外發(fā)組組織架構(gòu)、職責(zé)及流程

1、關(guān)于公司成立外發(fā)組的方案建議關(guān)于公司成立外發(fā)組，專門負(fù)責(zé)公司外發(fā)產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃、外發(fā)加工商的管理和溝通與協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)公司對(duì)外發(fā)加工商的管理和控制，保證外發(fā)產(chǎn)品的質(zhì)量和交期，針對(duì)此事，經(jīng)我與東莞恒業(yè)李廠長(zhǎng)溝通，成立外發(fā)組的建議方案如下：方案一：成立集團(tuán)公司外發(fā)部，配置專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司產(chǎn)品外發(fā)工作。利弊分析：1、 利 ： 將各工廠產(chǎn)品外發(fā)工作統(tǒng)一收歸集團(tuán)管理，便于加強(qiáng)對(duì)公司外發(fā)產(chǎn)品的集中統(tǒng)一管理，從理論上分析，便于及時(shí)掌握外發(fā)加工商的信息，及時(shí)協(xié)調(diào)，保證公司外發(fā)產(chǎn)品的交貨期和產(chǎn)品品質(zhì)。2、 弊 ：2.1 外發(fā)加工商分布較散（遍布全國(guó)各地），在管理上難度較大，勢(shì)必要增加較多的外發(fā)跟單人員和品管

2、員以加強(qiáng)對(duì)外發(fā)加工商的管理和控制。2.2 對(duì)于各工廠工序外發(fā)（半成品）產(chǎn)品， 如果交集團(tuán)外發(fā)部統(tǒng)一外發(fā)，勢(shì)必增加溝通成本，因?yàn)樯婕暗礁鞴S內(nèi)部前工序和后工序都需要與外發(fā)加工商溝通，如果工廠先要與外發(fā)部溝通，再由外發(fā)部與外發(fā)加工商溝通，勢(shì)必增加溝通時(shí)間，影響產(chǎn)品交貨期。方案二：成立各工廠外發(fā)組，配置專人（要求各工廠品管部配2-3 名 QC 專門負(fù)責(zé)外發(fā)加工商的質(zhì)量控制工作）負(fù)責(zé)管理各工廠產(chǎn)品外發(fā)工作。利弊分析：1、利：1.1 便于進(jìn)行屬地管理因?yàn)楣灸壳半m然是由集團(tuán)客服部統(tǒng)一接收客戶訂單，但訂單的具體生產(chǎn)安排還是以屬地原則（近客戶交貨地點(diǎn)）安排公司工廠生產(chǎn)，而且公司各生產(chǎn)工廠目前外發(fā)加工商分布比

3、較分散（遍布全國(guó)各地），同時(shí)公司各工廠訂單外發(fā)不僅有成品外發(fā)而且有工序外發(fā)。在公司各工廠內(nèi)部設(shè)外發(fā)組便于加強(qiáng)對(duì)公司各工廠外發(fā)加工商的管理、溝通、協(xié)調(diào)和控制工作。1.2 便于各工廠集中統(tǒng)一安排內(nèi)部生產(chǎn)和外發(fā)加工計(jì)劃，減少溝通成本。在各工廠內(nèi)部設(shè)外發(fā)組，直屬生產(chǎn)經(jīng)理管轄和統(tǒng)籌安排，這樣既有利于各工廠集中統(tǒng)一安排成品和工序外發(fā)，同時(shí)也可以減少因外發(fā)組獨(dú)立于工廠之外而帶來(lái)的多層次溝通導(dǎo)致信息溝通不暢，從而延誤外發(fā)產(chǎn)品交期。1.3 便于管控外發(fā)加工商外發(fā)產(chǎn)品的品質(zhì)。QC 負(fù)責(zé)外發(fā)加工商的品質(zhì)控制工作，原則上都是因工作需要臨時(shí)抽調(diào)QC 去外發(fā)加工商處，因外發(fā)QC 人員不固定，不熟悉外發(fā)加工商的生產(chǎn)工藝流程

