行政費(fèi)用管理制度(定稿版)

1、磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。行政費(fèi)用管理辦法一、目的為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理、 控制不合理費(fèi)用開支；也為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理， 規(guī)范總經(jīng)辦財務(wù)報銷行為，統(tǒng)一報銷程序， 提高總經(jīng)辦的財務(wù)管理水平， 合理控制費(fèi)用支出，特制定本辦法。行政費(fèi)用管理通過預(yù)算管理、 額度管理和行政管理三種方法除公司特別規(guī)定 的項目外，嚴(yán)禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在 報銷時扣除該費(fèi)用金額。二、行政費(fèi)用分類本制度中的行政費(fèi)用指總經(jīng)辦在部門運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的費(fèi)用， 并按費(fèi)用的可變性，分為標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用、臨時費(fèi)用。具體明細(xì)如下：1、標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用工資薪酬：為每月員工所發(fā)放工資；員工險金：指公司為員工繳納的社會保險、

2、意外保險等；休假路費(fèi)：指員工每年一次回家路費(fèi)的報銷；電話補(bǔ)貼費(fèi)：指員工每月所報銷的通訊費(fèi)；過節(jié)費(fèi)：指節(jié)日期間公司按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)給予員工的福利；辦證費(fèi)用：辦理土地證、房產(chǎn)證、他項權(quán)證、項目預(yù)測面積和實測面積所產(chǎn)生的費(fèi)用。辦公室固話費(fèi)：辦公室固定電話費(fèi)和光纖費(fèi)。2、臨時費(fèi)用辦公耗材費(fèi)用：總經(jīng)辦每月按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)購買的辦公用品及為新員工購買的小件辦公品，傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)用色帶、墨盒、墨粉、復(fù)印紙等，以及管理部門日常發(fā)快件的“快遞費(fèi)”；固定資產(chǎn)費(fèi)用：總經(jīng)辦每月按審批流程所購買的固定資產(chǎn)費(fèi)用；接待費(fèi)：因公接待和總經(jīng)辦為領(lǐng)導(dǎo)辦公室（董事長、總經(jīng)理）購買的茶葉、純凈水、礦泉水、紙巾、住宿、餐飲等所產(chǎn)生的費(fèi)用

3、；差旅費(fèi)：總經(jīng)辦員工因公外出發(fā)生的路費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等；車管費(fèi)：指車輛用油、存車費(fèi)、修理費(fèi)、檢車費(fèi)等費(fèi)用；書籍是人類知識的總結(jié)。書籍是全世界的營養(yǎng)品。莎士比亞磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。工傷醫(yī)療費(fèi)：指員工因受傷由公司承擔(dān)的醫(yī)療費(fèi)用；生日、慰問福利：指每月生日或員工其他慰問福利所產(chǎn)生的費(fèi)用； 員工（聯(lián)誼）活動費(fèi)：指公司員工聯(lián)誼或員工活動時所產(chǎn)生的費(fèi)用； 招聘費(fèi)：指人事招聘過程中所產(chǎn)生的一切費(fèi)用， 包括招聘廣告、 宣傳、制作、 場地租賃、餐飲、住宿；年檢咨詢費(fèi)： 是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費(fèi)、 企業(yè)變更費(fèi)、專項咨詢費(fèi)等；辦證費(fèi)：開發(fā)報建相關(guān)所需費(fèi)用、權(quán)證辦理費(fèi)用；培訓(xùn)費(fèi)：指員工外出培訓(xùn)（含考察、

