視頻會議室管理員規(guī)范培訓

1、2022-3-12密級:機密視頻會議室使用管理規(guī)范視頻會議室使用管理規(guī)范Page2目錄目錄l視頻會議系統(tǒng)介紹視頻會議系統(tǒng)介紹 l登錄視頻系統(tǒng)登錄視頻系統(tǒng) l音視頻設置音視頻設置 l會議基本操作會議基本操作 l會議模式會議模式l影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素lFAQPage3視頻系統(tǒng)介紹視頻系統(tǒng)介紹 MCU中心機房主會場分會場1分會場9Page4視頻終端系統(tǒng)介紹視頻終端系統(tǒng)介紹 設備正面設備正面視頻輸出視頻輸出網絡接口網絡接口攝像機控制接口攝像機控制接口攝像機視頻攝像機視頻DVI接口接口攝像機視頻攝像機視頻BNC接口接口麥克風輸入口麥克風輸入口音頻線路輸入口音頻線路輸入口l

2、ine inline in音頻線路輸出口音頻線路輸出口line outline outUSB接口接口 用于外接用于外接USB設備設備電源電源AC220V接入接入Page5 系統(tǒng)啟動后會自動彈出登錄界面，或者也可通過雙擊會議終端圖標，進入登錄界面。系統(tǒng)啟動后會自動彈出登錄界面，或者也可通過雙擊會議終端圖標，進入登錄界面。 如上圖，輸入服務器地址，賬號，密碼后點擊登錄。此操作只需第一次登錄時操做。如上圖，輸入服務器地址，賬號，密碼后點擊登錄。此操作只需第一次登錄時操做。 代表本單位參加視頻會議，登錄賬號應該用代表本單位的視頻賬號登錄。如代表本單位參加視頻會議，登錄賬號應該用代表本單位的視頻賬號登錄

3、。如221221會議室賬號為會議室賬號為XXXXXXXX和和XXXXXX會議室賬號為會議室賬號為XXXXXXXXXX。登錄視頻系統(tǒng)登錄視頻系統(tǒng) Page6服務器地址的選擇策略服務器地址的選擇策略 l由于公司機構數(shù)目龐大，網絡使用類型包括由于公司機構數(shù)目龐大，網絡使用類型包括:電信、網通兩電信、網通兩種，為了兼顧負載均衡的種，為了兼顧負載均衡的原則，原則，且各機構的登陸地址類型也分為：電信、網通兩且各機構的登陸地址類型也分為：電信、網通兩種，種，各機構登陸地址已由管各機構登陸地址已由管理員根據(jù)當?shù)鼐W絡情況進行均衡分配。理員根據(jù)當?shù)鼐W絡情況進行均衡分配。電信電信:XXXXXXXXMCU聯(lián)通聯(lián)通:X

4、XX.XXX.XXX.XX電信用戶電信用戶聯(lián)通用戶聯(lián)通用戶注：各機構不要隨意更改登陸地址注：各機構不要隨意更改登陸地址Page7 本單位視頻會議終端服務器的音視頻設置由各單位視頻會議聯(lián)系人進本單位視頻會議終端服務器的音視頻設置由各單位視頻會議聯(lián)系人進行操作，普通與會人員不用也不應變更這些設置。行操作，普通與會人員不用也不應變更這些設置。1、本地視頻設置、本地視頻設置l 登陸視頻系統(tǒng)后，先不進入會議，點擊工具菜單登陸視頻系統(tǒng)后，先不進入會議，點擊工具菜單音視頻設置，如音視頻設置，如下圖所示：下圖所示： 音視頻設置音視頻設置 Page8在視頻選項卡里請參照下面圖示設置：在視頻選項卡里請參照下面圖示

5、設置： 音視頻設置音視頻設置 請注意：在視頻設置中將分辨率設置為1920*1080P，碼流設置為1M，圖像幀率設置為30幀，碼流控制為互聯(lián)網。Page9音視頻設置音視頻設置 2、本地音頻設置、本地音頻設置 如上圖：揚聲器音量設定6到7格音量。麥克風選擇對應聲卡型號，并確?！白詣诱{整麥克風的音量”被勾選。點擊“輸出音量”后“測試”鍵，可以聽到系統(tǒng)自帶測試聲音。點擊“麥克風”后“測試”鍵，本地對著麥克風說話大約3秒左右可以從音響聽到自己說話聲。輸入聲音大小可以點擊“輸入音量”來調節(jié)，一般可以按照如圖“空兩格”來設定麥克風輸入音量。其它所有參數(shù)請按系統(tǒng)默認值，不能隨意更改。注意事項：視頻會議中如果需

