工程檔案工作交底記錄適用于建設(shè)單位項目管理部門對參建單位

1、工程檔案工作交底記錄（適用于建設(shè)單位項目管理部門對參建單位）工程名稱XXXXXXXX改造工程編 號DW1010ZJXW0001交 底 人時間參 加 人員 名 單交底內(nèi)容一、該工程目錄號：DX10 ；工程代號：DW1010ZJXW二、參建單位需按合同提交2套的竣工資料給建設(shè)單位，其中保證一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案原件提交給項目建設(shè)單位。三、竣工檔案按廣東電網(wǎng)公司建設(shè)項目檔案管理工作手冊：第三.（三）.B條進行收集1 收集原則。歸檔文件材料必須能準(zhǔn)確反映項目建設(shè)各階段活動的真實記錄。2 收集要求2.1 齊全率。文件材料必須收集齊全、完整。2.2 文件收集的質(zhì)量要求。 歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般

2、不使用復(fù)印件,紅頭文件業(yè)主、抄送單位除外。 歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297×210mm)尺寸。文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔。3 收集對象。包括各種載體文件、圖表及照片、錄像帶、錄音帶等。4 收集方法4.1 擬定案卷主題及分類號收集袋是項目各階段的管理部門及參建單位在文件收集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)。參照手冊第三.（三）.B.5條工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表擬出案卷主題，標(biāo)示在文件袋上即可形成收集袋。各單位在文件收集過程中將文件按案卷主題放入袋中即可

3、。4.2 建立歸檔文件關(guān)聯(lián)表歸檔文件關(guān)聯(lián)表是指在項目管理過程中,將工程竣工投運前各階段形成的應(yīng)歸檔的管理性文件形成關(guān)聯(lián)關(guān)系表格（格式見附件）。即項目建設(shè)各有關(guān)單位（規(guī)劃部、工程部、物流中心、生產(chǎn)技術(shù)部）在工程建設(shè)過程中做好關(guān)聯(lián)表的填寫工作，工程竣工投運后，各單位將關(guān)聯(lián)表連同歸檔文件一并移交檔案部門歸檔。歸檔文件關(guān)聯(lián)表序號責(zé)任者文號文件題名頁數(shù)檔號備注1廣東電網(wǎng)公司湛江徐聞供電局湛江徐聞供電局2010年配網(wǎng)大修工程文件資料1710DX10-824-55第三.（三）.B.5條工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限表分類；備注：1、合同文件包括：合同審批、合同書、合同變更、合同變更索賠等涉及法律事務(wù)的

4、文件。2、招投標(biāo)文件包括：招投標(biāo)文件審查；招標(biāo)書、標(biāo)底、招標(biāo)修改及答疑；投標(biāo)書資質(zhì)、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清、修正；開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、報價表、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)人員簽字表、評標(biāo)記錄、報告；中標(biāo)通知書。3、土建工程質(zhì)保及驗評材料包括：建筑材料試驗報告；施工定位（水準(zhǔn)點、導(dǎo)線點、基準(zhǔn)點、控制點等）測量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探；土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖、樁基工程記錄、地基驗槽記錄；隱蔽工程驗收記錄；各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監(jiān)測記錄、事故處理報告；工程質(zhì)量檢查、評定。4、監(jiān)理、科研項目、涉外、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)等這幾方面的文件材料在架空線路工程、電力電纜線路工程

5、、變電站（所）工程的內(nèi)容基本相同，統(tǒng)一列在后面，各工程項目分類后對號入位。第三.（三）.C條進行整理C 整理組卷的要求1 立卷原則1.1 立卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項目文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，便于工程項目檔案的保管和利用。1.2 項目文件材料由形成單位進行分類組卷，具體參照手冊第三.(三).B.5條工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表進行分類。2 卷內(nèi)文件的排列2.1 文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.2 圖紙按圖號順序排列。2.3 既有文字材料又有圖紙的案

6、卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。3 案卷的編目3.1 編制卷內(nèi)文件頁號 裝訂成冊的案卷卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。 竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號，每件需蓋檔號章，樣式見圖一。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。圖一：檔號章樣式（單位：mm） 35 15檔號序號 10 10 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。4、案卷裝訂要求4. 1 文件材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；裝訂時做到右下齊、無倒面、不漏訂，案卷采用三孔一線裝訂，裝訂要求結(jié)實、整齊、美觀。圖紙可不裝訂，但同一項目應(yīng)統(tǒng)一。4.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。4.3 單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右