4、調(diào)研），以及參加同行會議，所產(chǎn)生的一切費(fèi)用（交通費(fèi)、餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、報名費(fèi)、材料費(fèi)等）；會務(wù)費(fèi)：指公司在外召開會議時所產(chǎn)生的一切費(fèi)用（場地費(fèi)、餐飲、交通、住宿等）。食堂費(fèi)用：指員工食堂每月所產(chǎn)生的費(fèi)用；三、適用范圍本辦法適用總經(jīng)辦所有行政費(fèi)用的管理。四、管理方法（一）預(yù)算管理1. 定義 預(yù)算管理是指 : 總經(jīng)辦各職能端口在每月 25日前向總經(jīng)辦經(jīng)理提交下月費(fèi)用計劃表， 由總經(jīng)辦經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理進(jìn)行費(fèi)用審核、 總經(jīng)理和董事長審批。（見表 1費(fèi)用計劃表）2. 具體實施（1）每月 25日前，總經(jīng)辦各職能端口向部門負(fù)責(zé)人提交下月的 費(fèi)用計劃表 ，次月 5 日前完成費(fèi)用計劃表審批流程后， 由職能端口或部門

5、負(fù)責(zé)人走借支流 程。（2）本方法適用費(fèi)用類型辦公耗材費(fèi)用、固定資產(chǎn)費(fèi)用、接待費(fèi)、差旅費(fèi)、車管費(fèi)、工傷醫(yī)療費(fèi)、生日福利、慰問福利、聯(lián)誼費(fèi)、員工活動費(fèi)、招聘費(fèi)、年檢咨詢費(fèi)、辦證費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會務(wù)費(fèi)。（4）借支流程由各職能端口月初報當(dāng)月支金預(yù)算， 填寫費(fèi)用計劃表經(jīng)公司財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理或董事長領(lǐng)導(dǎo)簽字后， 由總經(jīng)辦經(jīng)理按計劃再填寫借支單（附費(fèi)用計書籍是人類知識的總結(jié)。書籍是全世界的營養(yǎng)品。莎士比亞磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。劃表），再由財務(wù)經(jīng)理簽字后即可借支。3. 臨時費(fèi)用報銷方法1）每月 25-30 日報銷費(fèi)用類型，含辦公耗材費(fèi)用、固定資產(chǎn)費(fèi)用、差旅費(fèi)、車管費(fèi)、聯(lián)誼費(fèi)、員工活動費(fèi)、招聘費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、

6、會務(wù)費(fèi)、節(jié)日福利、年檢咨詢費(fèi)、接待費(fèi)。額度較大的可按照公司財務(wù)規(guī)定直接走付款審批流程。2）每季度報銷費(fèi)用類型，含食堂費(fèi)用、工傷醫(yī)療費(fèi)、生日福利、慰問福利等。（3）季度費(fèi)用報銷原則上每季度報銷完畢，特殊情況除外。4. 報銷流程（ 1）每月 25-30 日報銷，報銷要求：辦公耗材費(fèi)用 報銷時須在報銷單后面附辦公用品購置計劃單 。固定資產(chǎn)費(fèi)用 報銷時須在報銷單后面附固定資產(chǎn)購置申請表 。差旅費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附出差申請表車管費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附各種正規(guī)發(fā)票，若無發(fā)票在費(fèi)用產(chǎn)生前須在費(fèi)用計劃表中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報備。員工活動（聯(lián)誼）費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附各項費(fèi)用明細(xì)和發(fā)票，若 無

7、發(fā)票在費(fèi)用產(chǎn)生前須在 費(fèi)用計劃表 中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報備。招聘費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附各項費(fèi)用明細(xì)。培訓(xùn)費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附培訓(xùn)申請表。會務(wù)費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附各項費(fèi)用明細(xì)。節(jié)日福利 報銷時須在報銷單后面附費(fèi)用明細(xì)。接待費(fèi) 報銷時須在報銷單后面附每次接待時產(chǎn)生的費(fèi)用明細(xì)單。年檢咨詢費(fèi) 報銷時須附發(fā)票。（2）每季度報銷費(fèi)用，報銷要求：食堂費(fèi)用 報銷時須在報銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的員工食堂每月采購費(fèi)用統(tǒng)計表。工傷醫(yī)療費(fèi) 報銷時須附發(fā)票。生日慰問福利 報銷時須在后面附明細(xì)表。（二）額度管理1. 額度管理 指費(fèi)用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用， 額度確定的依據(jù)是歷史數(shù)據(jù)、工作職務(wù)、員