6、要用到麥克風講話，注意嘴巴離麥克風距離不要太近也不要太遠，一般1020厘米可以取得較好的效果。同時要注意麥克風要盡量遠離電視機音箱（音量要適中）并且不要正對著音箱的方向，以免產生回音和嘯叫。Page10音視頻設置音視頻設置 3、接收遠端視頻質量設置、接收遠端視頻質量設置 進入會議后點擊菜單欄上的“碼流”，選擇“全幀率”和“高碼流”。 Page11會議基本操作會議基本操作 1、參加會議、參加會議 A、設備開啟操作步驟：、設備開啟操作步驟：打開會議室總電源開關。打開會議室燈光，拉下窗簾。打開液晶電視機或投影機。打開音箱功放設備（如果已接入此設備的話）。打開攝像機電源。1.打開電腦主機，雙擊要參加的

7、會議，例如以下界面中“XXX會議室”。B、設備關閉操作步驟：、設備關閉操作步驟：關閉電腦主機。關閉攝像機電源。關閉音箱功放設備（如果已接入此設備的話）。1.關閉液晶電視機或投影機。Page12會議基本操作會議基本操作 2、主持會議、主持會議 當你在一個會議中被分配了主持權限，你就被賦予了相應的操作權限。比如選擇模板，廣播音視頻，共享桌面等。A、設備開啟和關閉、設備開啟和關閉設備開啟和關閉的方式和參加一個會議一樣。B、會議模板選擇、會議模板選擇當進入自己有主持權限的會議室時，界面類似如下：Page13會議基本操作會議基本操作 3、模板選擇、模板選擇 點擊模板按鈕可以選擇自己喜歡的模板，如下所示，

8、點1號屏，選擇常規(guī)模板或寬屏模板。常規(guī)模板是以4：3方式顯示的，寬屏模板是以16：9方式顯示的。 注意：因為你對該會議有主持權限，所以你選擇的模板會同步到所有參與這個會議的會場。此時其他會場的模板和你的完全一樣。Page14會議基本操作會議基本操作 4、廣播音視頻、廣播音視頻 要想讓一個會場的視音頻被其它會場接收到，就必須廣播該會場的音視頻。如果召開一個四方的互動會議，可以把這四個會場的音視頻都廣播出來。但是請注意，每廣播一路音視頻都會增加各分支機構的網絡帶寬壓力。所以一般廣播音視頻的會場主要是發(fā)言交流的會場，其它不發(fā)言的會場無需廣播出來，他們只需收聽收看，如果輪到他們發(fā)言再把他們廣播出來即可

9、。廣播音視頻的操作只需鼠標右擊該會場名稱選擇廣播音視頻即可，重復該操作把想要廣播的會場都廣播出來。如下所示：Page15會議基本操作會議基本操作1 、提問機制、提問機制 當參會方的數(shù)量較多時，很多會場不會被廣播出來，這樣想要發(fā)言的會場必須有一種途徑和主持人會場聯(lián)系，此時就可以通過提問機制來進行。提問功能是針對“與會者”權限的分會場而言（一個視頻會議一般只推薦設一個主持人權限的賬號，其它會場都是“與會者”權限）。分會場想發(fā)言時可以點擊“提問”按鈕如下所示：此時主持人會場屏幕下發(fā)就會收到信息：在“提問人員”按鈕處會閃動。如下所示：Page16會議基本操作會議基本操作2 、提問機制、提問機制 主持人

