合同管理工作指引

1、合同管理工作指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1. 指引目的健全公司工程合同管理規(guī)范，規(guī)范公司工程合同管理程序，控制公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高工程合同審批效率。2. 適用范圍適用于項(xiàng)目所有對(duì)外簽訂的工程合同。3. 定義工程合同：指本公司在公司所屬經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，由公司法人或其授權(quán)代表人在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司與公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社會(huì)團(tuán)體和組織之間所訂立的工程承包及供應(yīng)合同。3.1. 工作程序工程合同分類3.1.1. 按照合同內(nèi)容劃分：a）合同分類標(biāo)準(zhǔn)，詳見(jiàn)合約框架。b）部分四級(jí)分類可能不形成合同，以強(qiáng)制規(guī)定或協(xié)商方式形成雙方之要約，此類情況亦參照合

2、同管理程序進(jìn)行相關(guān)的確認(rèn)和付款申請(qǐng)審批，以下不再特別說(shuō)明。c）單個(gè)合同的分類確認(rèn)，由成本部門提出意見(jiàn)，財(cái)務(wù)部門復(fù)核。3.1.2. 合同編號(hào)管理：參見(jiàn)合同編號(hào)方法。3.2. 工程合同擬定及審批3.2.1. 電子合同擬定及網(wǎng)上審批程序：a）合同經(jīng)辦部門擬定合同文本電子版，注明是否為公司標(biāo)準(zhǔn)合同，同時(shí)填寫合同基本資料（應(yīng)包括乙方單位名稱、合同名稱、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和付款、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任等），選擇合同的成本科目發(fā)起合同審批流程（至少在上會(huì)前6個(gè)工作日），經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)為合同管理第一責(zé)任人。擬定合同應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化，格式參見(jiàn)： 國(guó)家和地方政府規(guī)定采用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；公司已經(jīng)評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)

3、化文本；需政府有關(guān)部門審批、備案的格式合同。b）由總部簽訂的合同，由成本采購(gòu)部在相關(guān)部門的配合下擬定工程合同交底書；由項(xiàng)目公司簽訂的合同，由成本采購(gòu)部在相關(guān)部門的配合下擬定工程合同交底書，按照權(quán)責(zé)手冊(cè)中合同審批流程提交審批，審批后抄送相關(guān)部門。c）在合同會(huì)簽審核過(guò)程中，經(jīng)辦部門通過(guò)郵件發(fā)送合同文本給相關(guān)部門，相關(guān)部門通過(guò)郵件回復(fù)合同審核意見(jiàn)，對(duì)審核人提出的意見(jiàn)，合同經(jīng)辦部門須予以修訂或解釋說(shuō)明，并由審核意見(jiàn)提出人確認(rèn)，經(jīng)辦部門將通過(guò)評(píng)審的合同按權(quán)責(zé)手冊(cè)審批。d）各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限審批，由合同經(jīng)辦部門和成本采購(gòu)部完成權(quán)限內(nèi)的電子合同歸檔工作。e）合同經(jīng)辦部門在合同審批完成后，打印并復(fù)核紙版合同，組

4、織完成合同簽字蓋章工作。f）綜合管理部須核對(duì)授權(quán)后方可蓋章，所有合同資料均要加蓋騎縫章。到政府主管部門備案的合同授權(quán)委托事宜由綜合管理部專門管理。需授權(quán)人員辦理審批手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)加蓋公司公章和法人章后授權(quán)生效。g）所有合同需總經(jīng)理或授權(quán)代表人進(jìn)行簽署，若對(duì)方為非法定代表人簽字的合同應(yīng)要求其提供授權(quán)委托書。3.2.2. 紙版合同擬定及審批程序：a）合同經(jīng)辦部門擬定合同文本（包括電子版），注明是否為公司標(biāo)準(zhǔn)合同，同時(shí)編寫合同摘要（應(yīng)包括標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和付款、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任等），按合同簽訂管理一覽表規(guī)定發(fā)起合同會(huì)簽、審批程序（至少在上會(huì)前6個(gè)工作日），經(jīng)辦部門

