XX裝飾公司財務(wù)報銷及付款管理辦法

1、山東XX裝飾工程有限公司財務(wù)報銷及付款管理辦法目錄1遵循原則12 按要求使用、填寫憑證單據(jù)12.1憑證填寫要求12.2報銷憑證粘貼要求23 審批付款程序及付款時間23.1費(fèi)用報銷審批程序23.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)及公司物品領(lǐng)用審批流程53.3總經(jīng)理費(fèi)用報銷審批程序53.4內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序53.5業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求53.5.1業(yè)務(wù)審批流程53.5.2材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料63.5.3工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料73.5.4勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料83.5.5退還招投標(biāo)保證金審批流程93.5.6注意事項9

2、3.6費(fèi)用報銷及付款時間規(guī)定114 附則111遵循原則XX裝飾員工執(zhí)行費(fèi)用報銷付款程序，應(yīng)本著誰花錢、誰報銷、誰領(lǐng)款的原則，經(jīng)辦人不準(zhǔn)由他人代簽或代領(lǐng)款。對不符合付款條件的款項申請，財務(wù)部門一律不予審核、支付。原則上費(fèi)用報銷付款采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)款的形式進(jìn)行支付，其他資金支付根據(jù)實際業(yè)務(wù)可采用現(xiàn)金、支票、匯票等形式進(jìn)行支付。如員工自行先墊付款項，報銷時須附網(wǎng)銀或刷卡憑條。 2 按要求使用、填寫憑證單據(jù)2.1憑證填寫要求2.1.1填寫憑證必須用黑色或藍(lán)黑色的鋼筆或中性筆填寫，書寫文字必須清晰、工整、不得潦草，無錯別字，無涂改現(xiàn)象。要寫明報銷部門、報銷事由、報銷金額（大、小寫）、附件張數(shù)（粘貼的原始憑證的

3、自然張數(shù)）等。報銷單據(jù)必須由經(jīng)辦人自己填寫，不許他人代寫。2.1.2阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)逐個填寫，不得連筆。小寫數(shù)字前應(yīng)有或加注人民幣符號“￥”。大寫金額的數(shù)字，應(yīng)用漢字正楷書寫，寫法如下：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元（圓）、角、分、零、整（正）。中文大寫金額數(shù)字到“元”或“角”為止的、在“元”或“角”之后、應(yīng)寫“整”(或“正”)字、大寫金額數(shù)字有“分”的、“分”后面不寫“整”(或“正”)字。大寫金額應(yīng)靠左頂頭填寫。例如：￥120,807.68 大寫：壹拾貳萬零捌佰零柒元陸角捌分 ；人民幣叁拾貳萬零伍元整￥320,005.00 ；人民幣叁仟貳佰元伍角整￥3200.50 。

4、2.2報銷憑證粘貼要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得原始單據(jù)后，應(yīng)按票據(jù)大小、長短、票據(jù)種類、票面金額等從右至左依次粘貼整齊至原始單據(jù)粘貼單上，然后將報銷單靠左平鋪粘貼于首頁，原始單據(jù)應(yīng)與報銷單上邊線平行，與左邊線對齊，原始單據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、金額要表露清晰。保持整個平面厚度的均勻（一般15張-20張為宜），同類原始單據(jù)應(yīng)歸類粘貼。3 審批付款程序及付款時間3.1費(fèi)用報銷審批程序費(fèi)用報銷需填列“費(fèi)用報銷單”，“費(fèi)用報銷單”由經(jīng)辦人申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，報相關(guān)部門備案（其中業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、物品登記類等由綜合部門備案登記；職務(wù)工作費(fèi)用、差旅費(fèi)等由綜合部門人資專員和財務(wù)部出納備案登記），經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總

5、經(jīng)理審批后，交由出納審核付款。具體審批流程如下：（1） 日常費(fèi)用報銷流程：費(fèi) 用 報 銷 單部門：XXX 日期： 2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財務(wù)審核批準(zhǔn)人總經(jīng)理批準(zhǔn)單據(jù)張數(shù)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核出納：出納審核付款合計金額（小寫）：備注（付款方式等）合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：備案登記如是業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、物品登記類綜合部負(fù)責(zé)人備案業(yè)務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人簽字經(jīng)辦人經(jīng)辦人簽字如是差旅費(fèi)-綜合部人資專員備案（2） 職務(wù)費(fèi)用報銷流程：費(fèi) 用 報 銷 單部門：XXX 日期： 2016年 X月 X日報銷內(nèi)容：財務(wù)審核批準(zhǔn)人總經(jīng)理批準(zhǔn)單據(jù)張數(shù)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核出納：出納審核付款合計金額（小寫）：備注（付款方

