采購(gòu)管理控制程序(1)詳解

1、采購(gòu)管理控制程序1目的對(duì)采購(gòu)過(guò)程及供貨方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了物資采購(gòu)管理規(guī)范。適用于對(duì)生產(chǎn)所需的原輔材料采購(gòu)的全過(guò)程。包含對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。3職責(zé)3.1 供應(yīng)部.3.1.1 負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)原輔材料的評(píng)審、選定；3.1.2 負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)及控制；3.1.3 負(fù)責(zé)采購(gòu)過(guò)程的管理，確保所購(gòu)原材料符合規(guī)定的要求。制定采購(gòu)過(guò)程管理辦法，包括對(duì)大宗原料、一般原料、包裝材料等的采購(gòu)程序，制定選擇評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供應(yīng)商的準(zhǔn)則;3.1.4 供應(yīng)部對(duì)供應(yīng)商的能力進(jìn)行評(píng)價(jià)，并選擇合格的供應(yīng)商（采用奇數(shù)票否決制），將合格的供應(yīng)商作為供貨來(lái)源，確保采購(gòu)的產(chǎn)品符合要求

2、，并將評(píng)定合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄；3.1.5 供應(yīng)部負(fù)責(zé)建立并保存供應(yīng)商業(yè)績(jī)記錄。其中包括：評(píng)價(jià)記錄、業(yè)績(jī)考核記錄以及對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的整改記錄；3.1.6 供應(yīng)部負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)產(chǎn)品的品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格范圍、時(shí)限要求、供應(yīng)商名稱等；3.1.7 供應(yīng)部依據(jù)計(jì)劃單采購(gòu)生產(chǎn)所需原輔材料，要求優(yōu)質(zhì)低價(jià)，保質(zhì)保量、按時(shí)進(jìn)貨；3.1.8 第一次大批量向新合格供應(yīng)商采購(gòu)關(guān)鍵和重要原輔材料時(shí)，供應(yīng)部應(yīng)與供應(yīng)商簽定采購(gòu)合同，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及到貨時(shí)間等，其中技術(shù)指標(biāo)應(yīng)依據(jù)原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；當(dāng)某些原輔材料需要供應(yīng)商在現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證時(shí)，供應(yīng)部應(yīng)與供應(yīng)商簽定合同時(shí)

3、說(shuō)明驗(yàn)證的具體事宜及產(chǎn)品的放行方式；3.1.9 供應(yīng)部經(jīng)理審核年度、月度采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)周、日采購(gòu)計(jì)劃；3.2 質(zhì)檢部3.2.1 負(fù)責(zé)編制原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表原輔材料部分，明確采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量技術(shù)指標(biāo)等，必要時(shí)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)或服務(wù)過(guò)程、人員資格、質(zhì)量管理體系等提出要求;3.2.2 參與對(duì)關(guān)鍵及重要原輔材料供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)考察和評(píng)價(jià);3.2.3 當(dāng)采購(gòu)信息發(fā)生臨時(shí)變化時(shí)，以質(zhì)檢部為主下發(fā)用料更改通知單至供應(yīng)部、生產(chǎn)單位、品管部以及相關(guān)部門(mén)。3.2.4 負(fù)責(zé)編制原輔材料檢驗(yàn)細(xì)則；3.2.5 依據(jù)原輔材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證，出具外購(gòu)物料檢驗(yàn)記錄表；3.2.6 負(fù)責(zé)消殺

4、劑及消殺服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)證。3.2.7 參與對(duì)部分供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)考察和評(píng)價(jià)。3.3 庫(kù)房3.3.1 負(fù)責(zé)對(duì)所有進(jìn)庫(kù)貨物的有效管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)存物資管理規(guī)定,對(duì)庫(kù)存物料的質(zhì)量和數(shù)量負(fù)責(zé)。4工作程序1.1.0.3 確定需控制采購(gòu)產(chǎn)品的品種和控制程度.1.1.1.3.0 確定所需控制的采購(gòu)產(chǎn)品品種主要取決于該采購(gòu)產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的質(zhì)量影響；1.1.2.3.0 構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要原輔材料必須控制；1.1.3.3.0 從公司經(jīng)濟(jì)利益考慮，大宗或涉及采購(gòu)數(shù)量較大的采購(gòu)產(chǎn)品必須控制.1.1.4.3.0 控制程度可以分為批批進(jìn)貨檢驗(yàn)、抽樣檢驗(yàn)加驗(yàn)證、供方檢驗(yàn)報(bào)告或合格證加驗(yàn)證活動(dòng)方式。1.1.5.3.