5、分管領(lǐng)導(dǎo)為合同管理第一責(zé)任人。擬定合同應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化，格式參見(jiàn)： 國(guó)家和地方政府規(guī)定采用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；公司已經(jīng)評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)化文本；需政府有關(guān)部門審批、備案的格式合同除外。b）在合同會(huì)簽審核、審批過(guò)程中，對(duì)審核/審批人提出的意見(jiàn)，合同經(jīng)辦部門須予以修訂或解釋說(shuō)明，并由修訂意見(jiàn)提出人確認(rèn)。c）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限審批。d）綜合管理部須核對(duì)授權(quán)后方可蓋章，所有合同資料均要加蓋騎縫章。到政府主管部門備案的合同授權(quán)委托事宜由綜合管理部專門管理。需授權(quán)人員辦理審批手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)加蓋公司公章和法人章后授權(quán)生效。e）所有合同由總經(jīng)理或授權(quán)代表人進(jìn)行簽署，若對(duì)方為非法定代表人簽署的合同應(yīng)要求其提供授權(quán)委

6、托書。3.2.3. 其他要點(diǎn)：a）合同的法律審核進(jìn)行兩次，包括合同初次傳簽時(shí)的法律審核及相關(guān)意見(jiàn)和合同修訂后再次傳簽確認(rèn)的法律審核及法律風(fēng)險(xiǎn)提示，法律審核每次應(yīng)在1個(gè)工作日完成。b）合同簽署后，參與會(huì)簽部門應(yīng)保留復(fù)印件一份。c）合同所有條款都必須具體、明確、完整，用詞準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，不能含糊不清、模棱兩可。手寫部分字體要工整、認(rèn)真，不得隨意涂改。d）合同須盡量實(shí)現(xiàn)締約對(duì)方先行簽字蓋章，保證公司締約的主動(dòng)性。e）合同作為公司對(duì)外活動(dòng)的重要的法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。f）合同主辦部門應(yīng)注意收集保存合同履行過(guò)程中相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)、證明材料等，進(jìn)行對(duì)方履約情況評(píng)價(jià)，為建立公司合格供方提供依

7、據(jù)。g）工程合同要求： 在合同簽署時(shí)，工程合同應(yīng)盡量應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。成本管理部負(fù)責(zé)逐步建立統(tǒng)一的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，各部門及項(xiàng)目公司應(yīng)予采用。如當(dāng)?shù)卣块T有強(qiáng)制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過(guò)補(bǔ)充條款等方式充分補(bǔ)充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。如公司尚未制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本，可以延用以往的合同，但經(jīng)辦部門應(yīng)聯(lián)系成本采購(gòu)部、工程管理部、財(cái)務(wù)管理部、法務(wù)審計(jì)監(jiān)察部盡快制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同。當(dāng)客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出與相關(guān)部門共同修改。 合同條款必須包含：工期、保修條款、施工范圍、違約責(zé)任、合同價(jià)款及支付方式等。 審批后的合同電子版返回成本

8、采購(gòu)部，成本管理部將合同電子版設(shè)置為只讀版本，發(fā)給項(xiàng)目公司成本采購(gòu)部，由項(xiàng)目公司成本采購(gòu)部負(fù)責(zé)打印出合同紙質(zhì)版，交施工單位蓋章，蓋章后的合同返回項(xiàng)目公司成本采購(gòu)部，成本采購(gòu)部負(fù)責(zé)核對(duì)合同所有內(nèi)容，核對(duì)無(wú)誤后蓋章并存檔。 h）交底內(nèi)容對(duì)內(nèi)交底承包范圍工程預(yù)付款比例支付及抵扣時(shí)間、方式工程款支付時(shí)間及方式質(zhì)量獎(jiǎng)罰及支付方式工期獎(jiǎng)罰及支付方式措施費(fèi)及支付方式保修金及保修期限甲供材料業(yè)主指定分包及管理費(fèi)履約保函金額及提供日期保險(xiǎn)種類及辦理方式爭(zhēng)議解決方式我方承諾主要內(nèi)容合同其他主要條款履約中應(yīng)該注意的問(wèn)題對(duì)外交底合同各方及關(guān)聯(lián)方職責(zé)；技術(shù)要點(diǎn)；組織要點(diǎn)；經(jīng)濟(jì)要點(diǎn)；合同雙方違約責(zé)任；合同雙方約定的其它事

9、項(xiàng)。3.2.4. 工程合同履行合同訂立后，各部門（包括經(jīng)辦人、部門經(jīng)理）是合同履行的過(guò)程控制部門，有義務(wù)及時(shí)處理合同履行過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.2.5. 經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)整理、妥善保管與合同履行有關(guān)的書面簽證、來(lái)往信函、文書、電報(bào)等。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條，履行合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具正式發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。3.2.6. 履行過(guò)程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，經(jīng)辦人應(yīng)立即通知對(duì)方當(dāng)事人，查明原因，及時(shí)化解，并收集好相關(guān)證據(jù)。3.2.7. 對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)違約情況，各經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)查明原因并

