企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀的研究

1、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀的研究               企業(yè)是依法設(shè)立的集合生產(chǎn)要素，并在利潤動機(jī)和承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的條件下，為社會提供產(chǎn)品和服務(wù)的基本經(jīng)濟(jì)單位。企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動中形成的一種重要的信息資源，是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，管理資產(chǎn)的最好辦法就是管理檔案。在被稱為“信息時代”的當(dāng)今社會中，信息資源在社會的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著物資所無法替代的作用。不斷深化的社會經(jīng)濟(jì)改革和日益激烈的市場競爭，使那些不注重對信息資源進(jìn)行有效的積累、管理和開發(fā)利用的企業(yè)，猶如失去航標(biāo)的船只，無法

2、駛向成功的彼岸。企業(yè)檔案工作屬于企業(yè)信息工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的有機(jī)組成部分。企業(yè)檔案工作的主要職責(zé)是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌，同時也要為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息保障。人事檔案是企業(yè)檔案的一部分，因此管理好人事檔案對企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。 人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事檔案管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案工作上為現(xiàn)代社會人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動。特別是在當(dāng)前，人事檔案管理又被稱為現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分，

3、其重要性更加突顯，我國正處于進(jìn)行人事檔案體制和制度的改革時期，針對我國現(xiàn)有情況，人事檔案管理體制和制度的改革很關(guān)鍵一點(diǎn)就是應(yīng)樹立“以人為本，立檔為民”的指導(dǎo)思想，因?yàn)楣裰獣哉蚪M織所管理的與自身相關(guān)的信息，已經(jīng)成為很多國家政府明文規(guī)定的公民應(yīng)當(dāng)依法享受的民主權(quán)利，我國正在制定的政府信息公開條例的一些條款，也體現(xiàn)了“陽光政府”或“愛民政府”的改革思想，隨著人民群眾的民主權(quán)利意識的增強(qiáng)，傳統(tǒng)的封閉或人事檔案管理制度受到諸多方面的挑戰(zhàn)和質(zhì)疑。 企業(yè)員工人事檔案的內(nèi)容是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面的情況材料的記載和敘述員工本人經(jīng)歷的基本情況。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并

4、為人事統(tǒng)一分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析為企業(yè)規(guī)劃提供依據(jù)。因此公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。過去，人事管理部門的工作重點(diǎn)，只是放在政治學(xué)習(xí)和檔案記錄等上面，這已不適應(yīng)新形勢的要求。當(dāng)前，私營企業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，國有企業(yè)改革也都給人事檔案工作提出了新的要求。 在我國企業(yè)管理工作中，由于檔案工作服務(wù)水平不高造成的影響企業(yè)檔案工作生存與發(fā)展的事例并不鮮見。相反，如果檔案工作能夠?qū)ζ髽I(yè)管理水平的提高，企業(yè)管理效率的創(chuàng)造和企業(yè)競爭力的形成發(fā)揮獨(dú)特服務(wù)

5、作用，那么管理效率的檔案意識就會得到強(qiáng)化，檔案工作所需的人財(cái)物投入就會得到保證，企業(yè)檔案工作就有了生存發(fā)展的內(nèi)在動力。下面，筆者就如何做好新時期企業(yè)人事檔案管理工作談一點(diǎn)個人的看法。 一、近些年來企業(yè)人事檔案工作出現(xiàn)的一些問題： 1、近年來，由于流動人員的迅速增加，而流動人員人事檔案信息內(nèi)容的不正確、不完整和不從新現(xiàn)象普遍存在，流動人員人事檔案功能削弱，致使很大部分流動人員放棄人事檔案，造成“有人無檔”或“有檔無人”等“無頭檔案”現(xiàn)象發(fā)生。 2、人事檔案作為一種信息資源，在企業(yè)只能起到內(nèi)部服務(wù)功能的作用，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。在發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)過程中，企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，部分企業(yè)認(rèn)為企業(yè)檔案工作是可

6、以忽略的，使人事檔案工作在企業(yè)的各項(xiàng)工作中提不上議事日程。 3、人事檔案的透明度不高，人們對自己的信息和檔案一無所知，在全社會都提倡政務(wù)公開、信息公開的情況下，人事檔案的透明度問題顯得更加突出。、 4、人事檔案管理人員數(shù)量不足，國家規(guī)定每增加1000卷，就要相應(yīng)增加一個人的編制。企業(yè)為了減少成本，增加利潤，原有的檔案機(jī)構(gòu)被撤消或合并，人員編制減少，幾個人的工作變成了一個人的工作，應(yīng)該專職的變成了兼職。由于工作量大，大部分人事檔案工作人員不得不超負(fù)荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高。 5、認(rèn)識檔案工作人員更換頻繁。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，它需要工作人員相對穩(wěn)定。但

7、由于這項(xiàng)工作既瑣碎繁忙又不容易出成績，致使部分工作人員頻繁調(diào)離或不安心工作。這種狀況如果不扭轉(zhuǎn)，將給人事檔案工作隊(duì)伍帶來不穩(wěn)定性，不利于人事檔案工作的發(fā)展，甚至?xí)砗蠡肌?二、針對人事檔案管理中的問題，我們從以下幾個方面著手做好人事檔案工作： 1、樹立責(zé)任心和使命感。各級領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，切實(shí)幫助解決人事檔案工作中遇到的實(shí)際問題。人事檔案工作人員也要忠于職守，樹立做好人事檔案工作的責(zé)任心和使命感，在工作中要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守制度，盡職盡責(zé)地管好用好人事檔案，使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要作用。 2、在個人信息保護(hù)法在世界上普遍推行時，個人信息權(quán)（包括個人信息決定權(quán)、個人信息保密權(quán)、個人信

