機(jī)關(guān)檔案管理辦法

1、檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)檔案工作管理，妥善保管、利用好檔案，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作做好服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、天津市檔案管理?xiàng)l例及天津市藥品監(jiān)督管理局檔案管理實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第二條 凡機(jī)關(guān)各科室在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，須按規(guī)定，統(tǒng)一管理，任何科室和個(gè)人不得將其據(jù)為己有。凡調(diào)離機(jī)關(guān)的工作人員必須在交結(jié)清檔案文件資料后調(diào)離。第二章 檔案工作的組織管理第三條 局機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中管理，檔案室暫設(shè)在辦公室，配置專門(mén)人員負(fù)責(zé)。各科室須配備兼職人員負(fù)責(zé)本科室文件材料管理、歸檔整理及上繳工作。第四條 本機(jī)關(guān)檔案受上級(jí)

2、主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督與指導(dǎo)。第三章 文件材料歸檔范圍第五條 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔材料范圍，包括機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)稿、照片、錄音、錄像、盤(pán)片、實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體。具體有以下四個(gè)方面： 1(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。2、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料。3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要批示、講話、題詞、照片、留言和具有重要保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。4、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文

3、件的最后草稿和印本。5、上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料：1、以局名義召開(kāi)的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的整套文件材料（包括會(huì)議安排、通知、議程主席團(tuán)名單、開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、講話材料、經(jīng)驗(yàn)材料、技術(shù)材料、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、決定、紀(jì)要以及先進(jìn)集體、個(gè)人名單和先進(jìn)事跡等以及照片、錄音、錄像材料等）。2、本局黨組會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)議和局務(wù)會(huì)議形成的文件材料（包括會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定等文件材料）。3、本機(jī)關(guān)制定的工作條例、章程、制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文件材料。4、局印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其它機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的

4、修改稿。 25、本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件。6、本機(jī)關(guān)及其各部門(mén)形成的工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、總結(jié)、重要工作報(bào)告、調(diào)研材料。7、本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）。8、本機(jī)關(guān)編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)、信息等刊物的定稿和印件。9、本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料。10、局黨組、機(jī)關(guān)黨組、團(tuán)支部、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。11、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的批示和本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信、來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告等有關(guān)材料。12、局領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、會(huì)議文件及從上級(jí)

5、機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件材料。13、本機(jī)關(guān)及上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)土地征用以及基本建設(shè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工等整套文件材料。14、本機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱、啟用印章及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料。15、本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義的憑證實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。16、本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、聘任審批方案，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表、安全保衛(wèi)、保密以及職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退休、退職、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評(píng)殘、撫恤、死亡等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。17、本機(jī)關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、

6、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根。18、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)。19、本機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)單位鑒定的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。20、本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)中形成的重要材料，包括：請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、錄像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等。21、各種普查工作中形成的文件材料。22、按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。（三）本機(jī)關(guān)行政業(yè)務(wù)形成的文件材料：1、批準(zhǔn)藥品零售經(jīng)營(yíng)企業(yè)開(kāi)辦、許可證項(xiàng)目變更、年檢、換證有關(guān)申報(bào)、審查材料及批件。2、批準(zhǔn)醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)企業(yè)開(kāi)辦、許可證項(xiàng)目變更、年檢、換證有關(guān)申報(bào)、審查材料及批件。3、有關(guān)反映藥品及醫(yī)療器

7、械不良反應(yīng)的有關(guān)重要材料、報(bào)告等。4、市場(chǎng)監(jiān)督檢查中形成的執(zhí)法文書(shū)及有關(guān)證明。（四）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料1、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)印發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。2、有關(guān)部門(mén)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件、材料。3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。第六條 不歸檔文件材料范圍包括以下四個(gè)方面：(一)、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：1、上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件。2、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料。3、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件、信息等材料。4、上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件材料。（二）、本機(jī)關(guān)的文件材料1、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性

