某公司供應(yīng)部門管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采購(gòu)程序1技術(shù)部負(fù)責(zé)材料采購(gòu)定額、外斜加工的標(biāo)準(zhǔn)的制定、發(fā)放、更改和管理，同時(shí)負(fù)責(zé)將有關(guān)要求及時(shí)傳遞供應(yīng)部。2、預(yù)算根據(jù)工程及時(shí)下發(fā)預(yù)算計(jì)劃。3.計(jì)調(diào)負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定、發(fā)放和更改，需逐項(xiàng)注明：品名、料號(hào)、規(guī)格、單位、數(shù)量、需要日期、用途及其他特別規(guī)定或要求事項(xiàng)，經(jīng)本單位核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并經(jīng)總經(jīng)理審批后，最后由供應(yīng)部門執(zhí)行。4、供應(yīng)部根據(jù)設(shè)計(jì)定額、預(yù)算計(jì)劃、計(jì)調(diào)下發(fā)的采購(gòu)計(jì)劃、并參考庫存情況按實(shí)際數(shù)量填寫訂貨單借款經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后借款采購(gòu)，有特殊要求的物資，技術(shù)部提供明確的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。5在采購(gòu)上既要注意“貨比三家”，利用競(jìng)爭(zhēng)競(jìng)價(jià)，謀求低成本購(gòu)買上的好處；又要善于利用

2、集中訂購(gòu)，以及長(zhǎng)期訂購(gòu)的手段，提高交易地位，謀求有利的采購(gòu)條件。6、賒欠材料進(jìn)來后由供應(yīng)部門打賒欠單報(bào)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)、財(cái)務(wù)部經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后可在財(cái)務(wù)掛帳，所有賒欠手續(xù)應(yīng)在一周內(nèi)辦完，如需延長(zhǎng)辦理手續(xù)需經(jīng)總經(jīng)理特批。7、集中計(jì)劃采購(gòu)：對(duì)具有常用的材料，應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購(gòu)。經(jīng)核定材料項(xiàng)目，由計(jì)調(diào)部門提出請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門定期集中辦理。8、現(xiàn)場(chǎng)需料常用材料需提前三天通知供應(yīng)部門備貨，外斜加工需提前7天通知供應(yīng)部門，各工程需料應(yīng)在預(yù)算內(nèi)，如無預(yù)算材料需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)（以手續(xù)為準(zhǔn)），如電話批準(zhǔn)項(xiàng)目部在48小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，否則該工程材料停止進(jìn)貨，直到手續(xù)補(bǔ)齊。9、施工現(xiàn)場(chǎng)附件供貨，原則

3、上有計(jì)劃，按批量統(tǒng)一進(jìn)行。任何零星、分散的、無計(jì)劃、無定額的供貨，都會(huì)加大公司成本，并且造成材料管理程序混亂，各工程每周一定期發(fā)一次貨，如需特殊發(fā)貨需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)（以手續(xù)為準(zhǔn)），如電話批準(zhǔn)項(xiàng)目部在48小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，否則該工程材料停止進(jìn)貨，直到手續(xù)補(bǔ)齊。10、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購(gòu)門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，報(bào)總經(jīng)理審批后請(qǐng)購(gòu) 11、采購(gòu)人員接到工程介紹情況后，應(yīng)按工程材料需要事項(xiàng)的緩急，并參考市場(chǎng)行情、過去采購(gòu)記錄或廠方提供的報(bào)價(jià)，精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對(duì)比，對(duì)其質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、信譽(yù)、公司經(jīng)營(yíng)狀況的了解上報(bào)公司，公司對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行考察經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)

