優(yōu)化業(yè)務(wù)流程助力企業(yè)信息化管理

1、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程助力企業(yè)信息化管理1 從流程優(yōu)化的需要來(lái)理解信息化與管理的關(guān)系任何一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作都是由一系列連貫又交錯(cuò)的業(yè)務(wù)流程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。例如，有經(jīng)營(yíng)決策的流程、掌握市場(chǎng)和客戶(hù)需求的流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、營(yíng)銷(xiāo)流程、生產(chǎn)制造流程、采購(gòu)供應(yīng)流程等等。 這些流程都是密切關(guān)聯(lián)的， 單獨(dú)存在是沒(méi)有意義的。 當(dāng)人們說(shuō)產(chǎn)供銷(xiāo)嚴(yán)重脫節(jié)時(shí)，實(shí)質(zhì)上是在說(shuō)這三個(gè)流程是在各自孤立地運(yùn)行，沒(méi)有能夠形成一個(gè)有機(jī)的整體。業(yè)務(wù)流程可以定義為： 通過(guò)一組作業(yè)的整合， 把輸入各種必要的資， 源，經(jīng)過(guò)增值處理，輸出客戶(hù)所需要的、 認(rèn)可的和滿(mǎn)意的資源 ( 產(chǎn)品或服務(wù) ) 。從 TQM(全面質(zhì)量管理 ) 的角度理解，廣義的客戶(hù)就是下道工

2、序。要區(qū)別局部流程同整體流程的關(guān)系; 一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸出是另一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸入。對(duì)制造業(yè)來(lái)講， 它們又都是 “從獲取客戶(hù)訂單開(kāi)始到把產(chǎn)品交到客戶(hù)手中并收到回款”這樣一個(gè)完整的全流程的一部分。設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程的目的是為了最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)日益增長(zhǎng)和變化多端的需求。同時(shí)也是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃所提出的各項(xiàng)指標(biāo)，客戶(hù)價(jià)值和企業(yè)價(jià)值是有區(qū)別的，客戶(hù)的價(jià)值是以自己認(rèn)可的費(fèi)用獲取能夠?yàn)樽约簬?lái)效益的產(chǎn)品和服務(wù)，而企業(yè)的價(jià)值是獲取合理的利潤(rùn)。必須把客戶(hù)的價(jià)值同企業(yè)的價(jià)值統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)雙贏。對(duì)流程的設(shè)計(jì)、監(jiān)控、改進(jìn)和創(chuàng)新，要用先進(jìn)的管理理念和方法給予指導(dǎo)，使之能夠在企業(yè)全體員工的共同努力下，不斷消除一切

3、無(wú)效作業(yè)與浪費(fèi)，不僅要最大限度地為滿(mǎn)足客戶(hù)的需求而增值，而且要為包括股東的所有利益相關(guān)群體，如企業(yè) (利潤(rùn))、員工 (薪酬)、合作伙伴 (利潤(rùn)); 政府(稅收)、貸款方 (利息) 、投資方 ( 股息 ) 增值。因此，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，在一定程度上，通過(guò)觀察和分析它的業(yè)務(wù)流程即可見(jiàn)端倪 ; 比如產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)的響應(yīng)速度和交付能力，總體運(yùn)營(yíng)成本，不同的業(yè)務(wù)流程，運(yùn)行的結(jié)果是大相徑庭的。要不斷通過(guò)創(chuàng)新來(lái)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)環(huán)境的變化的需求 ; 而只有當(dāng)流程是“可視化”的或透明的，才有可能對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)控和改進(jìn)。為了使業(yè)務(wù)流程“可視化” ; 必須建立一個(gè)體現(xiàn)信息集成和信息共享的信息化管理系統(tǒng)， 而這個(gè)系

4、統(tǒng)必須覆蓋企業(yè)的完整全流程才能真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和提高競(jìng)爭(zhēng)力的目的。 當(dāng)前， 對(duì)制造業(yè)來(lái)說(shuō)， 這個(gè)系統(tǒng)就是在供需鏈管理理念指導(dǎo)下的 ERP(企業(yè)資源計(jì)劃 ) 系統(tǒng)。2 信息集成與信息共享在我們討論MRP /ERP 系統(tǒng)之前， 首先必須樹(shù)立信息集成的概念。這些年來(lái)確實(shí)不少企業(yè)在計(jì)算機(jī)輔助管理的應(yīng)用上，做出了很大成績(jī)，提高了一些管理部門(mén)的工作效率; 例如財(cái)務(wù)部門(mén)的電算會(huì)計(jì)、 銷(xiāo)售或采購(gòu)部門(mén)的合同管理、生產(chǎn)部門(mén)的零件配套表、 人事部門(mén)的工資管理、技術(shù)部門(mén)的檔案管理、 以及各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存管理等等。不錯(cuò)，這些計(jì)算機(jī)應(yīng)用都是 “管理信息系統(tǒng) (MIS) ”，但它還僅僅是信息化的初級(jí)階段，可以提高企業(yè)內(nèi)部單項(xiàng)業(yè)務(wù)

