會議管理制度及流程

1、會議管理制度第一條目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。第二條職責(zé)1、 行政部負(fù)責(zé)會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到行政部登記備案。2、 會務(wù)工作主要由行政部承辦；其他部門主辦或召集的會議，行政部應(yīng)予協(xié)助。三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、分發(fā)、立卷、存檔。第三條會議分類一、公司部門周會制度（一）主持與記錄：各部門助理記錄，由部門負(fù)責(zé)人主持3、 ）召開時間：每周一上午9:00。特殊原因需要延期召開的由部門負(fù)責(zé)人提前通知。（三）參加人員：部門負(fù)責(zé)人、部門員工由于出差等特殊原因不能參加例會

2、的，應(yīng)提前向部門主管請假。（四）會議內(nèi)容：該部門上周工作總結(jié)、本周工作計劃等。二、公司員工月會制度（一）主持與記錄：由行政部召集，總經(jīng)理主持，行政專員進(jìn)行會議記錄?？偨?jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理主持。（二）召開時間：每月30日上午9:00。特殊原因需要延期召開時由行政部提前通知。（三）參加人員：為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向行政部請假。（四）會議內(nèi)容：1 .公司日常運作情況的總結(jié)。2 .各部門匯報本月工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3 .布署下月工作任務(wù)。三、其他會議（一）公司年終總結(jié)表彰大會總結(jié)全年工作情況，布署下一年度

3、工作任務(wù)，表彰獎勵先進(jìn)集體及個人。此項會議由辦公室具體組織實施。（二）各專題會議相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運營中出現(xiàn)的問題或項目有關(guān)事宜工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)。第四條會議召開一、會議安排：（一）凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報行政部，由行政部進(jìn)行統(tǒng)一安排，方可召開。（2） 凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)提前2天報總經(jīng)理審批并報請行政部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)行政部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計劃。（3） 各部門工作

4、例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。（4） 會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。二、會議的準(zhǔn)備：（1） 公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)由行政部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；（2） 會議之前，行政部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水或其他招待用品；（三）特別重大會議，應(yīng)由行政部專人負(fù)責(zé)各項

5、準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：1 .會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；2 .會議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；3 .會議場所布置；4 .會議服務(wù)人員的安排；5 .會議簽到表；6 .會后事項安排。7 .會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。三、會議召開及傳達(dá)：（一）應(yīng)明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應(yīng)明確主題，不開無邊際的會議。（二）參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。（3） 與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應(yīng)該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不

6、予延長。每次開會中應(yīng)該強調(diào)發(fā)言的時間要求。（四）重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。（5） 與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細(xì)的會議記錄，以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會議精神，落實各項工作任務(wù)，行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。（6） 公司會議的會議紀(jì)要由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。（7） 會議結(jié)束后辦公室或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由

7、行政部專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進(jìn)，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領(lǐng)導(dǎo)。四、會議紀(jì)律（1） 要嚴(yán)格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則樂捐元，遲到每超過一分鐘增加元，依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準(zhǔn)。無故缺席者，罰款100元。（2） 管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則樂捐元，遲到每超過一分鐘增加元，依次累加。（3） 決策層人員共同參加的為高層會議應(yīng)至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則樂捐元贊助費，遲到每超過一分鐘增加元，依次累加。（4） 所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機

8、等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員必須尊重發(fā)言人，不得隨便發(fā)言擾亂會議次序，不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關(guān)的動作，如需接聽電話，必須到會議室外接聽。發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次樂捐元。（五）會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經(jīng)會議決議之事，應(yīng)按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次樂捐元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應(yīng)該同時提交對該問題的解決方案。第五條本制度適用于公司全體員工。第六條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附件：會議簽到表會議通知單會議紀(jì)要會議簽到表編號:會議名稱會議時間年月日時分會議地點序號姓名部門簽到時間備注會議通知單編號:會議主持發(fā)出部門會議日期開始時間