COP-GG-10會議接待程序全新精選

1、1.0目的為客戶的會議系統(tǒng)地安排各項服務，確保酒店的接待服務能成功地配合會議的進行。2.0適用范圍所有需要使用酒店的會場，或者在酒店使用兩項以上主要服務的接待。3.0職責3.1 銷售代表負責與會議接待單位聯(lián)系，洽談，并在接待過程中進行服務跟蹤。3.2 預訂中心負責配合做好房間預訂工作。3.3 銷售主管負責審批接待通知和監(jiān)督銷售代表的服務跟蹤。4.0工作程序4.1 接待洽談4.1.1 銷售代表與會議接待單位人員洽談，了解接待要求，包括會議名稱、時間、人數(shù)及與會人員的身份，有何特點（如年齡結構、宗教信仰等），并就會場、用餐、住房、宣傳、娛樂、交通工具等逐一了解客人的要求。4.1.2 根據(jù)接待要求，

2、銷售代表應馬上查詢相關會場、餐廳和房間等的預訂情況，并迅速回復客人，再向聯(lián)系人介紹酒店計劃提供的服務和設施，如房間類型和餐廳，并就各個接待項目系統(tǒng)地報價。4.1.3 情況特殊的接待要求，須先向領導匯報，經(jīng)領導審核后再回復。4.2 預訂根據(jù)客戶預訂程序為會議客人進行預訂。4.3 與接待單位確認4.3.1 根據(jù)會議接待要求及雙方洽談的內(nèi)容，銷售代表需及時編寫會議接待確認書，通常包括以下內(nèi)容：1）報到一一要明確報到時間、地點、相關報到物品。2）住房一一明確入住、退房時間、房型、房量、房價、需要叫醒服務的具體時間，房間配套功能是否開放3）用餐一一明確用餐時間、地點、形式、人數(shù)、餐標及各種特別要求（如食

3、素、食齋等情況）。4）娛樂一一明確時間、地點、人數(shù)、消費標準（如包場，要提供節(jié)目表）。5）車輛安排一一明確用車時間、行程、人數(shù)、車型、租金等。6）宣傳制作一一明確橫、豎幅，背景板，歡迎花牌，指示牌，鮮花等的數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容及費用。7）車位預留一一明確時間、數(shù)量、車型等。8）結算方式一一明確按金預留、會議費用確認人員（簽名手跡），以何種方式付款（現(xiàn)金、轉帳、支票、信用卡等）。1.1.2 銷售代表編寫好會議接待確認書需經(jīng)銷售主管以上人員審核后，方可交會議接待單位確認。1.1.3 銷售代表根據(jù)會議接待單位確認后的會議接待確認書內(nèi)容編寫會議接待通知書，經(jīng)銷售主管審核后提前（特殊情況的急單先發(fā)后補）送發(fā)至各相關部門，并落實跟進是否收到。4.4 與接待部門銜接根據(jù)WI-GG-03部門間協(xié)作制度與接待部門銜接，由接待部門落實執(zhí)行。4.5 接待跟蹤服務4.5.1 由指定的銷售人員根據(jù)會議接待通知書上的接待要求跟蹤接待服務，檢查各個項目的準備情況并做好記錄，防止遺漏或出錯。4.5.2 保持與接待單位人員的聯(lián)系，相互配合好，及時處理更改和解決突發(fā)問題。4.5.3 協(xié)助收款人員對該次會議在酒店的消費進行結算。4.5.4 會議結束后向接待單位人員了解情況，并在會議接待通知書上做好意見反