10、向部門分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確、合理地提出處理違約責(zé)任的方案，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)決策，必要時(shí)提交公司法律事務(wù)機(jī)構(gòu)采取訴訟方式解決。工程合同在辦理最終結(jié)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)由原經(jīng)辦部門、工程管理部、成本采購(gòu)部、財(cái)務(wù)管理部共同簽署意見(jiàn)。對(duì)于已經(jīng)竣工小區(qū)（項(xiàng)目）辦已撤銷的情況下有關(guān)遺留工程尾款結(jié)算事宜，由工程管理部牽頭會(huì)同相關(guān)部門辦理。凡未經(jīng)簽署意見(jiàn)或簽署意見(jiàn)不全的合同，財(cái)務(wù)部門不得辦理最終結(jié)算付款業(yè)務(wù)。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定，一般應(yīng)以標(biāo)的物交付完畢、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。3.2.8. 為方便合同管理，公司各部門應(yīng)指定一名合

11、同法律事務(wù)管理員負(fù)責(zé)合同的相關(guān)管理工作，合同管理人員的主要工作如下：a）建立本部門合同實(shí)施的保證體系，以保證合同實(shí)施過(guò)程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進(jìn)行，使工程項(xiàng)目的全部合同事件處于控制中，保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。b）監(jiān)督承包商和分包商按合同施工（履行），并做好各分合同的協(xié)調(diào)和管理工作。c）對(duì)合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤；收集合同實(shí)施的信息，收集各種工程資料，并做出相應(yīng)的信息處理；將合同實(shí)施情況與合同分析資料進(jìn)行對(duì)比分析，找出其中的偏離，對(duì)合同履行情況做出診斷；向部門經(jīng)理及時(shí)通報(bào)合同實(shí)施情況及問(wèn)題，提出合同實(shí)施方面的意見(jiàn)、建議、甚至警告。d）進(jìn)行合同變更管理。這里主要包括參與變更談判，對(duì)合同變更進(jìn)行事務(wù)

12、性處理；落實(shí)變更措施，修改變更相關(guān)的資料，檢查變更措施落實(shí)情況。e）參加公司合同法律等專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，協(xié)助公司相關(guān)部門進(jìn)行日常的索賠和反索賠： 對(duì)收到的對(duì)方的索賠報(bào)告進(jìn)行審查分析，收集反駁理由和證據(jù)，復(fù)核索賠值，配合公司法務(wù)人員起草并提出反索賠報(bào)告。 參加索賠談判，對(duì)索賠（反索賠）中所涉及到的問(wèn)題進(jìn)行處理。合同簽訂后，應(yīng)負(fù)責(zé)向公司各相關(guān)部門作好“合同交底”工作，以便公司各相關(guān)部門能夠?qū)贤瑢?shí)施過(guò)程進(jìn)行經(jīng)常性的檢查、監(jiān)督。3.3. 交底方式合同交底可以采用書面交底及現(xiàn)場(chǎng)交底說(shuō)明會(huì)兩種方式進(jìn)行。 書面交底適用范圍：?jiǎn)喂P金額大于30萬(wàn)元的工程合同。單筆金額小于30萬(wàn)元的工程合同根據(jù)需要決定是否進(jìn)行合同

13、交底。交底程序a）成本采購(gòu)部在向工程管理部發(fā)放合同時(shí)，同時(shí)發(fā)放工程合同交底書；b）工程管理部3日內(nèi)組織合同交底，并完成工程合同交底書簽字確認(rèn)后將交底記錄反饋至成本采購(gòu)部。 如交底接受人對(duì)交底內(nèi)容有重大疑問(wèn)，必須填報(bào)“工程合同交底答疑紀(jì)要”的提問(wèn)部分，并將該文件提交成本部門，成本部門組織相關(guān)技術(shù)部門就紀(jì)要問(wèn)題進(jìn)行書面答復(fù)后組織二次交底。現(xiàn)場(chǎng)交底說(shuō)明會(huì)適用范圍：?jiǎn)喂P金額大于30萬(wàn)元的較重要的合同組織現(xiàn)場(chǎng)交底說(shuō)明會(huì)交底程序a）對(duì)內(nèi)交底時(shí)，成本采購(gòu)部在合同下發(fā)時(shí)召集合同相關(guān)部門，召開現(xiàn)場(chǎng)交底說(shuō)明會(huì)；b）對(duì)外交底時(shí)，成本采購(gòu)部在合同下發(fā)時(shí)召集合同甲乙雙方代表，項(xiàng)目部召集合同其他重要關(guān)聯(lián)方（如監(jiān)理公司、總

