檔案管理實(shí)施細(xì)則(終稿)

1、關(guān)于印發(fā)檔案管理實(shí)施細(xì)則的通知各部門、各子公司:集團(tuán)公司辦公室根據(jù)檔案管理實(shí)施意見的要求,針對起草的檔案管理實(shí)施細(xì)則與各相關(guān)部門和人員進(jìn)行了反復(fù)的溝通、協(xié)調(diào),現(xiàn)將修訂后的集團(tuán)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則印發(fā)給你們,請各部門、各相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí),嚴(yán)格按照檔案管理實(shí)施細(xì)則的要求和標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)檔案管理工作,使我公司的檔案管理工作走向規(guī)范化軌道。此通知附:檔案管理實(shí)施細(xì)則集團(tuán)公司辦公室檔案管理實(shí)施細(xì)則為加強(qiáng)集團(tuán)公司的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,使檔案管理規(guī)范化,特制定本細(xì)則如下:一、集團(tuán)公司資料歸檔范圍凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價值的書面文件資料均屬歸檔范圍。(一政府機(jī)關(guān)或行業(yè)

2、管理部門(簡稱職能部門的文書材料。1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會議文件;2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;4、職能部門對公司各類請示事項(xiàng)的批復(fù);5、其它相關(guān)資料。(二公司文件資料1、公司內(nèi)部管理文件。包括公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、通知、規(guī)定、員工獎勵、處罰、公司法律糾紛、公司大事記、工商變更及年檢資料等。2、企業(yè)的重大決定文件。包括集團(tuán)公司董事長、總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的決議或會議紀(jì)要等。3、請示性文件。包括公司針對工程項(xiàng)目向市規(guī)劃局、國土局、區(qū)政府、市建設(shè)委員會、市財政局等其他政府部門發(fā)出的請

3、示、申請報告、說明、匯報、承諾等。4、憑證性文件。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。5、證件性文書文件。包括公司證件,如法人營業(yè)執(zhí)照、開發(fā)資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證等;房產(chǎn)五證,如建筑工程施工許可證、工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、用地規(guī)劃許可證、商品房預(yù)售許可證;企業(yè)獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書、證明等。6、報告性文件。包括公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性研究報告、策劃報告書、預(yù)測報告、實(shí)測報告、檢測報告、試驗(yàn)報告、審查報告、勘察報告、審計報告、驗(yàn)資報告等。7、人力資源資料。包括企業(yè)各部門的員工檔案,

4、人事任免資料,績效考核資料,員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案,流程管理資料,離職人員檔案,人力資源信息,社會異動資料,其他具有保存價值的資料。8、土地資料。包括建設(shè)用地批準(zhǔn),地籍調(diào)查表,土地他項(xiàng)權(quán)證明書,建設(shè)用地地籍測繪成果,移民拆遷、安置補(bǔ)償批準(zhǔn)文件協(xié)議等。9、工程類文件。包括工程前期的項(xiàng)目審批、項(xiàng)目立項(xiàng)、工程設(shè)計、工程竣工結(jié)算、工程圖紙、監(jiān)理文件、總(分竣工資料、備案資料等工程建設(shè)資料。10、營銷管理文件。包括營銷管理資料、市場拓展資料、品牌客服資料。11、財務(wù)文件。包括貸款申請、貸款抵押證明、與各銀行的業(yè)務(wù)往來和簽訂的借款協(xié)議、專用票據(jù)、財務(wù)管理計劃、年度報表、預(yù)決算資料、稅收資料、檢查資料、憑證賬簿

5、等相關(guān)財務(wù)性文件。12、招標(biāo)采購文件。采購計劃、招標(biāo)類文件、投標(biāo)類文件、開標(biāo)過程文件、中標(biāo)通知書、合同書、供應(yīng)商資料庫。13、光盤資料。包括聲像制品資料,即企業(yè)各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等;技術(shù)性資料光盤,即工程施工過程中圖紙或文本資料的刻錄。14、題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。15、設(shè)備資料。包括公司固定資產(chǎn)如空調(diào)、電腦、汽車等的使用說明書、維修卡、保修卡、購買發(fā)票等。16、其他對企業(yè)工作的開展和發(fā)展具有保存價值的文件。(三非隸

