XX集團(tuán)合同管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上XXXX集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理辦法(2011年修訂版)第一章 總 則1.1 目的：為加強(qiáng)本公司的合同管理工作，保證依法簽訂、履行、中止、變更和解除合同，及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本公司實(shí)際情況，制訂本制度。1.2 適用范圍：本公司涉及項(xiàng)目投資合作、業(yè)務(wù)經(jīng)營、金融信貸等企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作與管理方面所有對(duì)外簽訂的合同。主要包括：工程施工類：包括新建、改建、擴(kuò)建等項(xiàng)目的主體工程；室內(nèi)外裝飾工程；室外配套工程；單獨(dú)發(fā)包的專業(yè)(或?qū)ｍ?xiàng))工程合同等。物資采購類：包括獨(dú)立發(fā)包以及在總承包合同項(xiàng)下已約定由發(fā)包方提供或指定采購的材料、設(shè)備等?？辈煸O(shè)計(jì)類：包

2、括項(xiàng)目總體規(guī)劃、單體工程各階段設(shè)計(jì)、各專業(yè)(或?qū)ｍ?xiàng))工程各階段設(shè)計(jì)，工程水文地質(zhì)勘察，施工圖及工程水文地質(zhì)勘察報(bào)告審查，單獨(dú)發(fā)包的勘察、設(shè)計(jì)監(jiān)理,以及與勘察、設(shè)計(jì)相關(guān)的技術(shù)咨詢、技術(shù)論證評(píng)估等合同。咨詢服務(wù)類：包括項(xiàng)目工程監(jiān)理（含項(xiàng)目全過程監(jiān)理），材料設(shè)備檢測、設(shè)備調(diào)試、工程質(zhì)量檢測，與工程施工相關(guān)的技術(shù)咨詢、造價(jià)咨詢、招標(biāo)代理、工程代建服務(wù)等合同。企劃營銷類：包括企劃、可行性研究、廣告、前期調(diào)研、銷售委托、前期物業(yè)委托、物業(yè)銷售或租賃等。股權(quán)收購或轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目合作、項(xiàng)目投資等。綜合類：含辦公室裝修、行政管理及人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)及評(píng)估（含信貸及相應(yīng)擔(dān)保、抵押）等。第二章 合同管理部門及職責(zé)2.1

3、 合同綜合管理部門：合同綜合管理部門為總經(jīng)辦，其主要職責(zé)是在公司法律顧問支持下負(fù)責(zé)本公司合同管理制度的建立及完善、指導(dǎo)本公司投資控股公司的合同管理工作、組織培訓(xùn)、合同歸檔管理等工作。并配合稽核部開展公司及投資控股企業(yè)的內(nèi)部合同管理稽核，對(duì)各類合同的簽訂程序、履行情況進(jìn)行檢查。2.2 合同執(zhí)行部門(經(jīng)辦部門)：為合同第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)審查合同簽訂方的資格、合同擬稿、組織合同評(píng)審、合同談判、合同報(bào)批、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同保管及分發(fā)存檔工作。2.3 合同評(píng)審部門：公司各相關(guān)職能部門，從各自專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)參與合同談判。2.3.1 設(shè)計(jì)管理中心：參與勘察設(shè)計(jì)類合同中技術(shù)條款的評(píng)審。2.

4、3.2 成本管理中心：參與工程施工類、物資采購類、勘察設(shè)計(jì)類、咨詢服務(wù)類合同中合同價(jià)款及商務(wù)條款的評(píng)審。2.3.3 營銷管理中心：參與企劃營銷類合同中合同價(jià)款及商務(wù)條款的的評(píng)審。2.3.4財(cái)務(wù)管理部：參與合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范方面條款的評(píng)審，根據(jù)合同約定內(nèi)容審核須簽約方提供的履約保函或履約保證金的到位；同時(shí)負(fù)責(zé)綜合類中財(cái)務(wù)審計(jì)及評(píng)估（含信貸及相應(yīng)擔(dān)保、抵押）等合同的評(píng)審。2.3.5 法律顧問：參與公司格式合同文本、重大合同、超過格式合同文本授權(quán)外的合同評(píng)審，提出法律意見。原則上大于30萬的合同應(yīng)增加法律顧問評(píng)審，同時(shí)負(fù)責(zé)企劃營銷類中股權(quán)收購或轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目合作、項(xiàng)目投資等合同的評(píng)審。 2.3.6 總經(jīng)辦