4、和容易產(chǎn)生品質(zhì)變異的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，所以難有有效控制外發(fā)加工商品質(zhì)變異。如果各工廠品管部能夠固定2-3 名 QC 配合外發(fā)組，專門負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)加工商進(jìn)行品質(zhì)控制，加強(qiáng)對(duì)外發(fā)加工商生產(chǎn)工藝的了解，勢(shì)必能更好地控制到外發(fā)加工商的產(chǎn)品質(zhì)量，保證公司外發(fā)產(chǎn)品的品質(zhì)。2、弊：無(wú)結(jié)論分析：針對(duì)方案一和方案二，經(jīng)我與李廠長(zhǎng)溝通一致認(rèn)為，就公司目前的實(shí)際情況，建議選用方案二便于操作，能充分發(fā)揮外發(fā)組的作用和功能，達(dá)成公司成立外發(fā)組的預(yù)期目的?，F(xiàn)就成立各工廠內(nèi)部外發(fā)組的組織架構(gòu)及人員定編、崗位職責(zé)和工作流程建議如下：一、外發(fā)組組織架構(gòu)及人員定編二、外發(fā)組各崗位職責(zé)1 、外發(fā)計(jì)劃主任崗位職責(zé)1.1 接受生產(chǎn)經(jīng)理工作指令，

5、對(duì)生產(chǎn)經(jīng)理負(fù)責(zé)和匯報(bào)工作。1.2 參與生產(chǎn)部制定外協(xié)生產(chǎn)下單計(jì)劃，跟進(jìn)外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃單的整體操作過(guò)程。及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃單的異常狀況，發(fā)現(xiàn)有異常的及時(shí)與生產(chǎn)部、品管部、客服部協(xié)商解決。1.3 負(fù)責(zé)公司對(duì)外發(fā)工廠的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的貫徹落實(shí)，質(zhì)量管理體系的運(yùn)行維護(hù)、績(jī)效改善，努力改善外發(fā)部門的品質(zhì)管理工作，對(duì)外發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)主要責(zé)任。1.4 負(fù)責(zé)協(xié)助品質(zhì)部對(duì)公司各種品質(zhì)制度的訂立與實(shí)施，品質(zhì)活動(dòng)的執(zhí)行與推動(dòng)。1.5 組織外發(fā)跟單人員對(duì)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的外發(fā)跟單隊(duì)伍；1.6 根據(jù)外發(fā)生產(chǎn)計(jì)劃單的產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)間及時(shí)發(fā)現(xiàn)原輔材料的異常狀況，詳細(xì)了解原輔材料的采購(gòu)進(jìn)度及到位狀況，計(jì)算出每款的

6、產(chǎn)品生產(chǎn)周期。1.7 協(xié)助物控部對(duì)外協(xié)加工廠的整體考核，詳細(xì)了解各加工廠產(chǎn)能負(fù)荷、人力負(fù)荷、機(jī)器負(fù)荷，了解各加工廠的適應(yīng)類型，及整體的配合狀態(tài)。1.8 按照物控部確定配給各加工商的產(chǎn)品和數(shù)量制作外發(fā)計(jì)劃，對(duì)外發(fā)的產(chǎn)品進(jìn)行整體的生產(chǎn)跟進(jìn)，詳細(xì)了解各加工廠的日產(chǎn)量及生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)生的生產(chǎn)及品質(zhì)問題，及時(shí)跟進(jìn)解決。1.9 詳細(xì)了解各加工廠的生產(chǎn)進(jìn)度，與外發(fā)廠家保持緊密聯(lián)系，整體掌握安排外發(fā)時(shí)間，做好各款產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后的生產(chǎn)安排跟進(jìn)。1.10 跟進(jìn)回廠的所有產(chǎn)品的檢驗(yàn)入庫(kù)進(jìn)度，及時(shí)與生產(chǎn)部經(jīng)理協(xié)商安排后道生產(chǎn)的整體安排。跟進(jìn)各款的入庫(kù)時(shí)間及數(shù)量，跟進(jìn)各款尾數(shù)及次品原因，詳細(xì)掌握?qǐng)?bào)廢及次品的數(shù)據(jù)及原因。

7、1.11 跟進(jìn)品管部QC的檢驗(yàn)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)報(bào)告中所反映的問題，并與品管部溝通質(zhì)量的工作狀態(tài)及外協(xié)廠家的生產(chǎn)狀態(tài)。1.12 做好生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表，每天向直屬上級(jí)生產(chǎn)經(jīng)理匯報(bào)各外協(xié)加工廠的生產(chǎn)進(jìn)度、日產(chǎn)量及生產(chǎn)進(jìn)度的異常，對(duì)于外發(fā)商生產(chǎn)中發(fā)生的生產(chǎn)問題不能協(xié)調(diào)處理的要第一時(shí)間上報(bào)生產(chǎn)經(jīng)理處理。1.13 對(duì)產(chǎn)品工序外發(fā)如上光、覆膜、裱紙、啤燙、粘盒、手工等工序按物控部確定配給各加工商的工序和數(shù)量制作外發(fā)計(jì)劃，跟進(jìn)工序外發(fā)過(guò)程中各加工商的生產(chǎn)進(jìn)度并處理生產(chǎn)過(guò)程中的進(jìn)度及品質(zhì)問題。1.14 考核各加工廠的實(shí)際生產(chǎn)計(jì)劃達(dá)成率，作為下季度的外發(fā)生產(chǎn)安排依據(jù)。1.15 外發(fā)不合格預(yù)防和糾正措施的制定與督導(dǎo)及執(zhí)

