對學校檔案管理問題的探討

1、對學校檔案管理問題的探討摘要：學校檔案管理工作進行的好壞，是衡量一個學校是否重視自身發(fā)展，是否能夠在發(fā)展中不斷總結經驗的指標，混亂的檔案管理證明了學校在發(fā)展中并不重視經驗的總結，而完善的檔案管理制度和高效的檔案管理工作不僅能夠為學校發(fā)展提供借鑒，還能夠使社會對學校有更加充分和明確的認識，因此，解決學校檔案管理工作中的問題是能夠改善學校檔案管理工作，進而促進學校發(fā)展的必要途徑。關鍵詞：檔案管理；問題；探討一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因（一）領導重視不夠，思想認識不到位。檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、

2、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現(xiàn)為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足。上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失或者找不到。（二）檔案管理人員缺乏，素質較低。檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的，因此，既有理論知識又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者不經過培訓就

3、上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務素質，業(yè)務水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。（三）檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識淡薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。目前，中等職業(yè)學校檔案工作的管理方法陳舊落后，文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時收集整理很多中等職業(yè)學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主

4、動對檔案資料進行分析、編研以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。中等職業(yè)學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學校工作發(fā)展的關鍵。二、加強中等職業(yè)學校檔案管理工作的對策（一）提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習檔案法，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導

5、干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按檔案法要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門

6、類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設。為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理。首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質和較強的業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防設施，確保

7、檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。（三）加強檔案化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。檔案化建設是社會化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先是觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時俱進，正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案的服務質量。（四）加強檔案整理和研究。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全學校檔案