知識梳理工作手冊

1、知識梳理工作手冊知識管理辦公室2010年12月目錄第一部分知識梳理的作用- 2 -1.1 顯性知識系統(tǒng)化- 2 -1.2 便于隱性知識的沉淀- 2 -1.3 將知識和工作（職能、流程）及崗位相對應(yīng)- 2 -1.4 為知識管理平臺順利上線做準(zhǔn)備- 2 -第二部分知識梳理涉及的概念- 3 -2.1 知識- 3 -2.2 知識管理- 3 -2.3 知識梳理- 3 -2.4 知識地圖- 4 -2.5 流程- 4 -第三部分按職能進(jìn)行知識梳理的步驟和方法- 5 -3.1 調(diào)研與訪談- 6 -3.1.1 資料調(diào)研- 6 -3.1.2 人員訪談- 6 -3.2 知識梳理- 7 -3.2.1 梳理部門職能和職

2、責(zé)- 7 -3.2.2 編制知識地圖清單- 7 -3.2.3 編制知識地圖- 8 -3.2.4 編制文檔編碼- 10 -3.3 梳理職能與現(xiàn)有流程清單- 11 -3.3.1 梳理職能- 11 -3.3.2 梳理現(xiàn)有流程清單- 11 -3.4 知識梳理成果確認(rèn)- 11 -第四部分按流程進(jìn)行知識梳理的步驟和方法- 13 -4.1 梳理流程清單- 14 -4.2 調(diào)研與訪談- 15 -4.2.1 資料調(diào)研- 15 -4.2.2 繪制流程草圖，編寫流程草稿- 15 -4.2.3 人員訪談- 15 -4.3 編制流程手冊- 15 -4.3.1 繪制流程圖- 15 -4.3.2 編制流程說明，梳理知識-

3、18 -4.3.3 表單的規(guī)范化- 20 -4.4 成果確認(rèn)- 21 -第五部分知識梳理成果樣本模版- 22 -5.1 按職能知識梳理成果樣本模版- 22 -5.2按流程知識梳理成果樣本模版- 22 -第一部分知識梳理的作用1.1 顯性知識系統(tǒng)化通過全公司范圍內(nèi)的知識梳理工作，可以初步梳理出公司現(xiàn)有的知識資源，形成一個相對穩(wěn)定的、可持續(xù)積累的知識分類框架，以幫助企業(yè)在未來更好地進(jìn)行知識的沉淀與共享。1.2 便于隱性知識的沉淀通過知識梳理工作，可以很好的將公司以往的經(jīng)驗(yàn)，也就是存在于每位員工腦子里沒有顯性化的知識初步總結(jié)沉淀出來，能夠切實(shí)的產(chǎn)生業(yè)務(wù)價值，為公司未來發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。1.3 將知

4、識和工作（職能、流程）及崗位相對應(yīng)根據(jù)職能的知識梳理，將公司范圍內(nèi)每個部門的職能分類分級，把知識與崗位和工作內(nèi)容對應(yīng)梳理，讓知識得到更好的應(yīng)用；基于流程的知識梳理，將公司范圍內(nèi)每個部門的流程分類分級，把知識與崗位和流程步驟對應(yīng)梳理，讓流程得到更好執(zhí)行，知識得到更好應(yīng)用；1.4 為知識管理平臺順利上線做準(zhǔn)備通過知識梳理工作，各單位可以比較準(zhǔn)確的判斷其知識資源的數(shù)量和重要知識點(diǎn)的存儲位置，為將來平臺上線達(dá)到知識共享的目標(biāo)提供了可靠的保障。第二部分知識梳理涉及的概念2.1 知識知識是指能協(xié)助個人、團(tuán)體或企業(yè)創(chuàng)造價值的有用信息。例如，OA系統(tǒng)里要求的交付物文檔、各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文檔、業(yè)務(wù)開展過程中工作人員

