2017年1106_檔案數(shù)字化加工操作細則

1、范文范例參考檔案數(shù)字化加工操作細則為確保本館館藏檔案數(shù)字化加工的安全管理和質(zhì)量控 制，根據(jù)國家檔案局和本局有關檔案數(shù)字化的規(guī)定和標準， 按照本館檔案數(shù)字化加工工作流程，特制定本操作細則。本細則對檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實 體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、 圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)桂接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、檔 案歸還等，提由操作要求，并在整個工作環(huán)節(jié)中確保檔案實 體及其信息的安全保密。一、檔案實體交接檔案實體交接分為檔案領取、檔案歸還、檔案存放三個 環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔本館檔案數(shù)字化的服務 機構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成。（一）檔案領取1 .按

2、照館藏檔案數(shù)字化加工項目計劃，服務機構(gòu)根據(jù)工 作進度以及加工能力，提由檔案領取申請，經(jīng)監(jiān)理公司審核 后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心 管理員負責向收集保管處提由需要加工檔案的全宗、年份、 保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調(diào)卷，清 點、核實無誤后辦理檔案由庫登記手續(xù)。2 .由庫檔案進入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與監(jiān)理公司、服務機構(gòu)管理人員共同清點、核對該批次檔案的 范圍、數(shù)量，確認無誤后，應填寫檔案交接記錄表，并經(jīng)三方簽字確認。3 .接收的檔案有錯誤之處立即核查更正，并打印由勘誤 表請檔案數(shù)字化中心管理員確認后再進行檔案整理等工作。4 .加工人員按檔案的檔號

3、排列順序依次向服務機構(gòu)管 理人員領取檔案，確認加工內(nèi)容并簽字。5 .加工完畢后，加工人員將檔案退還服務機構(gòu)管理人 員，由管理人員確認簽字。（二）檔案歸還1 .同一批次生庫的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字 化中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務機構(gòu)管理人員按檔 案交接記錄表，確定應歸還檔案的檔號（全宗號、年份、保 管期限、目錄號、案卷號）和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。2 .將檔案按由庫時的排列順序排列。3 .監(jiān)理公司對服務機構(gòu)提由歸還的檔案進行清點、檢查 檔案的完整性，確認無誤后向數(shù)字化中心提由歸還建議。4 .數(shù)字化中心與監(jiān)理公司、服務機構(gòu)管理人員現(xiàn)場清點 并抽查檔案的完整性情況，三方確認無誤后在檔案

4、交接記 錄表簽字確認。5 .檔案數(shù)字化中心管理員負責向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續(xù)（三）檔案存放1 .數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時庫房，下班后不 能留存在加工位及加工區(qū)域。2 .每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、服 務機構(gòu)按當日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時庫房運送檔案到 加工中心，下班后提前 10分鐘清點由庫加工檔案，將加工 檔案返回臨時庫房存放。3 .加工檔案的安全管理要責任到個人，個人加工領取的 檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工檔案禁止存放 到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個人使用的掃描儀，避免遺漏。二、數(shù)字化加工數(shù)字化加工應嚴格按照本館規(guī)定的流程進行，具體為： 目錄

5、審核修改-檔案拆裝-檔案掃描-圖像處理-圖像質(zhì) 檢、-數(shù)據(jù)桂接-數(shù)據(jù)驗收-數(shù)據(jù)備份-檔案裝訂-檔案歸 還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作 流程不允許接觸檔案實體，如確實因質(zhì)量檢查、修改工作需 要，可向服務機構(gòu)現(xiàn)場管理人員申請使用檔案實體。（一）目錄審核1 .未建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工人員應在檔案數(shù)字化 中心管理人員指導下按照 檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999 ）、 廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求（試行）以及數(shù)據(jù)桂接等要求，依據(jù)檔案實體逐一進行目錄著錄。2 .核對目錄時如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷 內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應及時 告知

6、現(xiàn)場監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。3 .機讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄 內(nèi)容的準確性，如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責任者、檔 號、起止頁號，應依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進行修改。著錄條目質(zhì)量應達到以下標準：文件題名：一般由責任者、事由、文種三要素組成， 文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名； 文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況 下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字數(shù)應控制在60個字以內(nèi)。文件時間：一律用 8位阿拉伯數(shù)字表示，第 14位 數(shù)表示年，第56位數(shù)表示月，第78位數(shù)表示日，月、 日位數(shù)不足補“ 0”，無法確定的時間亦用“ 0”替代。年度：屬

