ERP系統(tǒng)管理制度

1、ERP系統(tǒng)管理制度ERP系統(tǒng)管理制度文件編號：版次：受控狀態(tài)：密級：編制/日期：校對/日期：審核/日期：第一章總則第一條：為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱ERP）系統(tǒng)的管理，有效實施信息化，特制定本制度。第二條：ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。它將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、財務(wù)、質(zhì)量進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條：ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責(zé)管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第四條：ERP系統(tǒng)各崗位考核將以本制度為依據(jù)，納入公司考核體系。第五條：信管部，作為ERP系統(tǒng)的

2、管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項關(guān)系，為項目的實施提供資源保障。各部門負(fù)責(zé)人對本部門數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性負(fù)責(zé)，和信管部一起，對整個ERP項目實施負(fù)總責(zé)。第二章內(nèi)容第一條：我公司ERP系統(tǒng)分為采購、銷售、應(yīng)收應(yīng)付、存貨系統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳務(wù)、固定資產(chǎn)等模塊。第二條：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說明各模塊主要業(yè)務(wù)流程、各流程操作步驟和方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考和培訓(xùn)新進(jìn)員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第三條：操作人員在操作過程中如遇到問題應(yīng)先查詢操作手冊（軟件幫助一一在軟件使用界面按F1鍵），如不能解決，應(yīng)及時

3、通知信管部人員解決。第四條：信管部負(fù)責(zé)解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計、分析，建立起可行的知識體系。第五條：ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關(guān)聯(lián)性，ERP系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分?jǐn)?shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。第六條：ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用。第七條：ERP系統(tǒng)操作人員離開工作崗位時，必須

4、及時退出系統(tǒng)，避免占用系統(tǒng)模塊端口。第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP相關(guān)操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規(guī)定：1、制單人員應(yīng)在指定的時間認(rèn)真、實時編制單據(jù)，編制過程中要細(xì)心，并對自己所編制單據(jù)進(jìn)行自檢，保證單據(jù)準(zhǔn)確性和及時性；2、制單人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫ERP用戶權(quán)限申請表，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行更改。二）審核人員管理規(guī)定：l、審核人員嚴(yán)格按ERP制單任務(wù)及工時統(tǒng)計、檢查內(nèi)容對制單人員所編單據(jù)進(jìn)行實時審核，并對自己的審核工作負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)制單人員數(shù)據(jù)錄入錯誤，應(yīng)及時調(diào)整錯誤數(shù)據(jù)，避免錯誤數(shù)據(jù)影響到下游工作

5、部門。2、審核人員權(quán)限發(fā)生變動時，申請人填寫ERP用戶權(quán)限申請表，交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行更改。第九條：手工單據(jù)管理要求：1、手工單允許使用的情況；1）當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡(luò)不通或打印模板出錯導(dǎo)致不能正常打印領(lǐng)料單、采購收貨單、進(jìn)倉單時，應(yīng)及時通知信管部，由信管部確認(rèn)修復(fù)所需時間，如當(dāng)時不能解決可先使用手工單據(jù)，但單據(jù)上需要信管部人員簽字確認(rèn)。同時信管部應(yīng)在兩小時內(nèi)解決非硬件性故障并通知打印人員進(jìn)行打印，將手工單據(jù)附于手工單后，并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號。2）非正常工作時間因設(shè)備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購，應(yīng)電話請示公司總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可先由相

6、關(guān)人員手工記錄其采購、入庫及領(lǐng)用過程，并12小時內(nèi)通知相關(guān)部門核實情況，經(jīng)確認(rèn)后在ERP系統(tǒng)中補(bǔ)錄單據(jù)并打印，同時將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對應(yīng)并在打印單據(jù)上填寫手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補(bǔ)錄ERP單據(jù)。2、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)安排相應(yīng)的人員填寫手工單據(jù)，相應(yīng)的審核人員審核簽字后方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在ERP系統(tǒng)中的執(zhí)行，下游工作部門應(yīng)同樣先以手工單據(jù)進(jìn)行處理，此類單據(jù)應(yīng)于12小時內(nèi)在ERP系統(tǒng)補(bǔ)錄完成。同時將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打印單據(jù)上填寫相應(yīng)手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補(bǔ)錄ERP單據(jù)。3、手工單填寫要求及規(guī)范：手工單應(yīng)

7、經(jīng)具相應(yīng)權(quán)限審核人簽字確認(rèn)，所有單據(jù)必須按ERP設(shè)定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即：若出現(xiàn)制單人（錄入用戶）與部門主管（審核用戶）為同一人的情況，下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員，同時由此引發(fā)的責(zé)任由單據(jù)審核人員負(fù)責(zé)。4、若制單/審核中有一個環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個環(huán)節(jié)的人員均不在崗，則由該部門負(fù)責(zé)人指定該部門相應(yīng)的制單/審核人員。5、若部門負(fù)責(zé)人無法指定相應(yīng)的臨時操作人員，則由該部門負(fù)責(zé)人同意后，方可開具手工單，該部門的相關(guān)人員在回崗后應(yīng)將該手工單于12小時內(nèi)錄入ERP系統(tǒng)，并將手工單附于補(bǔ)錄的打印單后。第十條：調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：1、物料清單的定額調(diào)整：應(yīng)由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由