6、式等）合計金額（大寫）：沖賬金額（小寫）：備案登記綜合部人資專員備案業(yè)務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人簽字經(jīng)辦人經(jīng)辦人簽字財務(wù)出納備案如為公司經(jīng)辦業(yè)務(wù)確實無法取得相關(guān)發(fā)票，經(jīng)辦人在符合財務(wù)程序的情況下可用其他同類票據(jù)報銷（如辦公費(fèi)只能用辦公類票據(jù)抵用，交通費(fèi)只能用交通費(fèi)票據(jù)抵用），使用便利貼寫明抵票原因，附在報銷單據(jù)上經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可報銷。職務(wù)工作費(fèi)用報銷，不允許合伙貼票，所報單據(jù)需由本人親自送至財務(wù)部，不許代送；所報票據(jù)單位名稱必須是“山東XX裝飾工程公司”或者“XX裝飾”或者單位名稱處空白不填。個人不允許報銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)。如為辦公用品、計算機(jī)耗材等票據(jù)，必須附銷貨單位蓋章的明細(xì)清單及出、入庫單，且

7、單價不應(yīng)超過200元。（出、入庫單簽字為報銷人及綜合部人員）通訊費(fèi)發(fā)票報銷普通員工為300元、經(jīng)理級以上為500元。住宿費(fèi)發(fā)票必須是異地的，濟(jì)南當(dāng)?shù)夭挥鑸箐N。所貼票據(jù)金額超過職務(wù)工作費(fèi)用實際應(yīng)報數(shù)的差額必須控制在5元以內(nèi)?，F(xiàn)金報銷必須按現(xiàn)金管理辦法執(zhí)行，由經(jīng)辦人親自領(lǐng)取，并在報銷單據(jù)上簽字。每份報銷單所附原始單據(jù)不要過多，控制在20張以內(nèi)，每份報銷單不可粘貼太多相同票據(jù)（種類、日期）或者金額較大的票據(jù)。不允許出現(xiàn)同一天多張汽油票、打車票連號以及交通費(fèi)多張。從每年9月份開始，6月份以前的票據(jù)不允許貼票報銷。3.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)及公司物品領(lǐng)用審批流程備注：若申請人不需要領(lǐng)用招待疲，則只需填寫業(yè)務(wù)招待審

8、批單，無需填寫物品領(lǐng)用單。3.3總經(jīng)理費(fèi)用報銷審批程序總經(jīng)理費(fèi)用報銷（職務(wù)費(fèi)用除外），在正常履行本公司審批程序的情況下，需報地產(chǎn)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)及總裁或其授權(quán)批準(zhǔn)人審批。3.4內(nèi)部轉(zhuǎn)款及內(nèi)部往來款審批付款程序（1）內(nèi)部轉(zhuǎn)款流程：（2）內(nèi)部往來款流程：備注：財務(wù)在一個月內(nèi)取得收款單位開具的收款收據(jù)。3.5業(yè)務(wù)審批流程、應(yīng)提供材料及材料要求3.5.1業(yè)務(wù)審批流程該業(yè)務(wù)審批目前主要是針對材料類（零星采購、供應(yīng)商采購）付款、工程類付款以及勞務(wù)費(fèi)付款。由經(jīng)辦人填寫付款會簽單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，核算部復(fù)核，財務(wù)部審核后，交總經(jīng)理簽批，最后由出納付款。流程如下：3.5.2材料類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提

9、供的申請資料（1）材料類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫，未簽訂合同的按“零星采購”填寫3用途根據(jù)所開具發(fā)票的內(nèi)容填寫4備注描述所供貨是否完成以及根據(jù)合同要求按比例申請款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)實際供貨額填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（3） 材料類采購付款應(yīng)提供的申請資料編號供應(yīng)商采購應(yīng)提供的申請資料編號零星采購應(yīng)提供的申請資料1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、

10、財務(wù)部簽字完整的網(wǎng)銀付款申請單或支票領(lǐng)用單1經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部簽字完整的網(wǎng)銀付款申請單或支票領(lǐng)用單2在收款單位處加蓋供應(yīng)商公章的付款會簽單 2付款會簽單3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票3稅務(wù)局開具的材料款發(fā)票4收款單位的本次實際收款收據(jù)，并蓋有收款方的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章4收款方的收款收據(jù)或收條，并有收款人蓋章或簽字。另外，采購員墊支材料款的需后附刷卡憑條或相應(yīng)憑據(jù)5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨單位提供銷貨明細(xì)清單，清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小寫金額，并加蓋公章5若發(fā)票未能載明所購事項，由供貨單位提供原始銷貨明細(xì)清單，清單需具備貨物名稱、供貨日期、單價、數(shù)量和合計大小

11、寫金額6XX裝飾工程公司的材料收料單6XX裝飾工程公司的材料收料單7采購金額超過3000元的必須與供應(yīng)商簽訂合同；首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供該合同編號（編號寫在付款會簽單右上角）。78首次付款時需提供加蓋供應(yīng)商公章的授權(quán)委托書9加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的已付款對賬單810加蓋供應(yīng)商公章和供應(yīng)商簽字的付款申請911根據(jù)合同需提供驗收報告的，后附驗收報告復(fù)印件103.5.3工程類付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料（1）工程類付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按合同中的名稱填寫3用途工程款4備注描述施工項目進(jìn)