5、：參與綜合類合同的評(píng)審。2.4 合同核稿人：根據(jù)各方評(píng)審意見，綜合修訂定稿后提交審批人審批。2.5 合同審批人：為公司法定代表人或其授權(quán)人、總經(jīng)理或其授權(quán)人，最終確定對(duì)外所簽署合同各項(xiàng)條款。第三章 合同規(guī)劃3.1 合同規(guī)劃：指將開發(fā)成本按照XX建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)成本管理辦法規(guī)定的科目分解為各個(gè)具體的單項(xiàng)合同，進(jìn)而指導(dǎo)從招標(biāo)到最終工程結(jié)算整個(gè)過程的合同簽訂及變更的管控。合同規(guī)劃采用表格方式編制。3.2合同規(guī)劃報(bào)批：合同規(guī)劃需報(bào)建設(shè)集團(tuán)總經(jīng)理審批。合同規(guī)劃上報(bào)時(shí)間不遲于總包(主體建安工程)招標(biāo)方案。第四章 合同的訂立與審查4.1 合同形式：合同應(yīng)使用書面形式，要求合同用語必須準(zhǔn)確、規(guī)范，不能使

6、用含混、容易產(chǎn)生歧義和字詞。4.2 合同起草：合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和本公司管理制度及項(xiàng)目招、投標(biāo)文件和招標(biāo)選擇過程中相關(guān)文件及資料起草合同。公司應(yīng)致力于建立各類合同的參考文本或示范條款，使用格式合同文本簽約的可簡化相應(yīng)的審批手續(xù)。對(duì)于各類合同的參考文本或示范條款應(yīng)遵循以下原則：1) 對(duì)于具有行業(yè)推薦的合同示范文本的，需盡量使用，并從維護(hù)公司的合法權(quán)益出發(fā)，由公司各相關(guān)部門(指負(fù)責(zé)合同評(píng)審的部門)負(fù)責(zé)擬訂相關(guān)補(bǔ)充示范條款，供合同執(zhí)行部門使用時(shí)借鑒參考；2) 對(duì)于本公司經(jīng)常使用的工程施工類、物資采購類、勘察設(shè)計(jì)類、咨詢服務(wù)類合同中具備條件的以及企劃營銷類合同的物業(yè)銷售或租賃合同

7、，需參照行業(yè)示范合同文本，制訂并以公司名義頒布有利于維護(hù)本公司合法權(quán)益的格式合同文本；3) 對(duì)沒有行業(yè)參考合同文本的，由公司各相關(guān)部門根據(jù)需要制訂相關(guān)示范合同文本供選擇使用。4.3 資信審查：合同簽訂前，應(yīng)詳細(xì)了解對(duì)方的資信情況、履約能力以及簽約人的簽約資格，對(duì)資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔(dān)保的客戶，不得與之簽訂合同。審查內(nèi)容如下：4.3.1 法人地位：審查其企業(yè)的資質(zhì)等級(jí)、批準(zhǔn)的營業(yè)范圍、機(jī)構(gòu)及組織等是否滿足要求。4.3.2 商業(yè)信譽(yù)：主要審查企業(yè)社會(huì)信譽(yù)及相關(guān)業(yè)績等。4.3.3 財(cái)務(wù)能力：根據(jù)合同標(biāo)的大小和重要性，審查合同訂立方近一至三年經(jīng)過審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表以及可用于本項(xiàng)目的純流動(dòng)資金能

8、否滿足要求，或合同履約期間資金不足時(shí)的解決辦法。4.3.4 技術(shù)能力：主要審查投標(biāo)人實(shí)施項(xiàng)目的潛在技術(shù)水平，包括人員能力和設(shè)備能力兩方面。4.3.5 經(jīng)驗(yàn)方面：審查投標(biāo)人近幾年已完成項(xiàng)目的數(shù)量、規(guī)模，重點(diǎn)審查與招標(biāo)項(xiàng)目相類似的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。通過招標(biāo)確定合同主體的，在招標(biāo)過程的資格預(yù)審階段應(yīng)進(jìn)行上述審查；直接委托的項(xiàng)目在簽訂合同前進(jìn)行上述資格審查。工程采購合同進(jìn)入招投標(biāo)中心的，對(duì)方資信情況納入招投標(biāo)中心管理程序進(jìn)行調(diào)查。具體參見招標(biāo)管理辦法。在資信審查中，屬于非發(fā)包采購的合同，可免于以上環(huán)節(jié)的審查。4.4 合同評(píng)審：合同評(píng)審應(yīng)按公司年度頒布的“合同審批流程”規(guī)定的審批權(quán)限評(píng)審。4.4.1 項(xiàng)目經(jīng)辦人