8、行；1.16 負(fù)責(zé)外發(fā)品質(zhì)資訊的收集、傳導(dǎo)、回復(fù)，品質(zhì)成本的分析、控制。2、跟單員崗位職責(zé)2.1 接受外發(fā)計(jì)劃主任工作指令，對(duì)外發(fā)計(jì)劃主任負(fù)責(zé)和匯報(bào)工作。2.2 負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)與計(jì)劃確定的外發(fā)安排，跟進(jìn)公司產(chǎn)品或產(chǎn)品工序外發(fā)的各項(xiàng)工作。2.3 負(fù)責(zé)依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定與要求開發(fā)外發(fā)加工商，對(duì)外發(fā)加工商的機(jī)器、產(chǎn)能、資證、品質(zhì)保證水平等進(jìn)行初步書面評(píng)估，確認(rèn)可以滿足公司外發(fā)生產(chǎn)需求的，報(bào)外發(fā)計(jì)劃主任對(duì)外發(fā)加工商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審或確定，并報(bào)生產(chǎn)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施外發(fā)工作。2.4 負(fù)責(zé)依據(jù)經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理批準(zhǔn)確認(rèn)的外發(fā)訂單，跟進(jìn)外發(fā)產(chǎn)品的物料準(zhǔn)備工作，包括外發(fā)產(chǎn)品的生產(chǎn)指令性資料（施工單、發(fā)印單等）、客戶封樣、模具、配件以

9、及包裝用具等準(zhǔn)備。開制外發(fā)加工單按審批程序呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.5 負(fù)責(zé)跟進(jìn)、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部外發(fā)產(chǎn)品，相關(guān)生產(chǎn)工序的及時(shí)交接工作；對(duì)需外生產(chǎn)的產(chǎn)品，跟進(jìn)生產(chǎn)工序提前做好相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施（包括使用有腳卡板、分款放置、印刷倒板等工作）。 對(duì)印刷后外發(fā)加工印面，應(yīng)確認(rèn)印刷后可上機(jī)時(shí)間，防止物料的提前使用而產(chǎn)生不良。2.6 負(fù)責(zé)聯(lián)系或確定外發(fā)產(chǎn)品的運(yùn)輸方式，需公司安排車輛送輸?shù)模瑧?yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)單報(bào)外發(fā)計(jì)劃主任審批后，交貨倉(cāng)主管安排車輛運(yùn)輸，確保外發(fā)物料的及時(shí)運(yùn)送與回廠。2.7 負(fù)責(zé)跟進(jìn)外發(fā)加工商的外發(fā)加工單的簽訂與報(bào)批工作，與外發(fā)加商確定外發(fā)加工合同諸事項(xiàng)要約后，報(bào)外發(fā)計(jì)劃主任復(fù)核、生產(chǎn)經(jīng)理審批后

10、與外發(fā)加工商確認(rèn)，執(zhí)行實(shí)施。在外發(fā)當(dāng)天與外發(fā)加工商現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)的，應(yīng)在回廠交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。2.8 負(fù)責(zé)外發(fā)加工商到廠提貨或物料簽收的清點(diǎn)、確認(rèn)工作，跟進(jìn)外發(fā)加工商簽收本公司根據(jù)施工單等材料預(yù)算指令所發(fā)出的外發(fā)生產(chǎn)物料、模具、客戶封樣、卡板、周轉(zhuǎn)箱等與外發(fā)產(chǎn)品相關(guān)物品。2.9 負(fù)責(zé)監(jiān)督與跟進(jìn)外發(fā)加工商的產(chǎn)品質(zhì)量，負(fù)責(zé)在外發(fā)加工商批量生產(chǎn)前通知或安排品質(zhì)部外發(fā)QC到外發(fā)加工商處確定首件、跟進(jìn)外發(fā)加工生產(chǎn)質(zhì)量；必要時(shí)， 可交由生產(chǎn)或品質(zhì)經(jīng)理簽定外發(fā)加工的生產(chǎn)首件，以確保公司外發(fā)產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量。2.10 負(fù)責(zé)跟進(jìn)外發(fā)加工商的生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)公司內(nèi)部生產(chǎn)與外發(fā)商的生產(chǎn)安排，確保外發(fā)產(chǎn)品按生產(chǎn)計(jì)劃要求按

