檔案管理采供血

1、檔案管理采供血    【關(guān)鍵詞】  檔案管理；采血供血；措施及應(yīng)用 采供血活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像等形式的原始資料構(gòu)成了血站檔案的重要組成部分。加強(qiáng)檔案管理對提高采供血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平具有極其重大的意義。規(guī)范化檔案管理對于采供血工作的正確決策，提高采供血工作質(zhì)量和社會效益，促進(jìn)采供血工作的可持續(xù)發(fā)展都起到不可估量的作用。 1  采供血工作檔案規(guī)范化管理的作用 1.1  采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理關(guān)系到無償獻(xiàn)血制度的推廣和實施  自1998年中華人民共和國獻(xiàn)血法實

2、施以來，各地為鼓勵和調(diào)動社會公眾積極參與無償獻(xiàn)血，均制定了有關(guān)獻(xiàn)血者免費(fèi)用血的政策。獻(xiàn)血檔案是核對獻(xiàn)血者獻(xiàn)血日期、獻(xiàn)血量及參加獻(xiàn)血單位的直接資料，是實施上述政策基本依據(jù)，是保證無償獻(xiàn)血工作順利開展的堅實基礎(chǔ)。 1.2  采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任的法定依據(jù)  隨著社會主義法制的健全、公民法律意識的增強(qiáng)，醫(yī)療糾紛越來越頻繁地發(fā)生，相關(guān)的醫(yī)療原始檔案就成為分辨涉血各方責(zé)任的重要法律依據(jù)。如患者在輸血過程中發(fā)生輸血反應(yīng)或在輸血后發(fā)現(xiàn)感染了某種經(jīng)血液傳播疾病，確定責(zé)任的主要依據(jù)之一就是業(yè)務(wù)檔案資料。通過查實獻(xiàn)血者原始獻(xiàn)血及血液檢驗結(jié)果記錄，或者是血液和血液成

3、分的分離、儲存、運(yùn)輸過程的有關(guān)記錄，有助于明確事故原因，區(qū)分事故責(zé)任人，從而為解決糾紛提供客觀依據(jù)。 1.3  采供血業(yè)務(wù)檔案是統(tǒng)計獻(xiàn)血情況、制定獻(xiàn)血計劃的可靠依據(jù)  通過對業(yè)務(wù)檔案資料的統(tǒng)計分析，及時了解采血量及獻(xiàn)血者分布等客觀情況，及時準(zhǔn)確地為采供血工作的決策者制定下一步的采供血工作計劃、加強(qiáng)采供血工作的科學(xué)管理提供重要依據(jù)；為臨床輸血、篩查、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計等血液研究奠定堅實的基礎(chǔ)。同時對建立完善采供血工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、評價和監(jiān)控體系，不斷完善采供血工作管理體制、提高血液質(zhì)量、確保臨床安全用血起到積極的推動作用。 1.4  規(guī)范化管理采供血工作檔案，是衡量采供血管理工

4、作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一  隨著輸血事業(yè)的發(fā)展,科學(xué)管理和有效利用檔案已成為采供血工作的重要環(huán)節(jié)。采供血工作檔案詳細(xì)記載了采供血業(yè)務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的大量信息。檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到采供血工作的成效，同時在一定程度上也反映了管理工作的整體水平。檔案的收集是否齊全完整、管理是否有章可循、歸檔是否科學(xué)有序，已經(jīng)成為衡量采供血工作規(guī)范化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。 2  采供血工作檔案的規(guī)范化管理 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國衛(wèi)生部醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法、血站基本標(biāo)準(zhǔn)、血站管理辦法等法律法規(guī)規(guī)定，采供血活動業(yè)務(wù)資料必須規(guī)范化管理，以提高檔案科學(xué)管理水平,充分發(fā)揮檔案在采供血工

