馬鋼設(shè)計院綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實踐與思考_工程管理

1、馬鋼設(shè)計院綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)的實踐與思考馬鋼設(shè)計院有限責(zé)任公司是一家以冶金工程技術(shù)服務(wù)為主體的公司，2022年開頭進行信息化管理工作建設(shè)，本文是幾年來的這方面工作概略描述和一些感想。一、概況馬鋼設(shè)計討論院有限責(zé)任公司成立于2022年，注冊資本2050萬，是由馬鋼股份公司、馬鋼國際貿(mào)易公司和本院的自然人共同出資組成的有限責(zé)任公司，持有國家冶金、建筑、和環(huán)境工程甲級設(shè)計資質(zhì)、工程監(jiān)理和工程造價甲級資質(zhì)，從事工程設(shè)計、工程詢問、工程監(jiān)理和工程總承包服務(wù)，設(shè)置冶金、軋鋼、機械、電氣與自動化、能源與環(huán)境愛護和規(guī)劃6個專業(yè)設(shè)計討論所，職能管理部門8個，全院職工260多人，其中高級職稱的技術(shù)人員占職工總數(shù)

2、的50%以上，2022年營業(yè)收入1.96億。馬鋼設(shè)計院綜合管理信息系統(tǒng)是以工程設(shè)計項目管理為核心，由市場經(jīng)營、(設(shè)計)項目管理、檔案管理、人力資源管理、系統(tǒng)管理、客戶關(guān)系管理、綜合辦公管理等模塊組成。二、MIS系統(tǒng)建設(shè)過程1、調(diào)研(1)建設(shè)的時機的考慮盡管行業(yè)協(xié)會在“十五”就提出設(shè)計企業(yè)信息化建設(shè)綱要，但是詳細(xì)何時進行設(shè)計院綜合管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，還是要仔細(xì)地考量，其中CAD應(yīng)用普及程度，硬件設(shè)施特殊是網(wǎng)絡(luò)硬件的建設(shè)程度對建設(shè)時機還是有影響的。(2)建設(shè)方式的考慮當(dāng)前，設(shè)計院MIS系統(tǒng)的建設(shè)方式主要有以下幾種方式：a)完全自主開發(fā)。許多大院，信息人才眾多，技術(shù)實力雄厚，往往采納這種方式。采納該

3、方式有利于對系統(tǒng)的全面把握，用戶的需求比較簡單采集，對外界的技術(shù)依靠程度低，維護便利。b)詢問合作開發(fā)。查找一個對信息技術(shù)和企業(yè)的管理技術(shù)均比較了解的專業(yè)詢問公司，由他來代表企業(yè)進行系統(tǒng)的建設(shè)管理，并負(fù)責(zé)對企業(yè)的培訓(xùn)和系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)的過程管理。c)完全托付，自我管理。這是我院采納的建設(shè)方式，這是我們依據(jù)我院的實際狀況全面衡量后實行的策略。d)平臺引進，二次開發(fā)。就是從外部引入一個相對勝利的基本成熟的平臺，自已略加二次開發(fā)后加以應(yīng)用，一般這樣的基礎(chǔ)平臺的價格比較昂貴，而且對這個平臺的完全消化也不是短時間內(nèi)就能實現(xiàn)的，此外對某個詳細(xì)的企業(yè)來講，平臺軟件的功能可能有多余。(3)體系平臺的考慮在已經(jīng)建成

4、使用的和在建的管理信息系統(tǒng)中，多采納C/S體系結(jié)構(gòu)，但是考慮到技術(shù)的進展的趨勢，以及將來系統(tǒng)維護的便利性，我們認(rèn)為最好采納B/S結(jié)構(gòu)，隨著 .NET技術(shù)的日益成熟和普及，堅決了我們的信念。(4)行業(yè)現(xiàn)狀的調(diào)研在建設(shè)部和協(xié)會的“十五”信息化工作指導(dǎo)方針的指引下，國內(nèi)勘察設(shè)計行業(yè)MIS系統(tǒng)建設(shè)紛紛開頭起步，與國外公司相比起步相對較晚，但是一批院還是取得了相當(dāng)?shù)某晒?，在我們了解到的設(shè)計院中不少院在信息化建設(shè)方面各有特色、各有建樹。此外，我們還對與我們有業(yè)務(wù)接觸的國外工程公司的信息化工作進行了解，其中主要有德國的SMS 、比利時的CMI等，西方發(fā)達國家企業(yè)今日信息化的現(xiàn)狀應(yīng)當(dāng)就是我們努力追逐的方向，人

