智慧記使用說明

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上新手必讀，三分鐘掌握智慧記！新手初用智慧記，建議按如下步驟操作，三步即可掌握智慧記要點?？偫?先掌握智慧記所有功能及每個功能的用處：第一步 盤點基礎數(shù)據(jù)，只整理有遺留數(shù)據(jù)的資料：1、盤點貨品，把有庫存的建立貨品資料，并把當前庫存數(shù)量填到"盤點數(shù)量", 當前沒有庫存的貨品不需要建資料:       2、盤點客戶，把有欠款的建立客戶資料，并把當前的欠款填到"初始應收款", 當前沒有欠款的客戶不需要建資料；      

2、0;3、盤點供應商，把有欠款的建立供應商資料，并把供應商之前的欠款到"初始應付款" 當前沒有欠款的供應商不需要建資料；       4、收支項目，若需要管其它收支（如：水電費、管理費等），則建收支項目資料第二步 錄入日常單據(jù)，且不存在的資料可直接創(chuàng)建：  1、購進貨品時，錄進貨單，直接輸供應商名稱、貨品名稱與單位，保存時如下處理:       A、若供應商名稱還不存在則建一條新供應商資料，若本單欠款則同時寫入     

3、0;    新供應商資料中；若供應商名稱已存在，若本單欠款則累計到此供應商資料。       B、若貨品名稱還不存在則建一條新貨品資料，進貨價與數(shù)量同時寫入新貨品中;          若貨品名稱已存在，進貨價回寫到此貨品資料，進貨數(shù)量累加到此貨品資料。         2、銷售貨品時，錄銷售單，直接輸客戶名稱、貨品名稱與單位，保存時如下處理：       A、若客戶名稱還不存

4、在則建一條新客戶資料，若本單欠款則同時寫入新客戶中;          若客戶名稱已存在，若本單欠款則累加到此客戶資料。       B、銷售單為“零售”類型：若貨品名稱還不存在則建一條新貨品資料，          零售價與銷售數(shù)量的負數(shù)同時寫入新的貨品資料中；若貨品名稱已存在          且零售價為0或空，零售價回寫到此貨品資料，數(shù)量的負數(shù)累加到此貨品資料. 

5、;      C、銷售單為“批發(fā)”類型：若貨品名稱還不存在則建一條新貨品資料，          批發(fā)價與銷售數(shù)量的負數(shù)同時寫入新的貨品資料中；若貨品名稱已存在          且批發(fā)價為0或空，批發(fā)價回寫到此貨品資料，數(shù)量的負數(shù)累加到此貨品資料.          3、建立銷售單與進貨單時，數(shù)量為負數(shù)表示退貨；第三步 查看報表，同時可以收款、付款、收支登記；   

6、 1、庫存賬本：查看每一貨品庫存情況,由銷售單與進貨單錄數(shù)據(jù),貨品庫存自動增減,    此報表只可查看；   2、應收賬本：查看每一客戶欠款情況,通過銷售單錄數(shù)據(jù),欠款自動累計到此報表,                客戶還款時通過“收款登記”錄入，應收款自動沖減；   3、應付賬本：查看每一供應商欠款情況,通過進貨單錄數(shù)據(jù),欠款自動累計到此報表,         &

7、#160;      如果還供應商貨款時通過“付款登記”錄入，應付款自動沖減；   4、收支賬本：查看整個店鋪資金狀態(tài),通過銷售單、進貨單、收款、付款錄數(shù)據(jù),                結余自動計算;如果需要管理其它收支（如：水電費、管理費等）,                則通過”收支登記“錄入，收支自動增減；新建銷售單新建銷售單主要步驟：

8、1、      選擇單據(jù)類型->錄入客戶->錄入貨品->錄入數(shù)量->錄入單價->保存并新增；2、    銷售單分“批發(fā)”與“零售”兩種類型，不同的類型，單據(jù)中的“單價”字段取數(shù)會不同；3、    在“客戶”后面的空白字段中錄入客戶名稱，對已存在的客戶，系統(tǒng)自動過濾出來供選擇，不存在的客戶，保存單據(jù)會自動創(chuàng)建一條客戶資料，即客戶資料無需初始化；4、    在“品名規(guī)格”下面的空白字段中錄入輸入貨品的品名規(guī)格，對已存在的貨品，系統(tǒng)自動過濾供

9、選擇，不存在貨品，保存單據(jù)會自動創(chuàng)建一條貨品資料，即貨品資料無需初始化；5、    “品名規(guī)格”中如果是貨品資料已存在的貨品，則計量單位自動帶出，且不可再修改；“品名規(guī)格”中如果是貨品資料不存在的貨品，則計量單位可直接填寫；6、    單據(jù)中的數(shù)量及單價字段分以下幾種情況處理：           A、    編輯單據(jù)時如果品名規(guī)格為新增的貨品，則數(shù)量默認為1、單價默認為0，都可手工修改，如果數(shù)量修改為負數(shù)

10、，則表示銷售退貨；           B、    編輯單據(jù)時如果品名規(guī)格為選擇的已存在貨品，數(shù)量默認為1，單價會自動帶出：                     如果單據(jù)類型是“批發(fā)”，則優(yōu)先帶出客戶價，不存在時則帶出貨品資料的批發(fā)價；  

11、60;                  如果單據(jù)類型是“零售”，則選擇已存在貨品時自動帶出貨品的零售價；           C、   保存單據(jù)時進行價格回填：            &#

