與職能的關系 A:部門化:機械式的相關結(jié)構 B:虛級化:有機式的相關結(jié)構(功能、項目或委員會) 1.2組織B 權力與義務指揮權力的獲得項目小組的編組與授權效率獎功制度,質(zhì)量擁有否決權效率獎功制度,團隊績效

3、擁有否決權 1.2組織C 變革學習型組織組織始于學習,終于學習page:3 of 20知識資源共享的組織以拉引取代推動以鼓勵符合取代遣責不符合組織的成敗,管理者的責任占98% 1.2組織D 改造化阻力為助力化沖突為動力,雙向交流親自參與尋求支持溝通協(xié)調(diào)談判學習(培訓)專業(yè)素養(yǎng)強制改變習慣激勵創(chuàng)新緊迫意識取代行動緩慢 1.3領導 A.統(tǒng)御 B.領導 C.管理 D.統(tǒng)合綜效 1.3領導A統(tǒng)御(統(tǒng)御是心靈地圖的默契)認識心靈地圖認識佛認識感性的經(jīng)營-以人為本的右腦經(jīng)營人的天賦:自由意識/想像力/良知/獨立意志從思維做起唯有方向(地圖)正確,努力才有意義page:4 of 20 1.3領導B 領導(領

4、導是確定所做的事是否正確) 認識善與性本善持續(xù)存入六種情感存款 了解別人注意小節(jié) 信守承諾 闡明期望 誠懇正直勇于道歉同理心的聆聽-要用心從品德做起燈塔是船長的明燈 1.3領導C 管理(管理是有效地把事情做好) 認識品德感性理性的經(jīng)營管理那才有說服力管理自勉 對關鍵性的事務-整合 對重大的事務-求變 對所有的事務-寬大(包容)從習慣做起好的管理習慣知識技巧意愿113 1.3領導D 統(tǒng)合綜效 管理是硬件,從習慣做起領導是軟件,從品德做起統(tǒng)御是協(xié)同,從思維做起page:5 of 201.4協(xié)調(diào)1.4.1圓滿人際溝通的技巧1.4.2圓滿工作關系的結(jié)合1.4.3人際關系的八不不要吝于對自己投資,創(chuàng)造自

5、我附加價值;不要忽略游樂,可帶來融洽的情誼;不要喪失交友的熱忱,應主動積極;交友不能講求得失功利,算計他人;不要疏忽禮節(jié),提升友誼質(zhì)量;不要侵犯他人隱私,強求他人配合你;不要放棄初次見面機會,以爭取認同;不要疏忽本業(yè),唯本立才可道生 1.5控制 A.要素 B.過程與神話（霧區(qū)） C.種類 1.5控制A 要素: 控制點控制系統(tǒng)控制手法過程的控制質(zhì)量的控制統(tǒng)合綜效(共享)的控制控制的信息獲得(正確性與有效性) 1.5控制B過程與神話（霧區(qū)）page:6 of 20過程 神話（霧區(qū)）單向 計算機的速度,取代不了溝通雙向 信息多好網(wǎng)絡與交互作用 新好混合生產(chǎn)與混品的預防 數(shù)據(jù)分析所需的 A.正確性 B

6、.有效性 C.適切性 1.5控制C 種類 作業(yè)控制能力控制生產(chǎn)控制過程控制設備及流程布置成本控制維護控制質(zhì)量控制2.正確工作教導方法 2.1督導人員必需透過部屬完成工作2.2教導前的準備事項2.3在職訓練(OJT)2.4督導人員必備的五條件2.5教導的對象2.1督導人員必需透過部屬完成工作(以獨立性的個人善待部屬) 工作情形,明白告知事先想好,希望部屬如何改進工作指導部屬做得更好page:7 of 20優(yōu)良部屬,實時贊賞隨時注意既少又感人的工作或行為贊賞時機要打鐵趁熱部屬異動,事先溝通 如果可能應把原因告訴部屬 設法使部屬接受異動的安排潛能志向,鼓勵發(fā)展 發(fā)掘部屬潛能 不要阻礙部屬發(fā)展2.2教

7、導前的準備事項計劃教導時間表 教導誰 教導什么工作 何時完成教導準備工作分解表 列出步驟 找出要點(質(zhì)量、安全、易作)準備教導需要的東西 備齊教導時用的設備、工具及材料準備教導場所 整理清潔教導用的工作場所2.3在職訓練(OJT)2.3.1教育訓練的要領 (1)傳達教育 (2)報告、聯(lián)絡、商討 (3)正面評價2.3.2勵行四大步驟 (1)做給他看看 (2)說給他聽聽page:8 of 20 (3)讓他做做看 (4)要給他褒獎2.4督導人員必備的五條件：A.工作的專業(yè)知識與技巧B.職責的了解與負責C.改善的技巧與分解D.領導的技巧與同心E.教導的技巧與有效2.5教導的對象：A.新進上崗B.在職再