6、屬單位的文件資料非隸屬單位與公司相互聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。二、文檔管理規(guī)范規(guī)范文檔移交檔案室之前的文檔管理。(一部門收文1、部門文員對接收的文檔、圖紙資料必須立即進(jìn)行紙質(zhì)或電子簽收登記,以便完整記錄并跟蹤資料的傳閱過程。2、部門文員對接收的文檔、圖紙登記完成后,按不同類別附上部門的文檔處理(傳閱單,組織部門內(nèi)的傳閱,并對資料的處理過程進(jìn)行跟蹤,要求除大量接收的施工圖外,其余文檔、圖說資料在2個工作日內(nèi)完成由部門所處理資料的傳閱、會簽、審批流程,并進(jìn)行歸檔。如涉及到公司其他部門、參建各方(施工、監(jiān)理、設(shè)計、地勘處理的資料,應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成傳閱、會簽、審批流程。3、文檔資料

7、處理完成后,部門文員應(yīng)根據(jù)部門經(jīng)理的處理意見,當(dāng)天將文檔資料發(fā)送或返回相關(guān)單位、部門。在進(jìn)行文檔發(fā)送時,部門文員應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)發(fā)放簽收登記。(二部門發(fā)文1、部門文員必須建立部門對外發(fā)文簽收登記表,對所有對外發(fā)文進(jìn)行簽收登記,以便完整記錄并跟蹤資料的流向。2、部門文員對本部門的對外發(fā)文,必須在收到文件當(dāng)天發(fā)送到相關(guān)部門。(三文檔查閱1、部門文員應(yīng)組織對本部門的文檔管理體系進(jìn)行討論和講解,建立本部門的文檔電子查閱檢索目錄,適時修訂。并告知大家文檔的查閱方法,以便在部門文員不在時,其他人能正常查閱文檔。2、部門文員對部門人員的文檔查閱需求應(yīng)及時、準(zhǔn)確反饋。3、部門文員應(yīng)對本部門已歸檔文檔負(fù)責(zé),保證已歸檔

8、文檔的完整性。對部門人員提出的文檔借閱,需進(jìn)行跟蹤,并盡量確保在2個工作日內(nèi)歸還。(四文檔版本控制1、部門收文版本發(fā)生變更,部門文員應(yīng)及時收回正在流轉(zhuǎn)、處理的作廢版本,發(fā)送新版本,并通知負(fù)責(zé)該文檔處理的部門相關(guān)人員。2、部門發(fā)文版本發(fā)生變更,部門文員應(yīng)書面通知相關(guān)部門或單位,用舊版本換新版本。三、檔案管理分類編號辦法根據(jù)集團(tuán)公司的實(shí)際情況將公司檔案按照部門功能分為十五大類(具體分類辦法見附件企業(yè)檔案分類辦法方案,以后根據(jù)公司業(yè)務(wù)部門的不斷增加進(jìn)行修改。(一行政管理類(XZ:01公司證照、02會議紀(jì)要、03公司成立及工商變更、04公司內(nèi)部來文、05外部來文、06公司對外公函、07內(nèi)部管理文件、0

9、8企業(yè)對外宣傳資料、09公司資產(chǎn)臺帳、10其他;(二人力資源管理類(HR: 01在職員工檔案、02人事任免資料、03績效考核資料、04員工培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案、05流程管理、審核檔案、06離職人員檔案、07人才信息庫、08薪資福利資料、09企業(yè)文化建設(shè)資料、10其他;(三財務(wù)管理類(CW:01財務(wù)管理制度、02財務(wù)管理計劃、03財務(wù)部文件、04會計憑證、05會計報表、06會計賬簿、07對外政府管理報告、08銀行對賬單、09工程決算書、10銀行貸款資料及合同、11財務(wù)管理有關(guān)合同、12財務(wù)分析報告、13財務(wù)預(yù)算書、14、年度資產(chǎn)清查報表及報告、15其他;(四營銷管理類(YX:01營銷管理、02市場拓展、

