如何做好行政后勤管理工作1_-莫延春的博客——人力資源管理BLOG-

1、如何做好行政后勤管理工作1_->莫延春的博客人力資源管理BLOG<-百度空間 | 百度首頁 | 登錄 空間“游戲中心”上線啦！養(yǎng)寵物、種蔬果、當(dāng)院長多款熱門游戲，隨你挑選.歡聚無限，歡樂無限！ 我要去玩>> ->莫延春的博客人力資源管理BLOG<-moyanchun2009的空間 主頁博客相冊|個人檔案 |好友 查看文章 如何做好行政后勤管理工作12009年07月25日 星期六 10:24企業(yè)的正常運(yùn)作必須以后勤部門的良好運(yùn)轉(zhuǎn)為保障其工作的好與壞將直接影響到全公司的經(jīng)營效益，因此，做好該項(xiàng)工作就必須要建立合理的組織機(jī)構(gòu)，制訂出切實(shí)可行的管理制度，根據(jù)公司的現(xiàn)

2、實(shí)情況，可以后以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn)和加強(qiáng)。 行政人事部作為公司的一個幕僚部門，她肩負(fù)整個公司的管理重任，他不僅為了公司正運(yùn)轉(zhuǎn)提供了服務(wù)平臺，而且為公司的所有活動提供各種支持和服務(wù)，它運(yùn)作的好壞，直接關(guān)系到整個公司的規(guī)化進(jìn)程，但是在現(xiàn)實(shí)的生活中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是他的工作多是服務(wù)性的，而且工作成績又沒有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認(rèn)為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其它部門主管人員流失量要大得多。 一、 事行政部門的工作職責(zé)： 1負(fù)責(zé)本部門的行政管理和日常事務(wù)，協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門之間的協(xié)調(diào)，落實(shí)

3、公司規(guī)章制度，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報，負(fù)責(zé)對會議文件決定的事項(xiàng)進(jìn)行催辦，查辦和落實(shí)，負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂。 2人力資源管理與開發(fā) 1） 組織架構(gòu)的設(shè)計崗位描述人力規(guī)劃編制考勤管理的工作。 2） 招聘使用：提供工作分析的有關(guān)資料，使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致，對申請人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定，對提升調(diào)遷獎懲和辭退做出決定職務(wù)分析和工作分析的編寫，制定人力資源計劃，通過這些使企業(yè)內(nèi)部“人事相宜“即采用科學(xué)的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來實(shí)現(xiàn)人力資源合理配制。 3）工作報酬： 制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，通過報酬保險和

4、福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促進(jìn)員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。 4）培訓(xùn)開發(fā)：現(xiàn)在的市場無疑應(yīng)是產(chǎn)品質(zhì)量的競爭，說到底是人才的競爭，是一個企業(yè)整體素質(zhì)的競爭。一個產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，也是一個企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn)，所以應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單，制定并實(shí)施培訓(xùn)開發(fā)計劃，主要指職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn)，為員工發(fā)展提供咨詢，規(guī)范在職培訓(xùn)開發(fā)的指導(dǎo)，通過培訓(xùn)開發(fā)來“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進(jìn)員工的行為方式，達(dá)到期望的標(biāo)準(zhǔn)。 5）人員考核： 工作考核，滿意度

5、調(diào)查，研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意評價系統(tǒng)，制定紀(jì)律獎懲制度，以工作職責(zé)來制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，通過這些活動公平的決定員工的地位和待遇，促進(jìn)人力資源開發(fā)和合理利用，并且提高難度維持公司的經(jīng)營的高效率。 3公司各項(xiàng)規(guī)章制度的修訂，制定及檢查監(jiān)督運(yùn)用剛?cè)岵?jì)的管理模式，制定一套符合公司自身的管理制度，運(yùn)用權(quán)利和組織系統(tǒng)，強(qiáng)行進(jìn)行指揮控制命令硬性管理來達(dá)到目的。 4、總務(wù)管理 沒有后勤的保障，就保證不了生產(chǎn)穩(wěn)定正常的進(jìn)行。首先要制定相關(guān)制度。加強(qiáng)對宿舍食堂水電辦公用品零星修繕部分固定資產(chǎn) 衛(wèi)生、環(huán)境、車輛的管理。 5、強(qiáng)調(diào)公司精神，創(chuàng)建公司的企業(yè)文化企業(yè)文化不但能反映出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的戰(zhàn)略目標(biāo)，群體意