11、時(shí)回廠；及時(shí)反饋、處理外發(fā)加工商生產(chǎn)制程中的不良與質(zhì)量事故，涉及到外發(fā)產(chǎn)品需重新補(bǔ)數(shù)、補(bǔ)印的，按公司相關(guān)規(guī)定填寫補(bǔ)料申請(qǐng)單，報(bào)外發(fā)計(jì)劃主任審核、生產(chǎn)經(jīng)理批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)外發(fā)加工商。2.11 負(fù)責(zé)跟進(jìn)與協(xié)調(diào)外發(fā)加工產(chǎn)品回廠的接收、交付工作。外發(fā)加工產(chǎn)品回廠時(shí)，跟進(jìn)、協(xié)調(diào)倉(cāng)庫(kù)清點(diǎn)、簽收、卸車、通知IQC檢驗(yàn)等工作，負(fù)責(zé)確認(rèn)、簽收外發(fā)模具、卡板等與外發(fā)產(chǎn)品相關(guān)的物品；并負(fù)責(zé)及時(shí)通知外發(fā)產(chǎn)品第一使用部門主管外發(fā)產(chǎn)品或工序外發(fā)回廠的相關(guān)信息。2.12 負(fù)責(zé)協(xié)助財(cái)務(wù)部與外發(fā)加工商對(duì)賬單的復(fù)核、報(bào)批工作，跟進(jìn)針對(duì)外發(fā)加工商產(chǎn)計(jì)與報(bào)批工作。2.13 負(fù)責(zé)跟進(jìn)完成外發(fā)計(jì)劃主任臨時(shí)安排的其它工作任務(wù)。3、外發(fā)文員崗位職

12、責(zé)3.1 接受外發(fā)計(jì)劃主任工作指令，對(duì)外發(fā)計(jì)劃主任負(fù)責(zé)和匯報(bào)工作。3.2 嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)外發(fā)管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程等制度。3.3 負(fù)責(zé)及時(shí)將產(chǎn)品和工序外發(fā)信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)的電腦輸入、整理、保存、以確保數(shù)據(jù) 的能及時(shí)共享。3.4 負(fù)責(zé)各外加工廠的產(chǎn)前樣輔料的準(zhǔn)備。3.5 及時(shí)掌握主料、輔料的到料情況，及時(shí)更新生產(chǎn)計(jì)劃表。需提供給外發(fā)加工商的主料、輔料到廠后，督促倉(cāng)庫(kù)第一時(shí)間根據(jù)發(fā)貨單詳細(xì)盤點(diǎn)，并催促外發(fā)加工廠商準(zhǔn)時(shí)提貨與簽收。3.6 務(wù)必保證本公司與外加工廠商之間所有要求及資料詳細(xì)并明確、一致（最好要有文字證明）。3.7 跟單文員言行、態(tài)度均代表本公司, 因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，須

13、把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。處理業(yè)務(wù)過(guò)程中不能隨意越權(quán)表態(tài), 有問題及時(shí)請(qǐng)示外發(fā)計(jì)劃主任決定。3.8 預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。3.9 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃表的要求, 及時(shí)跟蹤外發(fā)各工廠的交貨情況及數(shù)量, 發(fā)生問題及時(shí)向外發(fā)計(jì)劃主任匯報(bào)處理。3.10 負(fù)責(zé)完成上級(jí)交辦的其它工作。三、外發(fā)組作業(yè)流程圖1、外發(fā)加工作業(yè)流程1.1 物控部將經(jīng)生產(chǎn)部、客服部和品管部聯(lián)合評(píng)審合格的外發(fā)加工商報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.2 物控部與經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)確定的外發(fā)加工商進(jìn)行議價(jià)，并與達(dá)成協(xié)議的外發(fā)加工商簽訂外發(fā)加工合同。1.3 外發(fā)組外發(fā)計(jì)劃主任