8、息查詢權(quán)、個人信息更正權(quán)個人信息封鎖權(quán)和個人信息刪除權(quán)）被普遍推崇。人們的維權(quán)意識普遍提高的情況下，建立檔案與本人見面制度，增加個人人事檔案的透明度十分必要。、 3、在講求實(shí)效相互競爭的今天，人事管理的主要任務(wù)是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體目標(biāo)提供合適可用的人才，這就要求人事部門進(jìn)一步加大人事制度改革的力度，建立好人才檔案，搞活用人機(jī)制，為企業(yè)選拔賢能創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使員工用其所長、人盡其才；關(guān)心和改善員工的生活條件，使員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的內(nèi)在潛力。 4、企業(yè)還應(yīng)該建立短期的人事檔案，即員工管理檔案?！皢T工管理檔案”是公司為每個員工建立的內(nèi)部管理檔案。包括該員工所有關(guān)于招聘、錄用、合同、

9、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。建立此檔案的宗旨在與方便內(nèi)部管理和向檔案部門提供真實(shí)可靠的材料。員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止或解除勞動關(guān)系時，應(yīng)歸進(jìn)員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案中保存應(yīng)聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓(xùn)等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負(fù)責(zé)管理。員工管理檔案中不應(yīng)包含秘密內(nèi)容，人力資源部員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容，員工管理檔案僅供公司內(nèi)部使用。雖然這些中小企業(yè)沒有人事檔案管理主體資格，但這樣可以為人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)提供詳實(shí)

10、的、完整的人事檔案，又可以為本單位的利用服務(wù)。 5、我們每個人都應(yīng)樹立起自我的檔案意識，人事檔案是我們每個人切身利益的一部分，我們每個人都應(yīng)該重視，特別對于那些不重視建立人事檔案的企業(yè)，員工更應(yīng)注意定期督促企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)客觀公正地建立自己的人事檔案，如果每個人都能夠重視，人事檔案內(nèi)容如有變化，員工就以書面方式及時獲取正確無誤的資料。那么企業(yè)中的人事處，人力資源管理部門將能更好地做好人事管理工作，這樣也可以避免出現(xiàn)“無頭檔案”，也可以對其所管理的人員用其所長，避其所短。 6、知識經(jīng)濟(jì)背景下，無論什么都強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神，當(dāng)然企業(yè)的任何一個部門也都不是獨(dú)立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的。作為管理整個企業(yè)實(shí)踐活動

11、載體、知識結(jié)晶的檔案部門來說，更是和所有的部門緊密聯(lián)系。人事檔案管理工作的所有的業(yè)務(wù)活動都是為了輸入和輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務(wù)，而這些人事檔案信息的主要來源即為企業(yè)的人力資源管理活動。人事檔案管理工作要做到及時將有關(guān)信息反饋給人力資源管理部門，加強(qiáng)與人事部門的溝通、協(xié)作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。 7、樹立創(chuàng)新意識。人員流動性增強(qiáng)的情況下，紙質(zhì)檔案的弊端明顯，國民經(jīng)濟(jì)信息化已經(jīng)有了很大發(fā)展的情況下，應(yīng)該大力推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，建立電子化的人事檔案管理系統(tǒng)。對于很多小型企業(yè)的檔案沒有地方存放，企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)不熟的，流動人員檔案問題，其中流動人員檔案問題隨著流動人員的

12、日益增多，顯得更加突出，流動人員主要從業(yè)與個體、私營企業(yè)、三資企業(yè)，從嚴(yán)格意義上講，這些企業(yè)不具備法律意義上的“人事檔案”的主體資格，同時建立的人事檔案材料真實(shí)性、法律憑證性、公正性都較欠缺。對這些人事檔案材料由人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)仔細(xì)鑒定后簽署意見、加蓋公章，方可納入本人的人事檔案。從而維護(hù)流動人員人事檔案的權(quán)威性和連貫性。按照流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定的規(guī)定，流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員的人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案?？绲貐^(qū)流動人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，也可由其

13、現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。尚未建立人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。檔案寄存中心，檔案事務(wù)所可以代存管理這些企業(yè)的檔案，對企業(yè)的重點(diǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)整理，編目，上架，對零散的檔案進(jìn)行系統(tǒng)正規(guī)整理完畢后，收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。人們應(yīng)該支持這些新型的檔案機(jī)構(gòu)，檔案工作人員更應(yīng)該去支持這類新事物，去呵護(hù)它的發(fā)展，這樣不僅有利于檔案工作人員，也有利于人民的檔案利益。 8、人事檔案信息是動態(tài)的，變化的信息資源，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，必須保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，真實(shí)，規(guī)范，統(tǒng)一。現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案往往不是一個人一生完整的記錄，由于管理的漏洞，流動等都會導(dǎo)致一個人的人事檔案出現(xiàn)多份或中斷。為了保證這些人事檔案的信息能夠準(zhǔn)確，及時被新的用人單位利用和方便國家全面管理，非常有必要建立各級國家人事信息庫，在全國范圍內(nèi)推行人事檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，為相關(guān)人員分配個人的人事檔案信息的電子帳號，便于人事流動和用人單位掌握的個人信息。 當(dāng)然，如