6、識價值觀念和道德規(guī)范，還能凝集企業(yè)員工的歸屬感積極性和創(chuàng)造性，引導(dǎo)企業(yè)員工為企業(yè)和社會的發(fā)展而努力，同時企業(yè)文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力制度，一種是軟的約束力無形的，就是活躍企業(yè)的文化生活，良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。 6、塑造企業(yè)形象 1) 企業(yè)精神形象,它對于員工有強(qiáng)大的凝聚力.感召力,引導(dǎo)力和約束力,能增加員工對企業(yè)的信任感,自豪感和榮譽(yù)感 2) 企業(yè)環(huán)境形象因?yàn)閯?chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，是企業(yè)生產(chǎn)活動順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，而充分認(rèn)識企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎(chǔ) 3）企業(yè)員工形象制定<<員工日常行為規(guī)范>>，困為良好的員工素質(zhì)和形象，是企業(yè)形象的

7、重要構(gòu)成要素，也是企業(yè)文化的具體落實(shí)員工良好的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學(xué)文化水平、精神風(fēng)貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象 明確本部門在公司中的角色和地位 1、起了對公司起到助手和參謀的作用，作為公司的中層干部：首先，要從意識上進(jìn)地轉(zhuǎn)變，要明白自已不再是公司的管家，不但和其他部門是伙伴合作關(guān)系，更重要和老板是戰(zhàn)略合作關(guān)系，那么我們從事人員就要發(fā)揮應(yīng)有的作用，在公司人事政策，人事關(guān)系等問題上，為了公司的整體利益，要為老板提供建議，成為老板的好助手和好幫手，只有這樣，才能發(fā)揮該部門和人員的作用 2、做好公司的服務(wù)者和監(jiān)督者： 1）是為了公司發(fā)展和員工生活等提供服務(wù)； 2）是作為一個職

8、能部門，又對各部門和勞動與人事工作進(jìn)行檢查，并對違反者進(jìn)行相應(yīng)的處罰 3、自律者和示范者：該部門和人員作為管理制度的制定者，又是執(zhí)行者，我們首先要嚴(yán)于律己，打鐵還要自身硬，如果自己不能嚴(yán)格要求自己，也就不能嚴(yán)格要求別人，對部門的威信就會產(chǎn)生很壞的影響 4、人事行政部門的人員，雖然是一個管理部門，但也是一個團(tuán)隊(duì)，公司設(shè)立他的目的，是為了完成公司的目標(biāo)，這就要求我們要像運(yùn)動員一樣和全體員工共同朝著公司目標(biāo)沖刺，又要像教練員一樣隨時對員工給予指導(dǎo)和幫助，共同完成公司目標(biāo) 三本部門有關(guān)人員的互素質(zhì)要求，因該部門人員的主要工作是和公司人員打交道，所以對部門人員素質(zhì)、知識、技能和資格等要求都較高，不僅要求

9、我們服務(wù)意識強(qiáng)，而且要求能長于溝通和協(xié)調(diào)，對員工心理也要有一定程度的掌握，對相關(guān)的人事知識與技能也有一定要求 四要發(fā)揮該部門的作用，我們不僅要做好團(tuán)隊(duì)管理工作，不要做好系統(tǒng)管理工作，為企業(yè)建立好人力資源管理系統(tǒng)，即以識人為基礎(chǔ)的人事管理系統(tǒng)，選人為先導(dǎo)的招聘選拔系統(tǒng)，育人為動力的培訓(xùn)系統(tǒng)，用人為核必的配置使用系統(tǒng)，留人為目的的薪酬激勵系統(tǒng) 五目前人事行政部門及人員最終要幫助解決企業(yè)“該來的不來，不該來的又來了；該走的不走，不該走的又走了”的不正常現(xiàn)象，這又涉及到公司的管理體制，招聘制度，績效管理，薪金政策，企業(yè)文化等內(nèi)容，具體到人事行政部門就是如何做好招人，育人，用人，留人四大環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容總

