(非常好)卓越集團運營會議總結分享(終稿)PPT課件

1、快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作集團運營管理部2013年3月28日專業(yè)系統建設之集團運營會議總結分享快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作Part 1 會議目的 會議組織 會議創(chuàng)新Part 2Part 3快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作 第一部分：會議目的 決策：解決分層決策及團隊決策問題溝通協調：解決團隊信息溝通與整體協調問題 最終目的是提升運營效率，實現“快周轉”2、會議目的：1、會議定義：會議是集眾人之智慧、使個人思考力得以放大的機制，也是統一組織認識，使眾人之力得以凝聚的機制。企業(yè)內部會議主要體現經營決策、業(yè)務討論、行政管理、

2、總結培訓等工作過程?？熘苻D快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作3、會議成本：（1）時間成本：參會/組織/協調/服務（2）直接成本：場地/差旅/食宿/設備/文檔（3）效率損失：與會人員離開工作崗位小貼士： 時間成本=參會人數X（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+會議服務人員工作時間）快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作4、集團會議劃分：覆蓋項目的全周期覆蓋公司管理的其他方面運營會議體系運營決策會運營總結會項目立項會投資決策會項目啟動會項目專項決策會階段成果審查會項目周例會月度運營會季度運營會年度運營會項目后評估會非運營會議體系月度溝通會集團辦公會公司部門周例會其他

3、臨時會議快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作集團2013年度經營工作會議會議目的會議周期分析當前的宏觀政策，回顧2012年經營工作，制定經營策略，部署重點工作，明確公司后續(xù)經營戰(zhàn)略及工作指導原則。要 素內 容參會人員會議議程 新年第一個月；持續(xù)2天時間會議組織 運營管理部集團高管、總部副總及以上人員、分公司管理層；專題培訓；年度主題報告；總部各部門年度工作報告；分公司年度經營報告；集團高管總結發(fā)言。會后追蹤 會議紀要發(fā)送與會人員及相關部門； 會議決議由運營管理部執(zhí)行監(jiān)督；會前準備 1、集團總部各職能部門年度工作報告于會前三個工作日提交； 2、各分公司年度經營報告于會前三個工作

4、日提交。；5、標準化模版介紹：快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作準備 第二部分：會議組織一、會前二、會中三、會后關鍵詞控制跟進工作量50%20%30%快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作1、目的： （1）使工作人員明確分工，按時保質完成任務； （2）使與會者明確開會時間、地點、會議議程等；一、會前準備一、會前準備2、內容： （1）軟件：會議準備會、人員分工、會議通知的發(fā)布、會議議程的確定等； （2）硬件：會議場地布置、設備調試、會餐地點等；3、開始標志： 會議召集部門內部召開第一次會議準備會。4、結束標

5、志： 按照會議流程，完成會議彩排工作。快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作人員分工：職責共擔時，避免出現工作交叉混亂現象；個人需對所承工作的工作量需有正確的預估，避免出現前松后緊的現象。會前準備 示例一：注意 案例分析（1）甲與乙共同承擔某一任務，具體由甲負責，乙協助，中途甲因為其他重要工作而將任務臨時交與乙負責，但因為乙對任務情況的不熟悉及甲交接的不清楚而導致該任務的完成時間一拖再拖，最終影響了其他工作的正常進行。（2）甲承擔某項工作，由于事前對工作量的嚴重估計不足，導致在完成任務的過程中，出現前松后緊的現象，最后加班加點才將工作完成。解決思路：在接到任務的同時，就應該準備

6、好預備方案；解決思路：事先與有經驗的同事進行交流，對工作量進行預估，寧可前緊后松的安排工作?？熘苻D快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作會議通知：注意會議預通知與正式通知的區(qū)別；注意 案例分析預通知的格式會前準備 示例二：快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作正式通知的格式 案例分析會議目的：快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作（1）在預通知中，只需要說明時間、地點即可，目的是提醒領導預留時間；（2）預通知一般采用OUTLOOK中郵件的形式發(fā)送。（1）在正式通知中，需要說明 5W: Why - 會議目的 When -會議時間 Where-會議地點 W

7、ho - 參會人員 What - 會議議題1A：Attention-注意事項（2）正式通知一般采用OUTLOOK中會議的形式發(fā)送。會議預通知與正式通知的區(qū)別：預通知正式通知快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作與外部合作單位的溝通協調：與對方溝通的方式、方法；需要領導出面協調溝通的問題，主責人應該主動尋求領導的協助；注意 案例分析會前準備 示例三：（1）甲同事在與物業(yè)公司對接的過程中，對方的工作人員屢次拒絕配合工作，理由是他們的直屬領導沒有指派。導致出現很多次的重復的電話溝通及同事的工作效率降低等現象。解決思路：（1）工作時需要換位思考，站在別人的角度上思考，尋找解決問題的方法