5、0 供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)及控制1 采購(gòu)物資的分類(lèi)1 公司將采購(gòu)物資分為三大類(lèi)，對(duì)于A類(lèi)和B類(lèi)物資由質(zhì)檢部在采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表一一原輔材料中加以明確；1 關(guān)鍵物資（A類(lèi)）：關(guān)鍵原輔材料、能直接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率的關(guān)鍵材料。1 重要物資（B類(lèi)）：紙箱、包裝膜、棒簽等間接影響產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率的為重要物資1 一般物資（C類(lèi)）：零星采購(gòu)的物品1.1.6.3.0 供方的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)部根據(jù)原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)要求，通過(guò)對(duì)原輔材料的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期、售后服務(wù)進(jìn)行比較，初步選定至少2家供應(yīng)商，確定該材料的主要供應(yīng)商及次要供應(yīng)商，記錄于供應(yīng)商選擇評(píng)審表中存檔，供應(yīng)部負(fù)責(zé)建立并保存供應(yīng)商業(yè)績(jī)記錄，并根據(jù)采

6、購(gòu)物資的重要性，明確對(duì)供應(yīng)商的控制方式和程度。1 對(duì)老供應(yīng)商：對(duì)提供關(guān)鍵和重要物資2年時(shí)間以上的供應(yīng)商，應(yīng)定期（每年一次）向供應(yīng)部提供書(shū)面證明材料，可以包括以下內(nèi)容之一，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力；1 質(zhì)量體系認(rèn)證證書(shū)，對(duì)已按ISO9000標(biāo)準(zhǔn)取得第三方認(rèn)證證書(shū)的供應(yīng)商可視為合格供方；1 本公司對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)和質(zhì)量保證能力的調(diào)查結(jié)果；1 供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況的書(shū)面調(diào)查；1 供應(yīng)商近兩年供貨業(yè)績(jī)（包括質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)）評(píng)定情況。1 供應(yīng)部組織人員對(duì)以上供應(yīng)商每一年評(píng)價(jià)一次。1 對(duì)新原輔材料及新供應(yīng)商的評(píng)價(jià)：對(duì)第一次供應(yīng)關(guān)鍵和重要物資的供應(yīng)商，采用小批量試用的方法，具體步驟如

7、下：供應(yīng)部要求新供應(yīng)商按原輔材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提供試驗(yàn)樣品；供應(yīng)部將樣品轉(zhuǎn)與質(zhì)檢部；質(zhì)檢部將小樣制成真實(shí)產(chǎn)品，產(chǎn)品研發(fā)小組進(jìn)行效果測(cè)評(píng)，將評(píng)定結(jié)果記錄在供應(yīng)商評(píng)審表內(nèi)；驗(yàn)證合格后，質(zhì)檢部對(duì)小樣進(jìn)行理化指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)驗(yàn)證；將驗(yàn)證結(jié)果記錄在供應(yīng)商選擇評(píng)審表中；對(duì)與生產(chǎn)使用關(guān)聯(lián)很大的原輔材料，需生產(chǎn)部提出使用效果意見(jiàn)表；4.1.6.2.6樣品不合格時(shí)可再送樣一次；4.1.6.2.7驗(yàn)證合格后，供應(yīng)部通知供應(yīng)商小批量送貨;質(zhì)檢部對(duì)來(lái)料檢驗(yàn)合格后，交生產(chǎn)部門(mén)試用，并由品管部在供應(yīng)商選擇評(píng)審表中批量試用一欄中出具相應(yīng)試用后的報(bào)告，反饋供應(yīng)部；對(duì)小批量進(jìn)貨檢驗(yàn)及試用不合格材料，則取消其供貨資格；對(duì)小批量進(jìn)貨檢驗(yàn)及