10、而言之，人事行政部工作的最終目標(biāo)就是確保公司的正常運(yùn)作及生產(chǎn)穩(wěn)步，正常的進(jìn)行，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這也是人事行政部門存在的價值，作為一個人事行政部門的主管，如果不能掌握以上大部分知識和技能，是不可能做好該部門的工作，更不用說為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益了。 食堂部門管理 1、人員配置：應(yīng)根據(jù)全公司的實(shí)際人數(shù)和參照同行業(yè)其它公司情況來配置食堂的炊事工作人員（一般在百人比例或人） 2、組織形式： ） 按照公司干部員工習(xí)慣，在條件許可的情況下設(shè)立飯?zhí)茫ㄊ?、室?） 管理干部與員工就餐分開，或以部門相結(jié)合 ） 課長或經(jīng)理級人員的就餐分開 ） 根據(jù)公司生產(chǎn)情況定班進(jìn)餐（白班，晚班零點(diǎn)） 3、管理形式：可分三種形式

11、進(jìn)行選擇 ） 是以公司指定專人和部門管理； ） 是承包給公司內(nèi)部的部門或人員管理； ） 是承包給公司以外的單位或人員進(jìn)行管理。 4、制訂食堂管理制度：管理形式和人員配置確定以后，應(yīng)該制訂好一套管理制度以保障工作的合理運(yùn)行（具體細(xì)則如上班時間，遵守公司規(guī)章制度，分工合作，輪換班制，請假休息，輪休代班等等） 5、對飯?zhí)萌藛T進(jìn)行素質(zhì)教育和專業(yè)培訓(xùn) 保安部門管理和異常事件的處理： 加強(qiáng)對人員進(jìn)出公務(wù)訪客車輛物品了入消防安全防盜防災(zāi)職業(yè)安全防護(hù)等的管理，同時對員工進(jìn)行安全教育，貫徹“安全第一”“預(yù)防為主”的指導(dǎo)思想，創(chuàng)造一個安寧祥和的工作，生活環(huán)境，保證公司員工的生命財產(chǎn)安全。規(guī)范異常事件處理程序，能及

12、時發(fā)現(xiàn)和處理問題，保證工場正常的秩序，避免或減少職工人身受到傷害，避免或減少工場財產(chǎn)和職工財產(chǎn)受到損失。 本部門管理程序分以下幾點(diǎn)：首先，按計劃配置保安人員；其次，制定出各崗位的工作責(zé)任制度第三，就是對保安人員（特別是新招人員）進(jìn)行素質(zhì)測試和體能訓(xùn)練，使其達(dá)于到合格保安人員的條件。（具體細(xì)則，如：門衛(wèi)規(guī)定，進(jìn)出入公司的制度等等）（另附） 一、 異常事件：與常規(guī)現(xiàn)象不同，對工場正常秩序造成影響的，給職工人身及財產(chǎn)和工廠財產(chǎn)安全帶來危害的事件，如：職工違紀(jì)、火災(zāi)、盜竊、安全隱患、交通事故等。 二、 異常事件的分類： 1、普通類型：事件較小，間接對工廠和職工造成危害較輕的，如一般違紀(jì)等。 2、重要類