4、后進(jìn)行采購(gòu)，可將該供應(yīng)商定為長(zhǎng)期供貨廠家。12、對(duì)于廠商報(bào)價(jià)資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價(jià)。13、供應(yīng)部門接到計(jì)調(diào)緊急采購(gòu)口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)采購(gòu)計(jì)劃后按一般采購(gòu)程 序優(yōu)先辦理。14、詢價(jià)完成后采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)在“訂購(gòu)單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，擬定“訂購(gòu)廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)。15、公司采用統(tǒng)一采購(gòu)方式，以期發(fā)揮下列優(yōu)勢(shì)：1）、節(jié)省相關(guān)人力、物力，簡(jiǎn)化或合并相關(guān)業(yè)務(wù)。 2）、有效統(tǒng)一管制各項(xiàng)物品、物料用量，降低庫存量，減少 資金積壓。3）、加強(qiáng)采購(gòu)稽查，以確保采購(gòu)品質(zhì)及成本目標(biāo)。16、供應(yīng)部應(yīng)

5、該經(jīng)常地對(duì)主要中間商與生產(chǎn)企業(yè)，以及市場(chǎng)狀況進(jìn)行調(diào)查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來，匯編成冊(cè)，并且，采購(gòu)人員每天記錄物品市場(chǎng)的價(jià)格變動(dòng)情況，以及商品目錄變動(dòng)情況，使本公司的訂購(gòu)與交易談判工作更富有計(jì)劃性，平時(shí)注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規(guī)格、支付條件、物品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式，以及有關(guān)訂購(gòu)與接貨事務(wù)等等。17如果小量材料所在地的物品價(jià)格便宜，或者在當(dāng)?shù)夭少?gòu)合算，不必按總公司的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行，允許供應(yīng)部當(dāng)?shù)夭少?gòu)。18供應(yīng)物品的采購(gòu)，原則上有計(jì)劃，按批量統(tǒng)一進(jìn)行。任何零星、分散的、無計(jì)劃的采購(gòu)，都會(huì)加大采購(gòu)成本，并且不能確保獲得最合適的物品，特別重要的物品，必須從使用成本的角

6、度審視，確定采購(gòu)物品的規(guī)格及采購(gòu)基準(zhǔn)。19、供應(yīng)部門可分為3部分，外斜加工及分包、小附件、主材及異地提貨。供應(yīng)事務(wù)的運(yùn)行1 供應(yīng)事務(wù)的主管，應(yīng)該經(jīng)常檢查部下在執(zhí)行訂購(gòu)方針、計(jì)劃以及處理事務(wù)過程中的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)予以糾正。2任何一項(xiàng)訂購(gòu)或采購(gòu)，都必須兩人以上進(jìn)行合議與商定后進(jìn)行，以便使兩個(gè)人的知識(shí)與見解相互補(bǔ)充，并且防止在選擇供應(yīng)商方面出現(xiàn)偏頗與舞弊行為。3采購(gòu)人員必須公正自律，從企業(yè)的利益出發(fā)，采購(gòu)合適與價(jià)格合理的物品。4有組織地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與選擇，把握供應(yīng)商的供貨信譽(yù)、資信以及物品質(zhì)量。5在選擇新供貨伙伴時(shí)，必須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，按事先設(shè)計(jì)的調(diào)查用表進(jìn)行填寫，交給供應(yīng)科長(zhǎng)裁決。對(duì)一些重要

7、的供應(yīng)商，在確定供貨關(guān)系前，雙方的主管至少見面會(huì)談一次。6.編制若干種標(biāo)準(zhǔn)的合同格式，以提高供貨或采購(gòu)契約締結(jié)的效率，避免簽約時(shí)的失誤。7采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))”后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)應(yīng)以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)報(bào)公司批準(zhǔn)。物品的保管1對(duì)保管物品的倉庫設(shè)施，包括貨架、貨柜進(jìn)行更新改造，提高物品存放領(lǐng)取的效率，提高倉庫面積利用效率，并且對(duì)各種物品進(jìn)行合理分類，便于取存與有規(guī)則地碼放。2保管物品的分類，原則上按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：3倉庫中貨架、貨柜等，都得掛上現(xiàn)有物品領(lǐng)用登記卡，對(duì)收發(fā)領(lǐng)用量進(jìn)行登記，并核

