寫作指導(dǎo)：新手如何寫好開發(fā)信

1、新手如何寫好開發(fā)信新手如何寫好開發(fā)信，加大成交率？很多sales朋友常常抱怨，開發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個(gè)老外回 一句“ No, thanks. ”就可以讓你激動半天。其實(shí)大家有沒有想過，這樣的做法會嚴(yán)重挫傷自己的積 極性?？梢栽囅胍幌拢?dāng)你一天坐在電腦面前12個(gè)小時(shí)，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發(fā)信發(fā) 出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時(shí)候， 郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國貿(mào)專業(yè)出來的，一般都學(xué) 過外貿(mào)函電這門課，老師們反復(fù)教你們怎么寫商務(wù)信函，怎 么回詢盤等等，其實(shí)這些教材幾

2、乎都是學(xué)院派人士編的，不 是老掉牙過時(shí)的東西，就是和現(xiàn)實(shí)基本脫節(jié)的。很多老師一 輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒做過，你怎么能指望從他們 這里學(xué)到寫商務(wù)信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語為母語的客人！即使你的郵 件寫得四平八穩(wěn)，語法精到，整篇下來沒有任何錯(cuò)誤，在大 學(xué)里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么 別扭。我覺得，你給客人寫郵件的時(shí)候，必須要忘記中國人 的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問題和寫郵 件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類。至U那一天，你隨便寫一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這 封郵件出自一個(gè)中國人之手，你就出師了！我先列舉一些大部分朋

3、友寫 email時(shí)常范的錯(cuò)誤，大家 可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的？接 下來再討論開發(fā)信怎么寫。呵呵。1）郵件寫得過長?？腿说臅r(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想， 一個(gè)不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又 不好，還加了好幾 M的附件，你會不會認(rèn)真去看？而且很多 老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理 email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一 般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。我問過很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間 是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì) 閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會在 outl

4、ook里標(biāo)注上要處理 的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。 換句話說， 只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person ，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？2）沒有明確的主題。一個(gè)不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人 的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有 沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵 件會這樣設(shè)置主題 ：“we are the manufacturer oflights ”，又或者“ need coope

5、ration ”，或者“ Guangdong * trading company ltd ” ，或者 “price list for lights-Guangdong * trading compa ny ltd ”等等，一看 就知道是推銷信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷信，你可能 會有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計(jì)就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓 客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù) 之際情況來判斷了。舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEFCo. Ltd，目前公司最大的客人是美國的 HomeDepot，盡管可能是通過 貿(mào)易商做的，不是直

6、接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開發(fā)新 客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABC inc （這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信 息，知道他們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能 試著開發(fā)這個(gè)客人，我一般 會這樣寫主題，“ Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co.,其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主 題上首先加上他公司名，表示對他們公司的尊重；HomeDepotvendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太陽能燈供應(yīng)商， 既表明了實(shí)力，也勾起他的興

7、趣； 最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找 對了人，這個(gè)正是 ABC公司太陽能燈的 buyer，又或者是他 的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇， homedepot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有 合作機(jī)會，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開郵件的概率會 非常非常大！再說了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是 客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某 一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要 關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。3）長篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。

8、貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實(shí)在寫 得不咋地，簡直可以說是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪 費(fèi)自己時(shí)間。我經(jīng)常會收到類似的郵件：“我們是某某照明 燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅 2小時(shí)車程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽能燈生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工廠 獲得IS09001: 2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我 們以真誠和服務(wù)贏得客戶？?”諸如此類的話，客人會看得很 不耐煩，即使你是一個(gè)很好的公司或很好的工廠，第一次就 收到這樣一封郵件，任誰都會感到厭煩的。有朋友會

9、反問，那是不是完全不寫呢？我的回答是，也 不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢，可以 寫，但是最好一筆帶過就可以了?？梢赃@樣寫：We supplysolar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!簡單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他 反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就 發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少 數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。4）愛炫耀英文水平。以前有個(gè)助理，英語八級，剛畢業(yè)的學(xué)生