12、展程度，及以根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)商務(wù)部出具的結(jié)算報告填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬或支票（4） 工程類付款時應(yīng)提供的申請資料編號工程類付款應(yīng)提供的申請資料1在收款單位處加蓋收款單位公章的付款會簽單2地方稅務(wù)局開具的工程款發(fā)票3收款單位的本次實際收款的收款收據(jù)4加蓋收款單位公章和簽字的已付款對賬單5加蓋收款單位公章和簽字的付款申請6商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度測量表或完工結(jié)算單。結(jié)算單據(jù)上要有施工單位簽章、項目負(fù)

13、責(zé)人、商務(wù)負(fù)責(zé)人簽字7首次付款時需提供合同復(fù)印件；再次付款時需提供該合同編號（編號寫在付款會簽單右上角）8根據(jù)合同需提供驗收報告的，后附驗收報告復(fù)印件3.5.4勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求及付款時應(yīng)提供的申請資料（1）勞務(wù)費(fèi)付款會簽單填寫要求序號填寫項目填寫要求1工程名稱根據(jù)財務(wù)部下發(fā)的“工程施工項目名稱”填寫2收款單位按照承接施工項目的人員填寫3用途勞務(wù)費(fèi)4備注描述施工項目進(jìn)展程度，及以根據(jù)合同要求按比例應(yīng)申請的款項5合同金額根據(jù)已簽訂的合同填寫6結(jié)算金額根據(jù)每次完成的產(chǎn)值填寫7累計已付款根據(jù)已付給對方單位多少款填寫8本次申請款根據(jù)備注中描述的以及按合同比例應(yīng)申請的款填寫9本次實際付款根據(jù)本次應(yīng)

14、實際支付對方單位的款項10付款方式網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬（2）勞務(wù)費(fèi)付款時應(yīng)提供的申請資料編號開具發(fā)票形式編號工資表形式1稅務(wù)局開具的勞務(wù)費(fèi)發(fā)票1人員工資表及身份證復(fù)印件授權(quán)委托書2收款收據(jù)2收款收據(jù)3已付款對賬單3已付款對賬單4付款申請單4付款申請單5商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度表5商務(wù)部出具的項目施工進(jìn)度表3.5.5退還招投標(biāo)保證金審批流程（1） 經(jīng)辦人需將相關(guān)退款憑據(jù)連同審批表一并交給財務(wù)部審核。（2） 收款單位需攜帶收款收據(jù)到財務(wù)部領(lǐng)款。3.5.6注意事項 1、付款會簽單上的“收款單位”必須要與合同中的公司名稱一致，并加蓋公章。“零星采購”付款會簽單上可不蓋公章。2、“XX裝飾工程公司的材料收料單”中供

15、貨商簽章要與收款單位名稱一致。“零星采購”在打印收料單時，可以將此項刪除。3、付款會簽單上的各環(huán)節(jié)人員簽字，不允許只簽“同意支付”，要按照所負(fù)責(zé)的事項簽屬意見。4、所有單據(jù)上要有簽字日期。5、驗收報告的出具，是根據(jù)合同條款中約定的要求進(jìn)行填寫。若合同中約定出具兩次驗收報告，在最后一次出具時請寫明“以本次驗收做為計算質(zhì)保期開始時間”。6、只要付款不是一次性支付的，需要由收款單位出具“已付款對賬單”。目的是讓其和財務(wù)對賬，確認(rèn)發(fā)票額、累計收款額。7、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整個會簽單據(jù)的簽批、分類及保管工作。付款日經(jīng)辦人將第一聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）連同后附的其他資料，一并交于財務(wù)部申請付款。8、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請付款時

16、，除發(fā)票以外的其他手續(xù)需自檢后再發(fā)起。若手續(xù)不合格，財務(wù)部有權(quán)拒收并退回。9、裝修工程項目中下賬的施工項目，后附的所有相關(guān)手續(xù)要與付款會簽單上的“工程項目名稱”相一致。10、因設(shè)計費(fèi)屬于增值稅范圍，所以要求對方必須出具可抵扣的增值稅專用發(fā)票，盡量在收款時開具。因為增值稅專用發(fā)票有180天的認(rèn)證期限，過期不予認(rèn)證。11、收取保證金時，財務(wù)部需要取得招標(biāo)部門經(jīng)辦人及其部門負(fù)責(zé)人簽字的紙質(zhì)版招標(biāo)通知書，作為收取保證金的依據(jù)。12、退還保證金時，由招標(biāo)部門填寫“退還保證金審批單”，并出具退還保證金明細(xì)表，退款時要求退還單位出具收款收據(jù)。13、為了規(guī)避風(fēng)險，要求供應(yīng)商必須開具每筆收款金額的發(fā)票。14、新項目開工，要