如何組織團(tuán)隊(duì)有效溝通

1、人們在工作和生活之中每時(shí)每刻都進(jìn)行著溝通，以至于大家對于溝通這個(gè)概念已經(jīng)非常熟悉了，但什么是溝通？可能很少有人進(jìn)行過認(rèn)真、深入的思考。我們在向幾個(gè)大公司的中層管理人員提出這個(gè)問題時(shí)，多數(shù)人都不能予以全面的回答。據(jù)此，我們推測，善于運(yùn)用溝通的技巧，并能夠進(jìn)行有效溝通的人可能更少。事實(shí)正如我們所推測的一樣，在實(shí)際工作當(dāng)中許多很有才能的人，由于溝通環(huán)節(jié)存在問題而無法充分發(fā)揮作用；一件本來很好的事情由于溝通環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致結(jié)果適得其反因此，如何進(jìn)行有效溝通，對于提高工作效率非常重要！溝通就是信息（情感、觀點(diǎn)、事件等等）的流通和傳遞。溝通的途徑多種多樣，我們最常用的方法是語言溝通。美國斯隆學(xué)院的行為科學(xué)

2、家們對語言溝通過程中的說話、聆聽、思考三個(gè)活動的速度進(jìn)行了多次試驗(yàn)，得出了這樣的結(jié)論：思考速度>聆聽速度>說話速度。另外，行為科學(xué)家還通過不同的信息傳遞手段，對獲取信息的有效性進(jìn)行了多組比對試驗(yàn)，得出的結(jié)論是：信息經(jīng)提煉后再傳遞給聆聽者，其記憶的效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于不加整理且沒有重點(diǎn)的敘述和圖片展示。這兩組試驗(yàn)的結(jié)論對如何進(jìn)行有效溝通產(chǎn)生了很大的影響力，使人們能夠運(yùn)用科學(xué)的試驗(yàn)結(jié)論，對比自己的溝通行為，認(rèn)真思考一下在日常溝通過程中是否存在不適當(dāng)?shù)男袨椋禾峁┑男畔⒃蕉嘣胶?；不停地灌輸自己的觀點(diǎn)，不管聆聽者的反應(yīng)；信息長篇累牘，沒有重點(diǎn)事實(shí)證明，這樣的溝通往往效果不好，我們需要從信息溝通的流轉(zhuǎn)

3、過程入手，分析這些問題存在的原因，并提出解決措施。溝通過程中存在的問題 溝通過程中，信息的傳遞一般是經(jīng)過構(gòu)想、組織信息（提煉或加工）、發(fā)出信息、聆聽者接收信息、思考、組織反應(yīng)（反饋）六個(gè)過程，在這個(gè)循環(huán)過程中，任何一個(gè)過程都不能缺少。如果不經(jīng)過組織信息過程即提煉加工過程，聆聽者就會不知所云，無法掌握重點(diǎn)，因而也無法進(jìn)行正確的反饋，這種問題在日常工作當(dāng)中最為普遍，我們稱之為信息堆積；如果不給聆聽者思考的機(jī)會和時(shí)間，信息傳遞的效果也會大打折扣，聆聽者在交流過程中由于大腦運(yùn)轉(zhuǎn)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于說話的速度且交流的信息無法引起大腦思考，此時(shí)，聆聽者往往會形成“走神兒”或“獨(dú)自閃念”的情況，交流的效果

4、自然很差，這種情況也非常普遍，我們稱之為“自我溝通”。這兩種情況在我們的工作過程中極為普遍，并存在某種程度上的變異情況，因此，需要采取應(yīng)對措施加以改進(jìn)。管理溝通，從其概念上來講，是為了一個(gè)設(shè)定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在特定個(gè)人或群體間傳遞，并且達(dá)成共同協(xié)議的過程。溝通是自然科學(xué)和社會科學(xué)的混合物，是企業(yè)管理的有效工具。溝通還是一種技能，是一個(gè)人對本身知識能力、表達(dá)能力、行為能力的發(fā)揮。無論是企業(yè)管理者還是普通的職工，都是企業(yè)競爭力的核心要素，做好溝通工作，無疑是企業(yè)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的前提。有效溝通在企業(yè)管理中的重要性主要表現(xiàn)在：1、準(zhǔn)確理解公司決策，提高工作效率，化解管理矛盾 公司