9、應(yīng)提供擬簽訂合同標(biāo)的相關(guān)資料（如系工程施工類、物資采購類合同須提供招標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)文件、資格預(yù)審情況及其他資料等），并在合同評(píng)審表中注明本次合同評(píng)審所提供的附件資料，與合同文件一起送審。屬于直接委托項(xiàng)目的合同，須一并附上直接委托審批表、供應(yīng)商評(píng)審資料。4.4.2 經(jīng)辦人應(yīng)提供完整的評(píng)審資料，評(píng)審人原則上應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)反饋給經(jīng)辦人或下一環(huán)節(jié)評(píng)審人，在評(píng)審過程中，除合同稿中有明顯的錯(cuò)別字或個(gè)別用詞不當(dāng)，原則上不在合同稿上進(jìn)行修改。4.4.3 如遇特殊情況，可將合同同時(shí)提交給相關(guān)評(píng)審部門進(jìn)行評(píng)審，或采用會(huì)議方式進(jìn)行評(píng)審。會(huì)議評(píng)審應(yīng)提前兩個(gè)工作日將合同文稿送交相關(guān)評(píng)審人，合同評(píng)審人應(yīng)在會(huì)議上明確提出

10、自己的看法和觀點(diǎn)，并及時(shí)簽署意見。4.4.4 出現(xiàn)評(píng)審意見之間不一致或不利于實(shí)際操作的，項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見，會(huì)同部門經(jīng)理、相關(guān)評(píng)審人、分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行修改并形成一致意見，無法形成一致意見的應(yīng)當(dāng)將不同意見如實(shí)反饋給審批人，由審批人在審批時(shí)對(duì)不同意見進(jìn)行取舍。4.4.5 合同的核稿：工程施工類、物資采購類、勘察設(shè)計(jì)類、咨詢服務(wù)類合同由項(xiàng)目公司成本部負(fù)責(zé)；企劃營銷類合同由項(xiàng)目公司營銷部門負(fù)責(zé)，但企劃營銷類中股權(quán)收購或轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目合作、項(xiàng)目投資等合同由法律顧問負(fù)責(zé)；綜合類合同由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，但綜合類中財(cái)務(wù)審計(jì)及評(píng)估（含信貸及相應(yīng)擔(dān)保、抵押）等合同財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)。4.4.6合同條款采取格式條款或是經(jīng)

11、評(píng)審批的招標(biāo)文件條款，并未做實(shí)質(zhì)性修訂（僅針對(duì)示范條款中的空白處予以完善的，如合同名稱、承包人、合同金額、質(zhì)量、工期、保修(質(zhì))期、技術(shù)參數(shù)等）的，法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)管理部可以不參與會(huì)審。4.5 合同報(bào)批及簽訂4.5.1 在業(yè)務(wù)磋商和談判階段，不得以任何形式擅自對(duì)外承諾，凡具備對(duì)外要約、承諾構(gòu)成要件的往來文件（包括信件、傳真、電報(bào)、電子數(shù)據(jù)交換或電子郵件等）在發(fā)出前或接到后都應(yīng)及時(shí)按照審批程序?qū)徟?.5.2合同文件經(jīng)評(píng)審部門評(píng)審，并與合同簽約方談判達(dá)成一致后，按公司年度“合同審批流程”規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)批，并由合同核稿人依據(jù)審批表申請(qǐng)蓋章。4.5.3 合同由公司法定代表人或其授權(quán)人、總經(jīng)理或其授