8、文件。2、未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件。3、一般性文件的歷次修改稿（重要規(guī)范性文件、定稿除外），鉛印文件的歷次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。4、從正式文件，電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非正式材 5料。5、部門(mén)有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)，開(kāi)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)材料。6、無(wú)保存價(jià)值的信件。7、機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。8、外單位到本機(jī)關(guān)出差或辦事的介紹信、證明信等。9、本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料。10、為參考目的從各方面收集的文件材料。第四章 歸檔文件的整理第七條 歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒。歸檔文件的整理單位，

9、一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；行政審批事項(xiàng)中，申請(qǐng)、審查資料及批件為一件；簡(jiǎn)報(bào)、信息等參閱材料一期為一件；會(huì)議記錄以每次會(huì)議為一件；案件以處理結(jié)論材料為一件；調(diào)查證明材料為一件；舉報(bào)揭發(fā)材料為一件；個(gè)人交待材料為一件；表彰、任免登記表凡不作為文件附件的，一人（一單位）一頁(yè)（含一頁(yè)）以上的，一人（一單位）為一件；介紹信及存根可多人為一件。第八條 文件（包括正式發(fā)文和其它應(yīng)歸檔材料）定稿如果與正本內(nèi)容一致，并且沒(méi)有修改筆跡，可以只將公文處 6理單和定稿中有領(lǐng)導(dǎo)親筆批示的一頁(yè)附在正本之后歸檔，定稿可不歸檔。第九條 文件整理要

10、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文件整理的質(zhì)量要求是要保持歸檔文件齊全完整。從整體上，歸檔文件全面系統(tǒng)地反映立檔單位的歷史面貌；從個(gè)體上，一份文件，一個(gè)事由其內(nèi)容完整無(wú)缺；已破損的文件予以托裱、修復(fù)；應(yīng)永久、長(zhǎng)期保存的文件，用易于褪變材料書(shū)寫(xiě)的，如：用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水、復(fù)寫(xiě)紙、傳真等書(shū)寫(xiě)印制的，要予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。整理歸檔文件材料所使用的書(shū)寫(xiě)材料等要符合檔案保護(hù)要求。第十條 文件整理的分類(lèi)原則是：局機(jī)關(guān)歸檔文件采取保管期限-年度-機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)；一個(gè)全宗內(nèi)只允許采用一種分類(lèi)方法。第十一條 文件排列原則是：歸檔文件以件為單位，在

11、分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，同一事由按照時(shí)間、重要程度順序或按事由具有的共同屬性排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；批件在前，申請(qǐng)、審查資料在后。 7會(huì)議文件，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、信訪件形成的材料可分別集中排列；有關(guān)同一年度、同一問(wèn)題的文件（如關(guān)于同一問(wèn)題的補(bǔ)充通知、更正通知、關(guān)于同一個(gè)的任免通知）可以排列在一起；同一份文件的不同稿本、按正本、定稿、草稿的順序排列；收文處理單排在文件之前，發(fā)文的發(fā)文單放在正本之后。不同年度，不同保管期限的文件一般不得放在一起，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；沒(méi)有復(fù)文的，放在

12、請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年；非訴訟案件放在結(jié)案年。聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和作者。第十二條 文件裝訂的一般要求是：歸檔文件按件裝訂。永久和長(zhǎng)期保管的，要去掉金屬物。頁(yè)數(shù)較少的文件可選用無(wú)酸信封角套封或塑料曲別針，也可用不銹釘,頁(yè)數(shù)較多的文件仍可用棉線采取三孔一線裝訂方法，裝訂前要去掉金屬物，短期文件可不拆除金屬物，直接歸檔。大于A4紙的文件折疊成A4紙大小。第十三條 文件編號(hào)方法是：歸檔文件要逐件編號(hào)。在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，文件首頁(yè)無(wú)法加蓋歸檔章的要另附白紙，填寫(xiě)

