試論權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1、試論權(quán)變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用    ? 摘要：概述權(quán)變管理理論的本質(zhì)和醫(yī)院檔案管理基本理論的內(nèi)涵，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際，指出在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理理論的可行性與必要性，并探討如何在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理思想，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論 醫(yī)院檔案管理 應(yīng)用1 權(quán)變管理理論概述權(quán)變管理理論是20世紀(jì)70年代在美國(guó)形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強(qiáng)調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機(jī)應(yīng)變，針對(duì)不同的具體條件尋

2、求不同的最合適的管理模式、方案和方法1。美國(guó)尼布拉加斯大學(xué)教授盧桑斯（F.Luthans）認(rèn)為權(quán)變管理理論的特征在于把環(huán)境對(duì)管理的作用具體化，并使管理理論與管理實(shí)踐緊密聯(lián)系起來(lái)。權(quán)變理論以系統(tǒng)觀點(diǎn)為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問(wèn)題。其理論實(shí)質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論。2 檔案管理基本理論概述檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面，一是對(duì)檔案管理工作的總體理論認(rèn)識(shí)與剖析。目前中國(guó)檔案界將檔案管理工作分為“八項(xiàng)內(nèi)容”與“兩個(gè)方面”，并將其看作是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開(kāi)放系統(tǒng)。其中“八項(xiàng)內(nèi)容”實(shí)質(zhì)上是檔案管理學(xué)的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實(shí)體管理”與“信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用”。實(shí)體管

3、理是“手段”、“基礎(chǔ)”，內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用是“目的”“方向”，同時(shí)它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實(shí)體管理與內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時(shí)并用，并且以邏輯主義方法為主。檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對(duì)檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個(gè)具體的社會(huì)組織與個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實(shí)的本來(lái)面目，所以其實(shí)體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類(lèi)性且人們對(duì)其的需

4、求也是多種多樣的，所以對(duì)檔案信息的分類(lèi)則是多種方法同時(shí)并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法。3 醫(yī)院檔案管理運(yùn)用權(quán)變管理思想的可行性與必要性1 醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺(tái)醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，它記載了一個(gè)醫(yī)院歷史發(fā)展的過(guò)程，從不同的角度客觀地反應(yīng)各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的具有參考利用價(jià)值的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像等各種門(mén)類(lèi)和各種載體的寶貴財(cái)富。對(duì)這一信息資源進(jìn)行有效和系統(tǒng)的管理，可以極大提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化程度和醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。一般情況下，醫(yī)院設(shè)有綜合檔案室，主要

5、管理黨政文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專(zhuān)門(mén)保管，本文對(duì)此不做探討。根據(jù)檔案管理基本理論，檔案管理是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開(kāi)放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統(tǒng)性就必然要跟醫(yī)院這個(gè)大系統(tǒng)的發(fā)展變化保持協(xié)調(diào)一致，也只有這樣，檔案才能發(fā)揮其輔助科學(xué)決策的功能。而審時(shí)度勢(shì)、因地制宜正是權(quán)變管理思想的本質(zhì)所在，因此，可以說(shuō)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺(tái)。2 解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題需采用權(quán)變管理思想在以業(yè)務(wù)為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點(diǎn)，檔案管理

6、往往被忽視，近年來(lái)由于開(kāi)展檔案目標(biāo)管理評(píng)審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。        2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中，各級(jí)醫(yī)院都制定了符合自身實(shí)際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責(zé)，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責(zé)并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個(gè)人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。加上檔案載體復(fù)雜，業(yè)務(wù)部門(mén)無(wú)法長(zhǎng)久保管。由于對(duì)檔案法認(rèn)識(shí)

7、和執(zhí)行不夠，未能認(rèn)清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門(mén)單純強(qiáng)調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門(mén)或個(gè)別人員未真正認(rèn)識(shí)到：一些重大會(huì)議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實(shí)地反映出全院當(dāng)時(shí)的歷史面貌和歷史活動(dòng)，具有極重要的認(rèn)證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對(duì)考察歷史造成的損失將無(wú)法估量。2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下在醫(yī)院管理中沒(méi)有涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責(zé)，沒(méi)有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的

8、規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒(méi)有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢(shì)必影響醫(yī)院管理水平的提     高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。 3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行權(quán)變管理醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實(shí)踐中逐步積淀而形成的。檔案中對(duì)一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實(shí)的歷史記載，對(duì)于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過(guò)檔案的真實(shí)與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實(shí)而豐富多彩的醫(yī)院文化。

9、在積累的過(guò)程中，需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴(kuò)大檔案的種類(lèi)和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。4 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的新思路1 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應(yīng)用醫(yī)院不同時(shí)期的各項(xiàng)檔案一直在不同的管理部門(mén)內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機(jī)構(gòu)調(diào)整，個(gè)別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對(duì)開(kāi)發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權(quán)變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨(dú)立出來(lái)，作為一個(gè)職能部門(mén)，對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案集中管理，并配置檔案管理專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行系

10、統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。2 權(quán)變管理對(duì)醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動(dòng)態(tài)適應(yīng)中的應(yīng)用檔案信息化管理是信息時(shí)代檔案工作的主題。國(guó)家檔案局在2002年11月發(fā)布了全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要，并指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國(guó)家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，需要檔案管理人員運(yùn)用權(quán)變管理的工作思路，時(shí)刻關(guān)注不斷變化的外部政策、技術(shù)等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。參考文獻(xiàn)：1周三多.管理學(xué)M.北京：高等教育出版社，2000年.30-31.王健群.試探“權(quán)變管理理論”在師專(zhuān)圖書(shū)館管理中的應(yīng)用J.情報(bào)雜志，1998(11):100.馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論M.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005年.290-293.        張秀玲.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理體會(huì)J.經(jīng)營(yíng)管理，2010(1)：87.姜月仙.新形式下醫(yī)院檔案