12、權(quán)人進(jìn)行審批。根據(jù)公司的管理體系及組織架構(gòu)運(yùn)行情況，公司對(duì)各類合同實(shí)行分類授權(quán)審批制度。具體授權(quán)范圍及金額按照審批權(quán)限的規(guī)定執(zhí)行。4.5.4 在合同評(píng)審及審批過程中，經(jīng)辦人、評(píng)審人、核稿人、審批人均應(yīng)明確簽署評(píng)審意見、姓名及日期。4.6對(duì)于特殊采購，供應(yīng)商在合同中或另有約定需要出國考察的，應(yīng)按照集團(tuán)有關(guān)規(guī)定審批，由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定后方可實(shí)施。第五章 合同的管理5.1 合同保管：合同經(jīng)用印、鑒證(視需要)等手續(xù)完備后，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記和分發(fā)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的保管。企劃營銷類合同中的銷售合同正本保存銷售管理部，待項(xiàng)目分戶登記完成后再將客戶檔案（含銷售合同）移交至總經(jīng)辦，財(cái)務(wù)審計(jì)

13、及評(píng)估合同的正本及各類合同履約保函的原件保存在財(cái)務(wù)管理部，其余合同正本保存辦公室，合同經(jīng)辦部門保存復(fù)印件。5.2 合同分發(fā)：各類合同由執(zhí)行部門負(fù)責(zé)分發(fā)，并辦理簽收手續(xù)。所有合同分發(fā)執(zhí)行部門一份，財(cái)務(wù)管理部一份。企劃營銷類中股權(quán)收購或轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目合作、項(xiàng)目投資等合同需增發(fā)XX集團(tuán)投資管理部一份，工程施工類、物資采購類、勘察設(shè)計(jì)類、咨詢服務(wù)類所有合同(可使用電子文件)需增發(fā)成本管理中心一份。 5.3 所有合同、協(xié)議書應(yīng)采用打印稿，并在合同首頁右上角編號(hào)。合同編號(hào)按項(xiàng)目統(tǒng)一編號(hào)，號(hào)碼格式為：“XYJS部門名稱-項(xiàng)目名稱代碼年份-流水號(hào)”；合同編號(hào)不能中斷間隔，不能預(yù)留編號(hào)，按時(shí)間順序排列。 5.4 擁

14、有合同文本（包括原件和復(fù)印件）的部門和個(gè)人對(duì)合同內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)公司批準(zhǔn)不得向第三方提供。5.5 合同臺(tái)賬：各合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)及時(shí)建立專項(xiàng)合同臺(tái)帳，合同臺(tái)帳至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：合同編號(hào)、招標(biāo)方式、合同名稱及其性質(zhì)、合同當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的名稱、合同金額、合同簽訂日期、合同履行期限、付款情況、合同履行現(xiàn)狀、合同承辦人名稱。公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)合同臺(tái)帳進(jìn)行匯總并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5.6 合同執(zhí)行部門對(duì)每份合同都必須建檔管理，主要包括：合同評(píng)審表、審批表、合同文本及其附件、訂立合同前產(chǎn)生的相關(guān)材料、履行合同中產(chǎn)生的相關(guān)材料、合同變更、解除、中止涉及的相關(guān)資料。特別注意來往電報(bào)、信件（含信封）、傳真

15、及電話記錄、會(huì)談?dòng)涗浀氖占蜌w檔。工程合同等工程竣工決算后，按公司檔案管理要求歸檔。第六章 合同的中止、變更和解除需要中止、變更或解除合同的，應(yīng)按照該合同原來審查、審批的辦法報(bào)審，并依法訂立相應(yīng)的書面協(xié)議或采取相應(yīng)的措施；任何部門或個(gè)人未經(jīng)原審批人批準(zhǔn)，不得以任何形式擅自對(duì)外表達(dá)解除、中止或變更合同的承諾；遇有不可抗力或無法防止的外因影響合同履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方，并采取措施減少損失，同時(shí)收集有關(guān)證據(jù)。第七章 合同糾紛的解決7.1 合同生效后，合同執(zhí)行部門要隨時(shí)跟蹤、檢查履行情況。合同履行過程中出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)的任何會(huì)影響到公司權(quán)益的問題，合同執(zhí)行部門都應(yīng)及時(shí)報(bào)告直接主管，并按權(quán)限逐

