礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討

1、礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討    礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討 人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)和改革發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。國有礦建施工企業(yè)的特點(diǎn)，要求全面審視人事檔案管理中存在的問題，高度重視人事檔案的地位和作用并不斷提升管理質(zhì)量     礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討 人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)和改革發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。國有礦建施工企業(yè)的特點(diǎn)，要求全

2、面審視人事檔案管理中存在的問題，高度重視人事檔案的地位和作用并不斷提升管理質(zhì)量和效能，更好地促進(jìn)企業(yè)和員工的共同發(fā)展。1. 國有礦建企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀礦建項(xiàng)目施工線長分散、流動(dòng)頻繁、環(huán)境艱苦，而且勞動(dòng)強(qiáng)度高、安全風(fēng)險(xiǎn)大、工資待遇低，從業(yè)人員需求量大但招工難、流失多，企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)也明顯區(qū)別于其他行業(yè)。1.1主要特點(diǎn)。一是種類多樣：國有礦建施工企業(yè)職工主要有五類，即原國家煤炭部所屬企業(yè)員工、集團(tuán)內(nèi)部交流領(lǐng)導(dǎo)人員、大中專畢業(yè)生、外部招聘人員、擇優(yōu)留轉(zhuǎn)的技校生和農(nóng)合工。從業(yè)人員文化程度、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)不一，決定了人事檔案的多樣性。二是注重實(shí)用：礦建施工勞動(dòng)密集的特點(diǎn)突出，施工一線更強(qiáng)

3、調(diào)實(shí)際操作，比如項(xiàng)目經(jīng)理必須具備二級(jí)以上建造師職業(yè)資格，這就要求人事檔案除了教育培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)等材料外，還要有職業(yè)資格、專業(yè)技術(shù)、技能鑒定等反映實(shí)踐能力的材料。三是部分滯留：熟練的技術(shù)、管理人員流失多，在礦建施工企業(yè)一直比較突出。但部分民營、私人企業(yè)只注重引進(jìn)人員的實(shí)際操作能力，很少提出調(diào)檔要求而出現(xiàn)“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”，原企業(yè)未轉(zhuǎn)出檔案越來越多。 1.2主要問題。一是信息失真：首先是內(nèi)容前后不符，出生年月、參加工作、入黨（團(tuán)）時(shí)間不一致，常用姓、字混用；其次是考核鑒定片面，只有優(yōu)點(diǎn)和成績，沒有缺點(diǎn)和差錯(cuò)；再次是身份證登記姓名、出生年月等信息與人事檔案記錄不一致。二是材料不全：首先

4、是個(gè)人履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資等材料缺乏或不完整；其次是材料收集不及時(shí)，人員調(diào)離時(shí)應(yīng)歸檔材料未及時(shí)歸檔；再次是臨時(shí)借閱、單位撤并調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，傳遞、交接不規(guī)范導(dǎo)致遺失。三是多頭管理：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人事檔案由上級(jí)組織部門或人力資源部門管理，中層以上管理人員和黨員人事檔案由本單位組織部門或人力資源部門管理，中層以下人員和非黨職工人事檔案由本單位勞資部門管理。四是使用狹窄：由于人事檔案材料不完善，不能客觀反映全貌，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值相對(duì)較低；另一方面由于企業(yè)強(qiáng)調(diào)人事檔案保密性，除了技校生、農(nóng)合工擇優(yōu)留轉(zhuǎn)和員工入黨、提拔、調(diào)動(dòng)、辦理退休手續(xù)時(shí)才調(diào)閱外，多數(shù)人事檔案幾乎很少被利用。五是管理滯后

5、：人事檔案數(shù)量逐年增加，但管理還基本處于傳統(tǒng)、原始的手工操作階段，加上管理人員身兼數(shù)職、缺乏責(zé)任或調(diào)整頻繁等原因，自然導(dǎo)致管理質(zhì)量低下，無法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。2. 正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的地位和作用 2.3是企業(yè)預(yù)測(cè)人力資源需求的重要依據(jù)。礦建施工企業(yè)的人力資源需求一直是動(dòng)態(tài)變化的，隨著項(xiàng)目數(shù)量的增減、結(jié)構(gòu)布局的變化，需要根據(jù)實(shí)際及時(shí)調(diào)整人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和分布情況。系統(tǒng)分析人事檔案，可以掌握企業(yè)各類人才數(shù)量、結(jié)構(gòu)、文化程度、專業(yè)素質(zhì)、崗位分布等信息，為領(lǐng)導(dǎo)層準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人才需求提供可靠依據(jù)，利于制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，確保各類人才的選、育、用、留滿足企業(yè)需求。所以，企業(yè)要加強(qiáng)人事檔案

