付款借款和報銷管理制度

1、付款（借款）和報銷管理制度1 目的為了規(guī)范公司的借款管理，有效使用資金，提高資金使用效率，降低資金成本，提高財務(wù)管理水平，規(guī)范公司的報銷票據(jù)的真實(shí)性、合法性、合理性，有效控制費(fèi)用支出，降低稅務(wù)風(fēng)險，提高財務(wù)核算水平，特制定本制度。2 適用范圍公司各科室因公事項(xiàng)而發(fā)生的付款（借款）支出，以及發(fā)生的各項(xiàng)報銷（核銷）費(fèi)用的票據(jù)。3 職責(zé)和權(quán)限3.1 職責(zé)3.1.1 票據(jù)報銷（核銷）科室負(fù)責(zé)對票據(jù)合法性、真實(shí)性進(jìn)行審核，提供的票據(jù)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)存在，并符合中華人民共和國發(fā)票管理辦法（中華人民共和國國務(wù)院令第587號）的規(guī)定。3.1.2 財務(wù)科負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)科室提出付款（借款）的合理性、必要性，

2、付款（借款）的金額與合同載明應(yīng)付金額的一致性；以及依據(jù)本規(guī)定審核業(yè)務(wù)票據(jù)合理性、合法性、真實(shí)性、有效性。3.2 權(quán)限3.2.1 資金申請或費(fèi)用報銷（核銷）業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初步審核本科室員工發(fā)生的付款（借款）業(yè)務(wù)或報銷（核銷）業(yè)務(wù)票據(jù)的真實(shí)性、合理性及合法性。3.2.2 資金申請或費(fèi)用報銷（核銷）業(yè)務(wù)科室主管副總負(fù)責(zé)審核所轄系統(tǒng)發(fā)生的付款（借款）業(yè)務(wù)合理性；負(fù)責(zé)審核所轄系統(tǒng)發(fā)生各項(xiàng)費(fèi)用的合理性。3.2.3 財務(wù)科長負(fù)責(zé)審核公司所有付款（借款）業(yè)務(wù)的審批程序是否正確、付款（借款）與合同內(nèi)容是否相符、手續(xù)及相關(guān)單證是否齊全、金額計算是否準(zhǔn)確、支付方式及單位是否妥當(dāng)，并對付款（借款）人資格等方面進(jìn)行

3、復(fù)核；審核報銷（核銷）票據(jù)內(nèi)容合理性、合法性。3.2.4 總經(jīng)理負(fù)責(zé)初步審批。3.2.5 董事長負(fù)責(zé)最終審批。4 程序與要求4.1 付款（借款）業(yè)務(wù)程序與要求4.1.1 付款（借款）業(yè)務(wù)程序4.1.1.1 付款（借款）業(yè)務(wù)使用科室填寫付款（借款）申請單，闡述付款（借款）用途、金額，對于簽訂合同的付款（借款）還需要提供合同復(fù)印件。4.1.1.2 財務(wù)人員收到付款（借款）申請單后，核查是否存在“無正當(dāng)理由”未核銷的付款（借款），對符合要求的付款（借款）簽字確認(rèn)后財務(wù)科長審核。4.1.1.3 財務(wù)科長對付款（借款）使用用途的合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后交由經(jīng)辦人向公司總經(jīng)理和董事長申請簽批。4.1.1

4、.4 經(jīng)辦人持簽字后的付款（借款）申請單到財務(wù)出納人員進(jìn)行請款，出納員核對原始憑證無誤后填寫網(wǎng)上銀行付款信息，將款項(xiàng)劃至收款人賬戶或銀行卡中，特殊情況下需要收款人簽字后通過現(xiàn)金支付。4.1.2 借款管理要求4.1.2.1 針對公務(wù)借款，公司只能以轉(zhuǎn)賬形式支付（包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行劃款等形式），并且規(guī)定在事件結(jié)束的30日內(nèi)報銷。4.1.2.2 原則上執(zhí)行“前款不清，后款不借”的規(guī)定?！扒翱畈磺?，后款不借”是指借款人在申請新的借款時存在未結(jié)清的而且是無正當(dāng)理由的借款。當(dāng)有未結(jié)清借款的人員又申請借款時，財務(wù)科長應(yīng)要求其提供未及時結(jié)清借款的書面說明，并經(jīng)科室主管副總簽字，否則財務(wù)科室不予辦理

