辦公用品管理規(guī)定等

1、辦公用品管理規(guī)定第一章辦公用品的購(gòu)買(mǎi)第一條為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，所有辦公用品的購(gòu)買(mǎi)，都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，向采供部辦公用品管理室報(bào)告，確定訂購(gòu)數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式，或者未來(lái)某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并向采供部提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門(mén)以文書(shū)形式提出申請(qǐng)，經(jīng)企劃部門(mén)審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，然后到專(zhuān)門(mén)印刷廠或商店采購(gòu)，選購(gòu)價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。第三條在辦公用品庫(kù)存不多或者有關(guān)部門(mén)提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去購(gòu)買(mǎi)或者訂購(gòu)的方式。第四條在各部門(mén)申請(qǐng)的辦公用品中如

2、果包含有需要訂購(gòu)的辦公用品，則申請(qǐng)部門(mén)還必須另填一份訂購(gòu)單，經(jīng)辦公室確認(rèn)后直接報(bào)采供部進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)。辦公用品管理部門(mén)必須依據(jù)訂購(gòu)單，填寫(xiě)“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡”，卡中應(yīng)寫(xiě)明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)以及在哪里訂購(gòu)等。第五條按訂購(gòu)單以及訂購(gòu)進(jìn)度控制卡檢查所訂購(gòu)的辦公用品，以及在預(yù)定日期送到與否。第六條所訂購(gòu)辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒(méi)有問(wèn)題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購(gòu)進(jìn)度控制卡上做好登記，寫(xiě)明到貨日期、數(shù)量等。第七條收到辦公用品后，對(duì)照訂貨單與訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，開(kāi)具支付傳票，經(jīng)主管簽字蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第八條辦公用品原則上由酒店

3、統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)給各個(gè)部門(mén)。如有特殊情況，允許各部門(mén)在提出“辦公用品購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)書(shū)”的前提下就近采購(gòu)。在這種情況下，辦公室有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書(shū)一起交審計(jì)部門(mén)保存，以作為日后使用情況報(bào)告書(shū)的審核與檢查依據(jù)。第二章辦公物品的申請(qǐng)、分發(fā)領(lǐng)用及報(bào)廢處理第九條各部門(mén)的申請(qǐng)書(shū)必須一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺(tái)帳登記。在申請(qǐng)書(shū)上要寫(xiě)明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。第十條1、接到各部門(mén)的申請(qǐng)書(shū)（兩份）之后，有關(guān)人要進(jìn)行核對(duì)，并在申請(qǐng)受理冊(cè)上做好登記，填上申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門(mén)、用品規(guī)格與名稱(chēng)以及數(shù)量，然后在填一份用品分發(fā)傳票給分發(fā)部門(mén)；2、分發(fā)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備

4、齊，分發(fā)給各部門(mén)；3、用品分發(fā)后做好登記，寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等，一份申請(qǐng)書(shū)連同用品發(fā)出通知書(shū)轉(zhuǎn)交辦公室記帳存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。第十一條對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。第三章辦公物品的保管第十二條所有入庫(kù)辦公用品，都必須一一填寫(xiě)臺(tái)帳（卡片）。第十三條必須清楚地掌握辦公物品的庫(kù)存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。第十四條辦公用品倉(cāng)庫(kù)一季度盤(pán)點(diǎn)一次。盤(pán)點(diǎn)工作由辦公用品負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。盤(pán)點(diǎn)要求做到帳物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整臺(tái)帳，使兩者一致。第十五條印刷制品與各種用紙

5、的管理按照盤(pán)存的臺(tái)帳為基準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。一旦一批消耗品用完，立即寫(xiě)報(bào)告遞交辦公室。第十六條必須對(duì)酒店各部門(mén)所用有的辦公日用低值易耗品（主要指各種用紙及印刷制品）作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日對(duì)前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量）作出統(tǒng)計(jì)，向上報(bào)告。辦公用品負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)告進(jìn)行核對(duì)，檢查各部門(mén)所批統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與倉(cāng)庫(kù)的各部門(mén)領(lǐng)用臺(tái)帳中的記錄相一致。最后分部門(mén)進(jìn)行編輯保存。第四章對(duì)辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查第十七條對(duì)酒店各部門(mén)進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：1、核對(duì)用品領(lǐng)用傳票與用品臺(tái)帳；2、核對(duì)用品申請(qǐng)書(shū)與實(shí)際使用情況；3、核對(duì)用品領(lǐng)用臺(tái)帳與實(shí)際用品臺(tái)帳；第十八條1、核對(duì)收

6、支傳票與用品實(shí)物臺(tái)帳；2、核對(duì)支付傳票與送貨單據(jù)。辦公物品管理制度第一條總經(jīng)辦負(fù)責(zé)酒店辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通訊設(shè)備的采購(gòu)、保管與發(fā)放、電腦及附屬設(shè)備的購(gòu)置與管理由總辦設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。第二條酒店各部門(mén)將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)辦將根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制定購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。第三條特需辦公用品、低值易耗品和通訊設(shè)備，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)、由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)購(gòu)置，然后記入備品保管帳目。第四條備品發(fā)放米取定期發(fā)放制度，每月的一日和十五日辦理，其他時(shí)間不予辦理。第五條備品倉(cāng)庫(kù)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，備品入庫(kù)需根據(jù)入庫(kù)單嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與進(jìn)貨相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫(kù)，登