5、隱性的經(jīng)驗(yàn)技巧等是冀東的知識。22.2 知識管理知識管理是協(xié)助冀東發(fā)展，圍繞各種來源的知識內(nèi)容，利用知識管理平臺，實(shí)現(xiàn)知識的生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新，并在冀東發(fā)展員工、組織、業(yè)務(wù)目標(biāo)以及經(jīng)濟(jì)績效等諸方面形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程。2.3 知識梳理知識梳理分兩個階段，先按職能進(jìn)行知識梳理，采用知識地圖的方法；再按流程細(xì)化到流程步驟進(jìn)行知識梳理，采用流程手冊的方法，具體如下圖所示（參見圖2-1）：圖2-1：知識梳理方法按職能梳理知識重在初步、全面、系統(tǒng)化的梳理，按流程步驟梳理知識重在更深入更細(xì)化的把知識和具體業(yè)務(wù)步驟相關(guān)聯(lián)，更利于知識的應(yīng)用積累。2.4 知識地圖知識地圖是對已有知識的一種索引，并

6、非存儲的獨(dú)立實(shí)體，更多的強(qiáng)調(diào)對知識的有效利用，可以從知識應(yīng)用者角度將知識進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的展現(xiàn)。2.5 流程流程就是多個人員、多個活動有序的組合。它關(guān)心的是誰做了什么事，產(chǎn)生了什么結(jié)果，傳遞了什么信息給誰。這些活動一定是體現(xiàn)企業(yè)價值的。第三部分按職能進(jìn)行知識梳理的步驟和方法按職能進(jìn)行知識梳理就是，基于職能把職能、工作職責(zé)與知識對應(yīng)起來，讓知識得到更好應(yīng)用。按職能進(jìn)行知識梳理總共為4步，每一步的工作內(nèi)容、重要模板/樣本、以及重要的輸出物如下圖所示（參見圖3-1）：圖3-1：按職能知識梳理流程3.1 調(diào)研與訪談3.1.1 資料調(diào)研1. 與部門知識管理員進(jìn)行溝通交流，收集整理部門的崗位說明書、組織機(jī)構(gòu)圖、

7、管理制度、現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程圖等相關(guān)資料；2. 梳理出部門機(jī)構(gòu)組成圖，作為確定訪談人員順序的基礎(chǔ)，具體見下圖（參見圖3-2）圖3-2：部門機(jī)構(gòu)組成圖3.1.2 人員訪談1. 制定訪談計劃確定訪談的人員和時間；首先訪談部門主管，這明確部門主要業(yè)務(wù)范圍與目標(biāo)，其次根據(jù)部門機(jī)構(gòu)組成圖，按職能及崗位狀況編制訪談人員清單，具體如下表（參見表3-3）：2. 編制訪談提綱部門主管和業(yè)務(wù)人員管理的范圍、內(nèi)容和重點(diǎn)不同，分別編制訪談提綱。3. 訪談主要關(guān)注業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)過程、完成業(yè)務(wù)過程需要參考的知識、產(chǎn)出的知識、隱性知識。4. 整理訪談紀(jì)要整理訪談記錄，作為知識梳理的依據(jù)。表3-3：生產(chǎn)技術(shù)部知識梳理訪談清單訪談時間

8、被訪人員被訪人崗位主管業(yè)務(wù)訪談人員是否完成2010.9.25李順棟部長全部項(xiàng)目組是2010.9.26劉玉環(huán)副部長節(jié)能減排、固定資產(chǎn)實(shí)物、土地、環(huán)保督查、綜合管理項(xiàng)目組是2010.9.26馬俊主任工程師工藝運(yùn)行、設(shè)備、礦山管理項(xiàng)目組是2010.9.27邵春燕部長助理設(shè)備、固定資產(chǎn)實(shí)物、土地管理項(xiàng)目組是2010.9.27白獻(xiàn)林主任工程師信息管控管理項(xiàng)目組是2010.9.27王艷平運(yùn)行管理主管耐火材料管理、大中修管理項(xiàng)目組是2010.9.27張建明信息分析主管生產(chǎn)預(yù)算、生產(chǎn)統(tǒng)計分析管理項(xiàng)目組是2010.9.27李雪松綜合管理主管節(jié)能管理、綜合管理項(xiàng)目組是2010.9.27王濤運(yùn)行管理主辦潤滑管理項(xiàng)目