5、作中的作用,確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量。 2.1  采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重點(diǎn)  采供血機(jī)構(gòu)內(nèi)部各有關(guān)部門密切配合，按照工作規(guī)范，所形成的資料盡快進(jìn)入檔案管理，以備查詢；根據(jù)檔案形成環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，注意經(jīng)常檢查，以防資料遺漏或者丟失；由于業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容與一般的工作信息存在一定的交叉，需要明確列入檔案管理的資料、信息，并確定部門的檔案責(zé)任人，以保證資料、信息的完整。 2.2  歸檔范圍  采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法；采供血工作總結(jié)、計劃；采供血工作統(tǒng)計資料匯編；體檢獻(xiàn)血記錄如獻(xiàn)血者健康檢查登記表、獻(xiàn)血者初(復(fù))檢實驗原始記錄及所有法

6、定檢驗項目匯總檢驗報告單；血液檢驗報告單、酶標(biāo)儀判讀結(jié)果、血液檢驗不合格記錄表；血液檢測記錄、工藝衛(wèi)生檢測記錄、原輔材料(試劑)檢測記錄、儀器設(shè)備檢測記錄、參加國家室間質(zhì)評記錄；成分血制備記錄、成分血入庫交接記錄、離心機(jī)使用記錄、工作環(huán)境消毒記錄；交接班記錄(包括庫存、冰箱溫度記錄等)、臨床用血電話記錄、成分血報廢記錄、各醫(yī)院用血情況統(tǒng)計表；單采成分血記錄、血細(xì)胞分離機(jī)每日預(yù)熱記錄、血細(xì)胞分離機(jī)不合格管理登記表、單采成分血復(fù)檢記錄、單采成分血酶標(biāo)儀判讀結(jié)果；交叉配血試驗記錄、HLAB27試驗記錄、血小板抗體試驗記錄、新生兒溶血病(HDN)試驗記錄、RhD(-)血型定型記錄、疑難血型鑒定記錄；其

7、他有關(guān)材料(輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見等材料)2。 2.3  整理方法  裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂；分類：按年度問題保管期限分類法；排列：歸檔文件分類后，結(jié)合事由按時間順序進(jìn)行排列；編號：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號；編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目；裝盒：歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。2.4  案卷排列  按照所屬時間順序排列。 2.5  檔案檢索工具編制  案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件

8、材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求1。 3  實現(xiàn)采供血工作檔案規(guī)范化管理的措施 規(guī)范管理采供血工作的檔案，實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，主要從以下幾個方面著手。 3.1  加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理  檔案的集中統(tǒng)一管理是維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證，是擴(kuò)大檔案利用幅面，實現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。 3.2  建立健全檔案管理制度  檔案管理制度是開展檔案工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案部門應(yīng)建立健全符合

9、本部門實際并與之相適應(yīng)的管理制度，對檔案的歸集流程、時限和各部門的職責(zé)，應(yīng)予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。 3.3  強(qiáng)化檔案人員的綜合素質(zhì)  檔案管理的現(xiàn)代化不僅是指技術(shù)、裝備上的高精尖，更主要的是檔案管理者知識的現(xiàn)代化和觀念的創(chuàng)新性。因此，采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)致力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，采取專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種形式來拓寬其視野、豐富其知識，使之全面地了解和掌握檔案管理發(fā)展的新動態(tài)，促進(jìn)其知識結(jié)構(gòu)由平面型逐步向立體型的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。 3

10、.4  建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)  為確保檔案管理的規(guī)范化，采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)形成以主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、辦公室主任分管、檔案部門具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助的4級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，有效解決檔案管理工作中人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，組織監(jiān)督各職能科室開展檔案管理工作，最終實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。 3.5  加強(qiáng)檔案宣傳工作的力度  檔案管理工作作為采供血機(jī)構(gòu)管理的重要組成部分,在實行與采供血工作總體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展的同時，應(yīng)加強(qiáng)宣傳工作的力度。檔案管理工作者應(yīng)通過典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性，提高對采供血機(jī)構(gòu)工作人員對檔案價值的充