5、家能做到的，我們也應(yīng)當(dāng)能做到。對中國的設(shè)計企業(yè)來講，與國外發(fā)達國家的工程公司相比，我們的主要差距在管理以及管理的信息化，技術(shù)上的差距不是主要的，這是我們討論分析國內(nèi)、外的設(shè)計類企業(yè)后所得到的一個感受。2、理清思路，統(tǒng)一熟悉，確立目標(biāo)理清思路，統(tǒng)一熟悉，確立目標(biāo)是我們進行MIS系統(tǒng)建設(shè)的過程中首先要解決的問題。企業(yè)對MIS系統(tǒng)建設(shè)出于被動，思路不清晰，目標(biāo)不明確，是很難取得勝利的，實施過程中就會帶有很大的盲目性。我們在打算實施信息化建設(shè)首先明確的是：1)建設(shè)的目的：實施流程再造，提高主業(yè)工作效率;細(xì)化管理，以進一步提高管理水平和企業(yè)的競爭力;2)建設(shè)的目標(biāo)(可測量)：實現(xiàn)CAD電子文件有效存檔，

6、實現(xiàn)項目管理信息化的突破;在設(shè)計類企業(yè)中搞信息化建設(shè)，首先從設(shè)計“項目管理”抓起，而不是先從通常的OA及人力資源管理起步，我們有自己的想法，即我們的做法是“先難后易”，而傳統(tǒng)的做法多是 “總體規(guī)劃、分步實施、先易后難”。而這種做法最大風(fēng)險是：簡單做的、可有可無的模塊先做出來了，而最難做的部分也是企業(yè)最核心、最需要的的部分，最終卻做不出來，信息化工作只得幾上幾下。最核心的業(yè)務(wù)管理問題始終沒能解決，這也是很多MIS建設(shè)失敗的模式，我們打算反其道而行，就是要避開這樣的怪圈。3、仔細(xì)做好需求分析在院領(lǐng)導(dǎo)思想統(tǒng)一的前提下，院最高領(lǐng)導(dǎo)層對管理信息系統(tǒng)親 自過問、親自管，同時適時結(jié)合BPR，這對軟件企業(yè)更快

7、、更好地了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是特別有利的，金慧公司在與我們的溝通過程中，幾易其稿、在爭論溝通的過程中，雙方逐步達成了共識，把目標(biāo)和思路都理清晰了。經(jīng)過重新改進后的流程與ISO9001貫標(biāo)文件進行有機的協(xié)調(diào)，使業(yè)務(wù)流程文件化。必需要說明的是1)用戶的需求也不是一下子就能完全說明清晰的，即使說明清晰的流程也有變更的可能;2)只有用戶自己最清晰自己需要什么，只望軟件開發(fā)單位拿出來一個企業(yè)的流程方案是不行想象的，這樣做的結(jié)果很可能就是系統(tǒng)的失敗。我院的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層在用戶需求階段投入大量的時間與軟件開發(fā)公司共同討論用戶需求和流程方案為我院MIS的勝利打下了良好的基礎(chǔ)。4、全院參加明確管理責(zé)任管理信息系統(tǒng)