10、鼠標點擊閃動按鈕彈出提問人員列表，此時再鼠標右擊提問人員，把他設為提問人即可。如下所示： Page17會議模式會議模式 1、上級和下級單位的互動大會、上級和下級單位的互動大會 在視頻會議模板里選擇如下10分屏模板如上圖所示，在上級領導講話時，始終廣播顯示在1號大窗口里。2到10號窗口里接收顯示各分支機構的畫面。當需要和分支機構交互時，把需要發(fā)言分支機構的音視頻廣播出來并拖動到1號大窗口里廣播顯示 應用場合說明： 這種會議模式適用于總部和分支機構開大會以及分公司和所屬營業(yè)部之間的會議。Page18會議模式會議模式 2、同級部門之間會議或分公司之間會議、同級部門之間會議或分公司之間會議 當參加視頻

11、會議的會場數(shù)量是2個的時候，在視頻會議模板里選擇如下2分屏模板：兩個會場的畫面始終廣播顯示在兩個窗口里。應用場合說明：1這種模式主要用于兩個相同等級的部門或分支機構之間召開交互式討論會議，也可以用于招聘面試。2當參加視頻會議的會場數(shù)量是3個或4個的時候可以選擇相應模板數(shù)的模板。Page19會議模式會議模式 3、培訓類會議、培訓類會議 在視頻會議模板里選擇如下培訓模板： 在左邊1號大窗口里用“共享文檔方式”打開培訓PPT文件，右邊小窗口里廣播顯示主講會場畫面。培訓結束需要提問交互時，各會場可以點擊提問按鈕，主持人會場把要提問發(fā)言的會場廣播出來即可。 特別說明：在制作培訓PPT文件時要充分考慮字體

12、大小顏色等問題以保證視頻會議時各會場都能看得清楚，獲得良好的效果。 應用場合說明： 該模式比較適合應用于需要配合PPT培訓或者講解的視頻會議中。Page20影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 視頻會議最終使用效果除了與視頻會議系統(tǒng)產品本身性能有關外，還與下列幾種主要視頻會議最終使用效果除了與視頻會議系統(tǒng)產品本身性能有關外，還與下列幾種主要因素有關。因素有關。1、網絡帶寬、網絡帶寬-影響音視頻的流暢性影響音視頻的流暢性 該視頻會議系統(tǒng)目前采用星型架構，即每分支機構直聯(lián)總部，未來隨著應用范圍和深該視頻會議系統(tǒng)目前采用星型架構，即每分支機構直聯(lián)總部，未來隨著應用范圍和深度的擴展將采

13、用樹形架構，以方便分支機構在本區(qū)域內使用該系統(tǒng)。視頻會議系統(tǒng)理想度的擴展將采用樹形架構，以方便分支機構在本區(qū)域內使用該系統(tǒng)。視頻會議系統(tǒng)理想情況下需要上下行均為情況下需要上下行均為2M的穩(wěn)定帶寬支持。系統(tǒng)支持通過內網和公網混合接入，原則上的穩(wěn)定帶寬支持。系統(tǒng)支持通過內網和公網混合接入，原則上各分支機構通過公網接入，特殊情況的分支機構也可考慮通過內網接入。現(xiàn)在各分支機各分支機構通過公網接入，特殊情況的分支機構也可考慮通過內網接入?，F(xiàn)在各分支機構公網線路主要是兩種：光纖線路和構公網線路主要是兩種：光纖線路和ADSL線路。線路。ADSL線路由于上下行的不對稱，目前上線路由于上下行的不對稱，目前上行最

14、大理論值是行最大理論值是512kbpskbps，實際網絡忙時，留給視頻會議的可用上行帶寬可能只有，實際網絡忙時，留給視頻會議的可用上行帶寬可能只有128kbpskbps甚至更低，這個時候別的地方接收你的視音頻就會卡，會嚴重影響會議效果。要甚至更低，這個時候別的地方接收你的視音頻就會卡，會嚴重影響會議效果。要解決這個問題，根本的辦法還是升級解決這個問題，根本的辦法還是升級ADSL到光纖線路，同時考慮線路上其它的應用占用，到光纖線路，同時考慮線路上其它的應用占用，線路帶寬應留有余量。在線路帶寬不足的情況下，只有降低視頻傳輸質量，具體操作見線路帶寬應留有余量。在線路帶寬不足的情況下，只有降低視頻傳輸