6、管理，以確保各類人才的可持續(xù)供應(yīng)為目標(biāo)做好需求預(yù)測(cè)工作。2.4是確保員工享受社會(huì)保障的根本保證。這直接關(guān)系到企業(yè)員工的切身利益。在職期間，人事檔案主要反映員工的崗位職級(jí)變化、薪酬結(jié)構(gòu)和水平、“五險(xiǎn)一金”基數(shù)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，員工退休年齡因男女性別、崗位（工種）而不同，養(yǎng)老金水平也因工齡、養(yǎng)老金繳納、技術(shù)職稱等而存在差異，人事檔案就成了確定退休時(shí)間、享受養(yǎng)老金水平的唯一依據(jù)。礦建施工企業(yè)之特殊，在于存在法定可以折算工作年限、提前退休的特殊工種。所以，必須堅(jiān)持實(shí)事求是、嚴(yán)格界定標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確把握政策，通過提高人事檔案管理質(zhì)量，確保員工合法享受社會(huì)保障權(quán)益。3. 國有礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

7、結(jié)合多年的人事檔案管理工作，筆者認(rèn)為，要從根本上提升人事檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于企業(yè)和員工的共同發(fā)展，應(yīng)該從以下方面著手： 3.1提高管理人員綜合素質(zhì)。人事檔案管理質(zhì)量的高低，很大程度上取決于檔案管理人員。首先要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)人事檔案的地位和作用，堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密，防止失誤、及時(shí)歸檔，體現(xiàn)人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。其次要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過自學(xué)、培訓(xùn)掌握科學(xué)管理原則，熟悉人事檔案管理基本要求，把握材料鑒別、分類方法，確保人事檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用，提供真實(shí)、全面的人力資源信息。 <    礦建施工企業(yè)提升人事檔案管理質(zhì)量問題探討

8、(2)3.2完善人事檔案管理制度。要堅(jiān)持有章可循、有規(guī)可依、按章辦事，做到四個(gè)確保：一是明確歸檔范圍和要求，主動(dòng)收集材料，全面反映情況，確保嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)；二是遵循取之有據(jù)，舍之有理原則，及時(shí)鑒別、更新、補(bǔ)充歸檔材     3.2完善人事檔案管理制度。要堅(jiān)持有章可循、有規(guī)可依、按章辦事，做到“四個(gè)確?！保阂皇敲鞔_歸檔范圍和要求，主動(dòng)收集材料，全面反映情況，確保嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)；二是遵循“取之有據(jù)，舍之有理”原則，及時(shí)鑒別、更新、補(bǔ)充歸檔材料，確保準(zhǔn)確完整；三是健全完善借閱制度，確保及時(shí)收回；四是規(guī)范檔案使用，延長使用壽命，確保檔案安全。3.3人事檔案內(nèi)容體現(xiàn)差異性。礦

9、建施工企業(yè)從業(yè)人員多，對(duì)不同專業(yè)、領(lǐng)域人員的需求變化快。由于崗位責(zé)任、素質(zhì)要求、考核評(píng)價(jià)等不同，不同人員人事檔案的內(nèi)容要有所側(cè)重；而同一人的人事檔案，有的內(nèi)容可以作為公共信息，有的卻只能高度保密。所以，應(yīng)該根據(jù)各人情況增加反映個(gè)性特點(diǎn)的資料，使人事檔案內(nèi)容更加貼近實(shí)際、更能適應(yīng)需求，從而提高人事檔案的實(shí)際價(jià)值和利用效率。3.4提高信息化管理水平。信息化管理可以提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，也是大勢(shì)所趨。針對(duì)人員變化快、種類多、數(shù)量大的實(shí)際，企業(yè)應(yīng)建立以人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。一是通過電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等多媒體設(shè)備，將人事檔案內(nèi)容數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向全文本電子檔案轉(zhuǎn)變。二是健全完善相關(guān)措施，防范電子文檔容易修改的問題，確保檔案內(nèi)容的原始、真實(shí)和完整。 3.5建立人檔分離管理體制。人事代理制度成本低、效果好，利于人事管理事務(wù)的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。企業(yè)應(yīng)將“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”人員（包括改制破產(chǎn)單位置換身份人員）人事檔案統(tǒng)一移交人事檔案管理中心，改革目前的“人檔合一”模式。對(duì)企業(yè)而言，可減輕人才引進(jìn)、職稱評(píng)審、檔案管理等大量事務(wù)性工作；對(duì)各類人才而言，個(gè)人不再是