9、組是2010.9.28李環(huán)勝運(yùn)行管理主辦共享備件和統(tǒng)招備件管理項(xiàng)目組是2010.9.28王藝良運(yùn)行管理責(zé)工生產(chǎn)事故管理項(xiàng)目組是2010.9.28張興斌運(yùn)行管理主辦礦山管理項(xiàng)目組是2010.9.29王艷資產(chǎn)管理主辦固定資產(chǎn)實(shí)物管理項(xiàng)目組是2010.9.29白玉明資產(chǎn)管理協(xié)辦土地管理項(xiàng)目組是2010.9.29張香菊綜合管理協(xié)辦特種計量設(shè)備管理項(xiàng)目組是2010.9.29孫立勛綜合管理協(xié)辦減排管理項(xiàng)目組是2010.9.30柴麗霞綜合管理員綜合管理項(xiàng)目組是2010.9.30楊曉輝信息分析主辦信息管控管理項(xiàng)目組是3.2 知識梳理3.2.1 梳理部門職能和職責(zé)根據(jù)部門職責(zé)和每個員工的工作職責(zé)，梳理出部門內(nèi)各

10、職能域、二級職能域和相應(yīng)的工作職責(zé)。3.2.2 編制知識地圖清單1. 對部門的重點(diǎn)業(yè)務(wù)，編制部門知識地圖清單，具體如下表（參見表3-4）：2. 知識地圖清單填寫說明：1) 一個業(yè)務(wù)模塊一個知識地圖，把有共性的內(nèi)容放在一個知識地圖上；2) 分類：是職能的分類分級，根據(jù)職能與工作內(nèi)容對應(yīng)表填寫；3) 知識地圖名稱：是指部門內(nèi)選擇的主要業(yè)務(wù)的名稱，可能是二級職能也可能是一級職能名稱；4) 優(yōu)先級：指根據(jù)部門的各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)具體情況，確定知識地圖建立的先后順序；5) 更新頻率：指知識地圖的內(nèi)容隨著業(yè)務(wù)的不斷開展而增加，必須要按照一定的時間段將內(nèi)容進(jìn)行更新；6) 更新觸發(fā)點(diǎn)：是指知識地圖中涉及的內(nèi)容由什么

11、引發(fā)需要被更新，如事件等。表3-4：生產(chǎn)技術(shù)部知識地圖清單一級分類二級分類知識地圖名稱簡要描述優(yōu)先級（5是需要最先建立的）建立人維護(hù)人更新頻率（不定期、每月、每季度等）知識地圖更新觸發(fā)點(diǎn)制度和規(guī)程知識地圖生產(chǎn)技術(shù)部制定的所有制度及規(guī)程，包括生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理、節(jié)能減排及固定資產(chǎn)實(shí)物管理等方面5楊曉輝楊曉輝不定期事件工藝運(yùn)行管理生產(chǎn)預(yù)算生產(chǎn)預(yù)算知識地圖包括生產(chǎn)預(yù)算、對標(biāo)分析、預(yù)算調(diào)整、出具考核指標(biāo)四個方面5張建明張建明不定期事件生產(chǎn)運(yùn)行分析生產(chǎn)運(yùn)行分析知識地圖對生產(chǎn)運(yùn)行中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的整理、匯總、管控并對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理解決方面的知識5張建明張建明不定期事件礦山管理礦山管理知識地圖礦山開采規(guī)劃、