5、決策需要一個(gè)有效的溝通過程才能施行，溝通的過程就是對決策的理解傳達(dá)的過程。決策表達(dá)得準(zhǔn)確、清晰、簡潔是進(jìn)行有效溝通的前提，而對決策的正確理解是實(shí)施有效溝通的目的。在決策下達(dá)時(shí)，決策者要和執(zhí)行者進(jìn)行必要的溝通，以對決策達(dá)成共識，使執(zhí)行者準(zhǔn)確無誤的按照決策執(zhí)行，避免因?yàn)閷Q策的曲解而造成的執(zhí)行失誤。 一個(gè)企業(yè)的群體成員之間進(jìn)行交流包括相互在物質(zhì)上的幫助、支持和感情上的交流、溝通，信息的溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作的個(gè)人之間的橋梁。同樣的信息由于接收人的不同會產(chǎn)生不同的效果，信息的過濾、保留、忽略或扭曲是由接收人主觀因素決定的，是他所處的環(huán)境、位置、年齡、教育程度等相互作用的結(jié)果。

6、由于對信息感知存在差異性，就需要進(jìn)行有效的溝通來彌合這種差異性，以減小由于人的主觀因素而造成的時(shí)間、金錢上的損失。準(zhǔn)確的信息溝通無疑會提高我們的工作效率，使我們舍棄一些不必要的工作，以最簡潔、最直接的方式取得理想的工作效果。為了使決策更貼近市場變化，企業(yè)內(nèi)部的信息流程也要分散化，使組織內(nèi)部的通信向下一直到最低的責(zé)任層，向上可到高級管理層，并橫向流通于企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)群體之間。在信息的流動過程中必然會產(chǎn)生各種矛盾和阻礙因素，只有在部門之間、職員之間進(jìn)行有效的溝通才能化解這些矛盾，使工作順利進(jìn)行。2、從表象問題過渡到實(shí)質(zhì)問題的手段 企業(yè)管理講求實(shí)效，只有從問題的實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是才能

7、解決問題。而在溝通中獲得的信息是最及時(shí)、最前沿、最實(shí)際、最能夠反映當(dāng)前工作情況的。在企業(yè)的經(jīng)營管理中出現(xiàn)的各種各樣的問題，如果單純的從事物的表面現(xiàn)象來解決問題，不深入了解情況，接觸問題本質(zhì)，會給企業(yè)帶來災(zāi)難性的損失。個(gè)人與個(gè)人之間、個(gè)人與群體之間、群體與群體之間開展積極、公開的溝通，從多角度看待一個(gè)問題，那么在管理中就能統(tǒng)籌兼顧，未雨綢繆。在許多問題還未發(fā)生時(shí)，管理者就從表象上看到、聽到感覺到，經(jīng)過研究分析，把一些不利于企業(yè)穩(wěn)定的閑素扼殺掉。企業(yè)是在不斷解決經(jīng)營中的問題中前進(jìn)的，企業(yè)中問題的解決是通過企業(yè)中有效的溝通實(shí)現(xiàn)的。3、激勵(lì)職工，形成健康、積極的企業(yè)文化 人具有自然屬性和社會