12、160;        如果單據(jù)類型是“零售”且貨品資料零售價為空或零，將單據(jù)中的單價回填到貨品資料的“零售價”中；                     如果單據(jù)類型是“批發(fā)”，系統(tǒng)會按客戶與貨品更新客戶價；7、    金額自動等于數(shù)量乘以單價，金額合計自動等于金額之和，二者都不能修改；8、&#

13、160;   單據(jù)類型為“零售”的銷售單，本次收款自動等于金額合計；單據(jù)類型為“批發(fā)”的銷售單，本次收款默認0；可以修改；單據(jù)保存時，如果（金額合計-本次收款）絕對值大于0，保存時差額自動增加客戶的應收賬款。9、    打印時，系統(tǒng)會自動保存當前數(shù)據(jù)再打印單據(jù)；        庫存賬本 1、 設置查找條件：A. 貨品類別與品名規(guī)格如果空表示查找全部貨品，若非空則對貨品類別與品名規(guī)格模糊查詢;B. 查找條件中，查找日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找

14、條件設置后，點“統(tǒng)計”按條件把查找結果顯示在上面列表中;3、每一貨品顯示一行數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源：A.期初結存數(shù)量、金額表示起始日期之前結余的貨品數(shù)量和成本金額;B.日常進貨數(shù)量、金額表示查詢?nèi)掌诜秶倪M貨數(shù)量和成本金額總和;C.日常出貨數(shù)量、金額表示查詢?nèi)掌诜秶匿N售數(shù)量和成本金額總和;D.期末結存=期初結存+日常進貨-日常出貨;4、打印是指把查找出的數(shù)據(jù)清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末結存金額除了通過表格查看，也可以通過圖表查看，界面如下：           新增進貨單 

15、60;     1、 新建進貨單主要步驟：錄入供應商->錄入貨品->錄入數(shù)量->錄入單價->保存并新增;2、 在“供應商”后面的空白字段中錄入供應商名稱，對已存在的供應商，系統(tǒng)自動過濾出來供選擇不存在的供應商，保存單據(jù)會自動創(chuàng)建一條供應商資料，即供應商資料無需初始化;3、 在“品名規(guī)格”下面的空白字段中錄入輸入貨品的品名規(guī)格，對已存在的貨品，系統(tǒng)自動過濾供選擇，不存在貨品，保存單據(jù)會自動創(chuàng)建一條貨品資料，即貨品資料無需初始化;4、 “品名規(guī)格”中如果是貨品資料已存在的貨品，則計量單位自動帶出，且不可再修改;“品名規(guī)格”中如果是貨品

16、資料不存在的貨品，則計量單位可直接填寫;5、 單據(jù)中的數(shù)量及單價字段分以下幾種情況處理：A. 編輯單據(jù)時如果品名規(guī)格為新增的貨品，則數(shù)量默認為1、單價默認為0，都可手工修改，如果數(shù)量修改為負數(shù)，則表示退貨;B. 編輯單據(jù)時如果品名規(guī)格為選擇的已存在貨品，數(shù)量默認為1，單價會自動帶出貨品資料中的“進貨價”：C. 保存單據(jù)時，貨品資料中的“進貨價”如果為空或零，將單據(jù)中的單價回填到貨品資料的“進貨價”中;6、金額自動等于數(shù)量乘單價，金額合計自動等于金額之和，二者都不能修改;7、本次付款默認0，可以修改;單據(jù)保存時，如果(金額合計-本次付款)絕對值大于0，保存時將差額自動增加供應商的應付賬款。9、打

17、印時，系統(tǒng)會自動保存當前數(shù)據(jù)再打印單據(jù);應收統(tǒng)計表應收賬本即是客戶欠款統(tǒng)計報表，界面如下：         1、 設置查找條件：A. 如果空表示查找所有客戶，若非空則對客戶名稱模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“統(tǒng)計”按條件把查找結果顯示在上面列表中;3、每一客戶顯示一行數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源：A.期初應收款表示起始日期之前結余的應收欠款總和;B.增加應收款表示查詢?nèi)掌诜秶膽涨房羁偤?C.收回應收款表示查詢?nèi)掌诜秶氖涨房羁偤?D.期末應收款=期初應收款+增

18、加應收款-收回應收款;4、打印是指把查找出的數(shù)據(jù)清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末應收款除了通過表格查看，也可以通過圖表查看，界面如下：        應付統(tǒng)計表應付賬本即是欠供應商貨款統(tǒng)計報表，界面如下：        1、 設置查找條件：A. 如果空表示查找所有供應商，若非空對供應商名稱模糊查詢;B. 查找條件中，日期范圍可以選今日、本周、本月、本年和自定義;2、查找條件設置后，點“統(tǒng)計”按條件把查找結果顯示在下面列表中;3、每一供應商顯示一行數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源：A.期初應付款表示起始日期之前結余的應付欠款總和;B.增加應付款表示查詢?nèi)掌诜秶膽肚房羁偤?C.收回應付款表示查詢?nèi)掌诜秶母肚房羁偤?D.期末應付款=期初應付款+增加應付款-收回應付款;4、打印是指把查找出的數(shù)據(jù)清單打印出來;5、圖表模式指查詢出的期末應付款除了通過表格查看，也可以通過圖表查看，界面如下：        ·收支流水   &