12、日常管理、智能礦山系統(tǒng)、礦山移動設(shè)備管理方面涉及的制度和規(guī)程，使用的及產(chǎn)生的知識5張興斌張興斌不定期事件3.2.3 編制知識地圖1. 根據(jù)知識地圖清單和調(diào)研的訪談紀(jì)要填制知識地圖涉及到的相關(guān)內(nèi)容，具體如下表（參見表3-5）：2. 知識地圖填寫說明：1) 職能與工作內(nèi)容：按業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)過程進(jìn)行職能與工作內(nèi)容分類進(jìn)行梳理；2) 需要參考的知識（信息、文檔、制度）：指完成該級職能需要哪些信息、工作文檔、模板支持，需要參考哪些規(guī)章制度，包括內(nèi)部和外部；3) 產(chǎn)出的知識：指完成該級職能下的工作后形成哪些工作文檔；4) 隱性知識：指存在于員工個體和團(tuán)隊小組中難以規(guī)范化、難以言明、不易交流與共享的、尚未顯性化

13、的各種知識，還包括通過流動與共享等方式從企業(yè)外部獲得的隱性知識。您認(rèn)為很重要的而本部門又沒有的知識，也請列入隱性知識這一欄中，并在知識點(diǎn)后面注明(內(nèi)部沒有的)；5) 如何對隱性知識進(jìn)行描述:用簡短的語言對隱性知識進(jìn)行描述，一般不超過20個字。研究論文的標(biāo)題可以隱性知識點(diǎn)的表述方法。對隱性知識點(diǎn)的文字描述，要能夠?qū)崿F(xiàn)其他人看到這個描述就能基本明白這個隱性知識點(diǎn)的內(nèi)容；6) 隱性知識點(diǎn)的貢獻(xiàn)者:主要是指熟悉并能夠貢獻(xiàn)該隱性知識點(diǎn)的人士，內(nèi)部或外部的專家、內(nèi)部的工作同事都可以列入。表3-5：統(tǒng)招備件知識地圖職能工作內(nèi)容對應(yīng)崗位需要參考的知識（文檔或信息、政策法規(guī)、制度、模版等）產(chǎn)出的知識（報告、分析

14、）隱性知識隱性知識貢獻(xiàn)者供應(yīng)商管理供應(yīng)商信息收集備件運(yùn)行工程師1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_備品備件管理辦法2、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_統(tǒng)招備件價格信息調(diào)查表3、供應(yīng)商資質(zhì)證明1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商調(diào)查報告1、供應(yīng)商主營業(yè)務(wù)、業(yè)績、規(guī)模備件運(yùn)行工程師、分子公司供應(yīng)商評估與選擇1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_備品備件管理辦法2、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商歷史合作記錄3、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商評估記錄1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_統(tǒng)招備件專家分析報告1、主營業(yè)務(wù)、業(yè)績、規(guī)模備件運(yùn)行工程師、專家供應(yīng)商評價1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_備品備件管理辦法2、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商合作記錄表1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)

15、商合作情況公示表1、供應(yīng)商交貨情況、交貨質(zhì)量、供應(yīng)商價格、交貨時間備件運(yùn)行工程師、分子公司供應(yīng)商檔案管理股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商合作情況公示XX分子公司_供應(yīng)商合作記錄1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商檔案供應(yīng)商技術(shù)交流1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商新技術(shù)交流材料2、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_供應(yīng)商新技術(shù)使用規(guī)范1、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_統(tǒng)招備件供應(yīng)商交流紀(jì)要2、股份公司生產(chǎn)技術(shù)部_統(tǒng)招備件新技術(shù)使用總結(jié)報告1. 遵循知識點(diǎn)命名規(guī)則填寫知識點(diǎn)名稱，具體如下圖（參見圖3-6）：1) 知識點(diǎn)來源部門或外部機(jī)構(gòu)；2) 知識點(diǎn)內(nèi)容說明（如果是某個項(xiàng)目的知識點(diǎn)，在知識點(diǎn)內(nèi)容說明中要包含該項(xiàng)目的名稱，以方便查詢檢索