8、工人數(shù)等，可由財務(wù)部統(tǒng)一管理。書籍是人類知識的總結(jié)。書籍是全世界的營養(yǎng)品。 莎士比亞磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。2. 本辦法適用于標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用類型工資薪酬、員工險金、休假路費(fèi) 、年檢咨詢費(fèi)、 辦證費(fèi)用、電話補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利、食堂費(fèi)用、辦公固話費(fèi)3. 標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用的管理（1）標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用中工資薪酬、員工險金、休假路費(fèi)、電話補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利由財務(wù)部統(tǒng)一管理。（2）辦證費(fèi)用、食堂費(fèi)用、辦公室固話費(fèi)4、借支流程工資薪酬、員工險金、休假路費(fèi)、電話補(bǔ)貼費(fèi)、節(jié)日福利、食堂費(fèi)用由財務(wù)部統(tǒng)一管理，無須借支。食堂費(fèi)用、年檢咨詢費(fèi)、辦證費(fèi)用、 辦公室固話費(fèi) 由負(fù)責(zé)管理的各職 能端口月初報當(dāng)月支金預(yù)算，填寫費(fèi)用計劃表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽

9、字后，行政 專員或總經(jīng)辦經(jīng)理按計劃再填寫借支單， 最終由財務(wù)部經(jīng)理簽字后即可 借支，無須再向上級領(lǐng)導(dǎo)請示。 額度較大的可按照公司財務(wù)規(guī)定直接走 付款審批流程。4. 報銷流程 （1）工資薪酬、交通福利費(fèi)、通訊福利費(fèi)、節(jié)日福利、電話補(bǔ)貼的發(fā)放按照 人力資源部制定的費(fèi)用表并經(jīng)財務(wù)審核，領(lǐng)導(dǎo)審批后的金額，由財務(wù)部發(fā)放。（2）月度報銷辦公室固話費(fèi) 月度報銷時須在報銷單后面附辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表。見表 3辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表辦證費(fèi)用 月度報銷時須附正規(guī)發(fā)票（3）季度報銷食堂費(fèi)用 季度報銷時須在報銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的員工食堂每月采購費(fèi)用統(tǒng)計表 。（三）行政管理1. 行政管理 指費(fèi)用報銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，

10、采用書面的形式向部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)提出本次費(fèi)用計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，按公司付款審批走審批到財務(wù)部門報銷費(fèi)用。（見表 2付款審批）2. 適用費(fèi)用類型（1）單筆費(fèi)用額度超過 2 萬元以上的；磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。（2）可先使用后付費(fèi)的產(chǎn)品，即商家可提前出具發(fā)票且金額數(shù)目較大的。3. 具體實施（ 1）當(dāng)月完成付款。 行政管理費(fèi)適用于有發(fā)票的費(fèi)用類型，可不走借支流程，而是按照公司付款審批流程簽字完畢后，直接由財務(wù)部付款，但費(fèi)用仍需計入所屬項目類型中，以便年底統(tǒng)計。五、總經(jīng)辦資金內(nèi)部使用流程1、總經(jīng)辦所有借支費(fèi)用（食堂費(fèi)用除外）以總經(jīng)辦經(jīng)理名義借支，部門任 何員工不得借支。2、各版塊工作資