15、質量，具體操作見后面后面3.1本地視頻設置部分。本地視頻設置部分。 特別需要注意的是，在視頻會議期間，應避免本單位同事進行在線流媒體觀看、下載特別需要注意的是，在視頻會議期間，應避免本單位同事進行在線流媒體觀看、下載大的附件等擠占網絡帶寬的操作，確保視頻會議的可用帶寬。大的附件等擠占網絡帶寬的操作，確保視頻會議的可用帶寬。Page212、會議室燈光、會議室燈光影響視頻圖像的質量影響視頻圖像的質量 會議室照明系統(tǒng)是會議室的基本條件會議室照明系統(tǒng)是會議室的基本條件,好的照明系統(tǒng)能使視頻會議的好的照明系統(tǒng)能使視頻會議的逼真度和清晰度大大提高。應該采用人工冷光源，避免采用自然光源，逼真度和清晰度大大提

16、高。應該采用人工冷光源，避免采用自然光源，所有窗戶都用深色窗簾遮擋。電視機附近不用光源，確保會議桌周圍有所有窗戶都用深色窗簾遮擋。電視機附近不用光源，確保會議桌周圍有充足光線。人面對攝像機鏡頭，臉上和身體正面要有充足的光線。最好充足光線。人面對攝像機鏡頭，臉上和身體正面要有充足的光線。最好設多組燈光，開關可以分開控制，以滿足視頻會議和其它常規(guī)會議的燈設多組燈光，開關可以分開控制，以滿足視頻會議和其它常規(guī)會議的燈光要求。光要求。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page223、攝像機、攝像機 開雙向互動會議時，攝像機鏡頭應該對準主要參會人員的位置。各地開雙向互動會議時，攝像機

17、鏡頭應該對準主要參會人員的位置。各地可以根據(jù)自己會議室情況指定一個會議室的主賓位置，然后把攝像機鏡可以根據(jù)自己會議室情況指定一個會議室的主賓位置，然后把攝像機鏡頭對準該位置，調節(jié)好攝像機角度和焦距，然后固定下來。頭對準該位置，調節(jié)好攝像機角度和焦距，然后固定下來。 為了保證每次開啟攝像機后都自動對準該位置，應該對攝像機做一下為了保證每次開啟攝像機后都自動對準該位置，應該對攝像機做一下設定。先根據(jù)會議室的實際狀況，按攝像機遙控器上的箭頭鍵和設定。先根據(jù)會議室的實際狀況，按攝像機遙控器上的箭頭鍵和T、W鏡鏡頭縮放鍵把攝像機角度和鏡頭調整到想要的狀態(tài)，然后保存該位置到頭縮放鍵把攝像機角度和鏡頭調整到

18、想要的狀態(tài)，然后保存該位置到1號號數(shù)字鍵存儲起來。（一個手先按住數(shù)字鍵存儲起來。（一個手先按住presetpreset鍵不放，另一個手再按鍵不放，另一個手再按1號數(shù)字號數(shù)字鍵即可）下次重新開啟攝像機即可恢復到原來的狀態(tài)。鍵即可）下次重新開啟攝像機即可恢復到原來的狀態(tài)。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page234、麥克風、麥克風影響語音的質量影響語音的質量 麥克風應該盡量遠離音箱或者液晶電視機，并且麥克風的方向不要對準麥克風應該盡量遠離音箱或者液晶電視機，并且麥克風的方向不要對準電視機音箱。以免產生回音和嘯叫。人講話時嘴巴不要緊貼麥克風，一電視機音箱。以免產生回音和嘯叫。

19、人講話時嘴巴不要緊貼麥克風，一般距離應該在般距離應該在10厘米到厘米到20厘米左右。麥克風的輸入音量設置可以參考后厘米左右。麥克風的輸入音量設置可以參考后面面3.2本地音頻設置部分。本地音頻設置部分。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page24FAQ FAQ 1、登錄不上系統(tǒng)、登錄不上系統(tǒng) 檢查網線是否松動，連接是否正常 ping 登錄地址是否可以ping通 登陸地址和賬號是否填寫正確 網絡設備路由器防火墻等最近是否做過調整2、聽不到主會場或者其他正在發(fā)言的會場聲音、聽不到主會場或者其他正在發(fā)言的會場聲音 首先檢查本地音箱電源及連線是否正常 檢查音箱音量是否調到了最低 檢查聲卡播放