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文檔簡介
1、桂林市交通投資控股集團(tuán)有限公司行政費用管理辦法一、管理原則為加強(qiáng)集團(tuán)公司行政費用管理、控制不合理費用開支,保證 合理、有效的使用公司資源、杜絕浪費現(xiàn)象,進(jìn)一步提高行政辦 公水平,提高經(jīng)濟(jì)效益,特制定本辦法。公司行政費用管理通過 預(yù)算管理、定額管理和行政管理三種方法。除公司特別審批的項 目外,嚴(yán)禁先開支,后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改,如 有涂改,在報銷時扣除該費用金額。報銷流程嚴(yán)格參照財務(wù)管理 部報銷流程。二、適用范圍本管理辦法適用于桂林市交通投資控股集團(tuán)有限公司集團(tuán)機(jī) 關(guān)及各子公司,分公司參照執(zhí)行。三、行政費用預(yù)算管理為高效地控制、節(jié)約行政費用支出,對維持各單位正常運作 而必須開支的非生
2、產(chǎn)性支出實行預(yù)算管理。(一)行政費用范圍行政費用的范圍具體包括:業(yè)務(wù)招待費、辦公費、低值易耗 品攤銷、差旅費、交通費、公務(wù)車費、修理費、水電費、通訊費、 印刷費、其他費用等。(二)各部室、子公司行政費用的預(yù)算審批1、各部室、子公司根據(jù)下一年的工作計劃及行政預(yù)算,制定 本單位編制內(nèi)人員的行政費用預(yù)算計劃,報集團(tuán)行政事務(wù)部審批,各單位根據(jù)審定數(shù)對人員編制和行政費用預(yù)算計劃進(jìn)行調(diào)整,并上報集團(tuán)行政事務(wù)部備案。2、正常情況下,無計劃不開支。如有特殊、緊急情況(工程 項目、審計等)需超計劃開支,必須由開支部門提交申請,經(jīng)部 長、分管副總、財務(wù)部長、總經(jīng)理簽字審批,再交行政部。2、最終審定的行政費用預(yù)算作
3、為各單位績效考核的指標(biāo)之 一,是對各單位進(jìn)行考核的重要依據(jù)。3 、根據(jù)實際經(jīng)營狀況,行政費用預(yù)算可以進(jìn)行年中調(diào)整,按 年度的審批程序批準(zhǔn)后執(zhí)行。4、各子公司下年度行政費用的預(yù)算在經(jīng)核定屬于定編范圍 內(nèi),根據(jù)編制人數(shù)及實際到崗時間制定。不屬定編范圍內(nèi),或?qū)?定編范圍但其預(yù)算費用超標(biāo)準(zhǔn)的,一律報集團(tuán)公司總經(jīng)理審批, 行政事務(wù)部備案。(三)行政費用執(zhí)行規(guī)劃1 、經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)的人員編制計劃和行政費用預(yù)算計劃, 由各公 司行政部執(zhí)行,行政費用實行事前控制與事后監(jiān)控相結(jié)合。2、預(yù)算計劃內(nèi),各單位行政費用支出控制原則:(1 )對其負(fù)責(zé)控制的預(yù)算項目,不得超出批準(zhǔn)預(yù)算的 5% , 如超過 5% 需獲得集團(tuán)的批準(zhǔn)
4、;(2 )對其負(fù)責(zé)控制的費用項目, 在年度總支出控制的基礎(chǔ)上, 年內(nèi)累計各月總支出(不包括全年度)不得超過累計各月預(yù)算的 10% ;超出 10% ,需經(jīng)過集團(tuán)審批。(3 )行政費用的報銷應(yīng)嚴(yán)格審批,層層把關(guān)。行政費用的報 銷應(yīng)經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人的審批和同級財務(wù)部門的審核。行政費用 范圍內(nèi)未列入預(yù)算計劃的項目,參照財務(wù)管理制度 “超出年度 預(yù)算的行政費用付款審批和支付程序”及“無預(yù)算的行政費用付 款審批程序”執(zhí)行。(四)行政費用監(jiān)控規(guī)劃 各級行政部門對本單位和下屬單位的行政費用的使用情況進(jìn) 行監(jiān)控。各級行政部門每月 25 日前將下月行政費用預(yù)算表及說 明、每月 10 日前將上月行政費用統(tǒng)計表及分析
5、報集團(tuán)行政事務(wù) 部,最終由集團(tuán)行政事務(wù)部向集團(tuán)分管行政副總經(jīng)理報送行政費 用執(zhí)行情況報表。行政事務(wù)部對各單位行政費用執(zhí)行情況進(jìn)行審 計監(jiān)督。四、行政費用定額管理及行政管理(一)業(yè)務(wù)招待費1、范圍: 招待費是指招待客人而產(chǎn)生的的支出,包括用餐、購酒、旅 游景點門票等。公司業(yè)務(wù)招待費開支范圍只限于公司經(jīng)營活動中 因工作需要招待客戶所開支的項目,集團(tuán)機(jī)關(guān)采用預(yù)算管理和行 政管理相結(jié)合的辦法;各子公司實行預(yù)算管理和定額管理相結(jié)合 的辦法。2、標(biāo)準(zhǔn):(1 )部長及以下級別管理人員外出工作餐標(biāo)準(zhǔn): 10 元/ 人(2 )業(yè)務(wù)招待費額度控制比例: 2015 年業(yè)務(wù)招待費的費用 收入比同比下降 0.15 %。
6、( 2014年數(shù)據(jù)見行政費用明細(xì)表), 實際完成數(shù)按計劃數(shù)同比例增減。3、開支流程及要求( 1 )招待費用發(fā)生前,采用口頭或書面的形式填寫業(yè)務(wù)招 待費用申請表 (見附表一)向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本次費用計劃(特殊 情況可事后補辦,如副總及以上領(lǐng)導(dǎo)特批、出差等) ,無論金額大 小都必須提交書面申請,申請內(nèi)容包括:事由參加人數(shù)發(fā)生次數(shù)預(yù)計金額(2 )在公司指定簽單招待餐館就餐的, 經(jīng)有簽單權(quán)的負(fù)責(zé)人 同意后,事先報餐,就餐完畢由授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財務(wù)人員 對轉(zhuǎn)來的無簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算單據(jù)不予承認(rèn)。(3 )招待費報銷須附業(yè)務(wù)招待費申請表 ,無此表財務(wù)作 退回補辦相關(guān)手續(xù)處理, 出差期間的招待費須