7、于公元紀年的年度錄入要規(guī)范齊全，如“ 1994年”，不能是“ 94年”。文件編號：除年度用“”號外，其余原文照錄；聯(lián) 合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號， 但立檔單位的文件編號必須著錄。責任者：必須著錄對文件負責的個人姓名和機關、團體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱 著錄；責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位 本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責任 者用“等”表示，責任者之間以“；”號相隔。檔號：檔號結(jié)構(gòu)應為“全宗號一目錄號一案卷號一文 件所在頁號”,各號之間用“一”間隔。除全宗號中作為全 宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照

8、錄外，各 號均用阿拉伯數(shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全 宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號 4位, 位數(shù)不足前補“ 0”。檢查著錄條目的正題名、檔號、年度、責任者、文件 編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項目 是否著錄完整；殘缺文字用“口”號表示。4 .機讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì) 目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打??； 如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打 印，將新目錄放置在原檔案目錄上。5 .目錄數(shù)據(jù)存儲格式為 txt以及dbf格式文件，符合 GD200映據(jù)接收要求。（二）檔案拆裝1 .檔案拆除裝訂前逐頁清點

9、案卷張、頁數(shù)。由現(xiàn)有少 量頁碼錯漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用 前一頁頁碼用車S筆加“一 1,”標注在檔案上，如漏編 頁碼屬本卷的最后一頁檔案，應續(xù)上一頁檔案的順序往后編 碼，不能用“一1”表示，檔案原始頁碼看不清的要用水性 筆寫上實際頁碼，并在備考表上說明錯漏編情況，由數(shù)字化 中心管理員簽字確認；漏編數(shù)量多的，應整卷按規(guī)范重新編 制頁號。由現(xiàn)頁數(shù)嚴重不符、紙張破損嚴重等異常情況，應 根據(jù)實際情況交數(shù)字化中心管理員進行處理。2 .檔案蟲蛀、碳化情況嚴重，影響掃描的要登記在冊， 由數(shù)字化中心管理員與相關處室做好對接，進行修補或裱 糊，不允許擅自拆除裝訂。3 .檔案清點完成后，填寫紙

10、質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單 中相應項：實際張、頁數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關人員 簽字確認。4 .拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。漿糊粘連、 衣車縫制等拆除裝訂會造成檔案頁面損壞的，不允許強行拆 除；雜志、書籍等拆除裝訂難以復原的，也可不拆除裝訂掃 描。5 .拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實物的，應根據(jù)原件給實物 編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復原。6 .檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過后，要逐頁清點檔案 卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。7 .檔案還原裝訂遇到頁面倒置、無裝訂邊、裝訂線壓文 字等情況，無裝訂邊的應貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文 字上；對倒置頁面進行糾正，如遇到其他特殊情況應交數(shù)

11、字 化中心管理員，與相關處室溝通、協(xié)商，提由裝訂建議，按 建議進行裝訂。（三）檔案掃描1 .每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進行除塵，確保掃描效果。2 .掃描分辨率按項目合同要求進行。檔案掃描前要確定 掃描儀設定的參數(shù)符合項目規(guī)范、要求，檔案要逐頁通過掃 描設備，確保圖像清晰完整。3 .對于原件不清晰的檔案掃描，要調(diào)整對比度、亮度等 相關參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰；掃描時須將紙張放 正，傾斜度控制在1度之內(nèi)。4 .檔案中有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。5 .紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔 案字跡清晰，不透視下一頁圖像

12、內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊 時需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。6 .空白頁有頁碼無內(nèi)容的不掃描，在檔案備考表及工作 單注明。7 .紙質(zhì)檔案中有照片的，應調(diào)整掃描分辨率為 600dpi , 文件存儲格式為tiff ,按照片檔案掃描要求掃描，并在工作 單上注明。8 .檔案頁面若有折角或折疊， 應小心展開、撫平、壓平, 褶皺嚴重的，應覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片 等不允許用熨斗熨平。9 .對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如 用常規(guī)掃描儀，則在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏 光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時注意避免對檔案造成的損害。10 .掃描時不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)

