項(xiàng)目資料管理規(guī)范

1、一、目的為了規(guī)范項(xiàng)目文檔資料的管理工作，確保項(xiàng)目文檔資料的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性,充分發(fā)揮文檔資料管理在項(xiàng)目中的作用，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于項(xiàng)目開始直到項(xiàng)目結(jié)束的內(nèi)外來往信函、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、技術(shù)文件、管理文件、質(zhì)量記錄等所有與項(xiàng)目有關(guān)文件和資料的管理。三、職責(zé)3.1 項(xiàng)目經(jīng)理a）負(fù)責(zé)組織制定項(xiàng)目文件的相關(guān)規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目文件的控制負(fù)全責(zé)；b）負(fù)責(zé)為項(xiàng)目文件和資料管理創(chuàng)造必要的條件。3.2 綜合管理經(jīng)理a）負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔資料相關(guān)規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查；b）負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目文件和資料的編碼規(guī)定；c）負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目結(jié)束后文檔資料立卷、移交歸檔。3.3 分項(xiàng)經(jīng)理a）負(fù)責(zé)本部門的文檔資料的管理；b）負(fù)

2、責(zé)本部門項(xiàng)目結(jié)束后文檔資料的移交。3.4 文控管理工程師a）配合綜合管理經(jīng)理制定項(xiàng)目文檔資料管理規(guī)定并監(jiān)督檢查；b）負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放等；c）負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施階段文檔資料收集、整理、編目及歸檔工作；d）負(fù)責(zé)項(xiàng)目結(jié)束后項(xiàng)目文檔資料立卷、移交。4管理要求和方法1 一般規(guī)定項(xiàng)目文檔資料的管理應(yīng)從項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過程，項(xiàng)目經(jīng)理部各分項(xiàng)經(jīng)理應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成的文件、圖紙、資料，隨時(shí)進(jìn)行積累整理、立檔和保管，并采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失以及有關(guān)保密檔案資料的泄密。1 文檔分類及編號(hào)1.5 項(xiàng)目文件分類1.5.3 項(xiàng)目信息文件項(xiàng)目信息文件指項(xiàng)

3、目實(shí)施過程中傳遞的任何書面信息文件。a）來往信件、傳真；b）備忘錄；c）會(huì)議紀(jì)要；d）文件傳送單。1.5.3 項(xiàng)目管理文件項(xiàng)目管理文件指項(xiàng)目運(yùn)行過程中必須編寫的管理文件。a）項(xiàng)目協(xié)調(diào)程序；b）項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用控制程序；c）項(xiàng)目質(zhì)量保證手冊(cè)；d）項(xiàng)目資源配置手冊(cè)等。1.5.3 項(xiàng)目技術(shù)文件項(xiàng)目技術(shù)文件指按照合同要求，項(xiàng)目技術(shù)人員完成的各種設(shè)計(jì)文件及圖紙等。1.5.3 項(xiàng)目其它文件項(xiàng)目其它文件除上述幾種文件外，項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的其它文件。a）進(jìn)度報(bào)表；b）績效報(bào)告；c）工作總結(jié)報(bào)告；d）質(zhì)量記錄。4.2.2文檔資料編號(hào)管理為了便于文件資料管理，文控管理工程師要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)及分子公司相關(guān)規(guī)定制定項(xiàng)

4、目經(jīng)理部文件編號(hào)原則，編號(hào)原則經(jīng)綜合管理經(jīng)理審核，項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后文控管理工程師組織執(zhí)行。項(xiàng)目文檔資料管理項(xiàng)目文檔資料管理流程圖ZH.04.01項(xiàng)目文檔資料管理流程項(xiàng)目文檔資料管理要求項(xiàng)目文檔的收集a）項(xiàng)目文檔的收集貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)生命周期，隨項(xiàng)目的發(fā)展及時(shí)收集、完善；b）分項(xiàng)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門所涉及檔案資料的組織管理工作，并對(duì)本部門所形成的相關(guān)文檔資料進(jìn)行收集、分類、整理、保存；c）文控管理工程師在項(xiàng)目經(jīng)理的統(tǒng)一督導(dǎo)下，按分子公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。項(xiàng)目文檔的移交分項(xiàng)經(jīng)理或指派兼職文控管理工程師負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉及的文檔進(jìn)行收集、整理，并在該過程完成后將相關(guān)資料移交給項(xiàng)目文檔管理工程師歸檔；項(xiàng)目收

5、尾結(jié)束后項(xiàng)目文檔管理工程負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文檔資料移交分子公司檔案室。項(xiàng)目文檔的驗(yàn)收項(xiàng)目階段成果評(píng)審驗(yàn)收、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、重要設(shè)備開箱驗(yàn)收等由分項(xiàng)經(jīng)理安排專人對(duì)其文檔材料（含圖紙）的完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定驗(yàn)收，否則不予通過。a）項(xiàng)目階段文檔驗(yàn)收：依據(jù)所規(guī)定階段節(jié)點(diǎn)，由分項(xiàng)經(jīng)理組織，文控管理工程師對(duì)所歸類整理的文檔進(jìn)行驗(yàn)收，確保階段文檔有效、完整地移交；b）項(xiàng)目竣工文檔驗(yàn)收：綜合管理經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目竣工文檔資料的完整性、有效性、標(biāo)準(zhǔn)化及編號(hào)的有效性等進(jìn)行驗(yàn)收。4.3.2.4項(xiàng)目次檔的歸檔a）歸檔文檔必綽完整、成套、系統(tǒng)；妗須記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的全過程；必阪真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況