7、記上帳。未辦入庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷(xiāo)。第六條備品保管實(shí)行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、帳目清數(shù)量清，擺放整齊、庫(kù)房整齊，張、卡、物一致，做到日清月結(jié)。第七條做好出庫(kù)管理。在日清月結(jié)的條件下，月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門(mén)統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。第八條各部門(mén)設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由總經(jīng)辦定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。第九條總經(jīng)辦負(fù)責(zé)收回酒店調(diào)離人員的辦公用品和物品。第十條總經(jīng)辦建立酒店固定資產(chǎn)總帳，對(duì)每件物品要進(jìn)行編號(hào)，每年進(jìn)行一次普查。文具用品管理制度第一條為使辦公文具用品管理規(guī)范化，特制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品

8、：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子等；2、管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液、電池等；3、管理品：剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥等。第三條文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用指?jìng)€(gè)人個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮、直尺等。部門(mén)領(lǐng)用指本部門(mén)共同使用用品，如打孔機(jī)、釘書(shū)機(jī)、打碼機(jī)等。第四條消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過(guò)去半年耗用平均數(shù)），經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支），并可隨部門(mén)或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。第五條消耗品應(yīng)限定人員使用，白第三次發(fā)放起，必須

9、以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。第六條管理品移交如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)賠償、白購(gòu)。第七條文具的申請(qǐng)應(yīng)于每月二十五日由各部門(mén)提出“文具用品申請(qǐng)單”交管理部統(tǒng)一采購(gòu)，并于次月一日發(fā)放，但管理性文具的申請(qǐng)不受上述時(shí)間限制。第八條各部門(mén)設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”，由管理部統(tǒng)一保管，在文具領(lǐng)用時(shí)做登錄使用，并控制文具領(lǐng)用狀況。第九條文具嚴(yán)禁帶回家或宿舍私用。第十條文具用品一般由管理部門(mén)采購(gòu)，其中必需品、采購(gòu)不易、或耗用量大的，應(yīng)酌量庫(kù)存，特殊文具管理部無(wú)法采購(gòu)的，可以經(jīng)管理部同意授權(quán)各部門(mén)白行采購(gòu)。第十一條新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門(mén)提出文具申請(qǐng)單向管理部領(lǐng)取文具，并列入領(lǐng)用卡，

10、人員離職時(shí)應(yīng)將剩余文具一并交管理部。文具用品一覽表辦公用品需求計(jì)劃表文具名稱(chēng)規(guī)格單位單價(jià)（元）代號(hào)文具名稱(chēng)規(guī)格單位單價(jià)（元）代號(hào)修正液筆記本膠水便條紙圖釘信紙大頭針橡皮曲別針夾子印臺(tái)簽字筆印油災(zāi)元毛印泥電池膠帶臺(tái)直尺膠帶剪力復(fù)寫(xiě)紙美工刀強(qiáng)力夾打孔機(jī)彈簧夾鋼筆抽桿火圓珠筆鉛筆計(jì)算機(jī)釘書(shū)機(jī)筆筒訂書(shū)釘公文袋刀片墨水個(gè)人領(lǐng)用類(lèi)（每人每月50元）業(yè)務(wù)領(lǐng)用類(lèi)辦公用品名稱(chēng)代號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備注辦公用品名稱(chēng)代號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備注小計(jì)小計(jì)預(yù)算金額：實(shí)際金額：部門(mén)主管：經(jīng)辦人：?jiǎn)挝?人數(shù):辦公物品請(qǐng)購(gòu)單財(cái)管字第號(hào)填單日期年月曰財(cái)產(chǎn)名稱(chēng)規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價(jià)值簽注請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：總經(jīng)辦主任意見(jiàn)：總經(jīng)

11、理批準(zhǔn)：年月日年月日年月日重要辦公用品登記卡管理部門(mén)：總經(jīng)理辦公室使用部門(mén)：名稱(chēng)：編號(hào)：規(guī)格：廠名或牌號(hào)：構(gòu)造：附屆設(shè)備：存放地點(diǎn)：耐用年限：原價(jià)：增加價(jià)值：日期摘要憑證號(hào)數(shù)單位數(shù)量增加減損結(jié)存年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰年月曰領(lǐng)物卡部門(mén)領(lǐng)用人核發(fā)領(lǐng)用物品及規(guī)格用途數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)保管員:總務(wù)部經(jīng)理:辦公用品登記卡姓名：部門(mén)：文具名稱(chēng)日期單位數(shù)量主管簽章領(lǐng)用登記備注辦公用品領(lǐng)用單部門(mén)：年月日項(xiàng)次品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額123456789101112131415合計(jì)金額保管管理部門(mén)領(lǐng)用部門(mén)主管經(jīng)辦主管經(jīng)辦點(diǎn)收注：本單一式二聯(lián)：第一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，第二聯(lián)為出庫(kù)憑證，由管理部門(mén)入帳月度文具領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表月份部門(mén)品幼名數(shù)姓量名圓珠筆鉛筆曲別針訂書(shū)機(jī)刀片修正液稀釋液圓珠筆芯文件火橡皮美工刀抽桿火膠水膠帶備注辦公