word2007操作技巧

1、Word2007圖表制作技巧 編者按：目前，80%的用戶只用到了Office2003不到20%的功能，他們也告訴微軟，我知道這個項目用Office軟件可以實現(xiàn)，但就是找不到相關的功能選項。即將發(fā)布的Office2007除了增加了不少新組件、新功能外，最大的改進就是提高了軟件的易用性，讓人們能夠用上它更多的功能。本期開始，我們就以Office2007Beta2為例，通過一個個真實的辦公案例向大家系統(tǒng)地介紹它令人激動的新特性。   Word2003：圖表功能太簡單，樣式也寥寥無幾，大多數(shù)情況須借助Excel的圖表工具來完成。 Word2007：新增圖表的設計、布局以及格式編輯等功能，與E

2、xcel無縫銜接，功能大大增強。  在辦公文檔中，我們往往需要添加一些圖表，圖表能更加直觀地反映數(shù)據(jù)的變化情況，使行情走勢等一目了然。 某市油脂公司的銷售部經理張潔利用Word2007的圖表工具，在今年前3季度的市場分析報告中插入了精美的2006年19月份產品出貨量及趨勢分析圖表，從而使她的報告文檔格外引人注目！下面就一起來看看她是如何實現(xiàn)的。      一、插入基礎圖表 由于張潔需要插入圖表來說明19月份產品出貨量變化趨勢，因此需要選擇一種折線型圖表并且輸入相關產品的出貨量數(shù)據(jù)，具體操作如下：    &

3、#160; 1.插入圖表 啟動Word2007，在其中新建一篇名為“2006年度19月份市場分析報告”的文檔，將插入點定位于需要插入圖表的位置，然后單擊工具欄上的“插入”按鈕，在下面彈出的浮動面板中選擇“圖表”按鈕，此時會顯示一個“創(chuàng)建圖表”窗口，從其中選擇需要的圖表類型“折線圖”類別中的“折線圖”選項，單擊“確定”按鈕。      2.編輯數(shù)據(jù)源  當進行以上操作后，就會在Word文檔中插入一個折線圖示例，張潔忽然發(fā)現(xiàn)在工具欄自動切換到了“設計”浮動工具面板，而且在右側彈出了一個標題名為“Microsoft Of

4、fice Word中的圖表”的Excel2007窗口，在其中存放著這個圖表的示例數(shù)據(jù)。 新特性：Office2007中的Word、Excel、Powerpoint采用了新的設計理念，針對不同的工作環(huán)境，它們可以自動調出相關的浮動工具面板，并且將一些常用功能從Office2003的菜單欄轉移到了工具欄，常用功能的調用只須單擊一次工具欄上的按鈕。Office2007還將Word與Excel無縫結合在一起，這樣可以充分利用Word的文字編輯排版能力以及Excel的強大數(shù)據(jù)處理能力。 由于存放在Excel2007窗口中的圖表數(shù)據(jù)僅僅顯示例數(shù)據(jù)，因此張潔必須將自己搜集的數(shù)據(jù)添加到Excel工作

5、表中。添加數(shù)據(jù)時，可以使用Excel的所有功能，比如輸入各個月份時，可以使用填充柄，然后選擇其中的“以月填充”命令即可。  在Excel2007工作表中輸入必需的源數(shù)據(jù)后，張潔發(fā)現(xiàn)插入文檔中的圖表只會顯示14月份的數(shù)據(jù)。原來，采用默認方式插入的圖表，只有4行3列，增加的數(shù)據(jù)行列是不會顯示在圖表中，因此須要自己將這些新增數(shù)據(jù)區(qū)域添加到圖表的數(shù)據(jù)源中。修改數(shù)據(jù)源時，單擊“設計”工具面板中的“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的“編輯數(shù)據(jù)源”窗口中，單擊“圖表數(shù)據(jù)區(qū)域”選項右側的選擇按鈕，然后在彈出的選擇對話框中選擇Excel工作表中修改后的全部數(shù)據(jù)區(qū)域，如：$A$1:$E$10,然后依次單擊“確定