5、的工作效率。 由于它只是孤立的管理信息系統(tǒng)( 或稱(chēng)信息孤島 ) ，無(wú)法提高企業(yè)的整體效益。企業(yè)在開(kāi)發(fā)單個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用程序時(shí)，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的總體設(shè)計(jì)，沒(méi)有建立一套規(guī)范的管理基礎(chǔ)， 信息系統(tǒng)沒(méi)有覆蓋企業(yè)的整體全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至根本是不能溝通的， 各個(gè)單項(xiàng)業(yè)務(wù)之間即使聯(lián)上網(wǎng)也很難形成一個(gè)有機(jī)的整體，難以進(jìn)行信息共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化， 這還不是我們所要的信息化管理。我們需要的是一個(gè)高度集成的信息化管理系統(tǒng)，既要效率，更要效益。為此，必須首先明白什么是信息集成。通俗地講， 實(shí)現(xiàn)了信息集成就是：任何一項(xiàng)數(shù)據(jù)或信息，由一個(gè)部門(mén)一位員工負(fù)責(zé)，在規(guī)定的時(shí)間，錄入到系統(tǒng)里去，

6、存儲(chǔ)在指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中，按照一定的運(yùn)算方法進(jìn)行加工處理。就是說(shuō)：同樣的數(shù)據(jù)或信息不再需要第二個(gè)部門(mén)、或任何其他員工再錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復(fù)勞動(dòng)、提高效率、避免差錯(cuò)。人們很容易從系統(tǒng)中，根據(jù)錄入數(shù)據(jù)的員工口令查明每一個(gè)信息的來(lái)源和錄入時(shí)間，做到責(zé)任分明。 簡(jiǎn)言之， 信息集成的原則就是信息源是唯一的，而不是多頭的。做到信息集成本身不是最終目的。實(shí)現(xiàn)信息集成是為了信息共享。所有與某項(xiàng)業(yè)務(wù)流程有關(guān)的授權(quán)人員都可以從指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用原始數(shù)據(jù)和加工處理后的信息，按照一定的格式顯示在所有相應(yīng)的記錄和報(bào)表上。實(shí)時(shí)地了解到相關(guān)信息以應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的內(nèi)外環(huán)境變化，對(duì)提高企業(yè)的響應(yīng)速度是至關(guān)重要的。不

7、同崗位的員工都是根據(jù)同一個(gè)數(shù)據(jù)源，不誤時(shí)機(jī)地采取必要的決策和措施，提高企業(yè)( 或以核心競(jìng)爭(zhēng)力為核心的供需鏈) 的應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)力。但是， 實(shí)現(xiàn)信息集成是有一定條件的，其中最基本的兩條是：信息必須規(guī)范， 信息的流程必須規(guī)范。 雖然這是極其淺顯的道理，但是在不少企業(yè)里卻很難做到。當(dāng)信息成為一種 “財(cái)富”或“權(quán)力”的象征時(shí)，要做到“共享”會(huì)遇到意想不到的阻力。而規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程是保證信息資源完整的必要條件，是信息公開(kāi)透明的必要條件， 也是建立公平、 公正和誠(chéng)信市場(chǎng)秩序的前提。我們可以以一個(gè)規(guī)范化的采購(gòu)作業(yè)流程來(lái)說(shuō)明，見(jiàn)圖1 。圖 1 規(guī)范化的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程有了這樣規(guī)范的采購(gòu)流程，應(yīng)該采購(gòu)什么?采購(gòu)多少

8、 ?什么時(shí)候采購(gòu)?都由物料需求計(jì)劃確定了。 拍腦袋采購(gòu)的現(xiàn)象不存在了，居高不下的庫(kù)存可以降下來(lái)了。向哪些有資格的供應(yīng)商采購(gòu) ?由認(rèn)證了的供應(yīng)商文檔確定。“哪家回扣多就買(mǎi)哪家的”現(xiàn)象被杜絕了，企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量從進(jìn)貨源頭得到了保證。每一位采購(gòu)員允許采購(gòu)哪類(lèi)物料?允許采購(gòu)的數(shù)量和金額也明確規(guī)定了。 如果超出采購(gòu)權(quán)限，系統(tǒng)會(huì)提示進(jìn)行審批程序，每一層次的審批權(quán)限都有嚴(yán)格和明確的規(guī)定，預(yù)算超支的現(xiàn)象不再出現(xiàn)了。系統(tǒng)在財(cái)務(wù)部門(mén)付款前，自動(dòng)進(jìn)行各種核對(duì)：來(lái)的貨物是不是所訂購(gòu)的?是否按規(guī)定的交貨日期到貨?合格品是否百分之百?發(fā)票金額同報(bào)價(jià)是否一致 ?只有在所有數(shù)據(jù)都是正確的情況下，才能執(zhí)行付款作業(yè)，不良資金支出現(xiàn)

