管理制度--工程監(jiān)理檔案管理制度范本參考

1、精品檔案管理制度（試行）為加強公司檔案管理工作，有效的保護和利用檔案，維護公司合法權益特制定本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。一、公司及各部門、員工有保護檔案的義務。檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則。二、檔案機構及其職責1、公司各部門、項目部指定專人負責檔案歸檔管理工作。2、檔案工作由公司領導統(tǒng)一領導，綜合部負責接收保管，工程技術檔案由工程部負責驗收，合格后移交綜合部歸檔，并監(jiān)督各項目部

2、的檔案立卷工作。3、綜合部應逐步完善歸檔制度，確保檔案安全和方便利用。三、檔案的管理1、質量要求歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模感謝下載載糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。2、文件文書類歸檔內容及要求公司與有關單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。 公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司制訂的計劃、工作總結；公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要；公司各部門的發(fā)文。其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。外單位直接發(fā)送給公司各部門的

3、抄送信件。要求：歸檔的文件材料，應按照自然形成的原則和歸檔要求及文件內容進行歸檔。在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。案卷標題要簡明準確，按歸檔要求進行裝訂。3、技術資料內容及要求：對在監(jiān)理過程中形成的各種表格、方字、音像載體等， 監(jiān)理單位應加強管理，設專人負責或有責任心的兼職負責。監(jiān)理單位應負責匯集整理建設單位委托的工程范圍的施工監(jiān)理資料。監(jiān)理資料應隨施工進度及時按專業(yè)歸類匯集整理；要求字跡清晰、項目齊全、準確真實，能反映工程和施工監(jiān)理的實際情況。監(jiān)理資料不準有涂改、偽造、抽撤或損失以及造假的現(xiàn)象發(fā)生。資料成果要由總監(jiān)理工程師簽字。歸檔要求：監(jiān)理資料竣工后，應按資料歸檔要求整理，

4、 并裝訂。工程竣工驗收十日內，由項目部總監(jiān)理工程師，對工程監(jiān)理資料審查驗收。在工程（合同）完成后一個月內將整理好的資料向公司工程部移交監(jiān)理應保存的檔案資料，并辦理移交手續(xù)，經工程部審核驗收合格后，交公司綜合部歸檔。除監(jiān)理月報、會議紀要中有關質量問題、開工/ 復工審批表、工程開工復工暫停令、質量事故報告及處理意見、有關進度、 質量、 投資控制的監(jiān)理通知、工程延期報告及審批、費用索賠報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見、合同變更材料、監(jiān)理工作總結、質量評估報告，保存時間為長期外，其余均為短期（ 15 年）。各卷資料歸檔內容見附表第一卷： 施工合同文件及委托監(jiān)理合同；勘察設計文件； 監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)

5、理實施細則；分包單位資格報審表；設計交底與圖紙會審會議紀要；施工組織設計（方案）報審表。第二卷： 工程開工 / 復工報審表及工程暫停令；測量核驗資料；工程進度計劃；工程材料、構配件、設備的質量證明文件；檢查試驗資料；工程變更資料；隱蔽工程驗收資料； 報驗申請表。第三卷：監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工作聯(lián)系單；會議紀要; 來往函件。第四卷：監(jiān)理日記；監(jiān)理月報。第五卷： 工程計量單和工程款支付證書；索賠文件資料： 竣工結算審核意見書。第六卷：質量缺陷與事故的處理文件；分部工程、單位工程等驗收資料；工程項目施工階段質量評估報告等專題報告；監(jiān)理工作總結。附：卷內資料目錄第卷頁件號文件材料名稱文件編號備注數編

6、制責任人：時間：年月日檔案總目錄工程名稱：共卷卷卷起保內內止管件頁日期數數期限案卷移出卷號案卷內容時間原因編制責任人：時間：年月日裝訂：歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前， 被轉發(fā)文在后； 來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4 型( 長×寬為 297mmX 210mm 。)裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。檔案盒：檔案盒的外形尺寸為310mmX 210mm長(×寬) ，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。封

7、 面 的 填 寫 采 用 國 際 標 準A4紙 ( 長 ×寬 為297mmX 210mm)。盒脊采用仿宋3 號或 4 號字體 ,盒脊用紙長度、寬度與所用盒脊一樣。附：封面檔號:仿宋 小二號字體檔案館號 :工程名稱（仿宋小初號字體）案卷題名：（用仿宋 小二號字體）編制單位： 編制日期： 保管期限： 密 級 ：4、過程管理：屬于公司保管的文檔公司各部門及各項目部的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將尚需歸檔的預立卷的文件整 理成冊移交綜合部保管，任何人不得據為己有。屬部門保管的檔案：各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交綜合部5

8、、監(jiān)督：綜合部根據各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各項目監(jiān)理部檔案的管理工作。6、銷毀：需要報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。7、在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按合同管理規(guī)定處理。8、借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶的， 需辦理檔案外借手續(xù)，經綜合部核準后，方可帶出， 用完后立即歸還。閱檔人對所借檔案必須妥善保管。不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。四、檔案備份制度公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。備份盤與原盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。五、處理條例有下列行為之一，據情節(jié)輕重，給予50 500 元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：1 、毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案2 、擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3 、涂改、