6、”圖像相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽b）分項(xiàng)經(jīng)理完成本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資產(chǎn)如j卡理，移交文控管理工程師進(jìn)行分類、編號(hào)、整從、Ill立卷、編目，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后，移交分子公司檔案室存檔；c）對(duì)于電子文檔，分項(xiàng)經(jīng)理應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文檔移交給文控管理工程師，并按相應(yīng)管理規(guī)定的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。項(xiàng)目文檔的借閱對(duì)所有接收和發(fā)出的文檔，文控管理工程師要建立嚴(yán)格的登記制度和借閱制度，項(xiàng)目成員借閱文控管理工程師保管的文檔時(shí)，應(yīng)填寫項(xiàng)目文檔借閱單，由分項(xiàng)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱。項(xiàng)目文檔控制要點(diǎn)及要求項(xiàng)目文檔控制要點(diǎn)a）合同簽訂前的項(xiàng)目管理文檔控制要點(diǎn)項(xiàng)目建議書及其批復(fù)；可行性研究

7、報(bào)告及其批復(fù)；環(huán)境影響報(bào)告及其批復(fù)；詢價(jià)文檔；報(bào)價(jià)文檔；合同評(píng)審及談判記錄、協(xié)議；信函。b）項(xiàng)目管理文檔和資料控制要點(diǎn)合同、協(xié)議類；項(xiàng)目基礎(chǔ)資料類；管理文檔類（如項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目協(xié)調(diào)程序等）；進(jìn)度控制類；費(fèi)用控制類；材料控制類；質(zhì)量管理類；HSE管理類；項(xiàng)目財(cái)務(wù)類；報(bào)告和總結(jié)類；?信函類。c）設(shè)計(jì)文檔和資料控制要點(diǎn)總體（規(guī)劃）設(shè)計(jì)；工藝設(shè)計(jì)；初步設(shè)計(jì)（基礎(chǔ)工程設(shè)計(jì)）；技術(shù)設(shè)計(jì)（若有）；施工圖設(shè)計(jì)（詳細(xì)工程設(shè)計(jì)）；設(shè)計(jì)計(jì)算書；設(shè)計(jì)計(jì)劃（設(shè)計(jì)開工報(bào)告）；項(xiàng)目設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)（設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)定）；設(shè)計(jì)評(píng)審。d）采購文檔和資料文檔和資料控制要點(diǎn)采購文檔；請(qǐng)購單；詢價(jià)文檔；報(bào)價(jià)文檔；報(bào)價(jià)評(píng)審；采購合同（訂單）；檢驗(yàn)；

8、催交；運(yùn)輸。e）施工文檔和資料控制要點(diǎn)管理性文檔和資料：施工計(jì)劃、施工招標(biāo)文檔、施工投標(biāo)文檔、施工評(píng)標(biāo)文檔、施工合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、施工安全技術(shù)資料等；工程交工技術(shù)資料：按單項(xiàng)或單位工程立卷；按土建，設(shè)備安裝，管道安裝、電氣、儀表等專業(yè)分類（包括施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄等）；竣工圖按設(shè)計(jì)文檔分類、立卷。f）試運(yùn)行文檔和資料控制要點(diǎn)試運(yùn)行計(jì)劃；試車方案；操作手冊(cè)；培訓(xùn)計(jì)劃；生產(chǎn)考核；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。g）涉外文檔和資料控制要點(diǎn)合同、合同附件；協(xié)議、談判記錄；設(shè)計(jì)文檔和資料；標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；信函。項(xiàng)目文檔控制要求a）文控管理工程師根據(jù)公司QHSE關(guān)于文檔和資料控制要素的要求，建立并保持項(xiàng)目文檔和資

9、料控制的程序，包括項(xiàng)目文檔和資料的接受、評(píng)審、傳遞、發(fā)布、更改、有效版本的控制、失效和/或作廢文檔的控制、有效標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的控制等；b）文控管理工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔資料管理相關(guān)規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查，負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目文檔和資料的編碼規(guī)定，負(fù)責(zé)接受項(xiàng)目文檔和資料的歸檔、入庫、保管；C）項(xiàng)目文控管理工程師負(fù)責(zé)日常的項(xiàng)目文檔和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放、保管工作；項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)立卷、移交歸檔；d）項(xiàng)目文檔和資料的管理和控制，涉及到項(xiàng)目實(shí)施過程中的每一個(gè)崗位和每一個(gè)成員，參與項(xiàng)目實(shí)施的每一個(gè)成員，均應(yīng)按照分子公司和項(xiàng)目的有關(guān)規(guī)定管理和控制本人接收、產(chǎn)生和發(fā)放的文檔和資料；e）各供方負(fù)責(zé)收集、整理本單位范圍內(nèi)的檔案資料，按分包合同約定移交文控管理工程師，由文控管理工程師匯總、整理?？⒐r(shí)由項(xiàng)目經(jīng)理部根據(jù)相關(guān)規(guī)定向分子公司相關(guān)部門提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。電子版文檔的管理電子版文檔的管理和使用，由文控管理工程師采用和文本資料一樣的管理方式進(jìn)行嚴(yán)格的管控，項(xiàng)目成員需要使用文控