8、部門經(jīng)理報總經(jīng)理審批后，信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改ERP系統(tǒng)內(nèi)的物料清單。2、收發(fā)存的誤差調(diào)整：在財務(wù)核對后找出相應(yīng)的差距經(jīng)由部門經(jīng)理報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的人員方可在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。（必須確認(rèn)為非人為錯誤造成的差距）第十一條：反審核單據(jù)管理要求：1、制單人員完成操作后，審核人員進(jìn)行審核時發(fā)現(xiàn)錯誤，可及時在部門內(nèi)刪除該錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行重新制單，或要求制單人更正。2、審核人員完成審核進(jìn)入下游單據(jù)時，下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)出現(xiàn)錯誤，則應(yīng)及時要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正，并說明相關(guān)的原因。第三章ERP系統(tǒng)資料修改流程ERP系統(tǒng)資料的修改應(yīng)嚴(yán)格按照以下流程圖有序進(jìn)行，基本分為權(quán)限修改

9、、貨品資料修改、往來單位修改。申請人填寫相應(yīng)的申請表后，由其所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)逐級審批后，方可交信管部的人員執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料，相關(guān)人員應(yīng)及時電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)，并在于12小時內(nèi)及時補(bǔ)填辦以上手續(xù)；ERP管理員未接到主管領(lǐng)導(dǎo)的緊急通知或?qū)徟^的申請表不得隨意修改系統(tǒng)資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔(dān)。1l23456782領(lǐng)取申請表填寫申請信息部門負(fù)責(zé)人意見總經(jīng)理審核管理員執(zhí)行確認(rèn)執(zhí)行結(jié)果表格歸檔、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權(quán)限的增加或減少）本人提出申請，到信管部領(lǐng)取ERP申請表。）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、申請人、申請

10、日期、申請詳情等。）部門負(fù)責(zé)人意見）總經(jīng)理審核意見）公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見）管理員執(zhí)行）申請人確認(rèn)執(zhí)行結(jié)果）信管部將該表格統(tǒng)一編號并歸檔。、附表表3-1ERP用戶權(quán)限申請表編號:申請人信息申請人新進(jìn)員工已過試用期口未過試用期用戶名在職員工崗位變動口非崗位變動部門崗位/職務(wù)模塊名稱單據(jù)/報表瀏覽編輯審核備注審批流程申請人：信息管理部：總經(jīng)理：部門負(fù)責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請人確認(rèn)：備注：1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。表3-2ERP往來單位變動申請表編號：申請人信息申請人部門變動類別口新增口修改清溝單編號往來單位簡稱往來單位類型往來單位

11、全稱地址聯(lián)系人聯(lián)系方式開戶銀行銀行帳號備注往來單位編號供應(yīng)商口客戶供應(yīng)商口客戶審批流程申請人：總經(jīng)理：完成情況ERPf理申請人確】式:部門負(fù)責(zé)人：公司領(lǐng)導(dǎo)：人：信息管理部：備注：1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。ER項品資料變動申請表編號：申請人信息申請人變動事項新增貨品部門修改貨品請購單編號貨品名稱規(guī)格單位類別備注貨品編號審批流程朝#人：總經(jīng)理：信息管理部：公司領(lǐng)導(dǎo)：部門負(fù)責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請人確認(rèn)：備注：i、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。第四章懲罰辦法一、考核部門：

12、信管部于次月10日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后執(zhí)行相應(yīng)獎懲措施。二、考核職責(zé)：1、部門負(fù)責(zé)人考核職責(zé)：l）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門單據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。2、信息管理部考核職責(zé)：負(fù)責(zé)對財務(wù)及業(yè)務(wù)各模塊單據(jù)錄入、審核及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。三、懲罰內(nèi)容：（一）單據(jù)錄入及時性：1 、ERP崗位職責(zé)要求各部門按該時間點完成，如各項硬件軟件環(huán)境均運(yùn)行正常而錄單不及時，一張單據(jù)罰款10元。2 、手工單據(jù)在特殊情況下己實施完畢，但未能在12小時內(nèi)補(bǔ)錄ERP單據(jù)，則每張單據(jù)罰

13、款10兀。3、每月26日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認(rèn)該單據(jù)屬于當(dāng)月應(yīng)執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款10元。（二）數(shù)據(jù)錄入正確性：1、下游單據(jù)在制單過程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致下游工作無法繼續(xù)，由其通知信管部人員進(jìn)行核實情況，如情況屬實，則每張單據(jù)罰制單人員5元，審核人員10元。（三）ER咪號權(quán)限：1、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或?qū)徍藛螕?jù)者，每發(fā)現(xiàn)一次對其處以20兀/次罰款。（四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫，如制單人與主管領(lǐng)導(dǎo)屬同一人簽字，由信管部查實該情況后，制單人罰款10元，主管領(lǐng)導(dǎo)20元。（五）安全管理：ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及

14、密碼，不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用，若透露給他人所造成的損失，由透露方承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任，同時對其處以100元/次的罰款。（六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：1、財務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)端及財務(wù)端結(jié)賬，月結(jié)賬應(yīng)為每月10日下班之前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應(yīng)為下季度首月的12日下班之前結(jié)上個季度的賬（年結(jié)賬除外），若未在規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣200元。2、在月末結(jié)賬時，相關(guān)操作人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致的態(tài)度，積極配合，確保ERP結(jié)賬工作按時順利進(jìn)行。結(jié)賬過程中檢查出的問題以書面單形式進(jìn)行確認(rèn)，次月10日匯總后送交總經(jīng)辦，若檢查出來的問題未書面提交，經(jīng)信管部核實，每發(fā)生一次扣款10元。1003、在月末結(jié)帳時，信管部人員未經(jīng)