8、算其余量，以防止丟失與被盜。4在物品倉庫的事務(wù)室中，設(shè)置管理板，展示各物品申請(qǐng)需用量、庫存量及需要訂購(gòu)量。5保管物品組，必須經(jīng)常清理倉庫各貨架與貨柜，及時(shí)清理死貨、無用物品及廢品，移入統(tǒng)一存放這類物品的指定地點(diǎn)或場(chǎng)所。6保管物品組必須制作倉庫物品放置平面圖，并在貨架貨柜上貼上分類與編號(hào)標(biāo)簽。分類與編號(hào)可以用不同顏色標(biāo)出，或依物品類別用不同色彩表示。7、原則上必須以訂購(gòu)單的方式進(jìn)行訂購(gòu)訂購(gòu)單一式三份，一份用于訂購(gòu)，一份用于進(jìn)貨驗(yàn)收，一份上報(bào)主管及公司財(cái)務(wù)備案。8、對(duì)樣品按各種規(guī)格、型號(hào)與形狀，進(jìn)行分類整理，便于采購(gòu)計(jì)劃的制訂、預(yù)算的編制，以及訂購(gòu)與驗(yàn)收。9庫房保管物品品種統(tǒng)計(jì)并編制“收發(fā)領(lǐng)用月報(bào)

9、”，送報(bào)供應(yīng)部主管及財(cái)務(wù)，在收發(fā)領(lǐng)用月報(bào)中，對(duì)各工程實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在庫存余量邊上，注明各工程已經(jīng)提出的申請(qǐng)訂購(gòu)量，及進(jìn)貨量及金額。10訂購(gòu)、驗(yàn)收與保管三個(gè)組必須分開設(shè)置，但又不能完全割裂開來11確定采購(gòu)或訂購(gòu)規(guī)格與樣品，在采購(gòu)或訂購(gòu)時(shí)參照選購(gòu)，或者提供給供應(yīng)商，按規(guī)格與樣品供貨，并作為接貨與驗(yàn)貨的基準(zhǔn)。12物品接受與檢驗(yàn)或清點(diǎn)，盡可能設(shè)置在寬廣的場(chǎng)所，并配置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，以便進(jìn)行充分的檢驗(yàn)與核對(duì)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)不充分，后患無窮，質(zhì)量不合格，或數(shù)量不足等等，都成為本企業(yè)的損失。13保管場(chǎng)所一定要有遮掩與隔離，領(lǐng)用者或其他部門人員，不得或不10訂能隨便進(jìn)入物品保管場(chǎng)所與倉庫。14、材料入庫前，保管

10、人員必須對(duì)照“訂購(gòu)單”，對(duì)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無誤后，將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購(gòu)單”，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與“訂購(gòu)單”上所列的內(nèi)容不符，保管人員應(yīng)立即對(duì)通知采購(gòu)人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購(gòu)部門要求接收則應(yīng)在單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并請(qǐng)采購(gòu)部門會(huì)簽。整理付款1庫房管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“訂購(gòu)單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”送采購(gòu)部門，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無誤，于2日內(nèi)由主管核準(zhǔn)后送總經(jīng)理辦理付款手續(xù)。如為分批收料的，“請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。2內(nèi)購(gòu)材料須待試用檢驗(yàn)的，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購(gòu)部門呈

11、準(zhǔn)的付款條件整理付款。3.短交應(yīng)補(bǔ)足的，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。4.緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“訂購(gòu)單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購(gòu)”章，以急件卷宗遞送。5超交應(yīng)經(jīng)主管核示，方能依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依原訂貨數(shù)付款。價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供1采購(gòu)部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠商資料，作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考。2購(gòu)部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項(xiàng)目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。材料訂購(gòu)單廠 商： 電 話： 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)： 工程名稱：序號(hào)物資編號(hào)品名規(guī)格單 位定貨數(shù)量單 價(jià)合 計(jì)實(shí)際接貨數(shù)量（大寫）1234合計(jì)金額（大寫）：交貨日期交貨