13、型：事件較大，直接對工廠和職工造成危害較重的，如嚴(yán)重違紀(jì)等。 3、緊急類型：需馬上處理的對工廠和職工造成危害的事件，如火災(zāi)、盜竊、交通事故等。 三、 異常事件的添附表格 1、保安巡查記錄表四、 異常事件的處理擔(dān)當(dāng)： 1、各崗位保安及保安隊(duì)長、副隊(duì)長 一、 普通類型的異常事件處理： 1、保安發(fā)現(xiàn)問題后，及時控制局勢，向隊(duì)長或副隊(duì)長匯報并登錄保安巡查記錄表上； 2、隊(duì)長或副隊(duì)長接到匯報后，應(yīng)及時趕到現(xiàn)場確認(rèn)處理 3、事實(shí)確認(rèn)后，隊(duì)長或副隊(duì)長直接開處罰單向安全擔(dān)當(dāng)及時向總務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報處理。 4、總務(wù)部門確認(rèn)符實(shí)后，向上匯報，逐級批準(zhǔn)。 5、以上程序在兩天內(nèi)須有處理結(jié)果，值班人員負(fù)責(zé)歸檔。 二、 緊

14、急類型的異常事件的處理： 1、現(xiàn)場保安發(fā)現(xiàn)緊急問題后，能現(xiàn)場處理的應(yīng)馬上處理，不能現(xiàn)場處理的應(yīng)迅向隊(duì)長或副隊(duì)長匯報，必要時直接向總務(wù)部門負(fù)責(zé)安全方面的領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理匯報； 2、總務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)立即到達(dá)現(xiàn)場處理問題，并迅速向上一級匯報； 3、必要時，可以直接向公安機(jī)關(guān)求助。以上程序須馬上處理，處理后的結(jié)果由值班人員歸檔。 總務(wù)采購管理細(xì)則： 一.建立公開透明的采購業(yè)務(wù)流程，明確總務(wù)采購業(yè)務(wù)范圍，規(guī)范采購程序,從而達(dá)到降低采購風(fēng)險，提高采購質(zhì)量，為工場的順利運(yùn)營提供優(yōu)質(zhì)可靠的后勤保障。制定各工作崗位責(zé)任制度（要結(jié)合全公司規(guī)章制度逐條分細(xì)規(guī)定形成各工作的準(zhǔn)則） 1.定期組織各崗位人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水

15、平，使每個崗位工作能量達(dá)到飽和狀態(tài) 2.對物質(zhì)采購及辦公用品的零星購買要做出祥細(xì)的規(guī)定 3.加強(qiáng)與其它部門的協(xié)調(diào)與合作，遵照工作涉及的范圍，職責(zé)，權(quán)限，清晰問題的處理的法則 二、人員配置采購員 1：食品，待客用品,柴油，液化氣；采購員2：木材，維材，消耗器具,設(shè)備,電工用品，辦公家具，宣傳標(biāo)識； 采購員3：工服，宿舍用品，勞保用品，清潔用品，電信品，紀(jì)念品，臨時采購；費(fèi)用管理員：1人; 三、采購員應(yīng)具備的素質(zhì) ） 具有一定的采購知識，知識面廣，溝通能力強(qiáng)， ） 掌握采購方面的知識和技巧。 ） 工作嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，疏而不漏。 ） 為人正直，奉公守法，嚴(yán)以律己，不貪圖小利。 ） 遵守采購規(guī)程,對供

16、應(yīng)商饋送的財物自動呈報上繳統(tǒng)一管 理。 ） 身體健康，精力充沛，能吃苦耐勞。） 采購員職責(zé) ） 訂購單的下達(dá)。 ） 與供應(yīng)商有關(guān)交期，交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。 ） 物品市場行情的調(diào)查，并統(tǒng)計分析 ） 查證物品的品質(zhì)和數(shù)量。 ） 品品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。 ） 對供應(yīng)商進(jìn)行評估，并作成報表。 ） 對特殊,突發(fā)的問題,應(yīng)立即向直屬上司報告。 ） 完成上司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)；接受上司質(zhì)詢，報告相關(guān)工 作情況 四、職責(zé) 費(fèi)用管理員職責(zé) ） 每天抽查市場行情,掌握市場信息的基本情。 ） 每月抽查固定供應(yīng)商的供貨價格及采購員的市場采購價格是否與市場行情相符,發(fā)現(xiàn)問題及時向采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理匯報。 ） 每天確認(rèn)"

