高校會計電算化檔案管理的思考

1、高校會計電算化檔案管理的思考         【摘要】 本文根據(jù)電算化檔案的特點,分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題,提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。 【關(guān)鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理 會計檔案是重要的檔案和資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟工作責(zé)任和進(jìn)行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費開支、制定事業(yè)規(guī)劃和決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟意義的意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時,不同

2、程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和。 一、高校會計電算化檔案管理存在的問題 (一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整 目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案,而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進(jìn)行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會計檔案的完整性

3、、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應(yīng)會計電算化檔案的改革發(fā)展。 (二)會計電算化檔案自身存在的問題 1.機制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。 2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴機存儲,沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工

4、作。 3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。 (三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員 會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多

5、采用打開柜門,讓財務(wù)部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。 (四)會計電算化檔案管理制度有待完善 目前,國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞會計電算化工作規(guī)范、會計電算化管理辦法、會計檔案管理辦法、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內(nèi)容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認(rèn)識到這些變化,認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時修訂學(xué)校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應(yīng)的會計電

6、算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒有及時采取相應(yīng)的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等,會計檔案的人為破壞和損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會計電算化檔案管理的要求。 二、加強高校會計電算化檔案管理的對策 (一)強化領(lǐng)導(dǎo)會計檔案的管理意識 各類檔案設(shè)備的購建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案 管理制度的出臺,都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強化領(lǐng)導(dǎo)的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工

7、作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進(jìn)行。 (二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作,計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵,針對目前高等學(xué)校檔案管理機構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強會計檔案管理人員隊伍建設(shè),不斷提高他們的素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握化的管理方法和技術(shù),不斷提高會計檔案管理水平。

8、 (三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系 國家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會計電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強制,在方法上指導(dǎo)各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的會計檔案管理辦法第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高?？筛鶕?jù)財政部的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、會計電算化工作規(guī)范、會計電算化管理辦法、會計檔案管理辦法等管理規(guī)章,建立和健全一系列具

9、體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度: 1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表,應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲會計檔案。 2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號,同時標(biāo)注與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。會計數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記