5、新的借款。4.1.2.3 借款核銷納入公司各科室科長績效考核管理。財務(wù)科長負(fù)責(zé)每月督促借款人及時核銷，財務(wù)科長每月將借款余額情況表發(fā)給各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，要求其催促核銷。各科室借款核銷的及時性與科室負(fù)責(zé)人的績效掛鉤，季度末要求各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人對本科室未核銷的款項(xiàng)進(jìn)行反饋說明，對不反饋或超期未結(jié)清借款并且理由不充分的，由財務(wù)科長將季度核銷情況發(fā)送辦公室績效考核負(fù)責(zé)人。4.2 備用金管理程序與要求4.2.1 備用金申請與審批4.2.1.1 備用金使用科室提出申請，填寫備用金使用申請單，真實(shí)描述備用金申請事由、使用范圍、申請額度等，依次經(jīng)過申請人所在業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)科室副總簽字審批后交付總經(jīng)理審批

6、，總經(jīng)理審批后交由財務(wù)科長；財務(wù)科長對備用金申請額度進(jìn)行審批簽字后提交董事長審批；董事長綜合上述意見后對備用金進(jìn)行最終審批。該申請單一式兩聯(lián)，審批后申請使用科室及財務(wù)科室各存一聯(lián)。4.2.1.2 備用金使用科室收到批復(fù)后的備用金使用申請單，填寫付款（借款）申請單，按借款程序及管理要求的程序完成。4.2.2 備用金使用要求4.2.2.1 備用金只用于經(jīng)審批的使用范圍內(nèi)日常的現(xiàn)金零星支出如購買零星辦公用品、墊付水電費(fèi)、食堂日常采購、需緊急現(xiàn)金支付的日?；顒?，不得擅自擴(kuò)大支出范圍，對于特殊情況需要超出審批使用范圍使用備用金的，需書面向公司主管科室副總和財務(wù)科長請示，批示后方可使用。4.2.2.2 備

7、用金使用情況的評估財務(wù)科于每年底對備用金使用情況進(jìn)行評估，對符合規(guī)定用途使用的備用金，需要重新辦理備用金簽批手續(xù)，交付財務(wù)科備案；對不符合規(guī)定用途使用的備用金公司統(tǒng)一收回，不再發(fā)放使用。4.3 票據(jù)報銷（核銷）程序與要求4.3.1 票據(jù)報銷（核銷）程序4.3.1.1 報銷（核銷）人員，將單據(jù)提交本科室負(fù)責(zé)人、主管副總審批后，提交財務(wù)科長。4.3.1.2 財務(wù)科長根據(jù)公司相關(guān)管理制度，及財稅法律法規(guī)審核票據(jù)合理合法性，將具有資金支付業(yè)務(wù)的票據(jù)交給經(jīng)辦人，由經(jīng)辦人交總經(jīng)理及董事長簽字審批后，交財務(wù)出納。4.3.1.3 財務(wù)出納核對原始憑證無誤后填寫網(wǎng)上銀行付款信息，將款項(xiàng)劃至收款人賬戶或銀行卡中，

8、特殊情況下需要收款人簽字后通過現(xiàn)金支付。4.3.2 票據(jù)報銷（核銷）要求4.3.2.1 通用要求4.3.2.1.1 為便于管理，公司要求一張付款（借款）申請單只能對應(yīng)一項(xiàng)經(jīng)營管理活動，核銷票據(jù)的內(nèi)容及摘要描述與付款（借款）申請單事由描述一致，即借款內(nèi)容事項(xiàng)與核銷票據(jù)種類必須相符。4.3.2.1.2 報銷票據(jù)的內(nèi)容應(yīng)與業(yè)務(wù)管理緊密相連，取得發(fā)票前，應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性角度審核報銷事由的合理性。4.3.2.1.3 取得的發(fā)票及其附件均需加蓋開票單位的發(fā)票專用章，根據(jù)國家稅務(wù)總局公告2011年第7號文件規(guī)定2012年1月1日起，必須使用新版的發(fā)票專用章及樣式。4.3.2.2 具體要求4.3.2.2.1 差

9、旅費(fèi)差旅費(fèi)報銷只限本公司人員，需要填寫差旅費(fèi)報銷單，載明出差人姓名、出差地點(diǎn)、事由及正式票據(jù)，需要有科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行逐級審批，超過1個月以上的出差單據(jù)、假票據(jù)或不符合規(guī)則的票據(jù)不予報銷，財務(wù)科長對于業(yè)務(wù)科室提交的報銷（核銷）票據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司頒布的燈塔市嘉德單采血漿有限公司差旅費(fèi)管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，核定出差人員住宿、交通、差旅補(bǔ)助等標(biāo)準(zhǔn)支出。對于超標(biāo)的費(fèi)用需要作出書面說明，由本科室主管副總簽字審批后提交總經(jīng)理及董事長最終審批，方可予以報銷（核銷）。對于住宿費(fèi)票據(jù)樣式，要求有稅務(wù)局檢印，有住宿單位發(fā)票專用章，要求住宿單位發(fā)票專用章應(yīng)為酒店、旅館、招待所等字樣，并與出差地區(qū)的交通費(fèi)票據(jù)地點(diǎn)相同，財務(wù)科室