8、的建設(shè)需要全體人員的參加，這就好比一個集體性質(zhì)的體育項目，任何一個人的不投入都有可能影響最終的結(jié)果;當(dāng)然MIS建設(shè)首先是一個“一把手”工作，企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)必需親自仔細(xì)過問;我們還特地指定分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)作協(xié)調(diào)MIS建設(shè)工作;強調(diào)全員的參加，主要表現(xiàn)在對全體人員的培訓(xùn)和考核;通過多種會議溝通和網(wǎng)絡(luò)宣揚的方式營造氛圍，說明MIS建設(shè)的意義和過程，以求得全院上下的共識;5、分步推動最終走向集成應(yīng)用在系統(tǒng)正式使用之前，進行1個多月的過渡期(05年8月1005年9月15日)，在這期間，鼓舞大家使用系統(tǒng)，但是過渡期滿后，全院的項目管理只在一條路上進行，不搞旁路，就是必需從系統(tǒng)內(nèi)組織項目管理和發(fā)圖，從項目任務(wù)的下

9、達、項目的策劃、圖紙的設(shè)校審到圖文出版，沒有其它的路可走。這樣一方面促進大家對系統(tǒng)的快速把握，二來促進軟件公司對系統(tǒng)進行全面的完善，三確保了CAD的圖紙的完全存檔。加上系統(tǒng)供應(yīng)的電子自動簽名技術(shù)，使困困擾設(shè)計單位多年的CAD電子文件有效歸檔問題在我院得到初步的解決。三、MIS系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀1、經(jīng)營方案管理經(jīng)營方案管理主要是為經(jīng)營方案管理部門供應(yīng)一個項目信息、生產(chǎn)方案、臺帳、合同信息、收費、客戶信息管理的工作平臺;詳細(xì)業(yè)務(wù)功能包括：項目臺帳管理、生產(chǎn)任務(wù)下達(合同評審、領(lǐng)導(dǎo)審批、項目下達)、月度方案管理、項目方案檢查(可依項目、時間、部門、專業(yè)、個人等進行完成狀況和在手項目狀況的檢查)、項目收費管

10、理、客戶信息管理、查詢統(tǒng)計等。項目任務(wù)的下達，將啟動項目管理眾多的流程，而項目信息又為財務(wù)收費和內(nèi)部安排供應(yīng)原始信息。2、項目管理項目管理子系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的核心部分，也是開發(fā)與實施難度最大的一個部分。它為經(jīng)營、項目管理及專業(yè)設(shè)計生產(chǎn)部門供應(yīng)了一個協(xié)同作業(yè)的機制，包括設(shè)計項目的進度方案管理、生產(chǎn)過程人力資源管理、ISO質(zhì)量管理、產(chǎn)品過程管理等，完全貫徹ISO9001質(zhì)量管理體系的思想。主要內(nèi)容有：項目策劃管理(WBS與OBS分解)、項目設(shè)計輸入與要求的下達、協(xié)作方案的管理(制訂、執(zhí)行結(jié)果的檢查等)、專業(yè)協(xié)作資料互提管理(版本化管理)、設(shè)計成果上傳，三級校審核與專業(yè)會簽、電子簽名、ISO表單自動管

11、理、圖文出版、電子文件歸檔、生產(chǎn)過程中間環(huán)節(jié)的實時檢查等。3、人力資源管理人力資源系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的重要組成部分，是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)模塊，為其他系統(tǒng)的應(yīng)用供應(yīng)人力資源支撐，其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)有關(guān)人員的信息都構(gòu)建在這個系統(tǒng)之上，所以該模塊的設(shè)計和規(guī)劃需要考慮其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需要，全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)的人、崗位和組織信息都來自該模塊，項目管理等其他業(yè)務(wù)模塊也需要將有關(guān)結(jié)果性的數(shù)據(jù)傳回給人力資源系統(tǒng)，比如員工業(yè)績等。4、圖檔管理從項目管理系統(tǒng)中輸出的產(chǎn)品(CAD文件等)，自動進入圖檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有檔案管理、科技檔案在線查閱(按權(quán)限與密級)、檔案下載(按權(quán)限與密級)、復(fù)用與再利用等功能，與傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)相比，