16、）；3) 知識點(diǎn)創(chuàng)建日期。ü 有明確時間節(jié)點(diǎn)的知識點(diǎn)寫創(chuàng)建時間（例如：制度）ü 沒有明確時間節(jié)點(diǎn)的知識點(diǎn)寫梳理時間圖3-6：知識點(diǎn)命名規(guī)則3.2.4 編制文檔編碼1. 把知識地圖中的文檔列出文檔清單，并按照編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號，形成文檔編碼，方便查找。2. 確保每個文檔編號唯一；3. 文檔編碼規(guī)則1) 本部門產(chǎn)出的表單模板編碼規(guī)則為部門編號+B+流水（4位）2) 本部門產(chǎn)出的表單模板實(shí)例化編碼規(guī)則為部門編號+B+流水（4位）S3) 本部門產(chǎn)出的除表單模板和表單模板實(shí)例化以外的文檔編碼規(guī)則為部門編號+D+流水（4位）4) 其他部門文檔的編碼規(guī)則為XXXX+D+流水(4位）W5

17、) 冀東以外其他文檔的編碼規(guī)則為XXXX+D+流水(4位）Z3.3 梳理職能與現(xiàn)有流程清單3.3.1 梳理職能1. 職能分解是知識梳理的基礎(chǔ)和難點(diǎn)，必須結(jié)合具體的業(yè)務(wù)對職能進(jìn)行分類分級；2. 與業(yè)務(wù)人員溝通，確定部門職能和工作職責(zé)，主管進(jìn)行一級職能確定，業(yè)務(wù)人員確定二級職能及工作職責(zé)，具體如下表（參見表3-7）：表3-7：職能與工作職責(zé)對應(yīng)表代碼一級目錄二級目錄三級目錄03設(shè)備管理職能設(shè)備管理制度和規(guī)程制定設(shè)備日常運(yùn)行管理大中修管理大中修重點(diǎn)項(xiàng)目及資金費(fèi)用預(yù)算審核子公司大中修方案審核及過程監(jiān)控06固定資產(chǎn)實(shí)物管理固定資產(chǎn)制度制定固定資產(chǎn)增加固定資產(chǎn)新購置固定資產(chǎn)抵入3.3.2 梳理現(xiàn)有流程清單

18、根據(jù)資料收集結(jié)果，將部門現(xiàn)有流程圖按照職能分類梳理，形成現(xiàn)有流程清單。3.4 知識梳理成果確認(rèn)1. 對知識梳理成果，包括職能與工作職責(zé)對應(yīng)表、知識地圖、現(xiàn)有流程清單，和每位參與梳理工作的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行一一確認(rèn)，按職能知識梳理成果確認(rèn)單如下所示（參見表3-8）；2. 對確認(rèn)當(dāng)中有異議的內(nèi)容，及時修改，把一些有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容也要聯(lián)動調(diào)整；表3-8：按職能知識梳理成果確認(rèn)單序號一級職能二級職能知識地圖名稱現(xiàn)有流程清單負(fù)責(zé)人簽字主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)14設(shè)備管理職能設(shè)備日常運(yùn)行管理1、大型減速機(jī)報表流程2、狀態(tài)檢測工作流程  15大中修管理大中修管理知識地圖1、大中修管理流程2、重點(diǎn)維修項(xiàng)目流程王

19、艷萍16潤滑管理潤滑管理知識地圖1、潤滑報表流程2、主機(jī)潤滑油檢油、換油流程王濤17共享備件管理共享備件管理知識地圖1、共享備件業(yè)務(wù)流程李環(huán)勝18統(tǒng)招備件管理統(tǒng)招備件管理知識地圖1、統(tǒng)招備品備件業(yè)務(wù)流程李環(huán)勝19耐火材料管理耐火材料管理知識地圖1、耐火材料臺帳管理流程2、耐火材料砌筑監(jiān)管流程王艷萍20特種設(shè)備和計量設(shè)備管理特種設(shè)備和計量設(shè)備管理知識地圖1、計量管理流程2、特種設(shè)備管理流程張香菊21設(shè)備事故管理王義良部長簽字：第四部分按流程進(jìn)行知識梳理的步驟和方法按照流程進(jìn)行知識梳理就是，基于流程把流程步驟與知識、崗位對應(yīng)起來，讓流程得到更好執(zhí)行，知識得到更好應(yīng)用，達(dá)到“流程管道、知識活水”的效