13、文件題名后加蓋歸檔 8章。編號(hào)要寫(xiě)明全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)、盒號(hào)。全宗號(hào)編寫(xiě)以檔案館確定的編制代號(hào)書(shū)寫(xiě)。前面標(biāo)注“X”后面以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：X0018。文件形成年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如：1978。歸檔文件保管期限的符號(hào)，永久用“Y”，長(zhǎng)期用“C”，短期用“D”編寫(xiě)。文件件號(hào)的排列順序號(hào)編寫(xiě)，件號(hào)以包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序逐件編號(hào)。件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)，同一機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)，不能重復(fù)。如一個(gè)事由涉及幾份文件，要按照重要程度或時(shí)間順序排列

14、后，對(duì)每份文件都要一一進(jìn)行編號(hào)。檔案盒的排列順序號(hào)，盒號(hào)包括室編盒號(hào)和館編盒號(hào)。室編盒號(hào)由檔案部門(mén)編制，以不超過(guò)三位（含三位）阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，館編盒號(hào)按進(jìn)館要求編制，以不超過(guò)五位（含五位）阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。第十四條 編目的方法是：歸檔文件依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄及盒內(nèi)文件目錄。歸檔文件應(yīng) 9逐件編目。多機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只對(duì)本機(jī)關(guān)編目，無(wú)本機(jī)關(guān)的只對(duì)第一責(zé)任者編目。件號(hào)填寫(xiě)按照第七條的要求編制。責(zé)任者為制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號(hào)，即文件的發(fā)文字號(hào)。題名，即文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能客觀反映內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，標(biāo)題字?jǐn)?shù)不得超過(guò)48個(gè)字，其中每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)占

15、半個(gè)字，自擬標(biāo)題的外加“ ”號(hào)。日期，即文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，“月”“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”，如：“20010101”、“20011231”。頁(yè)數(shù)編寫(xiě)要登記每一件歸檔文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，以文件原有頁(yè)碼為序，無(wú)頁(yè)碼的文件要編制頁(yè)碼。閱辦單超過(guò)一頁(yè)的要編頁(yè)碼，頁(yè)數(shù)要計(jì)算在內(nèi)。 備注為填寫(xiě)文件需要說(shuō)明的情況。盒內(nèi)文件目錄置于盒內(nèi)文件前面，對(duì)盒內(nèi)文件逐件登記。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)。填寫(xiě)全宗名稱使用全稱，目錄號(hào)按保管期限各自流水編號(hào)，如，Y1，C1，C2，D2，其中Y，C，D分別表示永、長(zhǎng)、短。歸檔文件目錄要編制目

16、錄索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括：年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、所在頁(yè)數(shù)等項(xiàng)。第十五條 裝盒，即將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊、封面及備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期、全宗號(hào)、保管期限、年度、件數(shù)等項(xiàng)。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明，說(shuō)明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。第十六條 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)。第十七條 按文件整理要求，機(jī)關(guān)各處室每年六月底前將上年度辦理完畢，需歸檔的文件材料進(jìn)行整理，經(jīng)本處室負(fù)責(zé)人審核簽字。第五章 檔案保管期限第十八條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

17、長(zhǎng)期為16年至50年，短期是15年。永久性保管文件包括：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料，重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。長(zhǎng)期性保管文件包括：本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料；一般會(huì)議的主要文件材料；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān) 11主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。短期保管的檔案其確定原則為：凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。第六章 檔案的借閱管理第十九條 凡本機(jī)關(guān)各科室人員因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案時(shí)，要經(jīng)檔案管理人員同意后方可查閱，并需辦理借閱手續(xù)，歸還案卷時(shí)應(yīng)按原樣交回，檔案室檢驗(yàn)后辦理注銷(xiāo)手續(xù)。借閱檔案的人員，應(yīng)提出檔案的年份、作者或文件標(biāo)題。第二十條 檔案原則上不允許借出檔案室，如必須借出時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可借出，借閱期限不得超過(guò)三天，如需延長(zhǎng)，須經(jīng)檔案管理人員同意并辦理續(xù)期手續(xù)。第二十一條 借閱黨組會(huì)議記