17、;到貨驗(yàn)收小組"驗(yàn)收貨物的具體情況，核對所送物品單價是否符合市場行情，所送物品是否符合求購的要求。 ） 協(xié)調(diào)各個采購員之間的工作量,以便正確,按時完成總務(wù)采購任務(wù) ） 負(fù)責(zé)部門年度,月度費(fèi)用預(yù)算/實(shí)際管理。 ） 負(fù)責(zé)采購的臺帳統(tǒng)計,分析評估各類費(fèi)用的使用報告。 采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理職責(zé) ） 物品供應(yīng)商的尋找，資料收集及開發(fā)工作。 ） 與供應(yīng)商的比價，議價談判工作。 ） 及時跟蹤物品價格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。 ） 部門員工的管理培訓(xùn)工作。 ） 與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。 ） 定期評估采購員和供應(yīng)商的績效和質(zhì)量。 采購員的紀(jì)律約束 ） 有下列情況之一的采購員

18、將不再允許從事工廠的采購工作，情況嚴(yán)重的作罰款或解雇處理。 ） 經(jīng)常不按規(guī)定的流程操作。 ） 喪失采購員應(yīng)具備的素質(zhì)。 ） 向供應(yīng)商索要物品或收取好處。 ） 采購過程中相互勾結(jié)，弄虛作假，損公肥私者。 ） 經(jīng)判斷或證實(shí)的其他不符合要求事項(xiàng)。 供應(yīng)商的管理 一、供應(yīng)商的選擇要素 A必須持有工商部門發(fā)行的營業(yè)執(zhí)照（特殊行業(yè)需持特種執(zhí)照），有固定營業(yè)場所，能提供合法票據(jù)，并盡量能通過銀行轉(zhuǎn)帳。 B、商譽(yù)良好，品種規(guī)格型號齊全的公司 C、價格合理，質(zhì)量可靠，服務(wù)優(yōu)良。 D提供食品的供應(yīng)商還須持有衛(wèi)生許可證，其生產(chǎn)或經(jīng)營場所和食品運(yùn)輸過程必須采取必要的衛(wèi)生防范措施。 二、供應(yīng)商的開發(fā)步驟和追蹤管理 A由

19、總務(wù)采購部門將采購物品分為食品,維修材料,辦公文具,藥品,辦公家具,通訊用品,生活用品,勞保用品,食堂設(shè)備,廚具,家電,清潔用品,工服,待客用品,紀(jì)念品,廣告宣傳品， B由總務(wù)采購部門根據(jù)物品的分類,搜集各類物品的供應(yīng)商,每類物品在2-3家左右。 C對每天批量購買的物品,需成立供應(yīng)商評估小組:由總務(wù)部門經(jīng)理任組長,采購經(jīng)理,費(fèi)用管理員，采購員或總經(jīng)理指派的其它部門經(jīng)理組成評估小組。 調(diào)查評估： 1.由評估小組考核供應(yīng)商的規(guī)模,信用,倉庫面積等。 2.如實(shí)填寫所調(diào)查項(xiàng)目的現(xiàn)狀，然后由評估小組進(jìn)行綜合評估，將合格供應(yīng)商按分類記錄 3.送樣或小批量試驗(yàn)之后采購只可從合格供應(yīng)商中采購，財務(wù)付款時也應(yīng)審

20、核名單。 4.比價議價定價：對送樣或小批量合格之材料評定品質(zhì)等級，并進(jìn)行比價和議價，確定一個最優(yōu)的價格性能比。供應(yīng)商必須按以下原則準(zhǔn)時向總務(wù)采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理用信函,傳真或送達(dá)的方式提供報價 5.維修材料，清潔用品，文具用品，生活用品，廚房消耗品,肉類，凍品，調(diào)味品,副食品等每年5月和12月的15-20號提供報價； 6.評估小組確認(rèn)后的報價將按其報價周期，價格基本上保持不變(如20號確認(rèn)的維材報價,其價格在20至次月19日的價格將保持不變)。 7.因市場原因引起的價格突變時，供方應(yīng)第一時間通知我方，待取得采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理同意后才可送貨。 納期及送貨數(shù)量管理: 1 供應(yīng)商需在規(guī)定的時間送貨，如不