10、有權(quán)對存疑的出差費(fèi)用向員工出差居住地酒店直接查詢，如有虛假情形公司將按情節(jié)輕重予以處罰。4.3.2.2.2 交通費(fèi)可報銷發(fā)票種類：包括出租車費(fèi)、高速公路通行費(fèi)、公交、地鐵費(fèi)等。財務(wù)科長應(yīng)嚴(yán)格審核業(yè)務(wù)科室發(fā)生的交通費(fèi)票據(jù)，對于主管及以下員工報銷的出租車費(fèi)用，需說明發(fā)生費(fèi)用的原因并經(jīng)主管副總審核，對于不合法票據(jù)和沒有相關(guān)職能科室確認(rèn)簽字的票據(jù)，財務(wù)科室不予受理。4.3.2.2.3 通訊費(fèi)可報銷發(fā)票種類：固定座機(jī)費(fèi)（公司名頭）、手機(jī)話費(fèi)。發(fā)票報銷規(guī)定：手機(jī)電話費(fèi)必須是本公司員工，采用實(shí)名制報銷原則，預(yù)存話費(fèi)不予報銷。報銷標(biāo)準(zhǔn)：1、公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、血源管理科科長每月補(bǔ)助話費(fèi)150元；2、辦公室主

11、任每月補(bǔ)助話費(fèi)120元；3、各科室負(fù)責(zé)人每月補(bǔ)助話費(fèi)100元；4、營銷外勤人員每月補(bǔ)助話費(fèi)80元。4.3.2.2.4 辦公費(fèi)可報銷發(fā)票種類：傳真費(fèi)、郵寄費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、辦公用品等開票單位應(yīng)具有銷售辦公用品的資格，報銷辦公用品時，發(fā)票摘要欄應(yīng)該列明品名，例如：硒鼓等。在品名較多發(fā)票欄無法列示時，必須附上稅控系統(tǒng)開出的銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)清單，并加蓋發(fā)票專用章。辦公費(fèi)發(fā)票名頭應(yīng)為商品零售業(yè)發(fā)票，發(fā)票專用章應(yīng)為辦公用品專營店、百貨公司、超市、商場及與電子設(shè)備有關(guān)的通訊設(shè)備公司。4.3.2.2.5 會議費(fèi)資質(zhì)要求：提供會議的單位要求有舉辦會議的資質(zhì)，即該單位的營業(yè)范圍有舉辦會議一項(xiàng)?？蓤箐N發(fā)票種類：賓

12、館、大酒店、招待所等單位開具的服務(wù)業(yè)發(fā)票，項(xiàng)目欄填寫“會議費(fèi)或會務(wù)費(fèi)”。須提供會議通知、地點(diǎn)、時間、參會人員、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料和信息；公司定期或不定期舉辦的各種業(yè)務(wù)洽談、展銷會議，公司承擔(dān)的會議費(fèi)報銷時，要求必須附會議通知、會議日程、議題、地點(diǎn)、時間、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、參加人員等相關(guān)信息，會議照片、會議簽到簿和會議相關(guān)資料等信息，會議費(fèi)發(fā)票金額必須與會議通知所列費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)計算出的金額相符合。4.3.2.2.6 勞保用品可報銷發(fā)票種類：購買員工制服、勞保用品（拖布、洗手液、手紙、手套、香皂、肥皂、雨傘）等取得的正規(guī)發(fā)票。開具發(fā)票的單位必須具有勞保用品的銷售資質(zhì)。4.3.2.2.7 廣告費(fèi)可報銷發(fā)票種類：

13、必須是廣告制作公司或者是發(fā)布廣告的媒體單位開具的發(fā)票。須提供與開票單位（只限發(fā)布廣告的媒體或廣告制作公司）簽訂的廣告合同或協(xié)議；開票單位的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；證明已通過媒體傳播的相關(guān)材料，如發(fā)布廣告的圖片、書刊雜志彩頁等資料。4.3.2.2.8 咨詢費(fèi)可報銷發(fā)票種類：會計師事務(wù)所、稅務(wù)師事務(wù)所及其他管理咨詢類中介公司開具的服務(wù)業(yè)發(fā)票。須提供與咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的咨詢合同或協(xié)議，在協(xié)議規(guī)定的期限結(jié)束后提供咨詢結(jié)論。4.3.2.2.9 招待費(fèi)可報銷發(fā)票種類：餐飲費(fèi)發(fā)票、洗浴中心發(fā)票。4.3.2.3 原則上不予報銷的票據(jù)4.3.2.3.1 個人購買的生活物品，即個人消費(fèi)性支出，煙酒支出視同個人消費(fèi)支出（有實(shí)質(zhì)性事實(shí)除外）。4.3.