企業(yè)檔案管理中的“目標管理”

1、企業(yè)檔案管理中的“目標管理”    摘要:企業(yè)檔案工作“目標管理”的提出,為企業(yè)檔案工作提出了一個近期工作目標。通過研究其推行的過程,執(zhí)行的效果,分析其對企業(yè)檔案工作的現(xiàn)實作用,探尋其可能產(chǎn)生的中期影響。關(guān)鍵詞:檔案管理;“目標管理”企業(yè)檔案工作“目標管理”的提出,為企業(yè)檔案工作提出了一個近期工作目標。通過對企業(yè)的檔案工作量化的測試和標準的評定,使其在檔案工作管理體制 、列入企業(yè)項管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規(guī)范地考核,從近幾年推廣的情況看,對企業(yè)檔案工作確實起到了一定的推動作用。企業(yè)檔案工作自此有了一個統(tǒng)一的衡量尺度

2、。針對檔案管理出現(xiàn)的種種問題,企業(yè)檔案進行了“目標管理”。1 目前企業(yè)職工檔案工作存在的問題1.1 現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎(chǔ),是職工個人維護合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實政策的法律憑證,是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料,而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補貼的繳費和發(fā)放,簽定、解除勞動合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理,有的在企業(yè)主管部門管理,有的在企業(yè)管理,沒有實行集中統(tǒng)一管理,資源整合。地方政府

3、行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準確的統(tǒng)計或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式,這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩,也不利于維護職工個人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。1.2 企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善企業(yè)以追求利潤為目的,普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上,認為檔案工作不重要,甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上,導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠,造成了檔案工作處于被動應(yīng)付局面,難以高質(zhì)量地完成。1.3 企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范

4、,利用率低一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同,個人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考,進而影響到人員的正常晉升與輪換,失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時,操作程序不規(guī)范。1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低,文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強,造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。2企業(yè)檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點:2.1 其考核程序基本覆蓋

5、了企業(yè)近期檔案工作的發(fā)展進程一些企業(yè)檔案館的建立,表明企業(yè)檔案工作地位正穩(wěn)步提高,標志著檔案工作邁出了與企業(yè)整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)企業(yè)采取有效措施,加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度。很多企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中,為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。隨著各大企業(yè)對檔案工作認識程度的加強,檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視,隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化,人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢,知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。專職檔案人員負責(zé),兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為企業(yè)檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時,各企業(yè)建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制,與考核制

6、度互為制約,將檔案工作“目錄管理”融入企業(yè)的“目標管理”中,從而形成 “目標管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。由于檔案工作程序日趨完善,檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點,各企業(yè)采取一系列措施,如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ,制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè),規(guī)范了企業(yè)檔案管理方法和程序,檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證,同時檔案人員通過完善的制度建設(shè),對檔案進行實時控制成為可能。企業(yè)檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此,打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面,提出了科

7、學(xué)、規(guī)范、標準的操作方式。企業(yè)檔案部門在積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上,圍繞企業(yè)的中心工作和重點任務(wù),分析檔案需求信息,編制出大量適合當前企業(yè)改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式,突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技,制備出多層次檔案編研成果,不僅滿足了利用者的需求,而且深化了檔案編研的層次。2.2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益企業(yè)普遍增加了對檔案工作的投資份額,為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備,并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員,輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展,并已取得可喜成果。領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強,為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他部門等同的位置,接授檔

8、案專業(yè)考評,使得檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉、考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高,檔案信息開發(fā)成果倍出,為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。從其整體收益不難看出,企業(yè)檔案目標管理不僅是對各企業(yè)檔案部門綜合能力的全面考核,而且是幫助各企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點。2.3 從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后,一些企業(yè)在實施過程中,遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關(guān)條款不兼容的難題,問題出在檔案工作與企業(yè)整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。問題的主要癥結(jié)是“目標管理”的設(shè)置初衷沒能找準檔案工作的位置-

9、服務(wù)性、輔助性,過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與企業(yè)整體的中心工作和重點任務(wù)并舉,更不能單方面越級協(xié)調(diào)企業(yè)的整體規(guī)劃實施過程。相反,如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā),重新審視企業(yè)“目標管理 ”的難點,站在管理者的位置,與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系,相對而言則簡單些。眾所周知,橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的 。據(jù)此可見,如欲加快企業(yè)檔案工作“目標管理”的推進速度,應(yīng)當采用“最小阻力法”, 將問題的難點由制發(fā)機關(guān)與企業(yè)行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性,加強實施的可操作性。2.4 “目標管理”對企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響

10、企業(yè)檔案工作“目標管理”對企業(yè)檔案工作產(chǎn)生的影響:實行企業(yè)檔案工作“目標管理”對企業(yè)檔案工作總體發(fā)展水平不均衡,檔案工作尚未與企業(yè)整體工作完全實現(xiàn)“四同步”,檔案干部素質(zhì)差異較大,檔案部門環(huán)境設(shè)施有待進一步改善 ,檔案信息開發(fā)薄弱于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等企業(yè)檔案工作現(xiàn)存的問題,具有較好的“醫(yī)治”作用 。一定程度上可以改善或緩解目前存在于企業(yè)檔案部門的尖銳矛盾,相信經(jīng)過一段時間的努力,企業(yè)檔案工作的整體水平會在現(xiàn)有基礎(chǔ)上整體提高。此外,隨著檔案工作“目標管理” 等級地遞進,從“目標管理”的內(nèi)容,可見檔案工作重點逐步從基礎(chǔ)建設(shè)轉(zhuǎn)至現(xiàn)代化管理,其所占比重也在逐步遞增。既然企業(yè)檔案工作“目標管理”設(shè)置者在其設(shè)置初衷,已預(yù)測到檔案工作發(fā)展趨勢,主觀規(guī)定了其發(fā)展軌跡,相信在進一步推向深入的過程中,客觀上會在中期發(fā)展階段看到其顯著成效。但是,前文述及的某些問題也不容忽視。倘若在近期解決不好,勢必成為阻礙發(fā)展的隱患,其日積月累的負面效應(yīng),會逐漸吞噬企業(yè)檔案工作“目標管理”的主體。為此,應(yīng)給予高度重視。盡快采取有效措施,以利該項工作全面、深入的推進和發(fā)展。參考文獻1卞昭玲.試論檔案信息服務(wù)組織的績效評估J.檔案學(xué)通訊,2005,2.    你可能感興趣的畢業(yè)論文    · 試論如何做好檔案管理工作&#