6、”按鈕，即可將全部數(shù)據(jù)區(qū)域設置為圖表的源數(shù)據(jù)。 小提示：如果需要單獨修改圖表源數(shù)據(jù)的水平軸（即X軸）值或者系列值的單元格區(qū)域，可以單擊“編輯數(shù)據(jù)源”窗口中的“水平（分類）軸標簽”或者“圖例項（系列）”中的“編輯”按鈕，然后重新選擇新的數(shù)據(jù)區(qū)域即可，通過這種方法也可以將已經編輯好的Excel表作為圖表的源數(shù)據(jù)。       二、為圖表錦上添花     1.給圖表換新裝  在Word2007中，修飾圖表最簡單也是最“傻瓜”的方法就是應用“快速布局”以及“快速樣式”工具了，在這兩個工具列表中，預設了大

7、量的設計方案，因此可以隨手拿來使用。單擊“設計”浮動面板中的“快速布局”列表框，從其中選擇一種帶標題且能夠顯示圖表中各個數(shù)據(jù)點數(shù)值布局的方案：布局9，從“快速樣式”列表框中選擇一種底紋淺藍色的“樣式41”，即可發(fā)現(xiàn)圖表變得精致起來。 新特性：選擇不同的布局方案，文檔中的圖表會實時發(fā)生對應的變化，這就是Office2007幫用戶提高效率的實時預覽功能。     2.讓圖表更實用  為了使瀏覽圖表的使用者對圖表內容一目了然，張潔還需要給圖表添加坐標軸標題、能夠說明某種產品出貨量未來前景的趨勢線以及可能存在的統(tǒng)計誤差線等，這些操作都可以通過單擊圖表，

8、然后單擊工具欄上的“布局”按鈕，即可彈出一個“布局”工具面板，在這個面板里可以對圖表的各種布局要素進行個性設置。 （1）添加坐標軸標題：添加圖表的橫坐標以及縱坐標軸標題時，單擊“布局”中的“Labels”中的“坐標軸標題”按鈕，在彈出的菜單中選擇“主要橫坐標軸標題”選項，然后選擇橫坐標軸標題在圖表中的位置，如：坐標軸下方標題，即可在橫坐標軸的下方添加一個文本框，然后在其中輸入坐標軸標題即可，比如：月份，采用同樣的方法添加縱坐標軸標題。  （2）預測產品銷售前景：根據(jù)公司領導要求，為了能夠制定公司的主導產品-B產品的銷售方案，必須測算一下B產品的未來兩個月的銷售前景。對于這個問題，張潔

9、使用趨勢線即可解決，也不需要通過復雜的測算。單擊“布局”中“Analysis”中的“趨勢線”按鈕，在彈出的菜單中選擇“線性趨勢線”，在彈出的小對話框中選擇“B產品”，即可在圖表中自動生成一條銷售變化趨勢線。  但是這條趨勢線只是預測2006年19月份B產品的銷售趨勢，而領導要求要求預測未來兩個月內的變化趨勢，因此使用鼠標右擊這條趨勢線，在彈出的快捷菜單中選擇“設置趨勢線格式”菜單命令，彈出“設置趨勢線格式”對話框，在其中的“趨勢預測”的“前推”編輯框中輸入“2”周期，然后通過這個對話框的“線條”、“線型”等選項，修改趨勢線的格式，單擊“確定”按鈕，即可在圖表中添加B產品未來兩個月的銷

10、售變化趨勢線了。   三、讓圖表細節(jié)更精致 圖表經過一番辛苦的勞作基本完成了，但張潔覺得圖表的一些細節(jié)，比如背景、坐標軸以及各種線條還不美觀。這個好辦！選中圖表中的某個對象，比如背景，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的浮動工具面板中，從“形狀樣式”類別中選擇“快速樣式”按鈕，然后在彈出的眾多形狀樣式列表中，選擇一種，即可給圖表中的對象添加令人驚喜的藝術效果！  經過檢查無誤后，張潔單擊工具欄上的“保存”按鈕，即可將這篇圖文并茂的分析報告保存為一個docx格式的Word文檔了！  小提示：Office2007采用了全新的文檔類型，其文檔后綴名均在原來的基礎上添加了個“x”，比如docx、xls