9、象可以避免了。對(duì)供應(yīng)商的考核可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息來(lái)查閱，不合格的供應(yīng)商將被淘汰出局，供應(yīng)鏈將得到不斷優(yōu)化。正因?yàn)橐?guī)范化管理是斷絕“暗箱操作”的一把將軍鎖，又是向傳統(tǒng)封閉“獨(dú)立王國(guó)式”運(yùn)營(yíng)操作的挑戰(zhàn)， 會(huì)使一些人感到極不自然而頑固抵制。這是實(shí)施ERP系統(tǒng)難度的根本原因所在。 技術(shù)問(wèn)題一般比較容易解決，但是如果不徹底轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，不下決心深化改革管理， 實(shí)現(xiàn) ERP這樣的信息化管理系統(tǒng)只能是一句空話(huà)。管理以人為本， 實(shí)施 ERP系統(tǒng)主要是做好人的工作，要重視“變革管理”。圖 2 信息技術(shù)同管理的關(guān)系圖 2 表達(dá)了信息技術(shù)與管理的關(guān)系。 沒(méi)有一定管理基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)混亂的企業(yè)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化的 ;

10、不準(zhǔn)確、不及時(shí)、不完整的信息是害人的信息。那種認(rèn)為上了 ERP系統(tǒng)自然會(huì)提升企業(yè)的管理水平， 管理基礎(chǔ)并不重要的說(shuō)法是不正確的。但是有了準(zhǔn)確、及時(shí)和完整的信息，如果管理者不去掌握它，或者不會(huì)應(yīng)用，都會(huì)使寶貴的信息黯然失色。信息化的結(jié)果最多只能是向管理者提供了豐富、實(shí)時(shí)的信息; 而實(shí)施信息化管理的效益，不是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，而是人用出來(lái)的。我們應(yīng)當(dāng)永遠(yuǎn)記?。骸靶畔⒌膬r(jià)值在于應(yīng)用”，而應(yīng)用信息的主體是人，是管理者。把希望寄托在實(shí)現(xiàn)不需人參與的“管理自動(dòng)化”是不現(xiàn)實(shí)的。人建立系統(tǒng)，人維護(hù)系統(tǒng)，人使用系統(tǒng)，永遠(yuǎn)不要忘記“管理以人為本”。3 結(jié)語(yǔ)在了解了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和信息集成的道理后，在選擇了軟件，準(zhǔn)備采

11、取 “分步實(shí)施”的策略時(shí)，不要忘記這些道理。例如，如果準(zhǔn)備上銷(xiāo)售系統(tǒng)，就應(yīng)當(dāng)起碼同時(shí)上銷(xiāo)售管理、倉(cāng)庫(kù)管理 ( 成品庫(kù) ) 、應(yīng)收帳款、總帳.等流程密切相關(guān)的模塊; 就是說(shuō)，即使是分步實(shí)施也不要割斷流程的信息集成，哪怕是一個(gè)局部流程。否則，等于花錢(qián)買(mǎi)單個(gè)模塊，同自行開(kāi)發(fā)的信息孤島沒(méi)有什么區(qū)別，同樣不是信息化管理的宗旨。2010 年讀書(shū)節(jié)活動(dòng)方案一、活動(dòng)目的：書(shū)是人類(lèi)的朋友，書(shū)是人類(lèi)進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識(shí)面，通過(guò)開(kāi)展“和書(shū)交朋友，遨游知識(shí)大海洋”系列讀書(shū)活動(dòng)，激發(fā)學(xué)生讀書(shū)的興趣，讓每一個(gè)學(xué)生都想讀書(shū)、愛(ài)讀書(shū)、會(huì)讀書(shū)，從小養(yǎng)成熱愛(ài)書(shū)籍，博覽群書(shū)的好習(xí)慣，并在讀書(shū)實(shí)踐活動(dòng)中陶冶情操，獲取真知，

12、樹(shù)立理想！二、活動(dòng)目標(biāo)：1 、通過(guò)活動(dòng)，建立起以學(xué)校班級(jí)、個(gè)人為主的班級(jí)圖書(shū)角和個(gè)人小書(shū)庫(kù)。2 、通過(guò)活動(dòng)，在校園內(nèi)形成熱愛(ài)讀書(shū)的良好風(fēng)氣。3、通過(guò)活動(dòng)，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書(shū)的好習(xí)慣。4 、通過(guò)活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)生知識(shí)更新、思維活躍、綜合實(shí)踐能力的提高。三、活動(dòng)實(shí)施的計(jì)劃1 、 做好讀書(shū)登記簿（ 1） 每個(gè)學(xué)生結(jié)合實(shí)際，準(zhǔn)備一本讀書(shū)登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來(lái)設(shè)計(jì)、裝飾，使其生動(dòng)活潑、各具特色，其中要有讀書(shū)的內(nèi)容、容量、實(shí)現(xiàn)時(shí)間、好詞佳句集錦、心得體會(huì)等欄目，高年級(jí)可適當(dāng)作讀書(shū)筆記。（ 2） 每個(gè)班級(jí)結(jié)合學(xué)生的計(jì)劃和班級(jí)實(shí)際情況，也制定出相應(yīng)的班級(jí)讀書(shū)目標(biāo)和讀書(shū)成長(zhǎng)規(guī)劃書(shū)，其中要有措施、有保障、有效