8、；（2）明確對接人，溝通過程中誘之以利，動之以情，曉之以理，讓別人感覺到你的誠意?？熘苻D快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作會前準備小結：關鍵工作項：工作分解，人員分配；對外溝通、協調；各部門、分公司會議資料的收集快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作示例：會議資料的收集快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作二、會中控制1、目的： （1）保證會議按時召開、按時結束； （2）保證與會人員達成統一意見，會議決議的快速執(zhí)行保證與會人員達成統一意見，會議決議的快速執(zhí)行；2、內容： （1）報告時間的控制、時

9、間的控制、會議議程會議議程控制控制； （2）會議記錄會議記錄；3、開始標志： 與會人員開始簽到4、結束標志： 主持人宣布會議結束快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作注意 案例分析會議資料：提前發(fā)給與會人員收閱；備份會議資料、會議資料的更新；會中控制 示例一：（1）會議當天與會人員反應培訓的資料、各部門、各公司的報告太生疏、信息量太大，通過短短的會議時間無法消化。與會人員缺少獨自思考的時間，導致會議培訓的效果沒有完全發(fā)揮出來。（2）在上一個報告即將結束時，下一位報告人告知需要臨時更換PPT，導致會議出現短暫的停頓。解決思路：會議資料的更新指定專人負責，出現停頓的現象時，會議主持

10、人需要靈活應變。解決思路：會議資料的提交時間要有明確的關門時間，資料提前發(fā)給會人員，使其有充分的時間去閱讀、思考；快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作注意 案例分析會議記錄：專人負責記錄；會議錄音；會中控制 示例二： 在某一匯報人匯報結束時，高管即將點評、總結，這時發(fā)現會議記錄人因有事外出，不在會場，這時恰好碰到錄音筆出現內存已滿的現象。導致首先發(fā)言的高管的點評沒有人記錄的現象。解決思路：（1）會前準備好備選的錄音設備；（2）對會議記錄人的要求：反應快、寫（打）字快、記憶力強、傾聽能力強、總結能力強?？熘苻D快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作參考資料：參考資料：會

11、議決策的一般原則：會議決策的一般原則：決策事項涉及單一專業(yè)問題，專業(yè)負責人必須提出決策意見，必要時由與會最高領導最終決策，存在異議的，與會最高領導的決策意見為問題的決策結論。決策問題涉及多專業(yè)問題或者專業(yè)負責人意見不一時，各專業(yè)負責人必須提出建議，最終由與會最高領導最終決策。決策問題爭議較大，難以形式一致意見或者專業(yè)負責人認為做出決策還不成熟時，應指定專人主持專題會議討論，并限定時間提交方案。不建議臨時對會議議程進行大的調整。需要微調的，由主持人靈活處理并及時告知與會人員。對報告的匯報時間進行嚴格控制，可以從兩個方面著手：一是，提前與匯報人溝通，對匯報PPT的頁數進行控制；二是，設置醒目的時間

12、提示器。同時作為匯報人也應該鍛煉自己的語言表達能力。會中控制小結快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作三、會后跟進1、目的： 保證會議決議的落實及完成質量。2、內容： （1）會議紀要的發(fā)布； （2）會議決議的專人跟進、監(jiān)督完成；3、開始標志： 會中工作結束4、結束標志： 所有會議決議均得到落實、高質量完成快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作注意 案例分析會議紀要：紀要發(fā)布要及時，會議結束第二天；紀要中對會議決議事項要闡述明確、專人跟進會議決議；會后跟進 示例一： 某位同事做完會議紀要的初稿，該會議紀要總共經過4位領導審閱。因為每位領導的表述均不一樣，于是會議紀

13、要反反復復修改了4遍。導致會議紀要的發(fā)布時間一拖再拖。解決思路：（1）建議不超過2位領導審閱會議紀要初稿；（2）對會議決議表述存在異議時，應由領導決策?？熘苻D快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作注意 案例分析會議總結、評估：引導與會人員回顧會議內容，注重會后宣傳力度；會后跟進 示例二： 會議結束后，會議召集部門沒有及時進行會議總結，等到要開總結會時，大家還要重新翻出記錄本，重新回憶會議的整個過程，直接導致了總結會的時間很長、效率很低。解決思路：會議總結要有及時性，作為會議組織部門的人員要對此有充分的認識并逐漸培養(yǎng)總結的習慣；快周轉快周轉 強深耕強深耕 抓前期抓前期 拓合作拓合作會議紀要：會議紀要：會議紀要的形式要統一，形成固定的會議紀要模板。會議紀要應明確會議決策事項及結論、會議需要落實的事項、時間和責任人。會議跟進：會議跟進：應指定會議跟蹤檢查者，沒有特別指令的，召會議集人自動成為約定的跟蹤檢查者。會議決議遲遲未得到落實的，跟蹤者