8、試用都合格的供貨方，可列入合格供應(yīng)商名錄。對(duì)批量供應(yīng)的包裝材料，品管部在進(jìn)貨時(shí)對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證并出具檢驗(yàn)報(bào)告，并將檢驗(yàn)結(jié)果填寫(xiě)在供應(yīng)商選擇評(píng)審表中，可列入合格供方名錄；供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，供應(yīng)部應(yīng)向供方發(fā)出質(zhì)量反饋表，并按損失索賠，如兩次發(fā)出質(zhì)量反饋表而質(zhì)量沒(méi)有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。供應(yīng)部每年對(duì)合格供方進(jìn)行一次跟蹤評(píng)審，評(píng)審依據(jù)為外購(gòu)物料檢驗(yàn)記錄質(zhì)量反饋表及按時(shí)、按量、售后服務(wù)等資料及狀況，填寫(xiě)供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60分，交貨期評(píng)分占20分，其它（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占10%,評(píng)定總分低于80分（或質(zhì)量評(píng)分低于54分），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用

9、，應(yīng)經(jīng)研發(fā)小組評(píng)定后重新確認(rèn)。品管部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證。連續(xù)第二次評(píng)分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。本公司的服務(wù)供方（如運(yùn)輸）也可執(zhí)行本程序;對(duì)于外包物資的采購(gòu)：外包裝箱、各種包裝袋、杯等包裝材料以及定做的各種輔屬設(shè)備，由設(shè)計(jì)部或設(shè)備部制定圖樣，提供材料標(biāo)準(zhǔn)分別給供應(yīng)商和公司有關(guān)部門(mén)，該類(lèi)供應(yīng)商的選擇與上述的選擇辦法相同，以研發(fā)小組的意見(jiàn)為主。采購(gòu)流程每周五下午5:30銷(xiāo)售部將下周銷(xiāo)售計(jì)劃轉(zhuǎn)與生產(chǎn)調(diào)度部；生產(chǎn)部依據(jù)庫(kù)存報(bào)表及供應(yīng)部提供的物料采購(gòu)最短周期，對(duì)于短缺物料填制申購(gòu)單一式三聯(lián)，需生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)，供應(yīng)部及倉(cāng)儲(chǔ)部各一聯(lián)，便于采購(gòu)和收貨；對(duì)于零星采購(gòu)的物資，公司所有相關(guān)部門(mén)均需填制申

10、購(gòu)單，報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，交供應(yīng)部實(shí)施；供應(yīng)部根據(jù)批準(zhǔn)的申購(gòu)單，對(duì)在合格供方名錄中的供應(yīng)商電話要貨，核對(duì)到貨數(shù)量、到貨時(shí)間，并按原料、食品添加劑、包裝分類(lèi)記錄于物資采購(gòu)臺(tái)帳；對(duì)于新產(chǎn)品的首批物資采購(gòu)，應(yīng)由供應(yīng)部結(jié)合庫(kù)存實(shí)物報(bào)表及新產(chǎn)品用料計(jì)劃單填制申購(gòu)單，發(fā)至倉(cāng)儲(chǔ)部；物資到倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)保管員首先核對(duì)申購(gòu)單，確認(rèn)供應(yīng)商、來(lái)料名稱、數(shù)量無(wú)誤后，開(kāi)具報(bào)檢單，向品管部原材料檢驗(yàn)員報(bào)檢；申購(gòu)單與來(lái)料有異議時(shí)，保管員應(yīng)反饋供應(yīng)部及調(diào)度部；采購(gòu)物資的驗(yàn)證:原材料檢驗(yàn)員按照原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于原輔材料進(jìn)廠檢驗(yàn)的有關(guān)規(guī)定對(duì)原料、包裝材料實(shí)施進(jìn)貨驗(yàn)證，并出具檢測(cè)報(bào)告，發(fā)至倉(cāng)儲(chǔ)及供應(yīng)部；檢驗(yàn)合格后，保管員開(kāi)具驗(yàn)收單，原材料檢驗(yàn)員簽字蓋章；檢驗(yàn)結(jié)果不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如果不影響使用，經(jīng)品管經(jīng)理批準(zhǔn)讓步接收，供應(yīng)部與供應(yīng)商協(xié)商給予一定補(bǔ)償，并將協(xié)商結(jié)果轉(zhuǎn)與財(cái)務(wù)部；對(duì)于不合格物料，原材料檢驗(yàn)員發(fā)出不合格品通知單至倉(cāng)儲(chǔ)部及供應(yīng)部，供應(yīng)部通知供應(yīng)商退貨。緊急放行物資的控制若因生產(chǎn)急需或其他原因，原材料來(lái)不急檢驗(yàn)，或檢驗(yàn)結(jié)果不能及時(shí)出來(lái)在可追溯的情