8、訓練C.儲備多能工3.工作教導的四階段法A.準備B.示范C.實作D.上線3.工作教導的四階段法A第一階段準備(硬軟體) 造成輕松的氣氛 告訴他將教導的工作名稱 詢問他是否曾做過這項工作 強調(diào)認真學習的重要 調(diào)整至正確的教導位置3.工作教導的四階段法B第二階段示范(傳授) 一面做給他看、一面講給他聽主要步驟 一面做給他看、一面講給他聽每一步驟的要點 一面做給他看、一面講給他聽每一要點的理由 page:9 of 20耐心地解答問題3.工作教導的四階段法C 第三階段實作(試作) 讓他做做看-改正錯誤 讓他再做一遍說出主要步驟 讓他再做一遍同時說出要點 讓他再做一遍同時說出要點的理由 鼓勵并確認已徹底

9、了解3.工作教導的四階段法D第四階段上線(驗收) 請他加入工作 指定協(xié)助他的人 常常檢查與指導 鼓勵發(fā)問 逐漸減少指導學習者沒有學會是因為教導者沒有教好page:10 of 20基層督導人員的管理技巧【工作改善:JM】一.工作改善的四階段法 1.工作改善的四階段法A這是一種可以提高現(xiàn)有人力、機械設備及原料使用效率,迅速促進產(chǎn)量與質(zhì)量提升的實際方法.第一階段-作業(yè)分解 將現(xiàn)在作業(yè)方法分成小作業(yè)細目,逐一記錄,不要遺漏; 所有“搬運作業(yè)、機械作業(yè)、手工作業(yè)”全部列為細目2.工作改善的四階段法B 第二階段-作業(yè)分析(就每一細目作自問檢討) 分析項目 為什么要做這個細目? 做這個細目的目的是什么? 在

10、什么地方做最好? 在什么時間做最好? 什么人去做最好? 用什么方法最好? 下列事項應同時分析 材料 配置 機械 動作 設備與工具 安全 設計 環(huán)境整理 產(chǎn)生構想,立即記錄下來3.工作改善的四階段法C第三階段-創(chuàng)造對策(展開新方法) page:11 of 203.1以構想創(chuàng)造對策(1)刪除不必要的細目 (2)合并可“同時、同地、同人”做的細目 (3)重組細目的順序 (4)簡化現(xiàn)行作業(yè)方式,使工作更省力與安全 材料、設備及工具置于好取并好找的位置 利用重力-斜坡、漏斗、滑槽等送料設備 有效地運用雙手 用治具、工模、夾具固定工件或工具 3.2與部屬討論,借助不同意見 3.3整理細目,成為新工作方法4

11、.工作改善的四階段法D 第四階段-推動新方法 呈報上司 與部屬溝通 知會有關部門,征得同意(或送提案審查委員會通過)如:生管、制造工程、工業(yè)工程、品管、財務等 立即并確實執(zhí)行新方法 提供創(chuàng)意的部屬,不要忘記給予獎勵二.工作場所的問題解決四階段法第一階段掌握事實 調(diào)查問題發(fā)生前的事實 涉及那些規(guī)則與慣例 找相關人員訪談 了解當事人的說法與心情 第二階段慎思規(guī)定 整理事實 分析事實間之關聯(lián)性 根據(jù)事實,找出可能采取的措施page:12 of 20 必需符合公司規(guī)定和方針 評估措施對目的、對當事人、對其他部屬、對生產(chǎn)的影響切忌以偏概全的下決定 第三階段采取措施 應該自己去做嗎? 需要別人幫助嗎? 要

12、向上司報告嗎? 執(zhí)行時機恰當嗎? 不要推諉責任 第四階段確認結(jié)果 什么時間確認? 確認多少次? 當事人的工作與態(tài)度、其它部屬的反應、產(chǎn)量質(zhì)量是否變好 所采取措施是否有效?三.工作改善的目的增加生產(chǎn) 爭取競爭的勝利 降低成本 提供客戶所需的產(chǎn)品 提高本身的生活水準四.激勵部屬的潛能 1.【激勵因素】追求內(nèi)在的滿足 成長 工作本身 升遷 被賞識 責任 成就 2.【保健因素】追求外在的滿足page:13 of 20 地位 與部屬關系 個人生活 與同仁關系 薪水 工作環(huán)境 與公司關系 監(jiān)督 公司政策及企業(yè)文化 3.激勵活動:激勵成績記錄 4.自我的激勵A4.1突破心鎖,跨越界限 心結(jié) 盲點 設限4.2