10、，要她給老外 寫email，總是喜歡把文字寫得很出彩，各種語法從句層出 不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英 語為母語的客人或者德國、北歐這些英語很棒的客人還好一 點(diǎn)，如果你寫給韓國人日本人中東人法國人，那就要他們老 命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說客人會對你印象好么？丘吉爾講過一句話，具體的內(nèi)容我忘了，大致的意思是， 真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡單的文字表達(dá)出 來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學(xué)生都能看其實(shí)把簡單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡單化 就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯 來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函

11、電的精髓就是，“簡單簡單 再簡單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對不用兩個(gè)詞或短語，能用 一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達(dá)同 樣的意思，那就是最厲害的！舉個(gè)例子吧，我以前招助理的時(shí)候，會考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來模擬一 封郵件。內(nèi)容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS而是PP價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡 快確認(rèn)，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。第一個(gè)應(yīng)聘者是這樣寫的：Dear Mike,This is Jenny from EDF Co. Ltd. We ' re so

12、 pleasedto receive your samples. I already sentthem to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABSas you mentioned last time. Whaf s the matter?I ' ll give you reply as soon as we get the offerfrom the factory. It will take several days. Please be more patient. But t

13、hey also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We ll purchase the raw material and do the production immediately!Looking forward to your reply. Thank you!Best regards,Jenny這封郵件寫得好么？老實(shí)說還可以，雖然主動語態(tài)和人 稱多了點(diǎn)，但是內(nèi)容都點(diǎn)到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也 都是挺簡單

14、的，不難懂。但是不是有點(diǎn)啰嗦？如果能簡單一 點(diǎn)，是不是更好？我們看看第二位應(yīng)聘者寫的email :Dear Mike,How are you?We received your all samples. The factory checkedthe details, and found the material was PP, not ABS as you told.Please give them some more time to re-check theprice,because the materialis differentfrom the pastorders.However,the

15、 materialwasincreasedveryquickly!Therefore,pleasekindlyplacethe ordersoonif the price is ok for you! We' ll do production asap.Thank you in advance!Kind regards,Tommy這封呢？我個(gè)人覺得比上一封號一點(diǎn)，畢竟主動和被動 語態(tài)結(jié)合，“ We只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微 簡單了一點(diǎn)，點(diǎn)到位了。最重要的是，他把purchase the raw material 去掉了，直接用 “We II do the production

16、 asap. ”這樣更簡潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購原材料么？ 所以這是廢話。缺點(diǎn)是，我個(gè)人感覺還是啰嗦了一點(diǎn)。我會這樣寫：Hi Mike,Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price c

17、onfirmed. W e' ll arrange the mass production asap.Thanks and best regards,C幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá) 的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實(shí)可 以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達(dá)方式， 少用第一人稱，多用被動語態(tài)！等到你重新檢查的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簡單的不能再簡單，沒詞可以刪了，那就點(diǎn)“發(fā)送”吧只要做到“簡潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的 email 了。5）喜歡用奇奇怪怪的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，

18、其實(shí)一眼看上去會讓人很 不舒服。經(jīng)常跟老外寫 email的人會發(fā)現(xiàn)，客人很少會用奇 怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼 日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較 常用的字體就是以下幾種：Arial , Verdana , Calibri ，Timesnew roman，也有一些用 Tahoma字體的，但相對少一點(diǎn)。一部分臺 灣和香港客人會用 PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都 是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏 色，像彩虹一樣，看著不舒服。一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：D

19、ear C,Please help to send the samples to my HK officeBEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)， 必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視， 但是如果一封很長的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候， 突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。6）主動語態(tài)用得太多。英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會 充滿We I之類的人稱的。相反要多用被動語態(tài)。比如說，我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We IIsend you the samples tomorrow

