中北化工公司Oracle實施采購業(yè)務需求分析_020128_SW

1、AN0HINC0ANDERSEN中北通用化工有限責任公司Oracle實施采購業(yè)務需求分析顧問：AndersenConsultant生成日期：最后修改日期：控制號：版本：1.0審批：中北化工公司項目經(jīng)理安達信項目經(jīng)理Andersen文檔控制修改記錄DateAuthorVersionChangeReference審查人NamePosition目錄文檔控制II修改記錄ii審查人ii1 公司組織管理11.1 業(yè)務部門設置11.2 業(yè)務人員情況12 采購產(chǎn)品管理22.1 采購產(chǎn)品22.2 采購產(chǎn)品編碼22.3 采購產(chǎn)品分類22.4 采購產(chǎn)品計量單位22.5 采購產(chǎn)品庫存控制23 供應商管理33.1 供應

2、商需求33.2 供應商管理34 請購管理44.1 請購流程44.2 請購單管理45 詢價及報價管理55.1 詢價單55.2 報價單56 訂單管理66.1 訂單生成66.2 訂單內(nèi)容66.3 訂單安全性77 采購接收與退貨87.1 采購接收控制87.2 采購退貨88 審批管理98.1 審批流程98.2 審批人員98.3 審批權限99 采購與財務接口109.1 采購和財務接口101公司組織管理現(xiàn)行的部門劃分主要依據(jù)是BPR目關文檔提供的管理架構。本需求文檔主要側重于采購方面的業(yè)務需求。1.1業(yè)務部門設置中北通用化工有限責任公司是北方工業(yè)集團下屬的全資子公司，特許經(jīng)營民爆產(chǎn)品，是國內(nèi)做得最好的貿(mào)易公

3、司。公司的其它業(yè)務還包括化工產(chǎn)品及焦炭。部門結構：公司總共設有5個部門，其中有3個產(chǎn)品部門。產(chǎn)品部門根據(jù)產(chǎn)品類型進行分類，分別為：1 .民爆產(chǎn)品部2 .化工產(chǎn)品部3 .焦炭產(chǎn)品部每個部門下設兩個業(yè)務小組，分別為銷售小組和采購小組。每個小組設業(yè)務經(jīng)理一名。1.2業(yè)務人員情況各產(chǎn)品部門設有部門經(jīng)理，部門經(jīng)理下分設銷售業(yè)務經(jīng)理和采購業(yè)務經(jīng)理，分管銷售和采購業(yè)務。采購業(yè)務經(jīng)理下設有多個采購高級業(yè)務員和采購業(yè)務員。2采購產(chǎn)品管理2.1 采購產(chǎn)品中北通用化工公司主要經(jīng)營民爆、普通化工以及焦炭三類產(chǎn)品。部門分工明確，基本上一個部門經(jīng)營一類產(chǎn)品。2.2 采購產(chǎn)品編碼產(chǎn)品的具體編碼，參見庫存業(yè)務需求分析。2.3

4、 采購產(chǎn)品分類采購的產(chǎn)品可以按照外經(jīng)貿(mào)部進出口業(yè)務統(tǒng)一商品目錄的分類方法。各種采購產(chǎn)品分為大、中、小類。其中大類可以分為：化工原料、塑料、火工制品、煤炭及煤制品等等。大類以下還分中類，如化工原料可分為以下中類：無機酸、鈉化合物、鉀化合物、鈣化合物等等。各中類以下可以分小類，如無機酸可分為：硫酸、硝酸、鹽酸、磷酸等。小類以下是詳細產(chǎn)品。希望將來的系統(tǒng)能夠繼續(xù)采用這樣的分類方法。2.4 采購產(chǎn)品計量單位參見庫存業(yè)務需求分析2.5 采購產(chǎn)品庫存控制參見庫存業(yè)務需求分析3供應商管理3.1 供應商需求公司通常把供應商當作客戶對待，努力建立長期關系。供應商選擇，主要是普通化工，要求業(yè)務員首先保證產(chǎn)品質量，

