設(shè)備檔案管理的幾點做法

1、發(fā)信人: maya (紫苑與雅彥), 信區(qū): FDU_Management 標 題: 設(shè)備檔案管理的幾點做法 發(fā)信站: 日月光華站 (Mon Aug 23 10:20:43 1999) , 轉(zhuǎn)信 設(shè)備管理與維修 98年第9期 設(shè)備檔案管理的幾點做法 吳效杰孫圣杰 設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的一部分，擔負著設(shè)備技術(shù)資料的收集、記錄、填寫、積累、 整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計、提供利用的任務(wù)。設(shè)備檔案應(yīng)該是真實反映設(shè)備在企業(yè)生產(chǎn) 中發(fā)揮作用、發(fā)展演化的有保存價值的原始記錄。但是，在實際工作中，設(shè)備檔案管理工作 往往被忽視或簡單化，。主要表現(xiàn)在：一是領(lǐng)導(dǎo)不重視，認為設(shè)備檔案可有可無，機構(gòu)不健 全，人員配置不到

2、位等。二是設(shè)備檔案管理人員對業(yè)務(wù)不熟悉，究竟應(yīng)該怎樣進行設(shè)備檔案 管理工作不清楚。三是設(shè)備檔案管理人員崗位變動時交接不清，或私自帶走有價值的圖文資 料和成功的管理經(jīng)驗，造成設(shè)備檔案管理脫節(jié)、無連續(xù)性。針對上述情況，我們在全局 推行ISO9000系列標準、積極開展貫標認證之際，以我工程處設(shè)備采購程序、機械設(shè) 備管理過程控制程序、車輛管理過程控制程序、文件和資料控制程序、質(zhì)量記 錄的控制程序和培訓(xùn)程序為準則，對全處的設(shè)備檔案管理工作進行了全面的改進。經(jīng) 過一年多的努力，我處已通過ISO9000-GB/T19002標準國家認證。在設(shè)備檔案管理工作中， 我們主要從以下七個方面改進工作，使我處設(shè)備檔案管

3、理工作逐步走上正軌，達到了預(yù)期目 標。1.健全機構(gòu)。在設(shè)備較多的項目部(或段)建立機運管理室；在設(shè)備較少的項目部設(shè) 1名專(兼)職設(shè)備員。各機械(汽車)隊、修理廠配備1名專職統(tǒng)計員。2.反復(fù)強調(diào)設(shè)備檔 案管理工作在設(shè)備管理中的重要性。利用一切時機進行宣傳教育，使各單位與設(shè)備管理相關(guān) 的人員(尤其是設(shè)備檔案管理人員)有清醒的認識，重視設(shè)備檔案管理工作，用正確的管理思 想指導(dǎo)行動。3.對全體設(shè)備檔案管理人員進行設(shè)備檔案管理知識和方法的培訓(xùn)。由于我 處項目分散、工作繁忙，召集全體設(shè)備檔案管理人員集中培訓(xùn)有困難，設(shè)備科全體人員便奔 赴施工現(xiàn)場，對每個項目部、機械(汽車)隊(廠)的有關(guān)人員逐個進行輔導(dǎo)。

4、按照關(guān)于規(guī)范 設(shè)備業(yè)務(wù)管理工作的通知的要求，統(tǒng)一、規(guī)范地建立了13種文檔資料，其內(nèi)容覆蓋了設(shè) 備采購程序、機械設(shè)備管理過程控制程序和車輛管理過程控制程序。對設(shè)備檔案 資料的填寫內(nèi)容、填寫方法和歸檔保存辦法也做了具體規(guī)定。這樣既有助于設(shè)備檔案管理人 員在日常工作中操作，又便于在全處范圍內(nèi)評比和推廣經(jīng)驗。 4.在設(shè)備檔案管理工作中抓住重點。過去各單位填寫維修記錄時格式不統(tǒng)一，重點不突 出，責任不明確，事后查閱利用價值不大。為此，我們針對設(shè)備保養(yǎng)、修理建立了兩種維修 記錄，并教會統(tǒng)計員和維修人員正確填寫。在廣西某工程項目的施工中HBT50砼輸送泵由于 使用不當，引起活塞齊頭，造成砼堵缸凝固，使得砼泵

5、不能工作，工程面臨停工。停機后操 作人員查閱以往的使用記錄，發(fā)現(xiàn)了1996年6月在另一工程項目中發(fā)生類似情況的處理記錄 ，于是只用2小時就解決了問題。短短的文字記錄，不僅節(jié)省了開支，更重要的是減少了因 停工而造成的巨大損失。5.加大設(shè)備檔案管理的考核力度。我們利用每年的工程處內(nèi)部 質(zhì)量審核和年終大檢查時機，全面考核設(shè)備檔案管理工作，利用ISO9000標準提供的科學(xué)檢 查審核辦法，發(fā)現(xiàn)問題，溯本求源，及時處理。我們規(guī)定了詳細的考核辦法，既考慮各單位 設(shè)備檔案管理規(guī)范一致，又注意突出各自的特點。如H178鑿巖臺車機組人員填寫的記錄一方 面反映了臺車的使用、維修狀況，另一方面翔實地記錄了有關(guān)的施工過程。6.設(shè)備檔案 管理人員應(yīng)與設(shè)備統(tǒng)計員建立經(jīng)常性的聯(lián)系，及時了解統(tǒng)計工作中遇到的問題和取得的經(jīng)驗 ，不斷改善設(shè)備檔案管理工作。7.設(shè)備檔案管理人員配合設(shè)備科建立了機械設(shè)備司機 技術(shù)理論考試題庫，為設(shè)備單位對司機進行理論考核提供了依據(jù)；還編制了設(shè)備常用潤 滑油脂品牌與選用一書，供油料員和設(shè)備管理人員在日常工作中參考使用?？茖W(xué)化是 檔案管理的目標，而規(guī)范化、制度化既是科學(xué)化的基礎(chǔ)，也是科學(xué)化的