13、量不合格的重復 掃描。如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確 認。11 .掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求 將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工 作單，及時將檔案及工作單移交管理人員。12 .掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和 桌面等設施，確保檔案無遺漏。(四)圖像處理1 .圖像文件要進行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細處理， 力求保持檔案原貌，不允許用軟件強行糾偏、自動裁剪檔案 原有頁面。圖像處理應達到：圖像完整、清晰、底色與檔案 本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊 (白邊或灰邊)，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。2 .可對圖像進行

14、90度或180度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn), 偏離1度以上退回重新掃描。可對原件本身偏斜嚴重的圖像 進行糾偏處理。3 .圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。圖像糾偏：(1)若紙張偏斜，文字不偏斜，以內(nèi)容正來糾偏、裁，、戶 男。(2)若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來糾偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以內(nèi)容正來糾偏裁剪。(3)若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來糾偏、 裁剪。圖像裁剪：(1)處理翻折檔案圖像時，翻起部分只保留覆蓋后頁 檔案部分，其他部分裁除。(2)處理檔案中有黏貼小于 32開不規(guī)則小浮貼的圖像， 當小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容無關聯(lián)時，應分開裁 剪，不保留

15、小于 32開不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像；小于 32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容有關聯(lián)時或互為補充內(nèi)容時， 小于32開不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完整圖像。(3) A3頁面、書本、筆記本等原則上分開裁剪。如 A3 (或其他)為跨頁號印制，可進行整頁掃描，按其中間折痕 進行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁碼的連續(xù)性。(4)檔案由現(xiàn)大的破損，裁剪時要保留破損部分。(5)原檔案有托邊的紙張，裁剪時以原檔案大小裁剪。(6)兩頁16開或A4檔案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩 頁裁剪成一個畫幅；內(nèi)容沒有聯(lián)系的，按單頁裁剪成兩個畫 幅。(7)粘貼有分類小標簽的會計賬簿，要保留分類小標簽掃描和裁剪（8）紙張有不規(guī)則邊角

16、，但不屬于破損（如存根類），且無檔案信息的，可進行規(guī)整裁除。（9）筆記本等頁面一個畫幅中，一頁有內(nèi)容一頁沒有 內(nèi)容且無頁碼時，應裁剪空白頁面。（10）備考表若與其他非檔案頁面 （無檔案信息）粘連, 形成A3頁面時，裁剪只保留備考表部分。4 .處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點等不去除， 處理過程應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的 原則，不允許由現(xiàn)原件沒有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞 圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。5 .去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效 縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。6 .依據(jù)有關規(guī)范要求對圖像文件進行命名。圖像文件命 名格式與目錄數(shù)據(jù)庫的檔號格式一致：全宗號（4位

17、）一目錄號（3位）一案卷號（4位）一文件頁號（或文件順序號） 檔號中的各號（代碼）固定位數(shù)，不足前補“0”。7 .按檔案實體頁數(shù)、頁序檢查、排列圖像文件的頁數(shù)、 頁序，確保一,致、無缺漏。8 .圖像處理完成后，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作 單。三、圖像質(zhì)檢1 .圖像質(zhì)檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文 件數(shù)量、頁數(shù)是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、 文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清 晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯誤等情況。2 .檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列循序是否正 確。3 .檢查過程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準確等情 況，須拿檔案紙質(zhì)原件對照確認的，向管

18、理人借由案卷實體 對照，問題明確后即時歸還。四、數(shù)據(jù)桂接1 .批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認合格后，通過相應的軟件與 檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進行批量桂接，數(shù)據(jù)桂接完成，依據(jù)檔 案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對目錄條目與檔案原文的桂接是 否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修正。2 .服務機構(gòu)對數(shù)據(jù)桂接全面檢查并檢查合格后，向監(jiān)理 公司提由批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理 公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題，返回服務機構(gòu)修改。3 .監(jiān)理公司完成批次檢查并確認合格后，向數(shù)字化中心 管理員提交傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表及 相關全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負責將該批次數(shù)據(jù) 發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時提交服務 機構(gòu)進行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。4 .數(shù)據(jù)桂接合格后方可進行檔案裝訂還原、歸庫、數(shù)據(jù) 備份等項工作流程。五、數(shù)據(jù)備份1 .數(shù)據(jù)質(zhì)檢、桂接合格后，服務機構(gòu)管理人員向監(jiān)理公 司提交檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表，監(jiān)理公司確認無誤后， 向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認數(shù)據(jù)已備份至電 子文件（檔案）備份中心后，將程序表交給服務機構(gòu)刻錄小 組進行光盤刻