7、與差旅費同時報銷。(二)辦公費 : 辦公用品及低值易耗品攤銷1、范圍 辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器 材等(包括打印紙、文件袋、膠水、透明膠、釘書釘、水性筆、 筆芯、便簽、軟、硬皮筆記本、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、橡皮、修正液、 熒光筆、回形針、圖釘、大頭針、直尺、刻刀刀片、剪刀、蝴蝶 夾、訂書機(jī)、舌扣袋、塑料資料袋、文件夾、文件盒、電腦插座、 筆筒、紙杯托、印臺、計算器、白板、抽桿夾、起釘器、檔案袋、 電話線、電話機(jī)等)的購置費用。低值易消耗品攤銷包括墨盒、 色帶、碳粉等耗材,電腦配件和低值打印機(jī)( 500 元以下)等價 格較低且易消耗的物品。2、標(biāo)準(zhǔn)辦公費實行定額管理與預(yù)算管理。
8、 人均辦公費用標(biāo)準(zhǔn)為 20 元 / 人 / 月, 超過數(shù)額或購買大額物品需提交書面申請,并由部長、 分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部長、總經(jīng)理簽字審批。3、開支流程及要求(1 )機(jī)關(guān)各部室每月 20 日前上報下月辦公用品計劃。(2 )公司辦公用品由行政部門在預(yù)算額度內(nèi)按需求購買、管理,辦公用品購置實行定點采購管理。(3 )行政部設(shè)專人對辦公用品進(jìn)行管理。 辦公用品采購審批 程序:行政部部長審批審核,并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后到定點單位采 購。(4 )各子公司行政部應(yīng)按月 8 日前將辦公用品領(lǐng)用及費用分 配表報集團(tuán)行政部備案。(5 )嚴(yán)禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關(guān)辦公用品,否則,由 此發(fā)生的費用,將不予報銷。(6 )行
9、政部應(yīng)建立領(lǐng)用大金額辦公物品登記薄,做好辦公用品的管理工作。(三)差旅費1、范圍差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費、 出差補助等。差旅費實行行政管理。2、標(biāo)準(zhǔn)差旅費實行實報實銷。 出差補助按出差地點分為: 平樂 45 元 / 天(僅發(fā)放給司機(jī)) 、自治區(qū)內(nèi) 60 元 / 天、自治區(qū)外 80 元 / 天。3、開支流程及要求(1 )差旅費報銷流程嚴(yán)格按照財務(wù)部要求執(zhí)行:原始憑證到財務(wù)部貼單經(jīng)辦人簽字部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分管副總簽字 財務(wù)部長簽字總經(jīng)理簽字財務(wù)出納處報銷(2 )因個人原因發(fā)生的費用均不得報銷。(四)公務(wù)車費1、范圍 公務(wù)車費是指用于車輛的燃油費、停車費、過路過橋費、保 養(yǎng)費、
10、保險費、修理費等。公務(wù)車費實行預(yù)算管理、行政管理相 結(jié)合的原則。2、標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)車燃油費實行定額管理,機(jī)關(guān) 3 臺和鼎翔 1 臺公務(wù)車燃 油定額 180 升 / 月,其余公務(wù)車燃油定額 150 升 / 月;集團(tuán)及各 子公司的公務(wù)車輛需到指定的鐵西油庫加油,不得私自到其它加 油站加油。3、流程及要求(1 )公務(wù)用車使用權(quán)限: 副總經(jīng)理及以上級別管理人員直 接向行政部門提出用車要求;部長及以下級別管理人員用車需 向分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請,由分管領(lǐng)導(dǎo)通知行政部門派車。(2)因公外出以公交車為主,出租車費用不予報銷,如有特 殊情況,每次需總經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)公務(wù)用車管理制度由行政部門擬定相應(yīng)管理辦法執(zhí)行。(五)通訊費1、范圍通訊費是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話、移動 電話費用補貼所支出的費用。2、標(biāo)準(zhǔn)及要求 各子公司通訊費按照集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)的通訊套餐執(zhí)行。公司內(nèi) 各部門所屬直撥電話、傳真機(jī)電話費用由行政部進(jìn)行管理。(六)其他費用1、范圍其他費用包括購買礦泉水、桶裝水、食品等費用。2、標(biāo)準(zhǔn)及流程(1 )桶裝水配額: 6、7、8、9 月(夏季) 2 人/ 桶/ 月; 1、 2、3、4、5、10、11、12 月 2 人/3 桶/2 月。(2)瓶裝礦泉水領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn):部門接待一般情況使用桶裝水, 如需使用瓶裝水,需由部長向行政部提出用水要求;副總級以上接待可直接向行政部提出用水要求
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