8、屬性，在實(shí)際的社會生活中，在滿足其生理需求時(shí)還要滿足其精神需求。每個(gè)人都希望得到別人的尊重，社會的認(rèn)可和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。一個(gè)優(yōu)秀的管理者，就要通過有效的溝通影響甚至改變職員對工作的態(tài)度、對生活的態(tài)度。把那些視工作為負(fù)擔(dān)，對工作三心二意的員工轉(zhuǎn)變?yōu)閷ぷ鞣浅Ｍ度?，工作中積極主動，表現(xiàn)出超群的自發(fā)性、創(chuàng)造性。在有效溝通中，企業(yè)管理者要對職工按不同的情況劃分為不同的群體，從而采取不同的溝通方式。如按年齡階段劃分為年輕職工和老職工，對年輕的資歷比較淺的職工采取鼓勵(lì)認(rèn)可的溝通方式，在一定情況下讓他們獨(dú)立承擔(dān)重要工作，并與他們經(jīng)常在工作生活方面溝通，對其工作成績認(rèn)可鼓勵(lì)，激發(fā)他們的創(chuàng)造性和工作熱情，為企業(yè)

9、貢獻(xiàn)更大的力量。對于資歷深的老同志，企業(yè)管理者應(yīng)重視尊重他們，發(fā)揮他們的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢，與他們經(jīng)常接觸，相互交流，給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，以調(diào)動其工作積極性?！皽贤ň褪巧a(chǎn)力”。公司領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠(yuǎn)矚，對溝通工作的重要性進(jìn)行了高度的概括，并多次強(qiáng)調(diào)采用有效溝通方法對提高工作效率、效果的重要意義。在今后的工作中，我們確實(shí)還需要不斷掌握和運(yùn)用有效溝通的方法，創(chuàng)造工作動力，激發(fā)工作潛能，使我們的戰(zhàn)略目標(biāo)早日得到實(shí)現(xiàn)有效溝通的內(nèi)涵 達(dá)成有效溝通須具備兩個(gè)必要條件：首先。信息發(fā)送者清晰地表達(dá)信息的內(nèi)涵，以便信息接收者能確切理解：其次，信息發(fā)送者重視信息接收者的反應(yīng)并根據(jù)其反應(yīng)及時(shí)修正信息的傳遞。免除不必要的誤解。

10、兩者缺一不可。有效溝通主要指組織內(nèi)人員的溝通，尤其是管理者與被管理者之間的溝通。有效溝通能否成立關(guān)鍵在于信息的有效性，信息的有效程度決定了溝通的有效程度。信息的有效程度又主要取決于以下幾個(gè)方面：l.信息的透明程度。當(dāng)一則信息應(yīng)該作為公共信息時(shí)就不應(yīng)該導(dǎo)致信息的不對稱性信息必須是公開的。公開的信息并不意味著簡單的信息傳遞，而要確保信息接收者能理解信息的內(nèi)涵。如果以一種模棱兩可的、含糊不清的文字語言傳遞一種不清晰的，難以使人理解的信息。對于信息接收者而言沒有任何意義。另一方面，信息接收者也有權(quán)獲與自身利益相關(guān)的信息內(nèi)涵。否則有可能導(dǎo)致信息接收者對信息發(fā)送者的行為動機(jī)產(chǎn)生懷疑。2.信息的反饋程度。有

11、效溝通是一種動態(tài)的雙向行為，而雙向的溝通對信息發(fā)送者來說應(yīng)得到充分的反饋。只有溝通的主、客體雙方都充分表達(dá)了對某一問題的看法,才真正具備有效溝通的意義。 多事的東風(fēng)，又冉冉地來到人間，桃紅支不住紅艷的酡顏而醉倚在封姨的臂彎里，柳絲趁著風(fēng)力，俯了腰肢，搔著行人的頭發(fā)，成團(tuán)的柳絮，好像春神足下墜下來的一朵朵的輕云，結(jié)了隊(duì)兒，模仿著二月間漫天舞出輕清的春雪，飛入了處處簾櫳。細(xì)草芊芊的綠茵上，沾濡了清明的酒氣，遺下了游人的屐痕車跡。一切都興奮到了極點(diǎn)，大概有些狂亂了吧？在這繽紛繁華目不暇接的春天！公司檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用

12、檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行

13、政部收三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿

14、、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、五、檔案管理人員職責(zé)1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