英文郵件寫法EnglishEmailWritingskills

1、【工作英語】職場人士如何寫出漂亮郵件?Ifyou'rereadingthis,there'sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral-perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts.如果你正在閱讀這篇文章，你肯定有一個或若干個甚至是不同帳號的私人或辦公郵箱。It'seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it'sbeenaroundforlongenough.Buti

2、fyoufindyourselfstrugglingtocommunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:郵件這樣的溝通方式早已經滲入到了我們的生活工作中，因此可以說大多數人都能有效地使用郵件與他人交流。但如果你發(fā)現自己還沒做得足夠有效，我想以下這六點可以幫到你：1. StartWithanAppropriateSalutation郵件開頭稱呼要恰當Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa"hi".It'spolitetoaddasal

3、utation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:有些人寫郵件不喜歡加稱呼，甚至連簡單的你好”都忽略，直接開始正文內容。孰不知就像在傳統的信件上一樣，寫上稱呼是一種禮貌的象征。稱呼可以這樣寫：#DearSir/Madam親愛的先生/女士#DearMr.Johnson親愛的約翰遜先生#HiSue蘇，你好#HelloFred你好，福瑞德Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou'rewritingtoaprospectiveemployer,"DearMr.Johnson"isp

4、robablythebestwaytogo."HiBob"isgoingtolookunprofessional.稱呼必須恰當。若郵件對象是你未來的上司，親愛的約翰先生”這樣的稱呼應該為最得體的。像你好，鮑勃”更適用于隨意的場合。Butdon'tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou'rewritingtoafriendofafriend,using"Dear"plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted.那么，是不是正式的用語就萬能呢？絕對不是

5、。若你給你朋友的朋友寫郵件，那用親愛的+姓”就顯得異常別扭。Ifindoubt,"Dearfirstname"willusuallyworkjustfine.當你判斷不出哪種場合該用什么稱呼合適，你可以使用親愛的+名”來應付所有情況。2. GetStraighttothePoint直奔主題Yourcorrespondentwon'twanttowadethroughparagraphsofwaffle-sogetstraighttothepoint.Ifyou'rewritingtosomeoneoutoftheblue,don'tgivethemy

6、ourlifestorybeforeyoumakearequest.相信閱讀你郵件的人不會愿意仔細瀏覽你那空洞無聊的長篇大論，所以你需要直奔主題。如果你想寫封郵件安慰某個心靈受傷的朋友，開頭先把你的建議亮出來，然后再用你的親身經歷來輔助說明。Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:直奔主題意味著郵件內容的第一行應該是這樣:#I'mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublic

7、ation,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions.我現在正在寫一篇要交給某某出版社關于極致控件的文章，不知道您有沒有時間回答3個問題呢？#Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?可否對下面的設計項目進行引證？#I'dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?我想和你談談修訂的事。這周二下午兩點您有空嗎？#I'veattachedthedocument

8、syourequestedatourmeetingyesterday.昨天會議上您要求的文件已附上，請查收。Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestioncomestoofardown,therecipientmaynotevenrealizethatyouneedareply.當然，你需要再增加更多的細節(jié)內容。若將郵件重點放到內容的開頭，你將收到更加及時的回復信息。如果你的問題在郵件后頭

9、，收信人可能都不會意識到你在等他回復。3. KeepitShort內容言簡意賅Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too-longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein.盡可能將你的郵件內容寫得簡單明了。文章太長不易閱讀和吸收。Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat'srequired.Youmightfindthatit'sbe

10、sttoofferthisasanattachmentyou'llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily.若對方需要通過你的郵件來做決策，那你一定要在郵件中將相關信息寫完整。為了能更靈活地排版，你可以把這些信息作成附件形式，以方便對方將其打印出來。4. UseNumberedPoints將內容編號Ifyou'vegotseveralquestionsorpointstomake,it'sveryhelpfultonumberthem.This

11、makesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:對于那些為了咨詢或提供各種問題的郵件，最好將問題一點一點的列舉出來，以便于他人對每個問題作答，尤其當某些人更傾向于對問題只回答“是”和“否”的時候。例如：#Couldyouletmeknow:能否告知：#1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign1. 網站設計費用#2.Howmuchforthewebsitedesign

12、plusatri-foldbrochure2. 網頁設計加一份三頁宣傳冊的費用#3.Whetheryoucouldcomplete#2bytheendofApril3. 您能否在四月底完成第二點所述工作？It'salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed.將你的問題或觀點用圖標的方式羅列出來是很實用的，倘若你用一段話將幾個點全部涵蓋，那對方有可能會漏看其中的幾點。5. Re-readandUseSp

13、ell-Checkre using email重新閱讀一篇，校對拼寫錯誤Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyouprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassingorevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”,forinstance,couldpotentoiabllleymcas.usepr排版或拼寫錯誤有時能導致對一個單詞的誤解。尤其當你用郵件來溝通專業(yè)性

14、內容時，這樣的錯誤就很尷尬，甚至有些失禮。它可能改變你整個郵件的意思。比如：少寫了個“不”，就可能會引起某些問題。Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes-butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwontpickup.Ifyou'reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyouvetyped.因此檢查拼寫將避免你犯

15、這些低級錯誤，但這里強調不僅僅用眼睛檢查，還得用大腦思考。有些錯誤不一定能輕易檢查出來。如果你的郵件系統有字句聯想功能和自動糾錯功能，一定要把寫出來的內容再通讀檢查一遍。6. MakeYourSignatureUseful充分利用郵件簽名Doyouhaveanemailsignature?（That'sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail.）Somepeopledon'tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying.你設置過郵件簽名嗎（它將會在你每次郵件內

16、容的下方自動生成）？有些人從來都沒有使用過它，但我們也看過一些非常有意思和哲理的簽名。Whetheryou'reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:無論你是為了工作還是私人聊天，加注簽名對你和郵件接收者都有好處，因為這意味著可以：Givingthelinktoyourwebsite加上你的網頁鏈接Includingyourworkaddressand/orphonenumber寫上你的工作地址或電話號碼Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts注上你的社會媒體工具帳號（例如博客，微博，論壇）Puttinginali