21、能在規(guī)定的時間送貨，需以傳真形式通知采購員或采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理； 2 送貨單上應(yīng)注明所對應(yīng)的訂貨單號碼,物品名稱,數(shù)量，單價，規(guī)格型號和品牌,所有送貨單需加蓋公章和有負(fù)責(zé)人的簽名。 3 送貨時需按訂貨單填寫送貨明細(xì)，一旦送貨必須同時帶上送貨單；如一次性送不完訂貨單上的所有物品，可以分幾批送，但須按訂單的納期送完； 如不能按納期送貨，供應(yīng)商需在送貨單后面注明延期原因并簽名確認(rèn) 4 所有送貨單和發(fā)票抬頭需填寫本公司名稱。每個自然月的25至次月5日核對上月的送貨單據(jù)。 5供應(yīng)商輔導(dǎo):列入合格供應(yīng)商名冊的供應(yīng)商，公司應(yīng)給予管理，技術(shù)，品管上的輔導(dǎo)。 追蹤考核: 每半年對供應(yīng)商的交期，交量，品質(zhì)，售后服務(wù)等項(xiàng)

22、目進(jìn)行考核評分，按評分等級分成優(yōu)秀，良好，一般，較差幾個等級供應(yīng)商之篩選: 對于較差之供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰，將其列入候補(bǔ)名單，重新評估。 對于一般之供應(yīng)商，應(yīng)予以減少采購量，并重點(diǎn)加以輔導(dǎo)。 對于優(yōu)秀之供應(yīng)商(供貨品質(zhì)優(yōu)良,交貨期及時,價格合理)，應(yīng)加大采購量。 不合格供應(yīng)商的判斷要素： 提供的商品報價和實(shí)際價格經(jīng)確認(rèn)在一個月內(nèi)有15%的物品價格存在不合理性。 提供的商品過程中故意以次充好或缺斤少兩。 拉攏或采取其他方式賭賂采購和驗(yàn)收等相關(guān)人員 一個月內(nèi)出現(xiàn)一次送貨不守納期。 提供的商品中有2%達(dá)不到所要求的規(guī)格型號,或提供的食品重量一個月內(nèi)有3次超訂量的3%。 對反映的質(zhì)量問題沒有采取有效對應(yīng)

23、措施,同一質(zhì)量問題在3個月內(nèi)再重犯的。 對認(rèn)真負(fù)責(zé)的采購員，驗(yàn)收人員進(jìn)行人身攻擊或散布謠言損害其聲譽(yù)者。 提供食品的供應(yīng)商不符合環(huán)境衛(wèi)生要求。 經(jīng)采購擔(dān)當(dāng)確認(rèn)有其它不符合工廠要求的行為。 采購作業(yè)指導(dǎo) 求購單開具和呈交： 要求請購人員必須依據(jù)庫存情況計算出請購數(shù)量。 求購單應(yīng)注明品名，規(guī)格，數(shù)量，需求日期，注意事項(xiàng)，流水編號，部門代碼，科目代碼及申請人聯(lián)系電話等。填寫納期時需充分考慮求購單審批過程所需之時間，原則上希望納期以總務(wù)部門接收求購單后五個工作日為準(zhǔn) 求購單經(jīng)主管審核后依請購核定權(quán)限呈送總務(wù)采購部門 緊急請購時，由請購部門于請購單的“備注欄”中說明情況，并加蓋“緊急采購”章。 請購單需

24、總務(wù)經(jīng)理承認(rèn)，采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理確認(rèn)。采購員處理求購單流程： 采購員對收到的求購單進(jìn)行分類，登錄，并按緊急和優(yōu)先順序采購。原則上采購員接單后需在5個工作日內(nèi)完成采購任務(wù)，但對非常見需特別訂制，或?qū)I(yè)性強(qiáng)的物品需延長納期，以與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果定，采購員需及時將納期等信息反饋給申請人。 采購員實(shí)施采購時原則上在合格供應(yīng)商名冊中選擇供應(yīng)商實(shí)施采購，特殊物品除外。 除現(xiàn)金采購?fù)?物品求購需采用統(tǒng)一訂單格式（附件9）,由經(jīng)辦人簽名,采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理核準(zhǔn)后,加蓋總務(wù)部門文件發(fā)行章后才可發(fā)出訂單。訂單需注明品名，數(shù)量，規(guī)格型號,品牌,以及與供應(yīng)商協(xié)商好的交貨日期和經(jīng)批準(zhǔn)的價格。 采購員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)