20、果。按流程進(jìn)行知識梳理總共為4步，每一步的工作內(nèi)容、重要模板/樣本、以及重要的輸出物如下圖所示（參見圖4-1）：圖4-1：按流程知識梳理步驟1. 梳理流程清單：按實(shí)際的業(yè)務(wù)，讓業(yè)務(wù)人員對現(xiàn)有流程清單進(jìn)行補(bǔ)充并確認(rèn)，形成流程清單；2. 了解具體業(yè)務(wù)：進(jìn)一步了解具體業(yè)務(wù)流程，以及流程執(zhí)行中需要和產(chǎn)出的知識及文檔；3. 編制流程手冊：修改流程圖與流程手冊，編制成果確認(rèn)單；4. 成果確認(rèn)：與業(yè)務(wù)人員一起對流程手冊進(jìn)行確認(rèn)。4.1 梳理流程清單1. 按照實(shí)際業(yè)務(wù)情況，梳理部門業(yè)務(wù)流程，不局限于只有流程文件的流程，按優(yōu)化方法對現(xiàn)有流程清單進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)充，具體如下表所示（參見表4-2）；2. 確保每個流程編碼

21、唯一；3. 流程編碼規(guī)則部門編號+P+流水號(P表示流程)表4-2：流程清單公司部門一級職能二級職能流程流程編碼股份公司（CJD）生產(chǎn)技術(shù)部（00068）設(shè)備管理大中修管理大中修管理流程CJD000681P024統(tǒng)招備件管理統(tǒng)招備件供應(yīng)商信息收集流程CJD00068P036統(tǒng)招備件供應(yīng)商評估與選擇流程CJD00068P037固定資產(chǎn)實(shí)物管理固定資產(chǎn)增加固定資產(chǎn)新增流程CJD00068P088固定資產(chǎn)變更固定資產(chǎn)調(diào)轉(zhuǎn)流程CJD00068P089固定資產(chǎn)租賃流程CJD00068P090固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓流程CJD00068P0914.2 調(diào)研與訪談4.2.1 資料調(diào)研1. 現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程圖研讀；2. 現(xiàn)有

22、管理辦法、制度與模板研讀；3. 公司網(wǎng)站與部門網(wǎng)站簡報、通知等研讀；4.2.2 繪制流程草圖，編寫流程草稿1. 根據(jù)資料研讀情況，繪制流程草圖，提升訪談效果；2. 編寫流程手冊草稿，提高訪談效果。4.2.3 人員訪談1. 編寫訪談提綱；2. 對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行訪談；1) 依據(jù)流程草圖、流程手冊草稿、訪談提綱進(jìn)行訪談；2) 邊訪談邊記錄，可采用錄音或文字方式記錄；3. 整理訪談紀(jì)要，修改流程圖與流程手冊。4.3 編制流程手冊4.3.1 繪制流程圖1. 從2個維度入手階段維：在業(yè)務(wù)流程圖的左側(cè)，從上到下依次排開，并標(biāo)注不同階段名稱。部門/崗位維：在業(yè)務(wù)流程圖的上方，一般按流程涉及到的先后次序，從左到右