12、其具有查閱快捷，再用便利的特點，直達個人桌面的應(yīng)用，為管理部門及內(nèi)部用戶供應(yīng)特別便捷的平臺。5、綜合辦公管理及其他目前我院的MIS還設(shè)有以下一些功能模塊，如通常的辦公信息、網(wǎng)站管理、權(quán)限管理、個人工作平臺(任務(wù)管理，郵件管理，工作報警，個人設(shè)置，個人查詢)管理、企業(yè)論壇等;由于這些系統(tǒng)多不影響核心業(yè)務(wù)流程(項目管理)的運行，還有待進一步開發(fā)完善，畢競系統(tǒng)的完善和優(yōu)化是沒有止境的。四、存在的問題1、現(xiàn)有系統(tǒng)功能有待進一步完善。管理信息系統(tǒng)的功能，一方面是工作協(xié)同平臺，也應(yīng)當(dāng)是一個信息和學(xué)問快速獵取的平臺，以便實施有效的管理和調(diào)度，更進一步應(yīng)為實施有效的決策供應(yīng)支持( DSS)，為快速提高工作速度

13、和工作質(zhì)量供應(yīng)便利(KB)，目前系統(tǒng)在快速供應(yīng)信息方面還有進一步優(yōu)化和改進的空間;企業(yè)管理最難的是人的管理，而人員管理中最難的是對人的評價。我院MIS運行的結(jié)果目前還沒有完全進入人力資源管理系統(tǒng)，同時業(yè)績考評模型也處在探究階段。如何依托信息系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)實施有效、科學(xué)的考評，是我們系統(tǒng)完善的一個方向。目前系統(tǒng)的三級校審采納兩條腿走路硬拷貝與電子文件同時進行，由于計算機屏幕較小，批閱圖紙要完全基于網(wǎng)絡(luò)進行較為困難，硬拷貝供應(yīng)查閱的便利，而MIS系統(tǒng)則保證工作過程的真實和評審看法、技術(shù)版本的管理有序。這個問題要完全希望MIS本身來解決，困難較大，但是基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的工程設(shè)計審批作業(yè)如何有效的

14、實施將是一個有意義的課題。此外，用戶界面的友好性和操作的便利性方面還有較大的改進空間;2、人員對MIS系統(tǒng)的適應(yīng)性有待進一步提高。對工程設(shè)計企業(yè)來講，人員的工作方式從傳統(tǒng)的面對面的溝通，轉(zhuǎn)向大多基于網(wǎng)絡(luò)的溝通，是一個較大的變革，如何適應(yīng)這個變化對每個人都至關(guān)重要，此外還要遇到傳統(tǒng)模式下不曾有的問題，如人員外出如何辦?異地辦公的身份確認(rèn)等。3、系統(tǒng)的平安性需要加強。隨著信息系統(tǒng)應(yīng)用的深化，平安問題也更加突出。系統(tǒng)的平安包括網(wǎng)絡(luò)平臺本身的平安和數(shù)據(jù)的平安，這一方面要加強人員的平安意識訓(xùn)練，建立嚴(yán)格的保密管理制度，防范竊密和泄密，愛護學(xué)問產(chǎn)權(quán)不受侵害，此外還要在軟、硬件系統(tǒng)的建設(shè)上進一步加強平安機制

15、。4、更多的產(chǎn)品要管理到目前為止，我們僅對工程設(shè)計管理進行了爭論，有關(guān)工程監(jiān)理和工程總承包的管理尚沒有開頭，而工程總承包工作將是設(shè)計型企業(yè)將來進展的一個重點領(lǐng)域。五、結(jié) 語企業(yè)信息化建設(shè)對詳細(xì)一個企業(yè)來講，可能是一項前所未有的事業(yè)，遇到的困難自然也是前所未有，或許這就是為什么企業(yè)信息化工作失敗案例多于勝利案例的緣由。在我國，勘察設(shè)計企業(yè)的信息化工作最近才剛剛興起，勘察設(shè)計協(xié)會“十一五”信息化工作指導(dǎo)思想為我們的工作指明努力的方向，就企業(yè)自身而言，信息化工作肯定是一個“一把手”工程，假如沒有領(lǐng)導(dǎo)層思想的高度全都，沒有明確的目標(biāo)，并以目標(biāo)驅(qū)動的方式進行強力推動，要取得實效的確比較困難的。此外，企業(yè)的信息化工作是一個開創(chuàng)性的工作，要求企業(yè)與