5、質量在同一水平上后價格依據(jù)“貨比三家”確定。一般根據(jù)個人經(jīng)驗，模糊判斷。產(chǎn)品質量方面：一般依據(jù)外方要求標準，例如SGS標準（瑞士公證行）或是外商認可的廠商標準。付款一般在發(fā)貨后，如果屬于代理項目通常在收款后再付款，占業(yè)務的10%。進口：根據(jù)合同及國家的具體規(guī)定進行質量檢驗。進口商品一般不退回供應商，而采取打折降價的方法。3.2 供應商管理系統(tǒng)可以提供一套包括質量控制在內(nèi)的完整的供應商評審報表，對供應商建立完整的評估體制。供應商于經(jīng)手的業(yè)務員輸入并維護，在BPR后對供應商信息的將統(tǒng)一管理，不能隨意刪除或更改供應商信息。采購部門經(jīng)理可以查詢到整個采購部門的供應商信息，業(yè)務經(jīng)理可以查詢到業(yè)務小組內(nèi)部

6、供應商的信息，業(yè)務員之間供應商信息可以共享。供應商主要包括國內(nèi)供應商；供應商的編碼是由系統(tǒng)生成的8位流水號組成,可以考慮采用供應商名稱前幾位漢字拼音進行編號。需要制訂供應商編碼規(guī)貝黑進口業(yè)務供應商的名稱是英文的。供應商信息的主要內(nèi)容有：供應商名稱、供應商編號、稅務登記號、供應商類型、開戶行名稱、帳號、付款條件、國家、省、市、郵編、聯(lián)系人、電話、傳真等。需要在數(shù)據(jù)收集時確定有關關鍵字段。BPR后將增加對供應商的評估信息收集，如：質量評估、與本企業(yè)的交易紀錄等。供應商的分類可以與產(chǎn)品大類相一致。進口單據(jù)管理：進口報關單號必須嚴格管理，在將來的系統(tǒng)中應該是必填項目。需要將來系統(tǒng)對增值稅票和關稅稅票進

7、行管理。4請購管理4.1請購流程公司內(nèi)部固定資產(chǎn)和低值易耗品的采購，是由綜合管理部填制請購單，如沒有超過預算，由綜合管理員直接采購，如超過預算，需要上報審批。4.2請購單管理現(xiàn)在中北化工公司沒有使用請購單，對請購單的格式?jīng)]有特殊要求，可以參照將來Oracle系統(tǒng)的標準格式。請購單工作流程：5詢價及報價管理5.1 詢價單現(xiàn)在的詢價是以E-mail及傳真的形式進行。不排除各種形式的詢價。5.2 報價單現(xiàn)在的詢價是以E-mail及傳真的形式進行。不排除各種形式的報價。6訂單管理6.1訂單生成除了公司辦公用品和低值易耗品的采購訂單來源是請購單，其它情況均是由銷售合同生成采購合同。目前存在一個銷售合同對

8、應多個采購合同的情況，也有多個銷售合同對應一個采購合同的情況?？傮w來說，一一對應的情況比較多，采購訂單和銷售訂單要建立對應關系。要求系統(tǒng)可以修改采購訂單，包括審批通過后以及部分付款后，但原訂單的歷史信息要保留。進口采購需要進行合同盈虧測算，通過測算后制作采購單。出口業(yè)務的國內(nèi)采購流程：4.采購發(fā)放1F5.生成采購請購需求T6.生成采購訂單7.采購接受具體內(nèi)容參見BPR相關文檔6.2 訂單內(nèi)容采購訂單類型一一國內(nèi)采購：采購合同編號：采用與銷售合同相同的編號。如果存在一個銷售合同對應多個采購合同的情況，可以在采購合同編號后加上-1,-2等序列號。具體的合同編號規(guī)則參見銷售業(yè)務需求。國內(nèi)采購的長期供