23、依次排開，不同的部門/崗位之間用部門/崗位分隔線隔開，兩個部門/崗位分隔線之間是該部門在所有的階段做的所有活動。2. 繪制流程圖草稿1) 在紙上用部門/崗位/業(yè)務(wù)流程圖的形式畫，排好后再在電腦中的模板中畫；2) 用VISIO畫流程圖。從模板中將模板符號拉入畫圖區(qū)，最好不要改變符號的大小，用簡練而清楚的文字將要表示的意思寫入符號中，即使文字可能溢出符號框。其中流程模板及流程符號說明見圖（參見圖4-3、圖4-4）；圖4-3：流程圖繪制模板圖4-4：流程繪制符號說明3) 業(yè)務(wù)流程圖的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)明確后，需要完善流程圖中的相關(guān)信息，主要包括：流程基本信息（流程名稱、流程部門、流程目的、流程編碼等），對流程

24、環(huán)節(jié)編號。繪制好的流程圖如下圖（參見圖4-5）：圖4-5：流程格式說明4) 流程圖大體畫好后，要調(diào)整一下，使流程圖變得更美觀，這種調(diào)整可能涉及到：a) 各種活動符、事件狀況符等符號之間的相對位置b) 部門/崗位之間的前后次序或部門/崗位區(qū)域大小c) 階段區(qū)域的大小d) 流程圖調(diào)整有下列好處：ü 可以使流程圖清晰，便于理解ü 可以較容易的分析流程，方便的發(fā)現(xiàn)流程的問題點(diǎn)3. 繪制流程圖的注意事項(xiàng)1) 在調(diào)研結(jié)束后，畫出的流程是實(shí)際現(xiàn)狀流程，不是優(yōu)化后的流程，不是自己想象中的或想當(dāng)然的流程；2) 在畫流程時，要多和流程涉及的人員進(jìn)行交流，不要閉門造車，在畫現(xiàn)狀流程時是這樣，因?yàn)?/p>

25、現(xiàn)狀只有實(shí)際執(zhí)行的人最清楚；業(yè)務(wù)流程圖草圖繪制完成后，需要和相應(yīng)業(yè)務(wù)人員就關(guān)鍵流程環(huán)節(jié)、流程走向等深入細(xì)致的進(jìn)行討論并修改。3) 畫流程圖時，先要識別流程的大的階段，也即這個流程大體分為哪幾個階段，不要一開始畫時，就陷入具體的活動細(xì)節(jié)；4) 畫流程圖時對本部門涉及到的流程步驟細(xì)化到崗位，其余的流程步驟細(xì)化到部門。4.3.2 編制流程說明，梳理知識對流程的描述是梳理知識的基礎(chǔ)，因此首先需要對流程目的、運(yùn)行要求、各個步驟等方面進(jìn)行規(guī)范；其次需要將流程涉及的顯性知識和隱性知識進(jìn)行梳理和挖掘；最后，將流程涉及表單和模板進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理形成最終的流程手冊，包括流程圖、流程說明、表單與模板三部分，具體如下圖

26、1. 編寫流程基本信息根據(jù)流程手冊的要求，對流程目的、流程運(yùn)行要求、相關(guān)的名詞解釋、流程說明等方面進(jìn)行完善：1) 流程目的：該工作流程的作用及所達(dá)到的效果；2) 流程運(yùn)行要求：3) 流程使用部門：該流程從開始到結(jié)束整個過程中參與的部門；4) 名詞解釋：對流程中出現(xiàn)的一些專有名詞進(jìn)行解釋，便于理解，例如“大中修”。2. 編寫流程說明流程說明是對流程圖的補(bǔ)充，按照流程步驟將流程規(guī)范、輸入物、輸出物、相關(guān)文檔和隱形知識列出，便于流程操作和知識應(yīng)用，流程說明如下表所示（參見表4-6）：表4-6：流程說明表序號流程步驟流程規(guī)范輸入物輸出物相關(guān)文檔隱性知識1子公司年度大中修計劃申報流程描述：根據(jù)設(shè)備的運(yùn)行

