高職學(xué)院畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1、高職學(xué)院畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)    摘要：畢業(yè)生檔案非常重要，由于高職學(xué)院學(xué)生數(shù)量大，歷年累計(jì)畢業(yè)學(xué)生數(shù)量更大，已無(wú)法用傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍卡的方法進(jìn)行管理。本文簡(jiǎn)要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的功能以及設(shè)計(jì)過(guò)程。    關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)     檔案是人類(lèi)從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铮侨祟?lèi)的共同財(cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變

2、化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門(mén)都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)軟件來(lái)提高檔案管理的效率和水平。目前，針對(duì)各類(lèi)檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場(chǎng)的認(rèn)同。但目前這類(lèi)軟件普遍存在的一些問(wèn)題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬(wàn)元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小單位來(lái)說(shuō)還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見(jiàn)的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，用戶(hù)遇到

3、問(wèn)題很難自行解決，對(duì)開(kāi)發(fā)商的依賴(lài)性很大。（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶(hù)的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門(mén)在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見(jiàn)一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡(jiǎn)單、切實(shí)適合中小型檔案部門(mén)需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過(guò)去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來(lái)保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用

4、畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開(kāi)發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開(kāi)發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。下面簡(jiǎn)要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。1、需求分析為了提高

5、畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除的流程，使管理人員對(duì)畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對(duì)錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶(hù)建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶(hù)不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。2、用戶(hù)身份級(jí)別要求 根據(jù)用戶(hù)身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶(hù)，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的

6、分配功能。 系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶(hù)，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除、還原、打印和用戶(hù)的管理。 一般用戶(hù)：本系統(tǒng)的一般用戶(hù)，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無(wú)錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置具體操作：對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)、刪除、打印和管理和用戶(hù)的設(shè)置。 （1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對(duì)人事信息的添加操作對(duì)象：管理員 瀏覽對(duì)象：管理員 具體功能：信息管理員可以在檔案庫(kù)里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入； （2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶(hù)修改錄入的人事信息操作對(duì)象：管

7、理員和一般用戶(hù) 瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶(hù) 具體功能：用戶(hù)和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息； （3）畢業(yè)生信息的查詢(xún)：管理員和一般用戶(hù)查看錄入的人事信息操作對(duì)象：管理員和一般用戶(hù) 瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶(hù) 具體功能：用戶(hù)和管理員可以查詢(xún)已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢(xún)方式，模糊查詢(xún)和常規(guī)查詢(xún)，如按姓名、性別、專(zhuān)業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢(xún)； （4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息操作對(duì)象：管理員 瀏覽對(duì)象：管理員 具體功能：管理員可以將庫(kù)中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對(duì)其

8、信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除； （5）畢業(yè)生信息的打印：管理員和一般用戶(hù)打印錄入的人事信息操作對(duì)象：管理員 瀏覽對(duì)象：管理員 具體功能：用戶(hù)和管理員都能通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢(xún)出來(lái)的畢業(yè)生信息，便可以直接通過(guò)Word文檔對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢(xún)出來(lái)的某一類(lèi)型所有畢業(yè)生列表，對(duì)其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。 （6）管理用戶(hù)的設(shè)置：管理員對(duì)其用戶(hù)名、密碼和用戶(hù)權(quán)限的設(shè)置 操作對(duì)象：管理員 瀏覽對(duì)象：管理員 具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶(hù)，一般用戶(hù)的權(quán)限是由高級(jí)用戶(hù)指定的

9、，高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶(hù)進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶(hù)密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶(hù)就能對(duì)畢業(yè)生信息的修改、查詢(xún)、打印的功能。3、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的其他方面在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中可以使用快速原型法，在短時(shí)間先開(kāi)發(fā)出     一個(gè)比較簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)。讓幾個(gè)管理員先試用，然后提出各種修改意見(jiàn)。對(duì)這些意見(jiàn)進(jìn)行篩選和論證，之后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改、測(cè)試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶(hù)需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶(hù)的方法，使得用戶(hù)在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時(shí)也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問(wèn)題，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問(wèn)題也通過(guò)程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開(kāi)展