25、時，或市場的物品規(guī)格型號與求購單有出入,以及市場價格高于請購價格時，采購員應(yīng)及時通知請購部門。 當(dāng)采購牽涉到專業(yè)知識或采購員有其他困難時，采購員需積極聯(lián)絡(luò)請購部門人員給予配合，請購部門有義務(wù)提供詳細(xì)的物品資料，特別是當(dāng)物品需涉及工事和專業(yè)知識時。 采購員需每月按會計科目和成本中心分類統(tǒng)計物品月度采購總金額，在次月10日前做成報表。 采購價格核定權(quán)限 以下管理要領(lǐng)適用于非食品有預(yù)算的采購,對無預(yù)算的采購,按工場企畫頒發(fā)的決裁權(quán)限上升一級來處理。除市場零星采購?fù)?，定購時需用統(tǒng)一訂貨單格式，由采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理核準(zhǔn)后才可下訂單： 長期，經(jīng)常需用物品（如文具用品，清潔用品，生活用品，藥品，維修消耗

26、材料等）的求購,采購員須在合格供應(yīng)商名冊選擇供應(yīng)商，供應(yīng)價格不能超過沿用下來的價格。 單項(xiàng)物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）以下，由采購員在合格供應(yīng)商表中選擇績優(yōu)供應(yīng)商,價格由采購員核定?，F(xiàn)金采購時需有相關(guān)人員陪同確認(rèn)監(jiān)督。付款方式盡量采取銀行轉(zhuǎn)帳方式,并盡量要求供應(yīng)商提供合法票據(jù)。 單項(xiàng)物品金額1,500元（或單張求購單總金額1,500元）至5,000元以下,取得兩家以上供應(yīng)商報價后，由采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理核定。 單項(xiàng)物品金額5,000元（或單張求購單總金額5,000元）至10,000元,取得三家供應(yīng)商報價后，由總務(wù)部門經(jīng)理核定。對于5，000元以上的采購，評估小組成員可選擇是否

27、實(shí)地考察。 單項(xiàng)物品金額10,000元（或單張求購單總金額10,000元）至50,000元,取得三家供應(yīng)商報價后，由管理部高級經(jīng)理核定。 單項(xiàng)物品金額50,000元以上，或單張求購單總金額50,000元以上，取得三家供應(yīng)商報價后，由總經(jīng)理確定供應(yīng)商和價格。 柴油價格由總務(wù)經(jīng)理核準(zhǔn)。 對食堂食品的求購(包括菜譜,調(diào)味品,副食品) 采購員收到求購單后,在合格供應(yīng)商表中聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行采購; 采購員應(yīng)采取傳真或傳遞方式下訂單,訂單須采購員和費(fèi)用管理擔(dān)當(dāng)共同確認(rèn)簽字，由采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理核準(zhǔn)后，并加蓋總務(wù)部門文件發(fā)行章后才可發(fā)出;訂單應(yīng)保存一年。 物品價格不能高于本工廠承認(rèn)的報價，供應(yīng)商的報價經(jīng)評估