16、級(jí)上報(bào)。特別緊急的，可先從維護(hù)公司合法權(quán)益出發(fā)直接采取措施。7.2 合同履行可能出現(xiàn)的情況包括（不限于）：對(duì)方不履行、拖延履行或不全面履行合同；我方無法履行或無法全面履行合同；對(duì)方怠于行使、放棄其到期債權(quán)或無償轉(zhuǎn)讓財(cái)產(chǎn)、抽逃資金、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、喪失商業(yè)信譽(yù)、卷入嚴(yán)重的訴訟糾紛等等。如確定對(duì)方不能履行合同，要采取補(bǔ)救措施，并按合同約定追究對(duì)方的違約責(zé)任。對(duì)方不履行合同時(shí)，必須以公司的名義、以書面形式起草相關(guān)文件，主張公司的權(quán)利，并催促合同的履行。7.3 合同發(fā)生糾紛或出現(xiàn)潛在糾紛，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)并通報(bào)公司法律顧問，能協(xié)商或調(diào)解解決的應(yīng)由合同執(zhí)行部門提出建議，并向分管領(lǐng)導(dǎo)及原合

17、同審批人匯報(bào)后負(fù)責(zé)協(xié)商解決，必要時(shí)由分管領(lǐng)導(dǎo)或原合同審批人牽頭解決。為解決糾紛而對(duì)外發(fā)送的函件應(yīng)事先提交法律顧問審查。7.4 合同糾紛須訴訟或仲裁解決的，由公司法律顧問負(fù)責(zé)處理并提出相應(yīng)的訴訟方案報(bào)相應(yīng)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，合同執(zhí)行部門作為訴訟方案的經(jīng)辦部門應(yīng)與法律顧問及相關(guān)職能部門積極配合并負(fù)責(zé)以下事項(xiàng)：7.4.1 及時(shí)了解、提供訴訟對(duì)方當(dāng)事人的財(cái)產(chǎn)、經(jīng)營變化情況；7.4.2 根據(jù)法律顧問的證據(jù)目錄清單收集、整理、保管有關(guān)訴訟所需的各項(xiàng)證據(jù)材料并提供給法律顧問使用；7.4.3 處理與訴訟相關(guān)的輔助性工作，包括但不限于：辦理委托訴訟代理人的各項(xiàng)手續(xù)、領(lǐng)取相關(guān)法律文書、辦理支付律師及訴訟費(fèi)用或者

18、退還訴訟費(fèi)用的手續(xù)等）；7.4.4 跟蹤訴訟進(jìn)展情況并及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。第八章 附 則8.1 公司對(duì)外投資企業(yè)（包括全資子公司和控股公司）可參照本辦法另行制訂或修改所在公司合同管理辦法，并按建設(shè)管控權(quán)責(zé)劃分報(bào)批后執(zhí)行。請(qǐng)于華幫忙修改8.2 本制度自頒發(fā)之日起實(shí)施，原有相關(guān)制度同時(shí)廢止。本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。附：1、合同（協(xié)議）簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止評(píng)審表2、招標(biāo)及合同統(tǒng)計(jì)一覽表（工程類）3、招標(biāo)及合同統(tǒng)計(jì)一覽表（非工程類）4、合同結(jié)（決）算表標(biāo)準(zhǔn)格式 二一一年八月二十日專心-專注-專業(yè)XXXX建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司 合同（協(xié)議）簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止評(píng)審表 合同編號(hào)：合同名稱：合同簽訂方：內(nèi)容摘要：涉及金額或價(jià)款及結(jié)算方式：擬簽訂時(shí)間：擬簽訂地點(diǎn)：起止時(shí)間：生效：終止：合同份數(shù)：頁數(shù)：附件份數(shù)：頁數(shù)：簽訂（續(xù)簽、變更、解除、終止）原因：合 同 評(píng) 審經(jīng)辦人：經(jīng)辦部門經(jīng)理：評(píng)審部門1：分管領(lǐng)導(dǎo)：評(píng)審部門2：法律顧問：評(píng)審部門3：財(cái)務(wù)管理部：核稿人：總經(jīng)理意見：合同審批人意見（按照公司流程規(guī)定）：合同履行情況記錄：版本號(hào)：A/O 表格編號(hào)：QR/0701-01 招 標(biāo) 及 合 同 統(tǒng) 計(jì) 一 覽 表（工程類）序號(hào)項(xiàng)目名稱招標(biāo)編號(hào)招