14、承包商等）代表，由成本采購(gòu)部和工程管理部聯(lián)合召開現(xiàn)場(chǎng)交底說(shuō)明會(huì)；c）成本采購(gòu)部向參會(huì)人員宣讀“工程合同交底書”的有關(guān)內(nèi)容，并就接受交底人員提出疑問(wèn)進(jìn)行解答（相關(guān)技術(shù)部門參加），對(duì)重大歧義事項(xiàng)及無(wú)法當(dāng)場(chǎng)取得一致意見(jiàn)的事項(xiàng)，必須填報(bào)“工程合同交底答疑紀(jì)要”，并由成本采購(gòu)部組織二次交底；d）接受交底各方對(duì)合同執(zhí)行要求明確無(wú)誤后，交底人和被交底人在工程合同交底書上簽字確認(rèn)，成本采購(gòu)部向合同甲乙雙方發(fā)放合同、工程合同交底書及“工程合同交底答疑紀(jì)要”。月度資金計(jì)劃管理工程管理人員（或合同主辦人）負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫付款申請(qǐng)單、付款審批表（附件）等，經(jīng)相關(guān)職能部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付；合同款支付審

15、批按其支付金額規(guī)模確定審批流程工程合同變更或解除根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，如公司認(rèn)為確需變更合同內(nèi)容或解除合同的，經(jīng)合同各方協(xié)商一致，可進(jìn)行合同變更或解除，合同變更或解除的通知或協(xié)商意見(jiàn)應(yīng)采用書面形式。一般合同變更由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)合同的重大變更（超原合同額的20%,應(yīng)由主辦部門說(shuō)明更改原因，并與新訂合同一并依照合同的簽訂流程進(jìn)行審批，以保證公司利益不受損失。合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行的，合同履行部門應(yīng)做好終止或解除記錄，收集履行過(guò)程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來(lái)和合同結(jié)算工作，并辦理解除合同的手續(xù)。3.3.1. 工程合同歸檔綜合管理部全面負(fù)責(zé)公司的合同管理存檔；公司各部門負(fù)責(zé)所在

16、部門的合同管理。各類（份）合同的經(jīng)辦人為各合同管理人員。3.3.2. 合同簽訂完成后，公司原則上應(yīng)保留至少三份原件（1份正本、2份副本），分別由綜合管理部（正本）、財(cái)務(wù)部門（副本）和成本部門（副本）各留存合同原件一份；若因外部原因無(wú)法保留三份原件的，原件留存順序依次為：行政管理部、財(cái)務(wù)部門、成本部門；合同使用部門留存合同復(fù)印件。3.3.3. 每年末由綜合管理部核對(duì)本公司合同臺(tái)帳后（財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同臺(tái)賬登記，成本管理部門對(duì)公司合同臺(tái)帳具有共享權(quán)限）統(tǒng)一存檔：綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)外簽訂合同的保管。對(duì)合同履行過(guò)程中，各種經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件材料，也應(yīng)作為合同附件及時(shí)歸檔。3.3.

17、4. 涉及訴訟或仲裁的合同，相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個(gè)月內(nèi)隨案卷一起交行政管理部存檔保存。3.3.5. 各部門借閱合同資料應(yīng)在公司內(nèi)借閱，并履行登記手續(xù)，退還時(shí)合同管理員應(yīng)檢查所查閱合同資料是否完整；外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信并經(jīng)公司法定代表人同意后方可辦理借閱手續(xù)。3.3.6. 工程合同糾紛經(jīng)辦部門預(yù)見(jiàn)或發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方履行合同存在問(wèn)題，可能損害公司利益，應(yīng)要求對(duì)方澄清問(wèn)題并承擔(dān)可能出現(xiàn)的責(zé)任；無(wú)法協(xié)商一致的應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)仲裁或訴訟至法院，同時(shí)準(zhǔn)備訴訟材料（包括合同文本及相關(guān)附件、違約證據(jù)等）。3.3.7. 主辦部門對(duì)合同糾紛情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁，經(jīng)批準(zhǔn)并授權(quán)后方可辦理仲裁手續(xù)或訴訟事宜。3