9、貨協(xié)議的文本內(nèi)容包括數(shù)量、金額、具體物資或物資類別、有效期等。一般采購合同的文本內(nèi)容包括合同號、簽約日期、地點、買賣雙方的名稱和編號、合同標的、價格條款、支付條款、質量條款、包裝條款、發(fā)運條件、質量、數(shù)量、索賠、不可抗力、生效條件等。采購訂單類型進口采購:進口采購合同編號及內(nèi)容，外經(jīng)貿(mào)部有專門的要求?？梢杂蓸I(yè)務員手工輸入如果需要采用國外供應商的合同編號，需要系統(tǒng)也能夠記錄這樣的合同號。進口合同文本：需要系統(tǒng)提供標準文本，不允許修改。如有修改，系統(tǒng)外執(zhí)行，可以將修改后的合同文本掃描進系統(tǒng)。希望在將來的系統(tǒng)中將部分不需要修改的條款固化下來。特殊的進口業(yè)務：中北化工公司向國外的供應商收取5%的傭金（

10、根據(jù)國內(nèi)銷售的回款5%）,但是也需要開出增值稅發(fā)票，存在利潤，但是這部分利潤由于國家的有關規(guī)定，不能匯回國外供應商。在這種情況下，中北化工辦理運輸，但不墊付流動資金，需要供應商預付款。需要系統(tǒng)能夠打印出采購合同文本。6.3 訂單安全性BPR后采購部門經(jīng)理可以查詢到整個采購部門的全部訂單信息，部門內(nèi)部訂單信息可以共享，不需要進行屏蔽。7采購接收與退貨7.1采購接收控制采購部在接收貨物之前不一定需要質量檢驗。需要質檢的情況下，質檢通過后才能接收入港口倉庫。要求系統(tǒng)能記錄有關質檢信息。進口：部分進口業(yè)務需要商檢局質量檢驗具體內(nèi)容參見BPR相關文檔7.2采購退貨在銷售退貨后才會發(fā)生采購退貨，退貨的情況

11、主要是換貨。貨物會從客戶地運回，再退回供應商。業(yè)務員會與供應商重新簽訂采購合同，但不需要進行付款，供應商會開具新的發(fā)票，并與原采購合同的發(fā)票進行交換。希望系統(tǒng)能支持有關采購退貨的處理。進口：退貨時需要輸入退貨原因。8審批管理8.1 審批流程中北化工公司采購合同的簽訂要經(jīng)過審批，在提交領導審批和審核時要附風險審核清單、銷售合同。具體的審批流程參見BPR流程。8.2 審批人員具體審批人員的設定參見BPR的相關文檔8.3 審批權限具體審批權限的設置參見BPR的相關文檔9采購與財務接口1.1 采購和財務接口財務部應付會計根據(jù)采購部業(yè)務員提供的收貨單，確認發(fā)票，根據(jù)付款通知單付款，具體參見財務需求分析。

12、情感語錄1 .愛情合適就好，不要委屈將就，只要隨意，彼此之間不要太大壓力2 .時間會把最正確的人帶到你身邊，在此之前，你要做的，是好好的照顧自己3 .女人的眼淚是最無用的液體，但你讓女人流淚說明你很無用4 .總有一天，你會遇上那個人，陪你看日出，直到你的人生落幕5 .最美的感動是我以為人去樓空的時候你依然在6 .我莫名其妙的地笑了，原來只因為想到了你7 .會離開的都是廢品，能搶走的都是垃圾8 .其實你不知道，如果可以，我愿意把整顆心都刻滿你的名字9 .女人誰不愿意青春永駐，但我愿意用來換一個疼我的你10 .我們和好吧，我想和你拌嘴吵架，想鬧小脾氣，想為了你哭鼻子，我想你了11 .如此情深，卻難以啟齒。其實你若真愛一個人，內(nèi)心酸澀，反而會說不出話來12 .生命中有一些人與我們擦肩了，卻來不及遇見；遇見了，卻來不及相識；相識了，卻來不及熟悉，卻還要是再見13 .對自己好點，因為一輩子不長；對身邊的人好點，因為下輩子不一定能遇見14 .世上總有一顆心在期待、呼喚著另一顆心15 .離開之后，我想你不要忘記一件事：不要忘記想念我。想念