11、金管理人月初到部門經(jīng)理處填寫臨時借支單，按費(fèi) 用計劃表領(lǐng)取工作備用金。3、各版塊工作負(fù)責(zé)人所管轄范圍的資金使用由版塊負(fù)責(zé)人管理。4、各版塊工作負(fù)責(zé)人月底在原始憑證粘貼單上粘貼發(fā)票，并在費(fèi)用報銷單上填寫報銷金額，其余信息不用填寫。5、總經(jīng)辦經(jīng)理審核發(fā)票金額與報銷金額是否一致，并按照領(lǐng)款單金額核對 當(dāng)月資金使用情況，堅持多退少補(bǔ)原則。六、本辦法由總經(jīng)辦制定，最終解釋權(quán)歸總經(jīng)辦所有。七、本辦法自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。八、附件表 1 費(fèi)用計劃表表 2 付款審批表 3辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表表 4接待費(fèi)用明細(xì)表表 5 辦公用品購置計劃單表 6 固定資產(chǎn)購置申請表表 7 出差申請表總經(jīng)辦書籍是人類知識的總結(jié)。書

12、籍是全世界的營養(yǎng)品。莎士比亞磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。2015年5月 20日已閱，簽字確認(rèn)表：磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。表1月行政費(fèi)用計劃表序號所屬項目預(yù)算額度最近一次費(fèi)用額度費(fèi)用管理人備注合計元。部門負(fù)責(zé)人意見財務(wù)部意見總經(jīng)理意見董事長意見表2書籍是人類知識的總結(jié)。書籍是全世界的營養(yǎng)品。 莎士比亞磋砣莫遺韶光老，人生惟有讀書好。付款審批表發(fā)起部門： 發(fā)起人： 日期： 年 月 日標(biāo)題內(nèi)容及金額（須附正規(guī)發(fā)票）發(fā)起部門意見財務(wù)部意見分管副總意見子公司總經(jīng)理意見成本控制中心意見總經(jīng)理意見董事長意見表3辦公室通訊費(fèi)用明細(xì)表序號固定電話號碼所屬部門 / 使用人本月費(fèi)用上月費(fèi)用部門負(fù)責(zé)人 簽

13、字確認(rèn)備注表接待費(fèi)用明細(xì)表接待時間接待地點接待費(fèi)用客人數(shù)量簽字人備注合計元。表5辦公用品申請購置計劃單日期： 年 月 日申請部門預(yù)計購置時間編號品名規(guī)格單 位數(shù)量預(yù)算 額度實際 金額備注預(yù)算額度合計元實際額度合計元行政專員總經(jīng)辦經(jīng)理意見總經(jīng)理/ 董事長 簽字簽字行政主管簽字注： 1、行政專員編制購買清單總經(jīng)辦經(jīng)理審核簽字總經(jīng)理 /董事長簽批行政主管采購?fù)戤吅蠛炞中姓T清單留存復(fù)印件。2、500 元內(nèi)（不含）簽至總經(jīng)辦經(jīng)理處， 1000元（不含）簽至總經(jīng)理處， 1000元（含）須簽至董事長。表6固定資產(chǎn)購置申請表申請部門：般 緊急 日常用品 其他 年 月 日序號商品名稱規(guī)格/ 型號單位數(shù)量預(yù)計

14、 單價預(yù)計 總價實際總價使用人用途合計申購人：申購部門經(jīng)理：申購部門分管副總：總經(jīng)辦經(jīng)理：備注：首先考慮公司內(nèi)部進(jìn)行物品調(diào)撥，其次購買。分公司總經(jīng)理：總公司總經(jīng)理：董事會（ 10 萬元以上采購）：行政主管：備注：（1）實際總價由行政主管填寫，并簽字后交由行政專員存復(fù)印件；申購人 申購部門經(jīng)理 申購部門分管副總 總經(jīng)辦經(jīng)理 總經(jīng)理 董事長表7出差申請單申請日期： 2014 年 月 日申請 人姓名工作 代理 人姓名部門職務(wù)部門職務(wù)出差 時間出差 地點出差 事由交通 工具飛機(jī) 火車 汽車 其它暫借 差旅 費(fèi)其他需要說明的 內(nèi)容申請人簽字：年月日工作代理人簽字：年月日部門經(jīng)理意見：分管副總意見：總經(jīng)理意見：董事長意見：說明： 1、此申請表作為出差申請、借款、核銷必備憑證。2、如出差途中變更行程