14、根據(jù)物控部提供配給的產(chǎn)品和工序外發(fā)數(shù)量和對(duì)應(yīng)加工商制作外發(fā)生產(chǎn)計(jì)劃，對(duì)菲林版、刀模版、燙金凹凸版進(jìn)行外發(fā)加工，并跟蹤加工進(jìn)度保障滿足生產(chǎn)需要。1.4 工程部工藝技術(shù)人員負(fù)責(zé)提供外發(fā)加工產(chǎn)品的加工工藝標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)樣，并負(fù)責(zé)工藝標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)樣的收回。1.5 生產(chǎn)部、 品管部和客服部負(fù)責(zé)共同確認(rèn)外發(fā)加工商加工產(chǎn)品首件，或經(jīng)客戶確認(rèn)同意更改工藝標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的首件確認(rèn)。1.6 半成品外發(fā)加工的外發(fā)加工材料，由外發(fā)加工工序的前道工序車間負(fù)責(zé)數(shù)量的清點(diǎn)， 生產(chǎn)部外發(fā)計(jì)劃主任負(fù)責(zé)外發(fā)，并開具 外發(fā)加工出庫(kù)單， 外發(fā)加工商負(fù)責(zé)人在上面簽字后，生產(chǎn)部和外發(fā)加工單位各一聯(lián)，以便跟進(jìn)。1.7 常規(guī)外發(fā)加工產(chǎn)品或工序半成品送回公司

15、，由FQC負(fù)責(zé)檢驗(yàn)，合格后由外發(fā)廠商在送貨單上簽字，做為結(jié)算依據(jù)，并作好相關(guān)的記錄。2、委外加工產(chǎn)品的入庫(kù)2.1 運(yùn)回公司的外發(fā)加工成品檢驗(yàn)由FQC 負(fù)責(zé)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后作出合格標(biāo)識(shí)，并開具檢驗(yàn)報(bào)告單和收貨數(shù)量交生產(chǎn)部外發(fā)組文員統(tǒng)計(jì)核實(shí)后在其送貨單上簽字交倉(cāng)庫(kù)辦理成品入庫(kù)手續(xù)。經(jīng)檢驗(yàn)不合格的做好不合格標(biāo)識(shí)，并通知外發(fā)廠商來(lái)處理。2.2 運(yùn)回公司需做下工序生產(chǎn)的半成品，由生產(chǎn)部經(jīng)理通知下工序主管負(fù)責(zé)接收，并通知下工序車間主管和品管部QC 檢驗(yàn)質(zhì)量和核實(shí)數(shù)量，并交生產(chǎn)部外發(fā)組文員核準(zhǔn)數(shù)量并作好交接登記記錄。2.3 外發(fā)加工商成品直接發(fā)客戶的，憑客戶開具的入庫(kù)單到公司倉(cāng)庫(kù)辦理產(chǎn)品暫收入庫(kù)手續(xù)。3、外發(fā)

16、加工不合格品的處理3.1 外發(fā)加工產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)不合格需報(bào)廢的，由生產(chǎn)部外發(fā)組外發(fā)跟單員通知外發(fā)加工單位負(fù)責(zé)人確認(rèn)并開不合格品通知單，外發(fā)加工單位負(fù)責(zé)人簽字后由外發(fā)跟單員呈交外發(fā)計(jì)劃主任、生產(chǎn)經(jīng)理和廠長(zhǎng)審核后交倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行入庫(kù)數(shù)量的扣減。3.2 外發(fā)加工產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)不合格需返工、返修的， 由外發(fā)組外發(fā)跟單員通知外發(fā)加工單位負(fù)責(zé)人把產(chǎn)品運(yùn)回返工、返修，檢驗(yàn)合格后方能入庫(kù)。3.3 直接發(fā)客戶的外發(fā)成品發(fā)生質(zhì)量問題的，根據(jù)合同，所有損失由外發(fā)加工單位承擔(dān)。由外發(fā)組外發(fā)跟單員開具不合格品通知單，交外發(fā)加工單位負(fù)責(zé)人簽字后，由外發(fā)跟單員呈交外發(fā)計(jì)劃主任、生產(chǎn)經(jīng)理和廠長(zhǎng)審核后交財(cái)務(wù)部，作為外發(fā)加工產(chǎn)品加工費(fèi)結(jié)算扣減的依據(jù)。4、外發(fā)加工產(chǎn)品加工費(fèi)用的結(jié)算4.1 成品直接發(fā)客戶的：外發(fā)加工成品驗(yàn)收后，外發(fā)加工單位月底開具的發(fā)票（附送貨，由外發(fā)計(jì)劃主任根據(jù)客戶的入庫(kù)單及外發(fā)加工合同，核對(duì)加工數(shù)量。