20、.這句話沒錯(cuò)，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫： Samples will be sent to you tomorrow.用得是被動語態(tài)，人稱就沒有了。7）經(jīng)常會問一些毫無意義的話。比如Do you want our products ?這句話被我列為最傻 疑問句排行榜第一名。 如果客人說No,你怎么回復(fù)？那就沒 下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你 要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就 把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。還有諸女口 Do you interested in our products? Are you sourc

21、ing for *? How is your business recently? Would you like to cooperate with us?這些都是毫無意義的話開發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰，你做什么， 你的優(yōu)勢在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了其他的東西可以以后慢慢談。8）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如 果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。 很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包 很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不 高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一一 種情況除

22、外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù) 的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖 片和附件。即使收到客人詢價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果不是客人指定， 盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明 我一般會這樣寫：Item: Solar lantern with soft handleModel No.: HBC-294847/KTDescription:（把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚）Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20pcs/ctnCtn size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18

23、kgQ ty/20 ' : .pcs; Q ' ty/40 ' : .pcsLoading port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc以上是我隨便寫的，只是想說明一點(diǎn)，報(bào)價(jià)單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去 點(diǎn)開附件的word或excel報(bào)價(jià)單。其次防止客人把你的報(bào) 價(jià)單隨便轉(zhuǎn)給別人套價(jià)格。如果客人要你報(bào)

24、很多款產(chǎn)品，沒 法全部在郵件里寫清楚的時(shí)候，那就只能用word或excel做報(bào)價(jià)單了，但是最好在完成的時(shí)候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因?yàn)楹芏嗬贤獗容^懶，你辛辛苦苦花 了大半天時(shí)間做個(gè)完整的報(bào)價(jià)單給他，他只要刪掉其中 price這欄，就會把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。9）喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接。很多朋友在寫開發(fā)信的時(shí)候，總是會在內(nèi)容里加上自己 公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次 給他寫郵件的時(shí)候插入這些就沒問題了。10）語氣過于生硬。其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷 的字眼，和面對面的交談或者電話溝

25、通是完全不一樣的?？?一句話“ Pls give me reply today. ” 這句話如果面對面 講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者noproblem ;如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵 件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢？如果改成Could youplease help to give me reply today?用的是疑問句，力口上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？所以 please, help, kindly, could, thank you, appreciate這樣的話在郵件來往中

26、是很普遍的。 除非你和客 人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。所以在我看來，新手最容易犯的就是以上的10個(gè)錯(cuò)誤，當(dāng)然也不排除一些老業(yè)務(wù)員也有有1-2個(gè)問題。朋友們可以自己對照一下，看這10個(gè)錯(cuò)誤中，有哪些是自己會經(jīng)常犯的，或者是沒有意識到的。如果某個(gè)朋友看了后發(fā)現(xiàn)自己一 個(gè)問題都不會有，那恭喜您了，這篇帖子不適合您，但是也 請您有空的話在這里多指點(diǎn)一下大家，讓各位朋友也包括我 多學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)。這些只是我個(gè)人的一點(diǎn)點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，自然希望大家的指正呵呵，坦白說，我以前的 email寫得并不好，后來有個(gè) 比較熱心的老外指點(diǎn)過我一些，然后我開始有意識地去模仿 他們的行文方式和遣詞用句，盡管還是

27、有這樣那樣的缺點(diǎn)， 但比一開始已經(jīng)好很多了。不怕大家笑話，我把我剛工作的 時(shí)候?qū)懙拈_發(fā)信給大家看看：Dear Katherine:This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very gladto write to you here! It ' s my pleasure to be on service of you if possible!Firstly, let me introduce my company in short.We re（長篇大論的公司介紹，寫了整整兩大段，這邊就不貼了）Our products are very popular in both global market and domestic market. Welcome to visit our company if you have time! We ' ll arrange the car to pick you up from the airport. It ' s convenient to our company, just 50 kilometers! Our goal is （這邊是寫公司的宗旨，什么質(zhì)量第一，服務(wù)優(yōu)良之類的，總之都是些廢話）Enclosed our price quotation sheet fo