10、03品牌客服、 05工作聯(lián)系單、06其他;(五招標(biāo)采購類(ZB: 01年(季、月度招標(biāo)計劃、02甲指乙供材料定價單、03招投標(biāo)文件、04供應(yīng)商管理、05材料設(shè)備采購資料、06戰(zhàn)略采購資料、07其他;(六運(yùn)營管理部(YY:01項(xiàng)目運(yùn)營目標(biāo)書、02項(xiàng)目開發(fā)指導(dǎo)書、03項(xiàng)目里程碑計劃、04運(yùn)營計劃內(nèi)部管理文件、05考核節(jié)點(diǎn)計劃、06各部門月度工作計劃、總結(jié)、07會議紀(jì)要、08其他;(七工程技術(shù)類(JS: 01設(shè)計單位選擇、02設(shè)計變更、03施工圖設(shè)計、04材料設(shè)備選型定板、05工程月報、06技術(shù)交底記錄、07工程質(zhì)量檢查報告、08勘察測繪資料、09其他;(八成本管理類(CB:01成本管理、02預(yù)算書

11、、03結(jié)算報告、04工程變更資料、05工作聯(lián)系單、06工程簽證、07工程款申請及批復(fù)、08審計類合同、09成本分析資料、10材料報價單、11罰款通知單、12其他;(九項(xiàng)目部(XM:01監(jiān)理資料、02施工文件、03項(xiàng)目管理文件、04工作聯(lián)系單、05其他;(十公共事務(wù)部(GS:01征用土地申請、批準(zhǔn)文件、紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖、02行政移民拆遷安置補(bǔ)償批準(zhǔn)文件協(xié)議書、03設(shè)計前原始地形、地貌、狀況圖、照片、04發(fā)放拆遷補(bǔ)償款、05房產(chǎn)及附屬設(shè)施評估報告、06其他;(十一法務(wù)部(FW:01公司各部門簽訂的合同原件、02法律文書、03訴訟卷宗、04其他;(十二審計監(jiān)察部(JC:01財務(wù)審計資料、0

12、2工程審計資料、03專項(xiàng)審計資料、04專案調(diào)查資料、05招標(biāo)監(jiān)察檔案、06其他;(十三工程事務(wù)部(SW:01前期政府批復(fù)文件、02勘察測繪文件、03設(shè)計文本、04施工圖、05檢測報告、06工作聯(lián)系單、07放線圖、紅線圖、08招標(biāo)備案資料、09中標(biāo)通知書、10工程管理中心會議紀(jì)要、11報驗(yàn)資料、12其他;(十四商業(yè)管理公司(SG:01基礎(chǔ)調(diào)查表、02調(diào)研數(shù)據(jù)庫、03商戶往來函、04商戶檔案、05合同補(bǔ)充協(xié)議、06客服管理(相關(guān)部門往來函、07客戶往來函、08職能部門往來文件、09客戶檔案(綜合、10上報文件、11其他;(十五裝飾工程部(ZS:01設(shè)計單位選擇、02施工圖紙(裝飾、景觀、03設(shè)計變

13、更、04設(shè)計任務(wù)書、05設(shè)計評審表、06技術(shù)交底、07工程驗(yàn)收報告、08材料檢驗(yàn)報告、09材料設(shè)備移交會簽單、10工作聯(lián)系單、11其他;四、文件材料的歸檔集團(tuán)公司辦公室為檔案管理主導(dǎo)部門,設(shè)立一名專職檔案管理員;各部門、各子公司為檔案管理輔助部門,文員承擔(dān)檔案管理員的職責(zé)。每年一月份集團(tuán)公司辦公室發(fā)出歸檔通知,各部門、各子公司的文員負(fù)責(zé)收集整理上一年度辦理完畢的文件(請示、報告、批復(fù)、批示、合同等圖表、聲像(光盤、照片、實(shí)物(榮譽(yù)獎杯、匾、錦旗,及時填寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、移交清單于每年四月三十日之前移交集團(tuán)公司辦公室檔案室。(一歸檔材料的質(zhì)量要求1、歸檔的文件材料必須齊全完整,照片(包括底