13、善用逆境正轉(zhuǎn)法 化阻力為助力 視問題為機會 遇挫折即成長5.自我的激勵B 5.1運用柔性人際模式 彈性 包容 開發(fā)6.全方位運用五項修煉6.1學習型組織之運作 自我超越 心智模式 團隊學習 共同愿景 系統(tǒng)思考五.工作改善的基本認識工作改善不是又增加了一個新問題page:14 of 20是督導人員的主要責任督導人員對于工作改善的細目了解最清楚督導人員向工作改善研究技術人員提出需求、想法,共同達成任務員工是由督導人員來促進享受成果的 六.新舊工作方法的比較 改善的細目,效果,貢獻量(或指標)6.1生產(chǎn)量的變化6.2機械運作的變化6.3質(zhì)量的變化6.4效率與周期的變化6.5七大浪費的節(jié)省 等待 做太

14、多 不良太多 動作太多 搬運太多 庫存太多 加工太多6.6環(huán)境的改善七.工作改善的結(jié)果評價7.1再現(xiàn)性評估 正面 負面7.2持續(xù)PDCA的改善 更好更快 更多員工參與八.對于員工抗拒JM的認識與有效應對方法: 由于員工多半焦慮改變,恐懼失敗,因此,就產(chǎn)生默默抗page:15 of 20議,使改革柔軟無力,無疾而終.因此,下列步驟很瑣碎卻很重要A.從員工自己工作場所選出改善項目 B.現(xiàn)場一眼就可以看到的缺失或浪費C.改善項目的周期時間很短 D.已經(jīng)是一個問題 E.不做一鳴驚人的大改善 F.不涉及公司的機密 G.不做過去的改善成功案例 H.利用查核表,利用卡片 I.練習口才,書寫及簡報 J.表演不

15、宜超過20分鐘九.工作改善八步驟:A.簡單介紹工作(3分鐘)B.表演現(xiàn)行方法(3分鐘)C.念出分解細目D.利用自問的問句E.利用構想的意念F.表演新方法(2分鐘)G.新方法實施的范圍H.新方法的效果(數(shù)量化最好)page:16 of 20基層督導人員的管理技巧【工作關系:JR】永遠記住，在展開工作之前，一定要先把人際關系做好，把建立人際關系當作做好工作的第一步1.改善人際關系的四大基本要決 了解人際關系及工作如何進行教導學員何時及如何賞識 (贊賞)部屬事先與部屬討論工作進度與變更如何激發(fā)部屬的潛力2.工作關系四大類 感覺到的預想到的找上門來的自已跳進去的3.工作改善的人際關系四階段掌握問題發(fā)生

16、的事實系統(tǒng)化的慎思決定采取有紀律的措施鼓勵人員的努力4.第一階段:如何掌握事實的方法 A.交談前應考慮的六大事項a.不要與他爭論 b.使他表明心事c.不要打斷他的說話 d.不要過早下結(jié)論page:17 of 20e.不要自已獨占說話 f.作個好聽眾 B.交談時應注意的五大事項 a.整理事實 b.考慮事實相互關系 c.考慮可能采取措施 d.確認有關規(guī)定和方針 e.是否符合目的,對其它部屬是否有影響5.第二階段:如何系統(tǒng)化的慎思決定 a.是否該由自已做b.是否須要別人幫助c.是否要向上司報告d.注意實施措施的時機6.第三階段:如何采取措施 a.糾正措施b.預防措施c.擴大措施效果d.措施有效性評估

17、及驗證e.措施有效后的標準化f.措施標準化之后的維持g.措施的下一回合PDCA7.第四階:給予鼓勵a.立即鼓勵b.避免物質(zhì)鼓勵c.雖不滿意,但是仍然倚重d.貢獻留下痕跡page:18 of 20基層督導人員的管理技巧【工作安全:JS】1.安全四階段第一階段:思考事故要因第二階段:慎思決定對策第三階段:實施對策第四階段:檢討結(jié)果2.第一階段:思考事故2.1思考要因六要點 a.觀察、調(diào)查、尋問b.探求物與人c.對照規(guī)則基準d.保持安全警覺意識e.預見潛在危機f.更深一層探求3.第二階段:慎思對策 3.1慎思決定對策六原則a.整理要因、思考相互關系b.詢問有關人員c.思考幾個對策d.確認方針，規(guī)劃，基準e.決定次佳的對策f.檢討自已有無造成災害3.2針對物