27、規(guī)律和運(yùn)行狀態(tài)，并結(jié)合產(chǎn)供銷經(jīng)營狀況，在充分研討的前提下制訂年度大中修計劃，并上報總部生產(chǎn)技術(shù)部審批工作標(biāo)準(zhǔn)： 9.25日之前完成工作時限：1個月崗位：各分（子）公司大中修相關(guān)部門負(fù)責(zé)人1.設(shè)備運(yùn)行維修情況2.產(chǎn)供銷情況3.XX年度大中修時間計劃模板XX年度大中修項(xiàng)目（含重點(diǎn)項(xiàng)目）和費(fèi)用預(yù)算模板1.XX公司XX年度大中修時間計劃2.XX公司XX年度大中修項(xiàng)目（含重點(diǎn)項(xiàng)目）和費(fèi)用預(yù)算1.設(shè)備維修管理辦法2.工程公司維修標(biāo)準(zhǔn)定額1.水泥磨的淡季檢修時間很長，大中修計劃只包括檢修項(xiàng)目和費(fèi)用預(yù)算，不包含時間計劃2.對礦山、原料、熟料、余熱發(fā)電，除定檢項(xiàng)目外，其余盡量排在大中修計劃中完成分（子）公司在歷

28、史數(shù)據(jù)（檢修工單、執(zhí)行）積累基礎(chǔ)上制定大中修檢修計劃2匯總初審各分（子）公司大中修時間流程描述：初審并匯總各分（子）公司上報的大中修時間計劃工作標(biāo)準(zhǔn)：及時合理工作時限：1個月崗位：股份生產(chǎn)技術(shù)部大中修負(fù)責(zé)人各分(子)公司XX年度大中修時間計劃股份公司XX年大中修時間計劃初稿設(shè)備維修管理辦法1.項(xiàng)目是否有漏項(xiàng)2.重點(diǎn)項(xiàng)目是否包括了解各分（子）公司對設(shè)備的掌控好壞，及設(shè)備隱患的位置1) 流程步驟：與流程圖中流程步驟對應(yīng)；2) 流程規(guī)范：由流程描述、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作實(shí)現(xiàn)和崗位4部分組成。其中流程描述就是對該流程步驟的簡要闡述，工作標(biāo)準(zhǔn)時該步驟的工作要求；工作時限表明該步驟應(yīng)該在多長時間內(nèi)完成；崗位指該

29、步驟的執(zhí)行崗位；3) 輸入物：執(zhí)行該流程步驟所需要的表單、模板等；4) 輸出物：執(zhí)行該流程步驟后得到的報告、計劃等；5) 相關(guān)文檔：執(zhí)行該流程步驟需要參考的文檔，例如制度、規(guī)范等；6) 隱性知識：執(zhí)行該流程步驟時相關(guān)的沒顯性化的經(jīng)驗(yàn)、判斷等。3. 顯性知識梳理和隱性知識梳理在對流程目的、流程步驟清晰得基礎(chǔ)上，需要將該流程中的線性和隱性知識梳理并呈現(xiàn)出來。1) 顯性知識梳理流程中的顯性知識主要包括相關(guān)的制度、流程執(zhí)行中產(chǎn)生的計劃、表單等，因此制度單位歸為一類，而執(zhí)行過程中產(chǎn)生的表單等則按照流程階段分類梳理，具體如下表（參見表4-7）：表4-7：流程步驟知識匯編流程步驟知識匯編制度(1)設(shè)備管理辦法(附件1: 維修定義和時間安排附件2: 維修資源調(diào)配優(yōu)先原則附件3: 工程公司承修主機(jī)關(guān)鍵設(shè)備范圍附件4: 大中修項(xiàng)目實(shí)施責(zé)任狀)大中修計劃預(yù)算(2)XX公司XX年度大中修時間計劃XX公司XX年度大中修項(xiàng)目（含重點(diǎn)項(xiàng)目）和費(fèi)用預(yù)算(3)股份公司XXXX年度大中修時間計劃(4)股份公司XXXX年度預(yù)算手冊（大中修部分）