14、片、錄音帶、錄象帶等必須同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔。2、歸檔的文件材料必須是原件(定稿,特別重要的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿,重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份歸檔。3、歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理,準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)、經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,符合自然形成規(guī)律。4、歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存,同時要保證圖像清晰、字跡工整、審察簽字手續(xù)完備,禁用鉛筆、圓珠筆、純籃墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。總體來講,歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)管理卷構(gòu)成的一般要求和文書檔案案卷格式的要求。5、電子文件的歸檔應(yīng)遵守兩個原則:第一、電子文件和紙質(zhì)文件歸檔實(shí)

15、行“雙套制”,即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件,同時存檔。第二、同時做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作,網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將經(jīng)過整理的電子文件,轉(zhuǎn)入檔案庫,脫機(jī)載體電子文件是指從網(wǎng)絡(luò)的硬盤上刻錄到光盤上,進(jìn)行歸檔。(二文件的立卷立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管利用。1、案卷不宜過厚,一般不超過40mm。2、卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,不同載體的文件一般應(yīng)分組組卷。3、文件材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開,并按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的順序排列。4、既有文字材料又有

16、圖紙的案卷,文字在前、圖紙?jiān)诤蟆?、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號,頁號從1開始。頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。6、填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄的要求。2序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。3責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個人,有多個責(zé)任者時,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等”代替。4文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。5文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱。6日期:填寫文件形成的日期。7頁次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號,最后一份文

17、件填寫起止頁號。8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。(三檔案室負(fù)責(zé)填寫案卷封皮和案卷的裝訂1、案卷封皮的填寫應(yīng)符合以下要求:1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。3檔號應(yīng)由分類號、項(xiàng)目號和案卷號組成,檔號由檔案保管單位填寫。4案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容,案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。6起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。7保管期限分為永久、長期、短期三種期限。保管期限一般以企業(yè)管理的客觀利用需求為

18、依據(jù)來確定,既要考慮文件的現(xiàn)實(shí)利用價值,更要兼顧長遠(yuǎn)的歷史利用價值。保管期限有永久、長期和短期三種,長期為16年至50年左右,短期為15年以下。(1凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的,對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保管;(2凡是反映企業(yè)一般工作活動,在較長時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管;(3凡是在較短時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價值的文件材料,列為短期保管。設(shè)備檔案的保管期限也可以根據(jù)該設(shè)備的使用年限劃定具體年度。會計檔案的保管期限有永久、定期兩類,其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五類(具體參見1998年8月

19、財政部、國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法。8密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。2 案卷裝訂1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用。2裝訂時必須剔除金屬物。五、檔案室的建設(shè)(一檔案室建設(shè)原則:安全、實(shí)用、方便。(二檔案室位置:檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。樓房作檔案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。(三檔案室?guī)旆砍兄?樓房作檔案室的,樓板承重必須達(dá)到檔案庫樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/;采用密集架式,不應(yīng)小于12KN/。(四檔案室?guī)旆繖痪悴贾?檔案室使用鐵質(zhì)檔案櫥(架。檔案庫房在布置櫥俱時,應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測設(shè)備的空間。主通道凈寬不小于1m。兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。(五檔案室的防護(hù)設(shè)施檔案室應(yīng)具備防火、防水(潮、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。1、防火檔案室嚴(yán)禁煙火,嚴(yán)禁使用明火照明,要在明顯處標(biāo)識“嚴(yán)禁煙火”警示牌。1檔案室用電動力負(fù)荷采用380V三相供電,照明負(fù)荷采用220V單相供