28、小組分析后，由總務(wù)經(jīng)理承認(rèn)。 為方便采購員和食堂人員了解市場行情,采購員需會同食堂指派的人員一同前往市場，并對食堂菜單中數(shù)量30斤以下的零星物品實(shí)施現(xiàn)金采購(原則上單項(xiàng)零星物品的總金額須在500元以下，每天現(xiàn)金采購需控制在4,000元以下); 此種情況下物品價格由采購員控制和同去的指定食堂人員監(jiān)督 市場現(xiàn)金采購后發(fā)現(xiàn)市場行情與固定供應(yīng)商的批量供應(yīng)有價格或質(zhì)量差異時，采購員應(yīng)立即報告采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理，并立即將結(jié)果傳真給供應(yīng)商,共同協(xié)商最佳解決方案。如因客觀原因需更換供應(yīng)商，采購員須說明理由待采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后才可更換。對緊急情況下的物品求購 緊急情況的定義:突然發(fā)生,并有可能給工廠生產(chǎn)或職

29、工生活帶來重大不良影響的事件。 總務(wù)部門接到請購部門的緊急求購單后，采購員須遵循價格簽準(zhǔn)權(quán)限，采取貨比三家的原則，優(yōu)先實(shí)施采購。采購售后服務(wù)的跟蹤 采購員應(yīng)妥善保管所采購的電器，設(shè)備，工器具等貴重物品的保修卡/發(fā)票復(fù)印件等保修憑證。采購員監(jiān)督機(jī)制 采購員須按程序訂購，其他人員不得擅自采購（由總務(wù)經(jīng)理委托的除外），否則工廠不予承認(rèn)。 對采購員的管理：實(shí)行一年一次管理部范圍內(nèi)職務(wù)輪流制建立到貨驗(yàn)收小組（包括食堂用品驗(yàn)收） 小組成員的構(gòu)成： 小組成員由食堂科指定人員，倉庫管理員，采購員。 小組成員職責(zé)：確認(rèn)采購食品的質(zhì)量，數(shù)量，價格,送貨納期。確認(rèn)數(shù)量時按重量為單位進(jìn)行過磅，按個數(shù)為單位時要點(diǎn)清數(shù)量

30、。確認(rèn)后需登記入帳，至少三名成員在現(xiàn)場并在送貨單上簽字確認(rèn)。 采購員在驗(yàn)收完畢后需對貨品的價格，質(zhì)量和數(shù)量作成總結(jié)報告并在次日將報告結(jié)果上報采購擔(dān)當(dāng)經(jīng)理確認(rèn)留檔。 總務(wù)經(jīng)理可隨時指派人員對物品進(jìn)行抽查。 貨物入庫和簽收管理 總則： 除緊急物品，其余物品需統(tǒng)一入庫后再由倉庫管理人員發(fā)放。 物品采購到位后須遵循以下原則: 物品馬上入庫，經(jīng)相關(guān)人員驗(yàn)收后由倉庫管理人員在采購數(shù)據(jù)庫中作好入貨臺帳，隨后通知申請部門相關(guān)人員對物品質(zhì)量，數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)。如果現(xiàn)場或事后確認(rèn)發(fā)現(xiàn)有疑問的應(yīng)及時反饋給采購員，共同商量解決辦法；如果確認(rèn)沒有問題的，由相關(guān)部門人員簽收 緊急物品到貨后,由相關(guān)人員驗(yàn)收,簽名確認(rèn)后,留一份送貨清單給倉庫人員備案。 文件資料管理： （加強(qiáng)了信息傳遞、溝通意圖、實(shí)行統(tǒng)一行動以及文件的規(guī)范化。）前提條件是總務(wù)部門文件資料擔(dān)當(dāng)每天收到各個部門所傳下來的資料或發(fā)行本部的文件;定義:所謂文件就是信息及其承載媒體(可以是紙張,計算機(jī)磁盤、光盤或其它電子媒體等) 1、信文件的管理 a.物品求購單、物品申領(lǐng)單、銀行轉(zhuǎn)帳申請及報銷單小額現(xiàn)金借款及報銷單等需經(jīng)理確認(rèn)的單據(jù)，送交部門經(jīng)理簽字。 b.銀行轉(zhuǎn)帳申請及報銷單小額現(xiàn)金借款及報銷單沒有預(yù)算或超過5000元的金額送交部門高級經(jīng)理承認(rèn)，大于10000元的金額需送交總經(jīng)理承認(rèn) c.宿舍方面的資料送交宿舍管理科長處理。 2、受信文件的整理。